SAPA


SAPA
Hankenumero

VM066:00/2015

Asettaja


Hankkeen tila

Päättynyt

Asettamispäivä

19.08.2015

Toimikausi/aikataulu

17.08.2015 - 31.05.2016

Yhteyshenkilö

Jari Kallela, neuvotteleva virkamies

Organisointitapa

Työryhmä

Tehtävä

Kehittämis- ja uudistushanke

Tehtäväkuvaus

Tehtävänä on suunnitella sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus määräaikaisesti ja pysyvästi säilytettäviä aineistoja varten. Suunnittelussa hyödynnetään arkistolaitoksen VAPA- ja opetus- ja kulttuuriministeriön PAS- palvelujen kehittämisessä saatuja kokemuksia sekä olemassa olevia kotimaisia ja kansainvälisiä malleja.

Työryhmän selvitysten ja suunnittelutyön kohteena ovat:
- palvelukokonaisuus, sen sisältö, osat ja niiden väliset yhteydet
- hallinta- ja toimintamalli ja sen edellyttämät vastuut ja roolit
- omistajuuskysymykset tiedon elinkaaren eri vaiheissa
- mahdolliset lainsäädännön kehittämistarpeet
- kustannus-hyötyanalyysi
- ehdotus toimeenpanosuunnitelmaksi palvelukokonaisuuden toteuttamiseksi

Työryhmän tehtävien sisältö ja selvitettävät asiat määritellään tarkemmin liitteenä olevassa taustamuistiossa.

Tavoitteet

Tavoitteena on suunnitella kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokas ja helppokäyttöinen yhteinen ratkaisu viranomaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen ottaen huomioon sekä valtionhallinnon että kuntien tarpeet. Pitkän tähtäimen tavoitteena on mahdollistaa viran-omaisaineistojen sähköisen säilyttämisen ja yhteisen asianhallinnan kehittäminen yhteisenä palvelukokonaisuutena. Suunniteltavan palvelukokonaisuuden toteutuksessa tulee ottaa huomioon hallitusohjelman tavoitteet, julkisen hallinnon ajankohtaiset asianhallinnan kehittämisen hankkeet, yhteentoimivuuden edistäminen julkisessa hallinnossa ja tutkimuksessa sekä palvelujen koko elinkaaren digitalisoituminen, tietojen saatavuus, käyttäjien tarpeet sekä kustannustehokkuus.

Tausta

Valtiontalouden tarkastusvirasto laati vuonna 2014 tarkastuskertomuksen sähköisen arkistoinnin edistämisestä. Tarkastuksessa havaittiin, että hallinnossa syntyvän asiakirjallisen tietoaineiston sähköinen arkistointi ei ole useista kehittämistoimista huolimatta päässyt kunnolla vauhtiin. Kun otetaan huomioon, että valtaosa valtionhallinnon asiakirjoista on ollut digitaalisessa muodossa neljännesvuosisadan, on tilanne huolestuttava.

Viranomaisaineistojen tiedon hallinnan ja arkistoinnin lainsäädäntöä ollaan uudistamassa. Arkistolain uudistamista pohtinut työryhmä luovutti esityksensä arkistolaitosta koskevan lainsäädännön uudistamiseksi opetus- ja kulttuuriministeriölle vuoden 2015 alussa. Työryhmä katsoi, että lainsäädäntöä olisi uudistettava arkistolain päivitystä laajemmin kokoamalla yhteen yleislakiin kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietoaineisto-jen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset ottaen huomioon informaation koko elinkaari. Asiaa koskeva arkistolain jatkotyöryhmän muistio julkistettiin 18.6.2015.

Arkistolakiuudistusta valmisteleva työryhmä perehtyi tietoteknisen toimintaympäristön kehittämistarpeisiin. Sen seurauksena koottiin vuonna 2014 ns. SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen arkistointi- ja säily-tyspalvelut)-asiantuntijatiimi, joka ehdotti, että valtiovarainministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön toimesta käynnistetään viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen suunnittelutyö. Työn tuloksena tulisi rakentua uusi sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelujen kokonaisuus, joka kytkeytyisi mm. asianhallintaratkaisuihin.

Kustannukset ja rahoitus

Työryhmä työskentelee virkatyönä. Työryhmän jäsenille ei makseta palkkiota. Kukin organisaatio vastaa edustajiensa matkakustannuksista.Hankkeen kustannukset muodostuvat työryhmän tarvitsemien lisäselvitysten laadinnasta ja asiantuntijapalvelun ostamisesta työryhmän tueksi ja toimeenpanosuunnitelman laadintaan. Valtiovarainministeriö päättää erillisselvitysten hankinnasta ja niiden kustannuksista erikseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa asiantuntijapalvelun hankinnasta työryhmän tueksi ja toimeenpanosuunnitelman laadintaa varten. Kustannukset ovat yhteensä arviolta enintään 60 000 euroa (erillisselvitykset enintään 25 000 euroa ja asiantuntijapalvelut enintään 35 000 euroa).Työryhmän työstä ja mahdollisista erillisselvityksistä aiheutuvat menot maksetaan valtion talousarvion momentille 28.70.01 (Valtion ICT:n ohjaus ja kehittäminen, siirtomääräraha 3 v) myönnetystä määrärahasta. Mahdolliset arvonlisäveromenot kirjataan näiltä osin momentille 28.01.29 (Valtiovarainministeriön hallinnonalan arvonlisäveromenot, arviomääräraha).

Tehtävän määräaikaisuus / pysyvyys

Määräaikainen tehtävä

Organisointikuvaus

Työryhmä voi kutsua asiantuntijoita ja täydentää kokoonpanoaan asiantuntijajäsenillä.

Hanke raportoi ministeriöiden johdolle ja julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnalle (JUHTA) hankkeen käynnistämisestä ja tuloksista. Hanketta esitellään myös tietohallinnon kehittämis- ja koordinointiryhmälle (Tietokeko). Toimeenpanosuunnitelman luonnoksesta pyydetään valtion virastojen ja laitosten sekä kuntien ja muiden sidosryhmien lausunnot, jotka otetaan huomioon toimeenpanosuunnitelman laadinnassa.

Hankkeen käynnistämisestä ja tuloksista tiedotetaan ministeriöiden viestintäkäytäntöjen mukaisesti.

Valtioneuvoston asettama hanke

Ei

Hankkeen suhde hallitusohjelmaan

Ei

Hankkeen suhde talousarvioon

Ei

Hankkeen suhde Suomen lainsäädäntöön

Ei

Hankkeen suhde EU:n lainsäädäntöön

Ei

HE:n kiireellisyys

Ei

Asettamispäätöksen allekirjoittajat

ICT-johtajan sijaisena, lainsäädäntöneuvos, neuvotteleva virkamies

Asettamispäätöksen liitteet

Taustamuistio Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelut. Taustamuistio 3.6.2015. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja valtiovarainministeriö.

Työryhmä

Nimi Nimike Työnantaja Rooli
Kallela Jari neuvotteleva virkamies valtiovarainministeriö Puheenjohtaja
Haataja Juha opetusneuvos opetus- ja kulttuuriministeriö Varapuheenjohtaja
Aakkula Immo hallitusneuvos opetus- ja kulttuuriministeriö Jäsen
Happonen Päivi tutkimusjohtaja Kansallisarkisto Jäsen
Kraft Markku ryhmäpäällikkö valtioneuvoston kanslia Jäsen
Pajari Helena asianhallintapäällikkö Tampereen kaupunki Jäsen
Seppo Tuula erityisasiantuntija Suomen Kuntaliitto Jäsen
Torro Heidi suunnittelija valtiovarainministeriö Sihteeri
Arkisto luovutettu

Ei

Arkisto luovutettu kansallisarkistoon

Ei

17 asiakirjaa


  1. SAPAn kirje valtionhallinnolle ja kunnille, päivitetty

    08.09.2016  Valtiovarainministeriö/Julkisen hallinnon ICT -osasto/Tietopolitiikka -yksikkö
    Kirjeenvaihto | Kirjeenvaihto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/440237809.PDF


  2. Saate; SAPAn kirje valtionhallinnolle ja kunnille

    08.09.2016  Valtiovarainministeriö
    Kirjeenvaihto | Lähete
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/257585_SAATE_SAPA_(Sähköisten_viranomaisaineistojen_Ar.pdf


  3. SAPA - yhteenveto lausunnoista 13.4.2016

    10.06.2016  Valtiovarainministeriö
    Kirjeenvaihto | Lausuntoyhteenveto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/1893701109.PDF


