Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma

VM047:00/2016 Kehittäminen

Ministeriöt toteuttavat hallitusohjelmaa, valmistelevat lakeja ja muita säädöksiä sekä vievät eteenpäin uudistuksia erilaisissa hankkeissa, työryhmissä ja toimielimissä.

Kaikkien ministeriöiden hankkeet löydät valtioneuvoston verkkosivuilta

valtioneuvosto.fi/hankkeet

Hankkeen perustiedot Päättynyt

Hankenumero VM047:00/2016

Asianumerot VM/851/00.01.00.01/2016 , VN/11179/2019

Asettaja valtiovarainministeriö

Toimikausi/aikataulu 23.5.2016 – 31.3.2020

Asettamispäivä 23.5.2016

Toteuttaa hallitusohjelman tavoitteita

Sipilä

Digitalisaatio, kokeilut ja normien purkaminen

Kärkihankkeet Digitalisoidaan julkiset palvelut

Toimenpiteet Hallinnon sisäiset prosessit digitalisoidaan ja entiset prosessit puretaan

Yhteyshenkilö
Tero Meltti, finanssineuvos
[email protected]

Tavoitteet ja tuotokset

Ohjelman projektien ja toimenpiteiden käytännön toteutuksesta, organisoinnista ja kustannuksista vastaa ko. projektin tai toimenpiteen omistaja. Ohjelman projektien ja toimenpiteiden omistaja vastaa yhteistyöstä eri sidosryhmien kanssa hyödyntäen olemassa olevia ryhmiä (esim. taloushallinto 2020 prosessialueryhmät).

Ohjelmassa toteutettavat taloushallinnon arkkitehtuurin kiinteästi liittyvät kehittämistoimenpiteet katselmoidaan taloushallinnon arkkitehtuurista vastaavassa ryhmässä.

Ohjelman asettamisen yhteydessä on päätetty seuraavat vastuut:

Hansel Oy omistaja:
Hankintojen tietopohjan hyödyntämisen parantaminen
Sähköisen kilpailutuksen käyttöönotto
Viranomaistietojen automaattiset tarkastukset kilpailutuksissa

Palkeet omistaja:
Tilaamisen ja laskujen kierron uudistaminen (prosessi + järjestelmät)
Maksuliikeratkaisun uudistaminen (prosessi + järjestelmä)
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto (seuranta ohjelman kautta)

Valtiokonttori omistaja:
Sopimuskohdistuksen laajentaminen (seuranta ohjelman kautta)
Tilauksellisten laskujen lisääminen (seuranta ohjelman kautta)

Valtiovarainministeriö omistaja:
Valtioyhteisen tarjoaman kehittäminen
Hankintasuunnitelmien ja Valtion kilpailutuskalenterin käyttöönotto
Johtamisen ja tilivelvollisuuden tietotarve uudistetussa toimintamallissa
Sopimusten elinkaarenhallinnan, toimijatiedon ja käyttäjänäkymien esiselvitykset

Tiivistelmä

Valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitteena on, että:
• Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä.
• Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa.
• Hankintoja tarkastellaan päästä päähän prosessina (hankinta tarpeen tunnistamisesta ja kilpailutuksesta aina tilaukseen maksuun ja raportointiin)
• Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä.
• Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt.
• Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva.

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelman tehtävänä on ohjata vastuutoimijoiden kehittämistoimenpiteiden ja toteutusprojektien kokonaisuutta, joka mahdollistaa hankinnasta maksuun prosessialueen, ja siihen liittyvien tietojärjestelmien kehittämisen ja prosessin automaatioasteen merkittävän lisäämisen.

Valtion hankintojen digitalisoinnin -toteutusohjelman kehittämistoimenpiteiden tuloksena:
1) Valtion hankintatoimea johdetaan konserniohjatusti ja yhtenäisesti.
2) Valtioyhteisen tarjoaman käytön edellytykset ovat lisääntyneet merkittävästi. Tavoite täsmennetään hankintojen tietopohjan analyysin pohjalta.
3) Hankintojen kilpailutusvaihe digitalisoidaan kattavasti ja systemaattisesti. Lokakuuhun 2018 mennessä suurin osa kilpailutuksista toteutetaan sähköisesti.
4) Yritysten ja hankintayksiköiden hallinnollista taakkaa vähennetään automatisoimalla velvoitteidenhoitoon liittyviä tarkistuksia.
5) Kilpailutuksissa hyödynnetään laajasti uusia hankintamenettelyjä, erityisesti dynaamista hankintajärjestelmää.
6) Tilauksesta maksuun prosessin lähtötiedot saadaan vuonna 2019 rakenteisessa muodosta jo kilpailutusvaiheen päätteeksi solmituista sopimuksista.
7) Paremman ja systemaattisemman hankintojen suunnittelun avulla ja valtioyhteisiä hankintapalveluita kehittämällä voidaan vähentää hankintaan käytettävää työpanosta yksittäisissä virastoissa.
8) Uuden tilaustenhallinnan, laskujen kierrätyksen ja maksuliikejärjestämäratkaisun avulla laskujen käsittelyä voidaan merkittävästi automatisoida ja vähentää sekä laskujen käsittelyn kustannuksia että virheitä.
9) Valtion vastikkeettomien menojen käsittely ja maksatus on otettu huomioon uusissa tietojärjestelmäratkaisuissa.
10) Tilattavat palvelut ja tuotteet kootaan keskitetysti yhtenäiseen verkkokauppamaiseen tilauspalveluun, johon kytketään taustalle saumattomasti eri toimittajien omat ratkaisut.

Lähtökohdat

Valtion hankintojen digitalisoinnin -toteutusohjelma toimeenpanee valtionhallinnon hankintatoimen osalta Sipilän hallituksen ohjelman linjauksia ja tavoitteita. Hallitusohjelmassa päätettyä 15 miljoonan euron säästöä hankinnasta maksuun prosessialueelta ei ole mahdollista toteuttaa ilman hankintojen digitalisointia. Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutuksesta on päätetty osana vuosien 2017 - 2020 julkisen talouden suunnitelmaa.

Keskeisiä valtion hankintatoimen kehittämisen ja uusiutumisen ajureita ovat valtionhallinnon strategiset tavoitteet, EU:n julkisiin hankintoihin kohdistuvan sääntelyn vahvistuminen, hankintatoimen säästötarpeet ja prosessien tehostamistarve sekä digitalisaation tuomat mahdollisuudet.

Valtion hankintojen digitalisointi edellyttää valtion hankintatoimen yhtenäistämistä: yhteisiä toimintamalleja ja tietojärjestelmäpalveluita. Valtion hankintojen digitalisoinnissa korostuu hankintatoimen prosessien kokonaiskehittäminen – tähän asti tarpeesta sopimukseen ja tilauksesta maksuun prosessialueita on kehitetty eriytyneesti. Keskeinen hankintojen tehostamiskeino on valtion hankintatoimen johtamisen selkeyttäminen, konserniohjauksen terävöittäminen ja valtioyhteisen tarjoaman käytön lisääminen.

Muut asiakirjat ja muistiot

Päätös toimikauden jatkosta PDF

21.10.2019 Valtiovarainministeriö/Konsernipolitiikkayksikkö
Jäsenmuutospäätös 22.5.2019 PDF

29.5.2019 Valtiovarainministeriö/Valtionhallinnon kehittämisosasto/Henkilöstöpolitiikkayks
Jäsenmuutospäätös 18.4.2018 PDF

24.4.2018 Valtiovarainministeriö/Henkilöstöpolitiikkayksikkö/Konsernitoiminnot-yksikkö
Jäsenmuutospäätös 3.4.2018 PDF

3.4.2018 Valtiovarainministeriö/Valtionhallinnon kehittämisosasto/Konsernitoiminnot-yksik
Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman eteneminen virastoissa, kirje johdolle PDF

14.2.2018 Valtiovarainministeriö/Henkilöstöpolitiikkayksikkö/Konsernitoiminnot-yksikkö
Jäsenmuutospäätös 31.1.2018 PDF

31.1.2018 Valtiovarainministeriö/Valtionhallinnon kehittämisosasto/Konsernitoiminnot-yksik
Kokoonpanon muutos 24.4.2017

28.4.2017 Valtiovarainministeriö/Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto/Konsernitoiminnot
Valtion hankintadatapalvelun käyttöönotto virastoissa

27.10.2016 Valtiovarainministeriö
Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelma PDF

29.9.2016 Valtiovarainministeriön henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto
Hankintojen suunnittelu valtionhallinnossa PDF

22.9.2016 Valtiovarainministeriö
Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman asettamispäätös PDF

30.5.2016 Valtiovarainministeriö

Näytä päättyneet toimikaudet

Ryhmittelemättömät

Meltti, Tero

finanssineuvos

valtiovarainministeriö

Rooli: Hankkeen yhteyshenkilö

17.12.2018 –