Tietohallinnon tehtävät toteutusvaiheessa

Muutoksen toteutuksessa tietohallinnon osalta korostuvat muutoksen johtaminen, toteutuksen projektointi, tietojärjestelmien hankinta sekä tietohallinnon toiminnan muuttaminen vastaamaan kunnan rakenteiden muutosta.

Toteutusvaiheen suunnittelu

Muutoksen toteutus tulee käynnistää tavoitetilan määrittelyllä. Tavoitetilan kautta tunnistetaan muutoksen kohteet ja se ohjaa toteutuksen suunnittelua.

Rakennemuutoksen, kuten kuntaliitoksen, suunnittelu tulee aloittaa selvitysvaiheessa asetettujen tavoitteiden ja suunnitelmien tarkentamisella. Suunnittelussa pitää huomioida muutoksen siirtymävaihe. Siirtymävaihe tarkoittaa liitospäätöksen ja yhdistymisajankohdan välistä aikaa. Siirtymävaiheen alussa on linjattava, miten muutoksen toteutuksen tarvitsema päätöksentekorakenne (toimivalta ja toimeenpano) organisoidaan.

Muutoksen suunnittelussa tulee rajata muutoksen aikaiset kehittämiskohteet sekä suunnitella toimenpiteet palvelujen ja tietojärjestelmien hankintaa, tiedonsiirtoa ja käyttöönottoa varten. 

Suunnitelman sisältö (esimerkkikuvaus):

  • määritä tavoitteet ja lopputulokset sekä muutoskohteiden liittymät muuhun ympäristöön
  • suunnittele muutoksen toteutuksen vaiheet ja toteutuksessa käytettävät työmenetelmät
  • suunnittele muutoksen toteutuksen tarvitsemat resurssit
  • kiinnitä toteutuksen aikataulu
  • arvioi toteutukseen liittyvät riskit sekä toimenpiteet riskien vaikutusten minimoimiseksi
  • suunnittele muutoksen toteutuksen viestintä (sisäinen ja ulkoinen viestintä)


Muutoksen suunnittelun kuvausmallit ja ohjeet:

  • Toteutusvaiheen tehtävät
  • Kokonaisarkkitehtuurin soveltamisohje kuntien rakennemuutoksen toteutusvaiheessa (tallennetaan myöhemmin)
  • Sopimukset ja hankinnat ohje
  • Projektisuunnitelma -pohja

Toteutusvaiheen organisointi

Muutoksen toteutuksen organisoinnissa tulee kiinnittää selkeät roolit ja vastuut (erityisesti päätöksentekovalta). Suositeltavaa on nimetä tietohallinnon muutoksesta vastaava johtaja/päällikkö ja kytkeä tietohallinnon muutoksesta vastaavat työryhmät muuhun toiminnan muutokseen. 

Tavoitetilan suunnittelun kuvausmallit ja ohjeet:

  • Toteutusvaiheen tehtävät
  • Projektinhallintaohje (tallennetaan myöhemmin)
  • Kokonaisarkkitehtuurin soveltamisohje kuntien rakennemuutoksen toteutusvaiheessa (tallennetaan myöhemmin)
  • Riskienhallintaohje (tallennetaan myöhemmin)

Muutoksen toteutus

Toteuta muutos suunnitelman mukaisesti ja seuraa muutoksen toteutusta. Mikäli muutoksen aikana suunnitelmaan tulee muutostarpeita, tee tarvittavista muutoksista päätökset ja viesti niistä tunnistetuille sidosryhmille. 

Muutossuunnitelman kuvausmallit ja ohjeet:

  • Toteutusvaiheen tehtävät
  • Projektisalkunhallinta-ohje
  • Sopimukset ja hankinnat -ohje
  • Projektisuunnitelma –pohja
  • Riskienhallintaohje (tallennetaan myöhemmin)