  4. Jatkoaikapäätös; Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus

    15.03.2016  Valtiovarainministeriö
    Kokoonpanoon ja tehtävään liittyvät asiakirjat | Jatkoaikapäätös
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/697853684.PDF


  5. Lausuntopyyntö; Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

    17.02.2016  Valtiovarainministeriö
    Kirjeenvaihto | Lausuntopyyntö
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/413640817826598.PDF


  6. Lausuntopyynnön liite; SAPA-toimeenpanosuunnitelma

    17.02.2016  Valtiovarainministeriö
    Kirjeenvaihto | Lausuntopyyntö
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/413642519490363.PDF


  7. Lausuntopyynnön liite; SAPA-arkkitehtuurivaihtoehtojen kuvaus

    17.02.2016  Valtiovarainministeriö
    Kirjeenvaihto | Lausuntopyyntö
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/413644615037138.PDF


  8. Lausuntopyyntö ja lausunnot Lausuntopalvelussa https://www.lausuntopalvelu.fi/FI/Proposal/Participation?proposalId=ff710154-b9e2-4a7c-9bc3-123019badaf9

    17.02.2016  Valtiovarainministeriö
    Kirjeenvaihto | Lausuntopyyntö
    Näkyminen internetissä: Viitetiedot


  9. Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuuden suunnittelutyöryhmän asettamispäätös

    17.08.2015  Valtiovarainministeriö
    Kokoonpanoon ja tehtävään liittyvät asiakirjat | Asettamispäätös
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/381074606092392.PDF


  10. Asettamispäätöksen liite; Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelut (SAPA)

    17.08.2015  Valtiovarainministeriö
    Kokoonpanoon ja tehtävään liittyvät asiakirjat | Asettamispäätös
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/1048861362.PDF


  11. Opetus- ja kulttuuriministeriön jäsenten nimeäminen Sähköisten viranomaisaineistojen säilyttämistä suunnittelevaan työryhmään (SAPA)

    07.08.2015  Opetus- ja kulttuuriministeriö
    Hankkeen valmistelua koskevat asiakirjat | Tausta-aineisto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/3793251627083407.PDF


  12. Suomen Kuntaliiton jäsenten nimeäminen Sähköisten viranomaisaineistojen säilyttämistä suunnittelevaan työryhmään (SAPA)

    04.08.2015  Suomen Kuntaliitto
    Hankkeen valmistelua koskevat asiakirjat | Tausta-aineisto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/377635425149629.PDF


  13. Valtioneuvoston kanslian jäsenten nimeäminen Sähköisten viranomaisaineistojen säilyttämistä suunnittelevaan työryhmään (SAPA)

    04.08.2015  Valtioneuvoston kanslia
    Hankkeen valmistelua koskevat asiakirjat | Tausta-aineisto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/3777671320398319.PDF


  14. Kansallisarkiston jäsenten nimeäminen Sähköisten viranomaisaineistojen säilyttämistä suunnittelevaan työryhmään (SAPA)

    04.08.2015  Kansallisarkisto
    Hankkeen valmistelua koskevat asiakirjat | Tausta-aineisto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/377952876763308.PDF


  15. Jäsenesityspyyntö Sähköisten viranomaisaineistojen säilyttämistä suunnittelevaan työryhmään (SAPA)

    30.06.2015  Valtiovarainministeriö
    Hankkeen valmistelua koskevat asiakirjat | Tausta-aineisto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/374858629987731.TXT


  16. Jäsenesityspyynnön liite; Sähköisten viranomaisaineistojen säilyttämistä suunnittelevan työryhmän (SAPA) asettamispäätösluonnos

    29.06.2015  Valtiovarainministeriö
    Hankkeen valmistelua koskevat asiakirjat | Tausta-aineisto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/1781158284.PDF


  17. Jäsenesityspyynnön liite; Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelut (SAPA)

    29.06.2015  Valtiovarainministeriö
    Hankkeen valmistelua koskevat asiakirjat | Tausta-aineisto
    http://www.hare.vn.fi/upload/asiakirjat/21210/240502_Taustamuistio_VM066002015.pdf

  1. SAPA - Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus

    2016  Valtiovarainministeriö
    Verkko-osoite: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-251-787-6
    Tiedoston osoite: http://www.hare.vn.fi/upload/julkaisut/21210/437958328002509.PDF