Ny anvisning åt statsförvaltningen om behandling av e-post
Finansministeriet har utfärdat en ny anvisning om behandling av e-post. Anvisningen gäller i första hand ministerierna samt de statliga ämbetsverken och inrättningarna. Den kan användas i tillämpliga delar även utanför statsförvaltningen.
I anvisningen behandlas speciella e-postärenden ur datasäkerhetssynvinkel. Lagstiftningen på området, datasäkerheten samt relationen mellan arbetstagaren och arbetsgivaren utgör utgångspunkter för granskningen. Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) och lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004) är väsentlig lagstiftning med tanke på anvisningen. Enligt anvisningen baserar sig behandlingen av e-post på principerna om brevsekretess, integritetsskydd och god förvaltningsförfarande.
I rekommendationerna behandlas sådana goda praxis för e-posthantering som är nödvändiga för den praktiska verksamheten. I anvisningen presenteras bl.a. skapandet av e-postpolitik och där finns även användningsanvisningar. Tystnadsplikt och förbud mot utnyttjande understryks.
Anvisningen betonar viktigheten av att bereda användningen av e-post i samarbete med personalen och av informerandet om de förfaringssätt som tillämpas. En omfattande användning av organisationsadresserna rekommenderas. Modeller av filtreringsanvisning för e-post, sekretessförbindelse, notifikation om meddelandets konfidentialitet och medgivande till läsning av arbetsrelaterade e-postmeddelanden bifogas till anvisningen.
Den nya anvisningen ersätter statens e-postanvisning från 2001 (VAHTI 5/2001), och den har beretts av statsförvaltningens ledningsgrupp för datasäkerhet VAHTI.
Principerna är avsedda som grund för organisationers e-postpolitik och -principer samt för e-posthanteringen och anvisningarna för den.
Statsförvaltningens e-postanvisning, VAHTI 2/2005, finns på VAHTIs webbplats, www.vm.fi/vahti och den direkta länken är www.vm.fi/tiedostot/pdf/fi/94935.pdf.
Finansministeriets avdelning för utvecklandet av förvaltningen svarar för den allmänna styrningen av statens datasäkerhet. Statsförvaltningens e-postanvisning är en del av de omfattande VAHTI-datasäkerhetsanvisningar för statsförvaltningen som finansministeriet utfärdat. De används förutom inom statsförvaltningen, i tillämpliga delar även i kommunerna, företagen, medborgarverksamhet samt internationell samarbete.
Ytterligare information ges av konsultative tjänstemannen, ordföranden för VAHTI, Mikael Kiviniemi, (tfn 040-750 88 20)