Kysymyksiä ja vastauksia vuoden 2020 robotisaatiohausta

Olemme koonneet tälle sivustolle yleisimpiä kysymyksiä ja vastauksia vuoden 2020 robotisaatiohausta.

Kuka voi hakea rahoitusta?  Kenelle rahoitushaku on tarkoitettu?

Rahoitushaku on tarkoitettu valtion budjettitalouden ministeriöille, virastoille ja laitoksille, joille määräraha voidaan osoittaa käyttö- ja kirjausoikeuksina. Yhteistyötä voi toki tehdä myös muiden tahojen kanssa hankintalain säännökset huomioiden.

Voiko valtion liikelaitos tai kokonaan valtion omistama yritys hakea rahaa?

Ei voi, sillä haku on suunnattu vain suoraan budjettitalouden organisaatioille. Hakeva organisaatio voi toki tehdä yhteistyötä tai alihankintaa myös liikelaitokselta tai valtio-omisteisesta yhtiöltä huomioiden mm. hankintalain asettamat vaatimukset.

Voiko valtion liikelaitos tai kokonaan valtion omistama yritys toimia alihankkijana/palvelutarjoajana jonkun budjettitalouden organisaation hankkeessa?

Kyllä voi. Toki hankintalainsäännökset pitää muistaa huomioida hankintaa toteutettaessa. 

Voiko rahoitusta hakea, vaikka hankkeelle olisi muutakin rahoitusta jo haettuna tai tulossa (esim. EU-rahoitusta)?

Voi, mutta hakemuksessa on hyvä kuvata hankkeen kaikki eri rahoituslähteet, niiden aikataulut sekä se, mihin osaan hanketta erityisrahoitusta haetaan ja mihin muita rahoituslähteitä on tarkoitus käyttää. Tämän haun hankkeiden on oltava valmiit vuoden 2022 loppuun mennessä.

Voiko rahoitusta hakea vanhan hankkeen laajentamiseen?

Voi hakea, jos saavutetaan kriteereissä mainitut hyödyt (takaisinmaksuaika 3 vuotta ja taloudellinen hyöty 6 vuoden kuluttua).

Mihin rahaa voi käyttää?

Rahaa voi käyttää tuottavuutta edistäviin hankkeisiin, joissa hyödynnetään tekoälyä, ohjelmistorobotiikkaa, data-analytiikkaa tai muita nousevia teknologioita esim. prosessien automatisointiin. Raha tulee käyttää ulkoiseen työhön, määräaikaisen henkilöstön palkkaamiseen tai muihin projektin/hankkeen aiheuttamiin kustannuksiin. Huomaa, että projektin ja hankkeen määritelmä vaihtelee organisaatioittain ja näissä vastauksissa termejä käytetään samaa tarkoittavina. Kaikki kustannukset ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Määräaikaisen henkilöstön työn määrä tulee kuvata hakemuksessa.

Paljonko rahaa voi saada? Onko hankkeelle minimi- tai maksimikokoa euroissa?

Rahoitettavan hankkeen maksimirahoitusosuus on 1 miljoonaa euroa, kun hanke valmistuu viimeistään vuoden 2022 loppuun mennessä. Minimiä haettavalle rahalle ei ole määritelty. Erityisrahoitusta varten on kokonaisuudessaan käytettävissä yhteensä 5,783 miljoonaa euroa. 

Onko hankkeella oltava omarahoitusosuus?

Ei, rahaa voi hakea koko projektiin/hankkeeseen ilman organisaation omarahoitusosuutta.

Voiko rahaa käyttää olemassa olevan henkilön palkkaan?

Ei voi. Tämä siksi, että vakituisen henkilön palkat on saatu jo budjetissa ja monentin käyttötarkoitus ei tätä mahdollista. Momentilta voi palkata enintään 25 htv määräaikaista. Jos hakija käyttää rahoitusta määräaikaisen henkilöstön palkkaukseen, niin määräaikaisen henkilöstön työn määrä on kuvattava hakemukseen.

Voiko määräaikaisesti palkattavan henkilön kustannukset kohdistaa hankkeelle, jos rekrytointi on käynnistetty ennen hankkeen rahoituspäätöstä?

Hankkeelle osoitettavaa käyttö- ja kirjausoikeutta voi käyttää virastossa tai laitoksessa määräaikaisessa työ- tai virkasuhteessa olevan henkilöstön henkilöstökustannuksiin. Käyttö- ja kirjausoikeuden käytön näkökulmasta määräaikaiseen virka- tai työsuhteeseen palkattavan henkilöstön työaikaa voi kohdistaa hankkeen kustannuksiksi, vaikka rekrytointi olisi käynnistetty ennen hankkeen rahoituspäätöstä. Virasto tai laitos vastaa siitä, että sillä on perusteet rekrytoinnille, määräaikaisuudelle ja että virasto tai laitos noudattaa hyvää henkilöstöpolitiikkaa. 

Onko mahdollista, että määräaikaisessa työsuhteessa virastossamme ollut henkilö siirtyy määräaikaisuuden päätyttyä hankkeeseen töihin vai pitääkö kyseessä olla puhdas uusrekrytointi?

Hankkeelle osoitettavaa käyttö- ja kirjausoikeutta voi käyttää virastossa tai laitoksessa määräaikaisessa virka- tai työsuhteessa olevan henkilöstön henkilöstökustannuksiin. Käyttö- ja kirjausoikeuden käytön näkökulmasta henkilö voi siirtyä edellisen määräaikaisen virka- tai työsuhteen päätyttyä tekemään hankkeeseen liittyviä tehtäviä, jos henkilö jatkaa virastossa tai laitoksessa määräaikaisessa virka- tai työsuhteessa. Virasto tai laitos vastaa siitä, että sillä on perusteet rekrytoinnille, määräaikaisuudelle ja että virasto tai laitos noudattaa hyvää henkilöstöpolitiikkaa. 

Mitkä henkilötyökustannukset hyötyarvioinnissa ovat hyväksyttäviä?

Tavallisesti henkilökustannuksissa huomioidaan palkka ja henkilösivukulut. Yleiskustannukset, kuten esim. hallintokulut ja vuokrakustannukset, eivät tavallisesti pienene henkilöresurssien vähenemisen suhteessa.

Voiko rahoitushakuun osallistua hankkeella, jota on jo valmisteltu, sopimukset toimittajan kanssa tehty, mutta töitä ei ole vielä aloitettu ja ne käynnistyvät vasta vuoden lopussa?

Voi hakea, vaikka sopimukset ovat jo tehty, mutta työ on vielä kokonaan tekemättä. Rahoitettavissa hankkeissa voi muutoinkin hyödyntää olemassa olevia sopimuksia, jollei hankintalain tai organisaation hankintaohjeistuksen näkökulmasta ole tarpeen tehdä uutta kilpailutusta ja hankintaa.

Saako organisaatio pitää saavutetun hyödyn? Jääkö säästöt hakijan käyttöön?

Kyllä, sillä haku tukee jo aiemmin tehtyjä tuottavuussäästöjä, jotka jatkuvat virastoissa vuoteen 2023 saakka. Nyt toteutettavien hankkeiden säästöjä ei leikata eli haulla tuetaan virastoja tehostamaan toimintaansa ja saavuttamaan niille aiemmin asetettuja toimintamenojen säästöjä.

Mikä on hyödyn ja säästön ero? Onko siis kyse nimenomaan hyödyistä eikä säästöistä?

Hyöty on valtion kassaan tuleva lisäraha eli tehostuneen toiminnan ansiosta syntynyt säästö nykytilaan verrattuna. Tässä haussa ei tule uusia (säästö)leikkauksia vaan tavoitteena on prosesseista saatavat säästöt, joilla vastataan aiemmin tehtyihin tuottavuusleikkauksiin. Hyötyjen laskeminen on työlästä ja siihen liittyy epävarmuutta: kannattaa aloittaa prosessin nykytilan kustannusten ja työmäärien tunnistamisesta sekä tavoitetilan määrittelystä ja sitten arvioida kustannusten ja hyötyjen suhdetta. Lisäksi johdon sitoutuminen hyötyjen saavuttamiseen (muutoksiin sitoutuminen) on varmistettava.

Mitä tarkoittaa, että takaisinmaksuaika on oltava maksimissana kolme vuotta ja taloudellisen hyödyn on oltava kaksinkertainen kuuden vuoden kuluttua? 

Taloudellisten hyötyjen pitää olla investoinnin suuruinen viimeistään kolmen vuoden kuluttua ja kaksinkertainen kuuden vuoden kuluttua. Eli jos esim. hanke on ollut 1 miljoonan suuruinen, taloudellinen hyötyjen pitää kolmen vuoden kuluttua olla 1 miljoona ja kuuden vuoden kuluttua 2 miljoonaa.

Kuinka hyödyistä vaaditaan raportoitavan 3:n ja 6 vuoden kuluttua? Eli kuinka VM valvoo säästöjen syntymistä?

Virasto allekirjoittaa yhteistyöpöytäkirjan, jossa sitoutuu hyötyjen toimeenpanoon esittämänsä hyötyjen realisointisuunnitelman mukaisesti. Hanke raportoi valtion yhteiseen hankesalkkuun.

Mitkä ovat haun valintakriteerit?

Pakolliset hakukriteerit:

  • hakija on budjettitalouden organisaatio
  • hanke edistää tuottavuutta ja hyödyntää robotiikkaa, tekoälyä, data-analytiikka tai muita nousevia teknologioita
  • hankkeen takaisin maksuaika on kolme (3) vuotta ja hankkeella tavoiteltava hyöty on kaksinkertainen kuudessa (6) vuodessa
  • hanke valmistuu viimeistään vuoden 2022 loppuun mennessä
  • lisäksi arvioidaan hankkeen toteuttamiskelpoisuutta useista näkökulmista (ks. tarkemmin www.vm.fi/robohaku2020

Voiko yhdestä virastosta tulla useampia hakemuksia eri fokuksella?

Kyllä voi. Hakemukset on toimitettava viraston tai laitoksen oman ohjaavan ministeriön kautta, jotta he voivat mahdollisesti priorisoida tai katsoa hakemukset läpi.

Täytyykö ennen haku olla tehtynä POC (Proof of Concept -kokeilu)?

Ei. POC ei ole pakollinen kriteeri. Virasto tai laitos on voinut tehdä esiselvityksen tai muuten valmistellut hanketta niin, että hanke on valmis käynnistettäväksi.

Voiko haun rahaa käyttää kokeiluihin ja POC:hin?

Tässä haussa ei ole kokeilu-sarjaa tarjolla kuten aiemmilla hakukerroilla on ollut.

Entä jos hankkeella on lainsäädännöllisiä esteitä?

Lainsäädäntöesteet on oltava poistettavissa hankkeen toteutuksen aikana. Virastolla tai laitoksella tulee olla suunnitelma lainsäädännöllisten esteiden poistamiseen. Jokainen tapaus on erilainen ja tilanne on hyvä käydä läpi haun yhteydessä sihteeristön kanssa. 

Miten kriteerien täyttymistä seurataan? Joutuuko rahan palauttamaan, jos tavoitteita ei saavuta? Pitääkö hanke keskeyttää, jos säästöihin ei päästä?

Hauilla on ohjausryhmä, joka käsittelee osaltaan rahoitushankkeet ja seuraa niiden käynnistymistä. VM:n ei ole joutunut aiemmilla hakukierroksilla vaatimaan määrärahan palautusta, mutta virastot ovat voineet palauttaa sen oma-aloitteisesti, kun on huomattu, ettei projektin/hankkeen tavoitteet ole saavutettavissa.

Miten VM tekee päätökset - nippuna vai juoksevasti?

VM tekee päätökset juoksevasti sitä mukaa kuin ne on käsitelty ohjausryhmässä. Sihteeristö valmistelee hakemusten esittelyn ohjausryhmälle, käytyään ensin hakemuksen läpi myös hakijan kanssa ns. sparrauskeskustelussa.

Mitkä ovat ohjausryhmien ajankohdat?

Ohjausryhmän kokoukset ovat vuoden 2020 haussa: 16.9., 20.10., 19.11. ja 2.12. (varalla viimeisin). 

Millä materiaaleilla haen?

Hakua varten on olemassa hakulomake ja kustannushyötyanalyysin pohja. Lisäksi tarvitaan vapaamuotoinen projektisuunnitelma ja suunnitelma hyötyjen realisoimisesta.

Hakulomake

Kustannushyötyanalyysin pohja

Ohjeistus tarvittavista materiaaleista

Mitkä ovat edellisen hakujen opit?

Panosta hankinnan suunnitteluun, varmista viraston osaaminen, tee palvelun elinkaarenhallintasuunnitelma, määritä palvelulle omistaja heti hankkeen alussa ja johda hyötyjen toimeenpanoa.

Mistä voin saada sparrausapua?

Edellisten kierrosten ja aiheeseen liittyviä oppeja jakavat mielellään kasvogalleriaan kootut ihmiset. Lisäksi sparrausapua voi saada Business Finlandin rahoittamien innovatiivisten hankintojen yhdyshenkilöiltä (ks. caset) sekä tämän kertaisen haun sihteeristöltä (Arja Terho, Timo Hattinen ja Pauliina Pussinen). Sihteeristö käy myös sparrauskeskustelussa haun läpi hakijan kanssa. AuroraAI:n teknologiasta vastaava (Antti Hahto, VM) toimii myös sparrausapuna. Yllä mainittujen henkilöiden sähköpostiosoite on muotoa etunimi.sukunimi(at)vm.fi. Lisäksi Hansel auttaa esim. yhteishankinnoissa ja yhteyttä kannattaa ottaa jo suunnitteluvaiheessa: asiakaspalvelu(at)hansel.fi. Ota rohkeasti yhteyttä sparraajiin!

Kasvogalleria

Business Finlandin rahoittamien innovatiivisten hankintojen yhdyshenkilö (ks. caset)

Onko sparrausta saatavilla esim. mobiili- ja palvelurobotiikan osalta?

Esimerkiksi VTT (ks. kasvogalleriassa Taru Hakanen) voi auttaa kehityshankkeessa toimimalla objektiivisena asiantuntijana robotiikan käyttöönoton suunnittelussa, laitehankinnoissa ja mahdollisissa järjestelmäintegroinneissa. Tällöin kannattaa huomioida käyttäjänäkökulma, jotta käyttöönotto sekä ihmisen ja robotin välinen yhteistyö ovat sujuvia. Robotiikan mahdollisia sovelluskohteita ovat esim. sisälogistiikan kuljetukset, etävalvontatehtävät ja henkilöiden neuvonta- ja opastustehtävät.

Kasvogalleria

Haluan sparrata toisia, miten saan kuvani kasvogalleriaan?

Laita sihteeristölle sähköpostia, jossa on lyhyt esittelysi ja kuvasi. Apusi on arvokasta!

Mistä löydän hakumateriaalit ja infon videot? 

VM:n nettisivuilta kohdasta www.vm.fi/robohaku2020 ja VM:n kanavalta Youtubesta

Rahoitetussa hankinnassa voi käyttää innovatiivisia hankintamenettelyitä. Kuinka pitkä on innovatiivisen hankinnan aikataulu (hankintavaiheen kesto)?

Esimerkkeinä käytettyjen Oulun Oulubot-hankkeessa tietopyynnön julkaisu helmikuussa 2019, kilpailutus alkoi syyskuussa 19 kilpailutus ja huhti-/toukokuussa 2020 alkoi kehitystyö (10 kk). Ei voi silti antaa yksiselitteistä aikataulua vaan tekeminen riippuu, siitä mitä tekee. Keinon sivulla on kerrottu Ouluboti tarkempi menettelyn kulku. Verohallinnon innovatiivisissa hankinnoissa ensimmäinen vaihe on kestänyt suunnilleen saman kuin neuvottelumenettelyssä. Löydät lisää esimerkkikuvauksia innovatiivisista hankinnoista Keinon sivuilla. Täytyy muistaa, että innovatiivisessa hankinnassa kustannuksen arviointi on haaste ja siksi huolellinen valmistautuminen tärkeää, jotta ei hidasta prosessia.

Oulubotin tarkempi menettelyn kulku

Esimerkkikuvauksia innovatiivisista hankinnoista Keinon sivuilla

Milloin AuroraAI:n Aurorabot on valmis?

Vuoden 2020/2021 vaihteessa ensimmäinen versio. 

Jos suunnittelen bottia, mitä minun kannattaa muistaa?

Ota yhteyttä jo suunnitteluvaiheessa AuroraAI:n Antti Hahtoon (etunimi.sukunimi(at)vm.fi).

Mitä on tärkeää huomioida hankkeita valmisteltaessa ja rahoitusta myönnettäessä?

Mm. yhdenvertaisuuden edistämisvelvollisuus ja turvallisuussektorin erityistarpeet.

Yhdenvertaisuuslaki