Tilauksesta maksuun -prosessissa salassa pidettävien tietojen käsittelyohjeistus -työryhmä

VM061:00/2018 Development

Project number VM061:00/2018

Case numbers VM/1240/00.01.00.01/2018

Set by Ministry of Finance

Term/schedule 1.8.2018 – 31.12.2018

Date of appointment 6.7.2018

publicity of documents

Project status

Goals and results

Työryhmän tehtävänä on:

- Arvioida, onko tilauksella tai laskulla oleva salassa pidettävä tieto tarpeellinen ja onko se karkeistettavissa siten, että tilaukset ja laskut voitaisiin käsitellä digitaalisessa muodossa;
- Sopia yhteistyössä salassapitosäännökset täyttävät menettelytavat tiedoille ja asiakirjoille;
- Laatia menettelytapaohjeistus ao. salassa pidettävien tietojen käsittelylle sekä informoida siitä; sekä
- Sopia menettelytavat ohjeistuksen ylläpidolle.

Työryhmän työn lopputuloksena on yhteinen ymmärrys siitä, mitä ovat tilauksesta maksuun -prosesseissa käsiteltävät salassa pidettävät tiedot ja asiakirjat. Tiedon salassapidolle on tunnistettu peruste Julkisuuslaissa. Salassa pidettäviä tietoja sisältäville asiakirjoille on löydetty käsittelytavat, jotka on dokumentoitu ja sovittu informointi- ja opastusvastuista.

Starting points

Handi-palvelu on toteutettu täyttämään tietoturvan perustason eli siellä voidaan käsitellä julkisia ja suojaustaso IV tietoja sisältäviä asiakirjoja.

Suojaustason III tietoa sisältävistä asiakirjoista Handi-palveluun viedään tilausten ja laskujen käsittelyssä tarvittavat tiedot muodossa, jota perustason ympäristössä voidaan käsitellä. Tämä vastaa tällä hetkellä käytössä olevien tilaustenhallintajärjestelmän (Tilha) sekä laskujen käsittelyn ja arkistoinnin järjestelmän (Rondo) suojaustasoa ja toimintatapoja. Suojaustasolle III kuuluvien tietojen (mahdollisesti tuotteen tai palvelun nimi, toimittaja, toimitusosoite) osalta on olemassa eri tapoja karkeuttaa tietoja Handi-palveluun vietäviksi.

Tilauksesta maksuun -prosessissa käsiteltäville suojaustasojen II ja I asiakirjoille on tällä hetkellä käytössä kirjanpitoyksikkökohtaiset omat käsittelytapansa. Nykyisten käytäntöjen läpikäynti, kehittäminen ja mahdollinen yhdenmukaistaminen parantaisi menettelytapoja. Lukumäärältään nämä muodostavat varsin rajallisen osan asiakirjoista. Niiden käsittely on perusteltua pitää erillisenä julkisten ja ST IV -asiakirjojen käsittelyprosessista. Palkeiden taloushallinnon palvelutoiminnassa ei käsitellä suojaustasoon I tai II kuuluvia tietoja sisältäviä asiakirjoja.

Tietoturvallisuusasetuksessa (valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa 681/2010) asetetaan valtionhallinnon viranomaisille vaatimus täyttää vähintään tietoturvallisuuden perustaso. Perustason ympäristö mahdollistaa suojaustasoa IV sisältävien tietojen ja asiakirjojen käsittelyn selväkielisessä muodossa.

Publications and reports

Hankkeen loppuraportti PPTX

Valtiovarainministeriö/Valtionhallinnon kehittämisosasto/Konsernipolitiikkayksik

Muu laatija: Valtiovarainministeriö/Valtionhallinnon kehittämisosasto/Konsernipolitiikkayksik; Julkaisuvuosi: 2019;

Setting-up and organisation

Asettamispäätös PDF

6.7.2018 Valtiovarainministeriö/Valtionhallinnon kehittämisosasto/Konsernipolitiikkayksik

Ungrouped

Developing and statute drafting in the Government

The ministries implement the Government Programme, draft acts and other statutes, and promote reforms through different kinds of projects, working groups and bodies. Information on all this is available on the Government website.

All ministries' projects are available on the Government website valtioneuvosto.fi/en/projects

Tilauksesta maksuun -prosessissa salassa pidettävien tietojen käsittelyohjeistus -työryhmä

Basic information Completed

Project status

Goals and results

Starting points

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma