Kysymyksiä ja vastauksia tiedonhallintalaista

Mitä tiedonhallintalaissa säädetään asiakirjan salassapitomerkinnästä?

Asiakirjojen salassapitomerkinnät, myös harkinnanvaraisesti annettava merkintä, kuuluvat julkisuuslain (621/1999) soveltamisen piiriin. Oikeusministeriö antaa tarkempaa ohjausta ja ohjeistusta asiasta.

Tiedonhallintalautakunta voi antaa informaatio-ohjausta ainoastaan turvallisuusluokittelumerkinnöistä.

Miten tiedonhallintalain 19 § 1. momentin velvoite muuttaa pysyvään säilytykseen määrätyt analogisessa muodossa saapuneet asiakirjat sähköiseen muotoon ja velvoite säilyttää viranomaisen asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa suhteutuvat arkistolain 8 ja 11 §:in, joiden mukaan Kansallisarkisto määrää viranomaisen pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja niiden säilytysmuodot?

Arkistolain (831/1994) 8 §:ssä on säädetty Kansallisarkiston toimivallasta päättää määräämällä, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Säännös ei sisällä tiedon arkistointimuotoon liittyvää toimivaltaa.

Arkistolain 11 §:n mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Kansallisarkistolla on toimivalta antaa määräyksiä tältä osin arkistoitavien asiakirjojen sähköisen muodon muuttamista koskevista menetelmistä. Kansallisarkisto on myös antanut ohjausta asiakirjojen muuttamisesta sähköiseen muotoon.

Tiedonhallintalaissa ei ole säädetty tästä asiasta.

Millä perusteella ja mitkä viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti? Koskeeko SÄHKE2-määräys ammattikorkeakouluja?

Tiedonhallintalain 19 §:n mukaisesti siirtymäajan jälkeen viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti säilytysajasta riippumatta.

SÄHKE2-määräys ei koske ammattikorkeakouluja. SÄHKE2-määräys on osittain sisällöllisesti vanhentunut muun muassa määräyksenantovaltuuksia koskevien säännösmuutosten vuoksi.

Mihin suuntaan meidän kannattaisi nyt jatkaa organisaatiomme asianhallinnan kehitystyötä? Kannattaako meidän jatkaa TOS-työstöämme täysin SÄHKE2:n mukaisesti vai voimmeko siitä joltain osin poiketa?

Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) sisällöstä ei ole säädetty laissa. Vuoden 2019 loppuun asti tiedonohjaussuunnitelmat perustuivat Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan hyväksymään suositukseen JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne. Julkisen hallinnon suositusjärjestelmä JHS lakkautettiin Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan toimikauden päättyessä 31.12.2019.

Tiedonohjaussuunnitelma on asianhallintajärjestelmään sisällytettävä prosessiohjauksen kuvaus tai määritys, jota voidaan edelleen käyttää ja hyödyntää, vaikka siihen liittyvä suositus ei enää olekaan suosituksena voimassa. Jos käytössänne on asianhallintajärjestelmä, jonka toiminta riippuu tiedonohjaussuunnitelmasta, on TOS edelleen laadittava ja ylläpidettävä toiminnan mahdollistamiseksi. Lainsäädännössä tällaista ei kuitenkaan edellytetä.

Mikä on sana- ja merkkikohtainen virhemarginaali, jonka ylittyessä analogista aineistoa ei tarvitse muuttaa koneluettavaan muotoon?

Kuka vastaa asianhallinnan informaatio-ohjauksesta?

Asianhallinnasta ja sen perusmetatietovaatimuksista on säädetty tiedonhallintalaissa. Tiedonhallintalautakunnan tehtäviin kuuluu tiedonhallintalaissa säädettyjen asianhallintaan ja palvelujen tiedonhallintaan liittyvien vaatimusten ja menettelyjen edistäminen, mukaan luettuna informaatio-ohjaus, sekä osana arviointitehtävää asianhallintaa ja palvelujen tiedonhallintaa koskevien säännösten noudattamisen valvonta.

Miten toteutetaan tiedonhallintalaissa säädetty asiakirjojen rekisteröinnin viivytyksettömyysvaatimus poikkeusoloissa?

Asiakirjojen rekisteröintiä koskeva tiedonhallintalain 25 §:n 1. momentin säännös ei ole itsenäinen, vaan sillä on kiinteä sidoksensa hallintolaissa (434/2003) säädettyihin menettelyihin sekä määräaikalaissa (150/1930) säädettyihin määräaikojen laskemiseen.

Tiedonhallintalautakunnalla ei ole toimivaltaa ohjata hallintomenettelyyn tai lainkäyttöön liittyviä menettelyjä, esimerkiksi määräaikojen laskemiseksi.

Miten voidaan toteuttaa asian tiedonhallinta ja asiarekisterin ylläpito, kun kunnan operatiivisessa tietojärjestelmässä käsitellään lähinnä palveluja, mutta järjestelmään sisältyy myös asiankäsittelyä?

Tiedonhallintalaissa on säädetty asiarekisteristä, jolla ei tarkoiteta pelkästään asianhallintajärjestelmässä olevia asioiden, asiankäsittelyjen ja asiakirjojen tiedonhallinnan tietoja (metatiedot). Asiarekisteriin voi sisältyä asianhallintajärjestelmässä olevien tietojen lisäksi myös operatiivisissa järjestelmissä hallinnoitavana olevat asioihin, asiankäsittelyihin ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot. Asiarekisteri muodostaa siten loogisen kokonaisuuden tiedonhallintayksikössä eikä se siten ole tiettyyn järjestelmään sidottu. Tästä syystä tiedonhallintayksiköissä on oltava tiedot siitä, missä järjestelmissä asiarekisteriin kuuluvia tietoja hallinnoidaan.

Operatiivisissa järjestelmissä voi olla ja monesti myös on hallinnoitavana sekä asiankäsittelyyn liittyviä tietoja että palvelujen tuottamisen yhteydessä muodostuvia tietoja. Järjestelmät on toteutettava siten, että laissa säädetyt asioihin, asiakirjoihin ja asiankäsittelyihin liittyvät tiedot on rekisteröitävä sen mukaisesti, miten tiedonhallintayksikkö on määritellyt kunkin toimintaprosessin: onko kysymys varsinaisesta asiankäsittelystä vai muodostuvatko tietoaineistot palvelujen tuottamisen yhteydessä.

Tiedonhallintalaissa ei säädetä asiarekisterin arkkitehtuurista eli siitä, miten se tulisi toteuttaa kussakin tiedonhallintayksikössä. Jossakin tiedonhallintayksikössä asiarekisteriin sisältyvät tiedot voi olla keskitetty asianhallintajärjestelmään, kun taas jossakin toisessa tiedonhallintayksikössä asiarekisterin tietosisältö on ainakin osittain hajautettu operatiivisiin järjestelmiin.

Miten tiedonhallintalaki vaikuttaa kuntien tehtävien järjestämiseen ja palveluiden tuottamiseen? Tai näitä koskevaan yhteistyöhön? Miten tiedonhallintalaki vaikuttaa valtion viranomaisen vastuisiin tiedonhallinnan järjestämisestä palvelun tuottajana?

Kuntien tehtävien järjestämisestä ja palvelujen tuottamisesta on säädetty kuntalaissa (410/2015). Kunnat voivat tehdä yhteistyötä kuntalaissa säädetyllä tavalla. Valtion viranomaisissa palvelujen tuottajien asemasta on säädetty tyypillisesti laissa tai lain nojalla asetuksessa. Tiedonhallintalaki ei muuttanut näitä erityislainsäädäntöön perustuvia järjestelyjä, joissa on säädetty muun muassa palvelujen tuottamisen vastuista.

Mistä käy nimenomaisesti ilmi, että tiedonhallintalaissa on käytetty tietosuoja-asetuksen mahdollistamaa kansallista liikkumavaraa, muun muassa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojatoimien määrittelemiseksi tietoturvallisuustoimenpiteinä?

Tiedonhallintalain hallituksen esityksen (HE 284/2018 vp) perusteluissa on selvitetty kansallisen liikkumavaran käyttö suhteessa tietosuoja-asetukseen. Tiedonhallintalakia sovelletaan myös henkilötietojen käsittelyyn silloin, kun käsittelykohteena on viranomaisen asiakirja tai sitä vastaava muu tieto. Henkilötietojen suojaan liittyy erityisesti lain 4.2 §, 5.2 §, 4 luku sekä 20-24 §:t.

Mitä tarkoittaa kaksoisvahinkoedellytyslauseke?

Valtion virastoissa ja laitoksissa toimivien viranomaisten, tuomioistuimien ja valitusasioita käsittelemään perustettujen lautakuntien on turvallisuusluokiteltava asiakirjat ja tehtävä niihin turvallisuusluokkaa koskeva merkintä sen osoittamiseksi, minkälaisia tietoturvallisuustoimenpiteitä asiakirjaa käsiteltäessä noudatetaan. Turvallisuusluokkaa koskeva merkintä on tehtävä,

1) jos asiakirja tai siihen sisältyvä tieto on salassa pidettävä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 2, 5 tai 7–11 kohdan perusteella ja

2) asiakirjaan sisältyvän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa maanpuolustukselle, poikkeusoloihin varautumiselle, kansainvälisille suhteille, rikosten torjunnalle, yleiselle turvallisuudelle tai valtion- ja kansantalouden toimivuudelle taikka muulla niihin rinnastettavalla tavalla Suomen turvallisuudelle.

Jos vain 1 kohta täyttyy, on asiakirja salassa pidettävä. Tämän merkinnän tekemisestä säädetään julkisuuslain 25 §:ssä https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621#L6P25.

Esimerkki:

Onko perusteita turvallisuusluokitella valtion ICT-ympäristökuvauksia? Ympäristökuvauksilla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. ICT-palvelutuottajan palvelutuotantoon käyttämää konfigurointitietoa ja järjestelmätietoa, joka voi aiheuttaa merkittävää vaaraa asiakkaille joutuessaan oikeudettomasti muiden käsiin.

Vastaus:

Ensin pitää arvioida, onko kuvaus sisällöltään salassa pidettävää esimerkiksi julkisuuslain 24.1 §:n 7 kohdan perusteella ottaen huomioon vahinkoedellytyslauseke ” jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen niistä ei vaaranna turvajärjestelyjen tarkoituksen toteutumista”. Tämän jälkeen on arvioitava peruste turvallisuusluokittelulle suhteessa sen vahinkoedellytyslausekkeeseen ”asiakirjaan sisältyvän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa maanpuolustukselle, poikkeusoloihin varautumiselle, kansainvälisille suhteille, rikosten torjunnalle, yleiselle turvallisuudelle tai valtion- ja kansantalouden toimivuudelle taikka muulla niihin rinnastettavalla tavalla Suomen turvallisuudelle.”