KaPAn suurin haaste muutoksen ohjaamisessa, viestinnässä ja vuorovaikutuksessa
Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman nykytila-analyysi: Vahvuutena poikkeuksellisen osaavat, sitoutuneet ja innostuneet tekijät

Valtiovarainministeriö 4.5.2016 15.41
Uutinen

Kansallisen palveluarkkitehtuurin toteuttamisohjelman (KaPA) riippumaton arviointi on käynnistynyt tammikuussa 2016, ja ensimmäinen analyysi ohjelman nykytilasta on valmistunut. Raportti toteaa, että ohjelma on edennyt pääasiassa suunnitellusti, ja KaPAn hyötyihin uskotaan laajasti. Ohjelman vahvuutena ovat poikkeuksellisen osaavat, sitoutuneet ja innostuneet tekijät. Haasteellisinta on muutoksen ohjaaminen ja riittävä viestintä.

Riippumattoman arvioinnin tarkoituksena on kehittää KaPAn toimeenpanoa. Arvioinnin toteuttaa Owal Group Oy. Nykytila-analyysin keskeisiä menetelmiä ovat olleet ohjelma- ja hankeasiakirjojen analyysit, ohjelman toimeenpanoon osallistuvien organisaatioiden, hankkeiden ja sidosryhmien haastattelut (osa toteutettiin ryhmähaastatteluina) sekä sähköiset kyselyt.

Ohjelma on edennyt pääasiassa suunnitellusti

Raportissa todetaan, että ohjelman koko, aikataulu ja tavoitteet huomioiden se on pystynyt viemään hankkeita eteenpäin suunnittelussa aikataulussa. Ohjelmatoimijat ja sidosryhmät olivat lähes poikkeuksetta tyytyväisiä etenemiseen. Toisaalta moni totesi, että edessä on vielä paljon vaikeita teknisiä ratkaisuja, jotka aiheuttavat aikataululle haasteita.

Tähän mennessä tärkeimmiksi saavutuksiksi nostettiin:

  • KaPA-ohjelman käynnistäminen – Ohjelma itsessään on ollut iso saavutus.
  • Aikataulussa pysyminen – Uudet toteutustavat ovat tukeneet tiukassa aikataulussa pysymistä.
  • Ensimmäiset tuotokset – Tuotosten julkaisu ajallaan, vaikka beta-versioina, on konkretisoinut ohjelmaa ja herättänyt kohderyhmissä kiinnostusta ja luottamusta.

Toimeenpanossa on otettu käyttöön valtionhallinnossa täysin uudenlaisia toteutustapoja

Ohjelman toimeenpano on toteutettu soveltaen ketterän kehittämisen mallia. Tämä poikkeaa merkittävästi tyypillisistä julkishallinnon tähänastisista isoista ICT-hankkeista. Edellytyksenä on ollut riittävän päätöksentekovallan antaminen sovelluskehityksestä vastaaville ja tämän parissa työskenteleville henkilöille.

Samoin tätä on tukenut mahdollisimman kevyt hankebyrokratia sekä joustava toteutusmalli, jossa lähes kaikki asiantuntijat työskentelevät samassa toimitilassa ja verkon työtiloja hyödyntäen.

KaPAn hyötyihin uskotaan laajasti

Haastattelujen ja kyselyn perusteella kunnat odottavat KaPAsta hyötyä erityisesti kustannussäästöistä, valmiista tietoturvallisista malleista ja ratkaisujen yhdenmukaisuudesta. Ministeriöt, virastot ja sidosryhmät odottavat hyötyjä myös kustannustehokkuudesta ja keskitetystä kehittämisestä sekä sähköisten palveluiden tunnettuuden lisääntymisestä ja omien tukipalveluiden tarpeen vähenemisestä.

Kansalaisille puolestaan KaPAn odotetaan tarjoavan helpompaa sähköistä asiointia, parempaa tiedonsaantia, yhden luukun palvelukanavan sekä luotettavuutta, sujuvuutta ja joustavuutta. Yrityksien ja yhteisöjen hyötyjen koetaan tulevan sekä paremmasta asiakaskokemuksesta että uusista liiketoimintamahdollisuuksista. Myös yritykset ja järjestöt itse näkivät hyötyjen tulevan heille sujuvammasta viranomaisasioinnista sekä avautuvista liiketoimintamahdollisuuksista.

Yhteiskunnallisesta näkökulmasta KaPAn hyötyjen arvioitiin tulevan uutta liiketoimintaa synnyttävistä avoimista ratkaisuista, turhan byrokratian vähenemisestä, kustannussäästöistä, tehokkuuden kasvusta sekä päällekkäisyyksien purkamisesta julkishallinnossa.

Organisointimalli tukee ohjelman toimintaa hyvin – haasteena viestintä ja vuorovaikutus

Ohjelman organisointi on pyritty rakentamaan hankkeiden vuoropuhelua tukevaksi, sillä hankkeiden välinen yhteistyö on kriittinen tekijä ohjelman onnistumisen näkökulmasta. Siiloutumisen riskin on nähty kasvavan ohjelman etenemisen myötä. Arvioija suosittelee, että siiloutumisen estämiseksi on vahvistettava vuorovaikutuksen paikkoja ja yhteisiä toimintamalleja.

Projektihallinnan ja –seurannan prosessit ovat riittäviä aiheuttamatta kohtuutonta hallinnollista taakkaa. Sekä ohjelma- että hanketasoilla oltiin tyytyväisiä ohjaavan ministeriön ja toimeenpanevan VRK:n rooleihin. Vastinparimalli (VM-VRK) mahdollistaa projektin tehokkaan ohjauksen ja päätöksenteon perinteiseen hankekohtaiseen ohjausryhmätyöskentelyyn verrattuna.

Ohjelmatason strategisesta johtoryhmästä ja ohjelmaryhmästä sekä hanketason ohjauksesta muodostuva rakenne tukee ohjelman ja hankkeiden toimintaa hyvin. Vaikka ohjausmalli on monitasoinen, se ei ole hidastanut toteutusta esim. viivästyttämällä päätöksentekoa.

Kehittämisen kokonaiskuvaa viestittävä aktiivisesti kaikille kohderyhmille

Arvioija suosittelee, että kehittämisen tiekartasta tulee viestiä laajasti ja uskottavalla tavalla, jotta virastot ja kunnat eivät luo omia ratkaisujaan yhteisiä ratkaisuja odottaessa. Tarvittava muutos edellyttää liittyvien organisaatioiden ylimmän johdon sparrausta ja sitouttamista.

Hyötyjen saavuttaminen vaatii ohjelman ulottumattomissa olevien organisaatioiden toiminnan uudistamista.

Räätälöityä markkinointia ja asiakastyötä tulee tehdä systemaattisesti, ja ulkoista viestintää ja markkinointia tulisi räätälöidä asiakastarpeisiin vastaavammaksi, arvioija tiivistää.

KaPAn nykytilan arviointi käynnistyi tammikuussa 2016. Sen tarkoituksena on tukea ohjelman toimeenpanoa. Kevään 2016 aikana laaditaan arviointimalli, jonka hyödynnetään arvioidessa KaPA-ohjelmaa vuosien 2016 ja 2017 aikana. Arvioinnissa keskitytään kolmeen teemaan: ohjelman hyötyihin ja ohjausmalliin, ohjelmassa toteutettaviin palveluihin sekä KaPAan liittyviin palveluihin. Raportit tuotetaan vuosien 2016 ja 2017 lopussa. Arviointia jatketaan myös ohjelmakauden päättymisen jälkeen, jolloin pystytään arvioimaan kehitettyjen palveluiden todelliset vaikutukset toimintaympäristöön. Riippumattoman arvioinnin toteuttaa Owal Group Oy.

Lisätietoja

Ohjelmapäällikkö Maria Nikkilä, [email protected], p. 02955 30514
Palveluarkkitehtuuriyksikön johtaja Janne Viskari, [email protected], p. 0295 535 022
Partner Mia Toivanen, Owal Group Oy, [email protected], p. 040 566 7536

Digitalisoituminen Julkisen hallinnon ICT Kansallinen palveluarkkitehtuuri Ohjelmat Valtiovarainministeriö