Främjande av produktivitet och effektivitet på nationell nivå

I Finland har kommunerna till stor del ansvar för ordnandet av det offentliga servicesystemet. Säkrandet och utvecklandet av kommunala tjänster ingår även i målsättningen för flera ministerier och nationella aktörer.

I Finland har kommunerna till stor del ansvar för ordnandet av det offentliga servicesystemet. Säkrandet och utvecklandet av kommunala tjänster ingår även i målsättningen för flera ministerier och nationella aktörer, såsom Finlands Kommunförbund.

Genom att förnya lagstiftningen, genomföra olika utvecklingsprojekt i samarbete med kommunerna, sprida information som samlats in från ett brett område, ekonomiska stöd och många andra åtgärder förstärks kommunernas förutsättningar att möta kommuninvånarnas servicebehov på ett likvärdigt sätt. Nedan finns angivet nationella aktörers synpunkter på förbättrandet av kommunernas produktivitet och effektivitet.

Kommun- och servicestrukturreformen drivkraft bakom effektiviteten

Kommunreformen strävar efter att garantera högklassiga och jämlika kommunala tjänster på ett kundorienterat sätt i hela landet. Målet med reformen är en livskraftig kommunstruktur som grundar sig på starka baskommuner. En stark och livskraftig kommun kan bära ansvaret för ordnandet av tjänster samt ansvaret för kommunens egen serviceproduktion. Då sätten att producera tjänster blir allt mångsidigare krävs en tillräcklig mängd resurser och tillräcklig kompetens även vid köp av tjänster från utomstående serviceproducenter. Därtill skapar en livskraftig kommunstruktur förutsättningar för en utvecklingsverksamhet som förstärker kommunernas ekonomi och förenhetligar samhällsstrukturen. 

Viktiga element för reformen är kommunstrukturlagen, reformen av kommunernas statsandels- och finansieringssystem, totalreformen av kommunallagen, lagen om ordnande av social- och hälsovården samt bedömningen av kommunernas uppgifter. 

Målet med Kundservice 2014-projektet är att sammanställa den offentliga förvaltningens kundservice

Målet för den offentliga förvaltningens utvecklingsprojekt för kundservice (Kundservice 2014-projektet) är att kunderna ska ha jämlik tillgång i hela landet till den offentliga förvaltningens kundservice vid gemensamma kundserviceställen och på rimligt avstånd från sina bosättningsorter. Tjänsterna kan således produceras även effektivt och ekonomiskt.

För att målen ska uppnås har det föreslagits att ett rikstäckande nätverk av den offentliga förvaltningens gemensamma kundserviceställen skapas, där polisens tillståndsförvaltning, TE-byråerna inkl. servicecentren för arbetskraft, Skatteförvaltningen, magistraterna, närings-, trafik- och miljöcentralerna och kommunerna tillhandahåller sina tjänster. Det föreslås att anordnandet av gemensam kundservice åläggs kommunerna så att kommunerna kompenseras för kostnader som orsakas av tjänster som tillhandahålls av andra instanser. Folkpensionsanstalten och andra statliga myndigheter kommer separat överens med kommunerna om att tillhandahålla sina tjänster vid gemensamma serviceställen.

Effektivitet inom social- och hälsovården

Med tjänsterna inom social- och hälsovården tryggar kommunen invånarnas välmående och hälsa och säkrar samtidigt att medborgarnas grundläggande rättigheter och likvärdighet garanteras. Minskandet av hälsoskillnader är ett nationellt viktigt mål som även påverkar den offentliga ekonomin. Institutet för hälsa och välfärds (THL) webbtjänst Kaventaja stöder kommunerna i detta arbete.

Social- och hälsovårdstjänster och åtgärder som främjar välfärd och hälsa har mångfaldiga effekter både på individuell nivå och på gemenskapsnivå. Effekterna är inte alltid direkta och kan inte ses omedelbart. En individs välmående påverkar hans eller hennes närsamhälle, och vice versa. Utvärderingen och utvecklandet av produktivitet och effektivitet förutsätter en systematisk utvärdering, mätning och uppföljning av dessa effekter. Uppgifterna i Välfärdsberättelsen hjälper att identifiera tyngdpunkterna i servicestrategin, sätta upp mål och inrikta resurserna på ett lukrativt sätt. TEA-viisari hjälper att uppskatta på vilken nivå aktiviteten att främja kommunens hälsa ligger på.

