Työ2.0: Sata tarinaa työstä valtiolla
Sirkku Nieminen: Lean-kokeilulla ryhtiä lainhuutoprosessiin
Maanmittauslaitos sai lainhuutohakemusten käsittelyajat merkittävästi pienenemään lean-johtamismallin kokeilussa.
Maanmittauslaitoksen kirjaamisprosessin tehtävien kirjo on laaja: kirjaamishakemuksia tulee vuosittain noin 240 000, joista lainhuutohakemuksia on noin 90 000. Kirjaamisasiat siirtyivät käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen vuonna 2010, mikä selittää hakemuksien suuren määrän. Lean-kokeilu koski nimenomaan lainhuutohakemusten käsittelyä. ”Pullonkauloja ja muita hukan lajeja tunnistamalla löydetään oikeat kehityskohteet lisäarvon tuottamiseksi asiakkaille”, kertoo Maanmittauslaitoksen kirjaamispäällikkö Sirkku Nieminen.
Lean avuksi hukan poistamiseen
Osana toimintojensa kehittämistä Maanmittauslaitos toteutti vuonna 2016 lean-projektin, joka tähtäsi lainhuutoprosessin tehostamiseen ja tuotannon pullonkaulojen löytämiseen. Projektia toteutettiin aluksi hyvin pienellä kokoonpanolla, joka aloitti toimintansa henkilöstökyselyllä, jossa kysyttiin arvoista, periaatteista, toimintatavoista, työkaluista ja pullonkauloista. Hanke toteutettiin pääasiassa oman henkilöstön voimin, koska ”vaikka arastelimme kotikutoisuutta, niin eihän kehittämistyötä kukaan muu olisi voinut tehdä kuin me, jotka tunnemme sisällön”, Nieminen tähdentää.
Henkilöstölle luotiin kanava, jossa oli mahdollista kertoa omista arvoista ja hukkaa aiheuttavista toiminnoista lainhuutoprosessin aikana. Tämän jälkeen projektiryhmä kuvasi kyselyn perusteella keskeisemmät ongelmakohdat prosessikaavioon, jonka avulla pullonkauloja aiheuttaviin tekijöihin syvennyttiin tarkemmin. Kävi ilmi, että käsittelyä hidasti se, että hankalilta vaikuttaneita hakemuksia ei otettu työjonosta käsittelyyn tarpeeksi nopeasti. Henkilöstöä ohjeistettiin poimimaan käsittelyyn työjonon vanhin asia, joka tuli hoitaa kerralla niin pitkälle kuin mahdollista. Tuen saanti vaikeidenkin hakemusten ratkaisemiseen varmistettiin, ja jatkossa vastuu lainhuudon etenemisestä on aina kyseisen tehtävän käsittelijällä. ”Näiden periaatteiden käyttöönotto tuotti huomattavasti paremman tuloksen”, Nieminen tiivistää.
Ongelmien juurisyyt tarkempaan käsittelyyn
Toiseksi merkittävimmäksi hukkaa aiheuttavaksi tekijäksi huomattiin käsittelyyn saapuvien hakemusten sisältö. Peräti 40 prosenttia hakemuksista sisälsi puutteellisia tietoja. Tämä johti lisäselvitysten pyytämiseen ja siten koko prosessin hidastumiseen. Ongelmaa yritettiin ratkoa ensin asiakasrajapinnassa. Sidosryhmiä pyrittiin kouluttamaan paremman lopputuloksen toivossa, mutta haluttuja tavoitteita ei saavutettu.
Sen jälkeen havaittiin jotakin oleellista. ”Mietimme, että jos vika onkin meissä. Pyydämmekö liikaa asiakkailtamme?” Nieminen kiteyttää. ”Lean-kokeilussa lähdimme heti tarkastelemaan omaa tekemistämme.” Tämän seurauksena syntyi polettikokeilu, jonka tarkoituksena oli lisätä lainhuudon kirjaamiseen liittyvää yhteistyötä ja osaamista. Esimerkiksi jokaista 100 tapausta kohden annettiin 15 virtuaalipolettia, joilla sai pyytää tapauksen ratkaisuun lisäselvityksiä. Tämä lisäsi hiljaisen tiedon hyödyntämistä ja Maanmittauslaitoksen työntekijöiden omat taidot saatiin paremmin käyttöön myös vaikeiden tapausten ratkomisessa. ”Tässä mietittiin sitä ylilaatua vs. alilaatua. Me tehdään aikamoista ylilaatua, kun pyydetään turhiakin täydennyksiä.” Nieminen toteaa. Lopputulokset puhuvat puolestaan. 40 prosentin puutteellisten hakemusten osuus laski kokeilun aikana alle 20 prosentin.
Nieminen kokee projektin luoneen suurta lisäarvoa Maanmittauslaitoksen kirjaamisprosessille. Myytit liian vaikeista töistä saatiin ammuttua alas ja tietoisuus sisäisistä prosesseista on kasvanut huomattavasti. ”Kyllä tässä on selkeästi tullut ryhtiä tekemiseen ja ohjattavuus parantunut”, Nieminen kertoo.
Maanmittauslaitos
Yli 200-vuotias Maanmittauslaitos tekee erilaisia maanmittaustoimituksia, esimerkiksi lohkomisia ja tilusjärjestelyjä sekä tuottaa kartta-aineistoja ja edistää niiden yhteiskäyttöä.
Maanmittauslaitos turvaa maanomistuksen ja luototusjärjestelmän ylläpitämällä kiinteistöjen lainhuutoja ja kiinnityksiä sekä muita kiinteistöjen tietoja rekistereissään.
Maanmittauslaitoksella työskentelee yhteensä 1760 henkilöä ympäri Suomen 37 paikkakunnalla.*