SAPA

Hankenumero

VM066:00/2015

Asettaja

Valtiovarainministeriö
Julkisen hallinnon tieto- ja viestintätekninen toiminto

Hankkeen tila

Päättynyt

Asettamispäivä

19.08.2015

Toimikausi/aikataulu

17.08.2015 - 31.05.2016

Yhteyshenkilö

Jari Kallela, neuvotteleva virkamies

Organisointitapa

Työryhmä

Tehtävä

Kehittämis- ja uudistushanke

Tehtäväkuvaus

Tehtävänä on suunnitella sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus määräaikaisesti ja pysyvästi säilytettäviä aineistoja varten. Suunnittelussa hyödynnetään arkistolaitoksen VAPA- ja opetus- ja kulttuuriministeriön PAS- palvelujen kehittämisessä saatuja kokemuksia sekä olemassa olevia kotimaisia ja kansainvälisiä malleja.

Työryhmän selvitysten ja suunnittelutyön kohteena ovat:
- palvelukokonaisuus, sen sisältö, osat ja niiden väliset yhteydet
- hallinta- ja toimintamalli ja sen edellyttämät vastuut ja roolit
- omistajuuskysymykset tiedon elinkaaren eri vaiheissa
- mahdolliset lainsäädännön kehittämistarpeet
- kustannus-hyötyanalyysi
- ehdotus toimeenpanosuunnitelmaksi palvelukokonaisuuden toteuttamiseksi

Työryhmän tehtävien sisältö ja selvitettävät asiat määritellään tarkemmin liitteenä olevassa taustamuistiossa.

Tavoitteet

Tavoitteena on suunnitella kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokas ja helppokäyttöinen yhteinen ratkaisu viranomaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen ottaen huomioon sekä valtionhallinnon että kuntien tarpeet. Pitkän tähtäimen tavoitteena on mahdollistaa viran-omaisaineistojen sähköisen säilyttämisen ja yhteisen asianhallinnan kehittäminen yhteisenä palvelukokonaisuutena. Suunniteltavan palvelukokonaisuuden toteutuksessa tulee ottaa huomioon hallitusohjelman tavoitteet, julkisen hallinnon ajankohtaiset asianhallinnan kehittämisen hankkeet, yhteentoimivuuden edistäminen julkisessa hallinnossa ja tutkimuksessa sekä palvelujen koko elinkaaren digitalisoituminen, tietojen saatavuus, käyttäjien tarpeet sekä kustannustehokkuus.

Tausta

Valtiontalouden tarkastusvirasto laati vuonna 2014 tarkastuskertomuksen sähköisen arkistoinnin edistämisestä. Tarkastuksessa havaittiin, että hallinnossa syntyvän asiakirjallisen tietoaineiston sähköinen arkistointi ei ole useista kehittämistoimista huolimatta päässyt kunnolla vauhtiin. Kun otetaan huomioon, että valtaosa valtionhallinnon asiakirjoista on ollut digitaalisessa muodossa neljännesvuosisadan, on tilanne huolestuttava.

Viranomaisaineistojen tiedon hallinnan ja arkistoinnin lainsäädäntöä ollaan uudistamassa. Arkistolain uudistamista pohtinut työryhmä luovutti esityksensä arkistolaitosta koskevan lainsäädännön uudistamiseksi opetus- ja kulttuuriministeriölle vuoden 2015 alussa. Työryhmä katsoi, että lainsäädäntöä olisi uudistettava arkistolain päivitystä laajemmin kokoamalla yhteen yleislakiin kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietoaineisto-jen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset ottaen huomioon informaation koko elinkaari. Asiaa koskeva arkistolain jatkotyöryhmän muistio julkistettiin 18.6.2015.

Arkistolakiuudistusta valmisteleva työryhmä perehtyi tietoteknisen toimintaympäristön kehittämistarpeisiin. Sen seurauksena koottiin vuonna 2014 ns. SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen arkistointi- ja säily-tyspalvelut)-asiantuntijatiimi, joka ehdotti, että valtiovarainministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön toimesta käynnistetään viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen suunnittelutyö. Työn tuloksena tulisi rakentua uusi sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelujen kokonaisuus, joka kytkeytyisi mm. asianhallintaratkaisuihin.

Kustannukset ja rahoitus

Työryhmä työskentelee virkatyönä. Työryhmän jäsenille ei makseta palkkiota. Kukin organisaatio vastaa edustajiensa matkakustannuksista.Hankkeen kustannukset muodostuvat työryhmän tarvitsemien lisäselvitysten laadinnasta ja asiantuntijapalvelun ostamisesta työryhmän tueksi ja toimeenpanosuunnitelman laadintaan. Valtiovarainministeriö päättää erillisselvitysten hankinnasta ja niiden kustannuksista erikseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa asiantuntijapalvelun hankinnasta työryhmän tueksi ja toimeenpanosuunnitelman laadintaa varten. Kustannukset ovat yhteensä arviolta enintään 60 000 euroa (erillisselvitykset enintään 25 000 euroa ja asiantuntijapalvelut enintään 35 000 euroa).Työryhmän työstä ja mahdollisista erillisselvityksistä aiheutuvat menot maksetaan valtion talousarvion momentille 28.70.01 (Valtion ICT:n ohjaus ja kehittäminen, siirtomääräraha 3 v) myönnetystä määrärahasta. Mahdolliset arvonlisäveromenot kirjataan näiltä osin momentille 28.01.29 (Valtiovarainministeriön hallinnonalan arvonlisäveromenot, arviomääräraha).

Tehtävän määräaikaisuus / pysyvyys

Määräaikainen tehtävä

Organisointikuvaus

Työryhmä voi kutsua asiantuntijoita ja täydentää kokoonpanoaan asiantuntijajäsenillä.

Hanke raportoi ministeriöiden johdolle ja julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnalle (JUHTA) hankkeen käynnistämisestä ja tuloksista. Hanketta esitellään myös tietohallinnon kehittämis- ja koordinointiryhmälle (Tietokeko). Toimeenpanosuunnitelman luonnoksesta pyydetään valtion virastojen ja laitosten sekä kuntien ja muiden sidosryhmien lausunnot, jotka otetaan huomioon toimeenpanosuunnitelman laadinnassa.

Hankkeen käynnistämisestä ja tuloksista tiedotetaan ministeriöiden viestintäkäytäntöjen mukaisesti.

Valtioneuvoston asettama hanke

Hankkeen suhde hallitusohjelmaan

Hankkeen suhde talousarvioon

Hankkeen suhde Suomen lainsäädäntöön

Hankkeen suhde EU:n lainsäädäntöön

HE:n kiireellisyys

Asettamispäätöksen allekirjoittajat

ICT-johtajan sijaisena, lainsäädäntöneuvos, neuvotteleva virkamies

Asettamispäätöksen liitteet

Taustamuistio Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelut. Taustamuistio 3.6.2015. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja valtiovarainministeriö.

Työryhmä

Nimi	Nimike	Työnantaja	Rooli
Kallela Jari	neuvotteleva virkamies	valtiovarainministeriö	Puheenjohtaja
Torro Heidi	suunnittelija	valtiovarainministeriö	Sihteeri
Haataja Juha	opetusneuvos	opetus- ja kulttuuriministeriö	Varapuheenjohtaja
Aakkula Immo	hallitusneuvos	opetus- ja kulttuuriministeriö	Jäsen
Happonen Päivi	tutkimusjohtaja	Kansallisarkisto	Jäsen
Kraft Markku	ryhmäpäällikkö	valtioneuvoston kanslia	Jäsen
Pajari Helena	asianhallintapäällikkö	Tampereen kaupunki	Jäsen
Botska Maaret	kehityspäällikkö	Suomen Kuntaliitto	Jäsen
Vakkari Mikael	neuvotteleva virkamies	valtiovarainministeriö	Jäsen
Kuittinen Mervi	lakimies	Suomen Kuntaliitto	Jäsen
Seppo Tuula	erityisasiantuntija	Suomen Kuntaliitto	Jäsen

SAPA

Hankenumero

Asettaja

Hankkeen tila

Asettamispäivä

Toimikausi/aikataulu

Yhteyshenkilö

Organisointitapa

Tehtävä

Tehtäväkuvaus

Tavoitteet

Tausta

Kustannukset ja rahoitus

Tehtävän määräaikaisuus / pysyvyys

Organisointikuvaus

Valtioneuvoston asettama hanke

Hankkeen suhde hallitusohjelmaan

Hankkeen suhde talousarvioon

Hankkeen suhde Suomen lainsäädäntöön

Hankkeen suhde EU:n lainsäädäntöön

HE:n kiireellisyys

Asettamispäätöksen allekirjoittajat

Asettamispäätöksen liitteet

Työryhmä

Arkisto luovutettu

Arkisto luovutettu kansallisarkistoon

98 asiakirjaa

SAPAn kirje valtionhallinnolle ja kunnille, päivitetty

Saate; SAPAn kirje valtionhallinnolle ja kunnille

SAPA - yhteenveto lausunnoista 13.4.2016

Jatkoaikapäätös; Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus

Poliisihallituksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Opetus- ja kulttuuriministeriön lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Puolustusministeriön lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Valtiovarainministeriön lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Valtioneuvoston kanslian lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Työ- ja elinkeinoministeriön lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Pääesikunnan lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Affecto Finland Oy:n lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut- vastuualueen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Espoon kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Eduskunnan lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Digitalia, tutkimus- ja kehittämiskeskuksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Hyvinkään kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Hämeenlinnan kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Itä-Suomen aluehallintoviraston lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Ilmatieteen laitoksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Kansaneläkelaitoksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Väestörekisterikeskuksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Viestintäviraston lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Vieremän kunnan lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Vihdin kunnan lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Vantaan kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Verohallinnon lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Valtiontalouden tarkastusviraston lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskuksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Valtiokonttorin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Tullin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Tornion kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Tilastokeskuksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Tekesin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Tampereen kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Kauhajoen kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Kiteen kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Suomen ympäristökeskuksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Suomen Syöpärekisterin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Kuopion kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Kontiolahden kunnan lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Liikenne- ja viestintäministeriön lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Loimaan kaupungin lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Liikenteen turvallisuusviraston lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Luonnonvarakeskuksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Solita Oy:n lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Siilinjärven kunnan lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Sisäministeriön lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Rikosseuraamuslaitoksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Rajavartiolaitoksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Mikkelin amattikorkeakoulun lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta

Metsähallituksen lausunto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuudesta