Mobiilit virkamiehet vauhdissa!
Vietimme viime kuussa 1-vuotisjuhlia täällä Espa 4 monitiloissa, jossa olemme kokeilleet uusia työskentelytapoja. Piti oikein pysähtyä miettimään, että miten tämä muutos on mennyt.
Päällimmäisenä ajatuksena on, että nykyisin työn tekeminen yhdessä on kivempaa. Minulle johtajana myös näyttää siltä, että osastona teemme parempaa laatua ja nopeammin kuin aikaisemmin Mikonkadun vanhoissa yksilöhuoneissa. Tilannetietoisuus yhteisistä isoista asioista on myös ajantasaisempaa.
Yritin muistella tunteita ennen muutosta. Silloin pohdimme ja pelkäsimmekin sellaisia asioita kuin pitääkö joka aamu kilpailla parhaista työpisteistä, voiko joku jäädä kokonaan ilman paikkaa, onko enää lainkaan omaa rauhaa tehdä töitä. Näin ei käynyt.
Meillä on käytössä yhteisiä TORI-nimisiä tiloja, joissa nimensä mukaisesti saa jutella, nauraa ja puhelimet soida. Jos haluaa rauhoittua tietyn asian äärelle, kannattaa hakeutua KIRJASTO-nimiseen tilaan. Siellä laitetaan puhelin pois päältä ja ei häiritä naapuria. Kukin valitsee sen pisteen, mikä tuntuu itselle parhaalta. Tiloissa on ylös-alas liikkuvat pöydät ja jokaiselle oma kaappitila. Lisäksi on paljon erilaisia ja –kokoisia vetäytymistiloja sekä yksilöhuoneita. Onpa vielä JOOGA-huonekin, jotta voimme edistää liikunnan ja rentoutumisen tuomista osaksi työpäivää.
Mitä monitilassa onnistumiseen tarvitaan?
Asenne ratkaisee! Jokaiselle tietenkin omien työtapojen ja tottumusten muuttaminen on henkilökohtainen matka, mutta uudistukseen on helpompi lähteä yhdessä muiden kanssa. Silloin voi myös nauraa kommelluksille, joita väistämättä eteen tulee. Vastaavasti murheet kevenevät yhdessä jaettuna: kuten meidän tietojärjestelmät, jotka eivät olleetkaan ihan yhtä notkeita muutoksessa kuin me.
Aivan olennaista onnistumisen kannalta oli se, että emme yrittäneet tehdä osittain vanhan tavan mukaan uusissa tiloissa työtä. Uskalsimme rohkeasti mennä uudistukseen reippaammin askelin. Monitilasta saa parhaiten toimivan, kun yksilöityjä pisteitä ei ole. Se lisää toki vastuuta itsensä johtamisesta, mutta antaa myös vapauksia valita kenen viereen haluaa istahtaa - tekeekö töitä porisevassa Tori-tilassa, hiljaisessa kirjastossa vai vetäytyäkö yksilöhuoneen rauhaan.
Meidät yllätti moni sellainen kysymys, jota emme osanneet ennakoida. Esimerkiksi työergonomia on erilaista mobiilina virkamiehenä. Olemme myös yhdessä sopineet, että sallimme poikkeuksia pelisääntöihin silloin, kun jollakin kollegalla on aidosti perusteltu terveyteen tai työhyvinvointiin liittyvä syy.
Miten pääsimme ennakkohuolien ja riskien yli?
Tämän ison kulttuurinmuutoksen ydin on ollut siinä, että kaikki ovat samassa kokeilussa mukana. Minulla tai muilla alaisilla johtajillani ei ole omia huoneita, vaan käytämme samoja tiloja kuin kaikki muutkin. Päätimme, että tämä on uudistuksen tärkeä kulmakivi. Myös luottamuksellisiin keskusteluihin löytyy omat paikkansa monitiloista. Aika pieni osa asioista lopulta on sellaisia, jotka edellyttävät suljettuja tiloja ja kassakaappeja.
Olemme koko uudistuksen ajan tehneet asioita yhdessä johdon ja henkilöstön kanssa. Matkan varrella on myös ollut tärkeää tehdä korjausliikkeitä ja olla avoin kuulemaan erilaisia esille nousevia näkökulmia. On ilo ollut nähdä, miten vauhdikkaasti uusi työn tekemisen tapa on omaksuttu!
Taina Susiluoto
Osastopäällikkö
Työ- ja elinkeinoministeriö