Ordnandet och produktionen av tjänster så att de motsvarar ett behov kräver organisatoriskt tydliga ansvarsområden och beslutsfattande samt utnyttjande av information och sakkännedom.  Många tjänster är inriktade på särskilda kundgrupper antingen utgående från ålder eller behov. En del av tjänsterna är intensiva och används ofta, emedan en del används endast sällan eller aldrig under livstiden.  En del av tjänsterna används under en kort period, en del under flera års tid. Vissa tjänster måste vara tillgängliga för alla, emedan vissa tjänster används av en liten användargrupp.   Olika verksamhetsmodeller och lösningar måste anpassas till varandra så att de funktionella skillnaderna kan beaktas i servicesystemet. Besluten i anslutning till förvaltning, ledarskap, beslutsfattande och operativ verksamhet ska stödja detta anpassande så att produktiviteten och effektiviteten kan garanteras på ett systematiskt sätt.

I kommunerna är utvärderingen av tjänsternas genomslagskraft en central del av helheten. THL:s webbtjänst Ohtanen (på finska) ger information om genomslagskraften hos förfarandena inom hälsovården och webbsidan Aikuissosiaalityön vaikuttavuuden arviointi (på finska) samlar ihop mätare och verktyg för användarnas bruk.  Avsikten är att informationen om genomslagskraften används när beslut om tjänster fattas. Ett flertal producenter, nya produktions- och upphandlingssätt av tjänster, centralisering av upphandlingar och konkurrensutsättningsprocesser är viktiga verksamhetsprocesser. Dessa processer kan leda till betydande ekonomiska fördelar, eller på motsvarande sätt leda till förluster om man inte ägnat tillräcklig uppmärksamhet åt processhanteringen.

Inom social- och hälsovårdstjänsterna har serviceprocesser förnyats betydligt under 2000-talet. Man strävar allt mer efter att skapa service- och vårdkedjor och kundorienterade servicehelheter. Analyseringen av serviceprocesser har lyft fram möjligheter till effektivisering av t.ex. kundöverföringar, fogarna mellan tjänsterna eller tjänsternas administrations- eller stödfunktioner. Effektivt utnyttjande av professionellt kunnande har utvecklats i takt med processtänkandet. Servicekedjeprincipen har lyft fram kostnadsnyttorna med förebyggande tjänster och möjligheten att påverka med hjälp av strukturella ändringar såsom övergång från institutionsvård till öppenvård. Det ökade samarbetet mellan kommunerna har förstärkt kostnadsmedvetenheten och kännedomen av kostnadsstrukturer. THL:s projekt Perfect följer upp kostnaderna och genomslagskraften för vårdkedjorna inom specialhälsovård i samband med flera åtgärder.

Tillräckligheten av kompetent personal inom social- och hälsovårdstjänster kommer att i framtiden vara en ökande utmaning, något som flera kommuner och områden arbetat med i flera års tid. Arbetsvälfärden, modeller för tidigt stöd och ledarskap har utvecklats, bl.a. Arbetshälsoinstitutets nätverk för ledarskap (Johtamisverkosto, på finska) hjälper sprida god praxis för ledarskap. Olika modeller för arbetsfördelning och arbete i arbetspar är viktiga öppningar med tanke på utvecklandet av både verksamheten och arbetets meningsfullhet. Kompetensbehoven förutspås systematiskt.

I social- och hälsovården är kundperspektivet en viktig utgångspunkt. I servicestrukturreformen har ansvaret för ordnande av tjänster övergått till allt bredare områden eller större kommuner. I och med ändringen kan man ur kostnadernas och produktivitetens synvinkel allt mer omfattande identifiera avbrotts- och överföringsställen i servicekedjan samt delar som saknas. Kundrespons insamlas allt mer systematiskt och används i utvecklandet och inriktningen av tjänster. Den riksomfattande Palveluvaaka-portalen erbjuder en kanal för sammanställning av både respons av enskilda användare och mer omfattande kundrespons. Kundperspektivet hör även samman med tänkandet om en ny typ av kundrelation, där man hjälper kunden att ta initiativ och vara aktiv redan innan servicebehovet uppstår, något som samtidigt förebygger detta.

Främjande av produktivitet och effektivitet inom undervisnings- och kulturministeriets förvaltningsområde

Tillväxten av välfärden i Finland är beroende av omfattande utbildning, yrkeskompetens och hög kompetensnivå. Satsningar i utbildning och forskning är en del av regeringens långsiktiga tillväxtpolitik. Då åldersklasserna minskar och ekonomins försörjningsbörda blir mindre lönsam betonas behovet av att stärka inlärningen av och välfärden hos barn och ungdomar samt förlänga arbetskarriärerna redan i deras början.

Man strävar efter att förbättra kvaliteten på småbarnsfostran, förskoleundervisning och grundläggande undervisning, gymnasieutbildning och grundläggande konstundervisning samt att minska gruppstorlekarna i den grundläggande undervisningen genom att bevilja stöd till kommuner och anordnare av utbildning bl.a. med hjälp av tilläggsresurser som orsakas av de minskande åldersklasserna.

Nätverket av anordnare av yrkesutbildning anpassas till den regionala befolkningsutvecklingen genom att trygga tillgången till utbildning och den kulturella jämlikheten i alla delar av landet. Man strävar efter att inrikta utbildningsutbudet så att det motsvarar det branschspecifika behovet av arbetskraft. Som utmaning anses de ökande kraven som ställs på kompetensen som utbildningen ger samtidigt som resurserna som används till utbildningen minskar och de individuella skillnaderna mellan nya studerande är allt större.

Produktiviteten och effektiviteten kan främjas genom att styra utbildningens finansiering. Finansieringen till anordnarna av yrkesutbildning förnyas så att utbildningens kvalitet och kvalitetsförbättring belönas. Målet är att bättre än i nuläget stödja utbildningen av hela åldersklassen, förbättrandet av genomströmningen i utbildningen, en snabbare övergång till arbetslivet och erkännandet av tidigare inlärda kunskaper. Därtill förnyas finansieringskriterierna för gymnasieutbildning så att de garanterar kvaliteten på och tillgängligheten till gymnasieutbildningen då åldersklasserna minskar. Införlivandet av effektivitetselement i finansieringskriterierna för statsandelen utvecklas som bäst även i andra former av utbildnings- och kulturverksamhet.

I vuxenutbildningen genomförs kompetensprogrammet för unga vuxna och åtgärderna som ingår i ungdomsgarantin. Utbildningspersonalens möjligheter att utveckla sin professionella kompetens förbättras med hjälp av fortbildningsprogrammet Osaava.

Utbildningsstyrelsen erbjuder som sakkunnigmyndighet inom utbildningen olika informationsnätverk för utbildning, informationstjänster och indikatorer för utvecklande av effektiviteten till kommuner och anordnare av utbildning. Utbildningsstyrelsen förutspår nationella arbetskrafts- och utbildningsbehov på lång sikt (kvantitativ prognostisering) samt utvecklar och anpassar dessa med prognostiseringen av inlärningsbehov (kvalitativ). Därtill utför ämbetsverket bl.a. utvärderingar av inlärningsresultat och deltar i utvecklandet av utbildningens effektivitet samt erbjuder information om modeller och metoder för höjande av nivån på genomströmningen i studierna och påskyndande av studierna. Beredningen av lokala och regionala utvecklingsplaner för utbildningen understöds bl.a. med ett program för utvecklande av undervisningsväsendets ledning som stärker utbildningsstyrelsens effektivitet och produktivitet. Därtill stöder man behoven av att förnya utbildningsstyrelsen till följd av ändringar i fältet av utbildningens anordnare.

Ansökningen till och valet av utbildning effektiviseras genom att utvidga det elektroniska ansöknings- och utbildningsinformationssystemet inom yrkes- och gymnasieutbildningen. I projektet Webbtjänst för lärande utvecklas den elektroniska kommunikationen både hos studerande och hos anordnare av utbildning. I Webbtjänsten för lärande sammanställs tjänster som erbjuder utbildningsinformation som antingen redan existerar eller ska förnyas. Därtill skapas helt nya tjänster och informationssystem som stöder deras förverkligande.

Kommunförbundets stöd i främjandet av produktivitet och effektivitet

Finlands Kommunförbund inledde ett eget nätverkssamarbete mellan städer år 2009, vars syfte var att sammanställa städernas synpunkter på åtgärder som förbättrar produktiviteten. Städernas åsikt om åtgärder som främjar produktiviteten lyfte fram tydliga möjligheter att främja produktiviteten som ingick bl.a. i utvecklandet av servicenätverken och centraliseringen av upphandlingar och stödfunktioner. Å andra sidan upplevdes det att produktivitetsförbättringarna förknippas med risker och osäkerhet samt att avvecklingsperioden för produktivitetsnyttorna av vissa åtgärder var för lång (bl.a. samhällsstrukturen, serviceprocesserna och konkurrensutsättningen). På basis av dessa erfarenheter har Kommunförbundet varit aktivt i produktivitetssamarbetet mellan 20 städer och tagit vid sidan av Joensuu ansvaret för ledning av spetsprojektet för servicenätverk.

Kommunförbundets mål är att främja utvecklandet av genomslagskraftsmätare för olika serviceområden. Utvecklandet av genomslagskraftsmätare är en del av effektivitetsarbetet. Genom att förbättra kommuntjänsternas genomslagskraft kan kommuninvånarnas välfärd främjas och den kommande serviceefterfrågan samt kostnaderna minskas. Å andra sidan förutsätter förbättrandet av genomslagskraften förutom en kvalitativ utvärdering även numerisk information så att man får reda på vilka av åtgärderna som förbättrar den offentliga servicen, dvs. vad det lönar sig att satsa på. Med information som insamlats från omfattande kundmängder kan man kontrollera om vissa tjänster har mer genomslagskraft än andra. Genomslagskraftsmätarna kan dock användas även på kommunnivån och i den praktiska ledningen.

Hittills har genomslagskraftsmätningen utvecklats för äldreomsorg och nu utvecklas mätare för arbetskraftstjänster och barnskydd.  Kommunförbundet fortsätter att utveckla och kartlägga mätare som beaktar genomslagskraften även för andra serviceområden. Kommunförbundet anser att utvecklingen av mätare som beaktar genomslagskraften är fördelaktigt och möjligt för alla kommunala serviceområden, även om arbetet kräver mycket tid.

Kommunarbetsgivarna (KT) och kommunsektorns huvudavtalsorganisationer inledde en Effektivitetskampanj år 2011, vars syfte är att sporra kommunerna till ett effektivitetsarbete som påverkar både effektiviteten och arbetslivskvaliteten. Utgångspunkten för kommunsektorns arbetsmarknadsparters samarbete kring effektivitet är en omfattande uppfattning om effektivitet som inbegriper genomslagskraft, servicekvalitet, produktivitet och personalperspektiv. Rekommendationen för utvärdering av personalresurser förnyades år 2013. Gemensamma indikatorer ger jämförande information om personalen och kostnaderna. Arbetsmarknadsparterna har understött projekt som syftar till att påverka effektiviteten hos kommunala arbetsgemenskaper. I dessa projekt beskrivs utvecklandet som sker i samarbetet och som främjar innovation och förbättrar verksamhetsprocesser. 

KT Kommunarbetsgivarna har följt upp de centrala arbetsmarknadsorganisationernas forsknings- och utvecklingsprojekt Innovatiiviset palvelutuotannon mittarit (på finska, Tammerfors tekniska universitet), som ingår i programmet Palje. I kommunerna som deltar i projektet har man utvecklat mätningsförfaranden för arbetsplatser. Enligt resultaten ökar personalens deltagande i utvecklandet av mätare och utnyttjandet av framtagen information kännedomen av produktivitet samt förbättrar verksamheten. Därtill har det undersökts i projektet hur informationen används vid ledning och beslutsfattande. Kommunernas utvecklingsutmaningar förknippas med utnyttjande av information och utvecklande av informationsledning.

Koordineringsgruppen

Tillsättningsbeslut (på finska, vn.hare.fi)

Projektets organisationsplan (på finska, pdf)

Uppgifter och tidsplan (på finska, pdf)

Länkar

Kommunernas kostnadsstruktur (kommunerna.net)

Kontaktuppgifter

Finansråd Anne-Marie Välikangas, tfn 02955 30020

Överinspektör Suvi Savolainen, tfn 02955 30122

E-post: