Usein kysytyt kysymykset tiedonhallintalaista

Olemme koonneet tälle sivulle vastauksia yleisimpiin tiedonhallintalakia ja sen täytäntöönpanoa koskeviin kysymyksiin.

Tiedonhallintalain täytäntöönpanon etenemisestä järjestetään kevään ja kesän 2019 aikana myös webinaareja, joissa vastataan usein kysyttyihin kysymyksiin. Webinaarien tallenteet lisätään valtiovarainministeriön YouTube-kanavalle.

Tiedonhallintalaissa (3 § Lain soveltamisala ja sen rajoitukset) säädetään, että tiedonhallintalakia ei sovelleta Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin maakunnan, valtion ja kunnallisiin viranomaisiin. Ahvenanmaan viranomaisten rajaaminen soveltamisalan ulkopuolelle 3 §:n 5 momentissa vastaa aiemmassa tietohallintolaissa (634/2011) tehtyä soveltamisalan rajausta.

I informationshanteringslagen (3 § Lagens tillämpningsområde och begränsningar i det) föreskrivs att lagen inte tillämpas på landskapsmyndigheterna eller de statliga eller kommunala myndigheterna i landskapet Åland. Avgränsningsbestämmelsen i 3 § 5 mom. motsvarar bestämmelserna om myndigheterna på Åland i den tidigare informationsförvaltningslagen (634/2011).


Tiedonhallintalain soveltamisalasta on säädetty lain 3 §:ssä, jonka mukaisesti tiedonhallintalakia sovelletaan kunnallisiin viranomaisiin ja kuntaan. Tiedonhallintalaissa viranomaisella tarkoitetaan kunnallista viranomaista, joita ovat valtuusto, kunnanhallitus sekä muut kunnalliset toimielimet, kuten lautakunnat.

Tiedonhallintalakia sovelletaan myös yksityisoikeudellisiin organisaatioihin, kuten kunnallisiin osakeyhtiöihin silloin, kun ne hoitavat julkisia hallintotehtäviä. Tällöin sovellettavaksi tulevat tiedonhallintalain 4 luvun tietoturvallisuussäännökset sekä 22-27 §:n rajapintojen ja katseluyhteyksien käytöstä sekä asian ja palvelujen tiedonhallinnan toteuttamisesta.

Kunnan omistama osakeyhtiö joutuu soveltamaan tiedonhallintalakia myös tilanteissa, joissa se toimii kunnan viranomaisen lukuun palveluja tuotettaessa, koska kunnan on huolehdittava, että sille säädetyt velvoitteet toteutetaan myös sen palvelujen tuottamisessa. Se, sovelletaanko tiedonhallintalakia kunnan omistaman yrityksen toimintaan, ratkaistaan yhtiön tehtävien kautta. Pelkkä kunnan omistus ei ole peruste tiedonhallintalain soveltamiselle, vaan se ratkaisee, mitä yhtiö tekee ja missä roolissa.


Tiedonhallintalaissa ei ole säädetty teknisistä yksityiskohdista tai niistä poikkeuksista, joita voidaan tehdä koneluettavaan muotoon saattamisessa. Toimivaltainen viranomainen antamaan asiassa ohjausta tarvittaessa on tiedonhallintalautakunta, joka aloittaa toimintansa 1.1.2020.


Tiedonhallintakartan sisältöä ja ylläpitomenettelyä lähdetään määrittelemään valtiovarainministeriön asettamassa julkisen hallinnon tietovarantojen yleisen ohjauksen valmisteluryhmässä. Valtiovarainministeriö on pyytänyt huhtikuussa 2019 ministeriöitä ja Kuntaliittoa nimeämään työhön asiantuntijajäseniä. Tiedonhallintakarttaan liittyvän valmistelun tuotokset ovat valmiita kevään 2020 aikana ja niiden käyttöönotto suunnitellaan ko. valmisteluryhmässä.

Tiedonhallintamallin sisältö on säädetty tiedonhallintalaissa. Tiedonhallintamallille ei ole määriteltävissä yhteisiä periaatteita, vaan se on kuvaus kunkin tiedonhallintayksikön nykytilasta.


Arkistolain 14 a §:n mukaan Kansallisarkisto määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä. Hävittäminen on sallittua, jos se voi tapahtua vaarantamatta asiakirjan tai siihen sisältyvän tiedon säilymistä, eheyttä ja autenttisuuden toteamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa tai oikeudellista todistusvoimaa.


Tiedonhallintalaissa on otettu huomioon yleisen tietosuoja-asetuksen terminologia sekä perustuslakivaliokunnan vakiintunut lausuntokäytäntö pysyvästä säilyttämisestä. Arkistolaki on säädöksenä vanha eikä vastaa myöhemmin kehittynyttä ja tietosuoja-asetuksessakin omaksuttua terminologiaa. Uuden lainsäädännön laatimisessa on otettava huomioon kehittynyt muu sääntely ja siinä omaksuttu terminologia eikä vanhentunutta ja ilmeisen ristiriitaista terminologiaa.


Arkistolain 8 §:ssä on säädetty Kansallisarkiston toimivallasta päättää määräämällä, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Säännös ei sisällä tiedon arkistointimuotoon liittyvää toimivaltaa. Arkistolain 11 §:n mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Kansallisarkistolla on toimivalta antaa määräyksiä tältä osin arkistoitavien asiakirjojen sähköisen muodon muuttamista koskevista menetelmistä. Tiedonhallintalaissa ei ole säädetty tästä asiasta. Kansallisarkisto on antanut ohjausta asiakirjojen muuttamisesta sähköiseen muotoon.


Tiedonhallintalaissa on säädetty asiarekisteristä, jolla ei tarkoiteta pelkästään asianhallintajärjestelmässä olevia asioiden, asiankäsittelyjen ja asiakirjojen tiedonhallinnan tietoja (metatiedot). Asiarekisteriin voi sisältyä asianhallintajärjestelmässä olevien tietojen lisäksi myös operatiivisissa järjestelmissä hallinnoitavana olevat asioihin, asiankäsittelyihin ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot. Asiarekisteri muodostaa siten loogisen kokonaisuuden tiedonhallintayksikössä eikä ole tiettyyn järjestelmään sidottu. Tästä syystä tiedonhallintayksiköissä on oltava tiedot siitä, missä järjestelmissä asiarekisteriin kuuluvia tietoja hallinnoidaan.

Operatiivisissa järjestelmissä voi olla ja monesti myös on hallinnoitavana sekä asiankäsittelyyn liittyviä tietoja että palvelujen tuottamisen yhteydessä muodostuvia tietoja. Järjestelmät on toteutettava siten, että laissa säädetyt asioihin, asiakirjoihin ja asiankäsittelyihin liittyvät tiedot on rekisteröitävä sen mukaisesti, miten tiedonhallintayksikkö on määritellyt kunkin toimintaprosessin: onko kysymys varsinaisesta asiankäsittelystä vai muodostuvatko tietoaineistot palvelujen tuottamisen yhteydessä.

Tiedonhallintalaissa ei säädetä asiarekisterin arkkitehtuurista eli siitä, miten se tulisi toteuttaa kussakin tiedonhallintayksikössä. Jossakin tiedonhallintayksikössä asiarekisteriin sisältyvät tiedot voi olla keskitetty asianhallintajärjestelmään, kun taas jossakin toisessa tiedonhallintayksikössä asiarekisterin tietosisältö on ainakin osittain hajautettu operatiivisiin järjestelmiin.


Tiedonhallintalain kokonaisuutta ei löydy yksittäisestä asiakirjasta. Hallituksen esityksen 284/2018 rinnalla kannattaa lukea muun muassa hallintovaliokunnan mietintö 38/2018 ja perustusvaliokunnan lausunto 73/2018. Materiaalit löytyvät esimerkiksi eduskunnan kokoamasta tietopaketista.