Digitalisering av servicen för näringsidkare

Kaksi kättä kannettavan tietokoneen näppäimillä.I regeringsprogrammet förutsätts det att offentliga tjänster ska vara tillgängliga digitalt för medborgare och företag senast 2023. Programmet för främjande av digitalisering (digitala programmet) uppmuntrar myndigheterna att tillhandahålla en stor del av sina kundtjänster digitalt. Projektet YritysDigi, som genomförs i anslutning till programmet, riktar sig till myndigheter som tillhandahåller tjänster åt aktörer som bedriver näringsverksamhet. Målet för projektet är följande:

  • Näringsidkarnas pappers- och besöksärenden har minskat i betydande mån och det finns flera företagstjänster som endast tillhandahålls digitalt.

Målet om att näringsidkare i första hand ska sköta myndighetsärenden via en digital servicekanal kräver att

  • tjänsterna är tillgängliga via den digitala kanalen

  • de tjänster som tillhandahålls har en kvalitet och funktioner som svarar mot kundernas förväntningar

  • organisationernas verksamhetssätt och de lagar som reglerar organisationernas verksamhet och service gör det möjligt att tillhandahålla tjänster enbart via den digitala kanalen.

Bland annat följande åtgärder har hört till YritysDigi-projektet:

  • Utbudet av och läget för tjänsterna har kartlagts genom enkäten om servicelöftet.

  • Ett projekt på MDB har utrett och utvecklat näringsidkarnas behov av stöd, innehållet i stödet och nätverket av aktörer.

  • Stödtjänsterna för elektronisk ärendehantering på Suomi.fi har vidareutvecklats genom åtgärder som krävts för att företag och organisationer ska kunna uträtta ärenden.

  • Arbetsgruppen för tillämpning och främjande av lagstiftningen utreder lagstiftningsmässiga hinder och svårigheter som har upptäckts i anslutning till ärendehanteringstjänsterna för YritysDigis kundmålgrupp.

  • Ett funktionellt koncept för småskaliga ärendehanteringstjänster samt grundläggande krav på lösningen har utretts utifrån en analys och observationer av enkäten om servicelöftet 2020.

Åtgärderna ovan fortsätter.

De finskspråkiga videorna om YritysDigi-projektet innehåller mer information om projektet och målen för projektet.

Åtgärder som ingår i YritysDigi-projektet

Enkät om servicelöftet 2020

YritysDigi-projektet genomförde första gången en enkät om servicelöftet för myndigheterna under 2020. Enkäten handlade om nuläget för tjänsterna till näringsidkare, om utvecklingsnivån för digitala tjänster och om utvecklingsplanerna. Den information och uppfattning som erhålls om nuläget i utvecklingen av servicen bidrar till att planera och ta fram åtgärder och gemensamma åtgärder som främjar och korrigerar läget.

År 2020 gav 118 organisationer svar som handlade om närmare 2 500 tjänster (1 944 ärendehanteringstjänster). Av svaren framgick att cirka 15 procent av tjänsterna fortfarande inte tillhandahölls på elektronisk väg och att cirka 28 procent av de nuvarande implementeringarna uppfyller de nuvarande kraven i lagstiftningen när det gäller funktionerna i tjänsterna. Resultaten och åtgärdsförslagen i enkäten 2020 offentliggjordes på ett webbinarium den 7 december 2020. Genom enkäter som förnyas 2021 och 2022 följs utvecklingen av utbudet av ärendehanteringstjänster och utvecklingsnivån för tjänsterna samt därmed uppnåendet av målet i regeringsprogrammet.

Enkät om servicelöftet 2021

I juni 2021 skickas ett e-postmeddelande om servicelöften till organisationer inom den offentliga förvaltningen för att ge svar för 2021. Servicelöften ges med hjälp av den Excel-svarsmall som är bifogad till meddelandet. Svarsblanketter som är förhandsifyllda utifrån förra årets svar skickas till dem som har svarat på enkäten för förra året. Svaren för 2020 har preciserats av dem som har behandlat materialet. De uppgifter som har lagts till är servicetypen och, i fråga om kommunernas lagstadgade uppgifter, punkten i den bindande lagen samt det så kallade normaliserade namnet på tjänsten. Deltagarna ombes kontrollera dessa uppgifter som påverkar klassificeringen och analysen av tjänsterna väsentligt.

Servicelöftena ska ges senast den 30 september 2021 och skickas till följande adress: [email protected]

Anvisningarna om hur servicelöften ges innehåller närmare anvisningar om hur man fyller i Excel-blanketten för enkäten om servicelöftet. Dokumentet Vanliga frågor innehåller i sin tur svar på de vanligaste frågorna om servicelöftet. Anvisningarna och dokumentet Vanliga frågor skickas inte separat till deltagarna. 

Digitalt stöd för näringsidkare

Kartläggningar av näringsidkarnas behov av digitalt stöd och behovskartläggningar av utbudet av digitalt stöd kommer att göras. Dessutom skapas en kontinuerligt uppdaterad uppföljningsmodell och en kontinuerlig modell för upprätthållande av regionalt jämlika digitala färdigheter med beaktande av näringsidkarnas behov. För arbetet ansvarar Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Vidareutveckling av egenskaperna i stödtjänsterna Suomi.fi-fullmakter och Suomi.fi-meddelanden

Egenskaperna och funktionerna i de elektroniska stödtjänsterna utvecklas så att de bättre motsvarar kraven på de digitala tjänster som tillhandahålls till företag och organisationer. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata inleder åtgärder som har samband med denna helhet.

Lagstiftning som möjliggör

Det har upptäckts att förvaltningens verksamhetssätt och förfaranden för elektronisk ärendehantering varierar och är osammanhängande, vilket i sin tur försvårar främjandet av elektronisk ärendehantering mot ett prioriterat verksamhetssätt. En allmän iakttagelse har varit att det utöver regleringen behövs tydliga riktlinjer för hur man ska förfara sig i olika situationer.

För att utveckla, övervaka och tillämpa lagstiftningen har en arbetsgrupp för tillämpning och främjande av lagstiftningen tillsatts för mandatperioden den 9 november 2020–den 31 mars 2023. Arbetsgruppens uppgift är att utreda juridiska frågor som lyfts fram i och med programmet, att ta fram olika rekommendationer för tillämpningen av lagstiftningen och att övervaka genomförandet av lagstiftningen om digitala tjänster.

Plattform för ärendehantering

I slutet av 2020 gjorde YritysDigi-projektet en utredning om alternativen att genomföra en plattform för ärendehantering och om kravspecifikationerna på plattformen. Enkäten om servicelöftet 2020 visade att digitaliseringen av småskaliga tjänster fortfarande pågick i flera organisationer.

Arbetet fortsatte med en presentation av iakttagelserna från utredningsarbetet och med preciserande verkstäder. I januari 2021 genomfördes verkstäderna i virtuellt format med två teman:

  1. kartläggning av alternativen till den planerade plattformen och preliminära kravspecifikationer

  2. ett ekosystem för genomförande av en plattform för ärendehantering

Grundläggande uppgifter om YritysDigi-projektet

YritysDigi-projektet inrättades i samband med inrättandet av ett program för främjande av digitalisering och en projektgrupp tillsattes den 3 september 2020.

Beslut om tillsättande av en projektgrupp