Tietosuoja
Tällä sivustolla kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja, miten voit käyttää tietosuojaoikeuksiasi, mitä henkilötietoja keräämme ja mihin henkilötietojen käsittely perustuu.
Henkilötietojen käsittely valtiovarainministeriössä
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi. Joissain tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
Pääsääntöisesti henkilötietoja tarvitaan palveluiden toteuttamiseksi, asiointiin ja lainvalmistelun tueksi. Annettuja henkilötietoja ei käsitellä muissa kuin sitä varten esitetyissä käyttötarkoituksissa.
Henkilötietoja käsittelevät tietovarantoja ylläpitävät henkilöt valtiovarainministeriössä sekä valtioneuvoston yhteisten tietojärjestelmien osalta henkilöt valtioneuvoston kansliassa. Valtiovarainministeriö on sopinut myös tietovarantoalustoja tuottavien yhteistyökumppaneiden kanssa henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Tietosuojaan liittyvät oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta tallennamme.
Saat palveluihin tallennetut henkilötietosi tekemällä tietopyynnön valtiovarainministeriön kirjaamoon.
Jos huomaat, että tiedoissasi on virheitä tai puutteita, voit pyytää niihin korjausta. Kerro korjauspyynnössäsi, millainen virhe tiedoissasi on ja miten tietoja tulisi muuttaa. Jos ilmoitat virheistä tiedoissasi, sinulla on oikeus pyytää niiden käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista eli vastustaa tietojen käsittelyä, jos henkilötietojesi käsittely ei perustu valtiovarainministeriön lakisääteisen velvoitteen hoitamiseen. Poistopyynnön voit tehdä esimerkiksi silloin, kun olet tilannut ministeriön ajankohtaisaineistoja.
Me emme valtiovarainministeriössä tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä emmekä profilointia käsittelemiemme henkilötietojen perusteella.
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa tietosuojaoikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.
Rekisterinpitäjä
Valtiovarainministeriö
PL 28, 00023 VALTIONEUVOSTO
Kirjaamo: kirjaamo.vm(at)gov.fi
Valtiovarainministeriö ja valtioneuvoston kanslia ovat yhteisrekisterinpitäjiä silloin, kun ne käsittelevät henkilötietoja valtioneuvoston yhteisissä tietojärjestelmissä.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jos tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä valtiovarainministeriössä, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan: tietosuojavastaava.vm(at)gov.fi.
Tallennetut henkilötiedot
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiovarainministeriöstä on mahdollisuus tilata uutiskirjeitä ja ajankohtaisaineistoja, jotka sisältävät tietoa ministeriössä meneillään olevista hankkeista sekä muista ajankohtaisista asioista.
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille annetun suostumuksen perusteella sekä joissain tapauksissa myös yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta ja e-alakohta).
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat tilaajan sähköpostiosoite ja tiedotteen kielivalinta sekä joissain tapauksissa myös tilaajan nimi.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Henkilötietojen käsittelijänä valtiovarainministeriön lukuun toimii Creamailer. Tietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista tilattujen uutiskirjeiden ja muiden tiedotteiden lähettämiseksi, eli kunnes uutiskirje tai tiedote lakkautetaan tai tilaus peruutetaan. Tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeessä tai tiedotteessa olevien ohjeiden mukaisesti. Samalla myös käytetty sähköpostiosoite ja siihen mahdollisesti liittyvät muut henkilötiedot poistetaan.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Digitoimistosta on mahdollisuus tilata ajankohtaisaineistoja, jotka sisältävät tietoa digitoimiston toiminnasta ja ajankohtaisista asioista sekä tulevista sidosryhmätilaisuuksista.
Digitoimisto käsittelee henkilötietoja sille annetun suostumuksen perusteella ja joissain tapauksissa myös yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta ja e-alakohta).
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltävä henkilötieto on tilaajan sähköpostiosoite.
Yhteisrekisterinpitäjät
Valtiovarainministeriön kanssa yhteisrekisterinpitäjinä toimivat liikenne- ja viestintäministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö sekä työ- ja elinkeinoministeriö, jotka valtiovarainministeriön ohella hyödyntävät postituslistalla olevia yhteystietoja.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Tietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista digitoimiston tiedotteiden ja sidosryhmäkutsujen lähettämiseksi, eli kunnes digitoimiston toiminta lakkautetaan tai tilaus peruutetaan. Tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa lähettämällä peruutuspyynnön sähköpostitse osoitteeseen digitoimisto(at)gov.fi. Samalla myös käytetty sähköpostiosoite ja siihen mahdollisesti liittyvät muut henkilötiedot poistetaan.
Valtiovarainministeriön verkkosivustojen kävijäseuranta ei kerää tietoja, joista yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa. Sivustojen käytöstä kerätään yleisiä tilastotietoja, joita käytetään verkkopalvelujen kehittämiseen.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiovarainministeriö järjestää luonteeltaan erilaisia sidosryhmätilaisuuksia ja muita tapahtumia, kuten kokouksia, työpajoja, seminaareja ja koulutustilaisuuksia. Tällaisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen edellyttää yleensä ennakkoilmoittautumista, jonka yhteydessä tilaisuuteen ilmoittautuneilta kerätään tarvittavat henkilötiedot. Tietoja käytetään tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämiseksi sekä tilaisuuden turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteystietoja voidaan käyttää myös osallistumisohjeiden lähettämiseksi sekä palautteen keräämiseksi tilaisuuden jälkeen. Henkilötietoja pyydetään vain perustellusta syystä ja vain siinä laajuudessa, kuin se on tarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Tilaisuuksien ja tapahtumien turvallisuuteen liittyvissä asioissa valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja työturvallisuuslain (738/2002) 8 §). Muilta osin valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltävien henkilötietojen laajuus vaihtelee tilaisuuksien luonteen mukaan, mutta tyypillisesti niitä ovat ainakin osallistujan nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio. Tapauskohtaisesti voidaan käsitellä myös muita tilaisuuden järjestämisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja, kuten (työ)puhelinnumero, virkanimike/titteli, tiedot erityisruokavaliosta tai suostumus osallistujatietojen jakamiseen verkostoitumistarkoituksessa.
Osa tilaisuuksista ja tapahtumista voidaan tallentaa. Tallentamisesta tai kuvaamisesta informoidaan aina etukäteen.
Tiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä. Tietoja voidaan kuitenkin kerätä myös julkisista lähteistä tai suoraan sidosryhmiltä.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi milloin se on tapahtumapaikan turvallisuudesta vastaavien määräysten mukaan tarpeen eikä niitä siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään tilaisuuden järjestämisen sekä tarvittavien jälkitoimien ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. Kertaluonteisten tapahtumien tietoja säilytetään yleensä enintään kuusi kuukautta tilaisuuden jälkeen. Säännönmukaisesti toistuvien tapahtumien osallistujalistoja sekä osallistujien yhteystietoja voidaan kuitenkin säilyttää seuraavien jo ennalta tiedossa olevien samaan aihepiiriin liittyvien tapahtumien järjestämistä varten tätä pitempäänkin.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiovarainministeriö voi asettaa erilaisten ajankohtaisten asioiden sekä lainsäädännön valmistelua varten työryhmiä, joihin voidaan kutsua mukaan edustajia myös toisista viranomaisista, etujärjestöistä tai muista asian laatuun nähden merkittävistä sidosryhmistä. Työryhmien asettamista sekä työryhmätyöskentelyn käytännön organisointia varten valtiovarainministeriö tarvitsee työryhmiin ehdotettavien ja niihin nimettävien henkilöiden henkilötietoja.
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja tapauksesta riippuen joko sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja e-alakohta). Valtiovarainministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa valtiovarainministeriöstä (610/2003) sekä valtiovarainministeriön asetuksessa valtiovarainministeriön työjärjestyksestä (966/2005).
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltävien henkilötietojen laajuus voi vaihdella työryhmän luonteesta riippuen, mutta tyypillisesti niitä ovat henkilön nimi, virkanimike/titteli, organisaatio ja sähköpostiosoite. Tapauskohtaisesti voidaan kuitenkin käsitellä muitakin työryhmätyöskentelyn organisoinnin kannalta välttämättömiä henkilötietoja, kuten (työ)puhelinnumero.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Työryhmien asettamispäätökset luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi. Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Työryhmien asettamispäätökset säilytetään pysyvästi.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiovarainministeriön sidosryhmiä ovat esimerkiksi tiedotusvälineiden edustajat, erilaisten järjestöjen edustajat, oman hallinnonalan ja muiden ministeriöiden yhdyshenkilöt sekä muut viranomaiset. Sidosryhmäyhteistyön mahdollistamiseksi valtiovarainministeriö ylläpitää sidosryhmien ja niihin kuuluvien henkilöiden yhteys- ja osoitetietoja.
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 20 §).
Käsiteltävät henkilötiedot
Sidosryhmärekistereissä käsiteltävien henkilötietojen laajuus vaihtelee tapauskohtaisesti jonkin verran, mutta tyypillisesti niitä ovat henkilön nimi, virkanimike/titteli, työpaikka/työnantaja tai organisaatio, sähköpostiosoite ja (työ)puhelinnumero. Joissain tapauksissa voidaan käsitellä myös muita yhteydenpidon kannalta välttämättömiä tietoja, kuten sidosryhmän osoite- tai sijaintitietoja (esim. paikkakunta). Käsiteltävät henkilötiedot kerätään joko julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten sidosryhmien verkkosivuilta tai niitä pyydetään sidosryhmiltä itseltään.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä niitä siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Sidosryhmärekisterien tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat sidosryhmäyhteydenpidon hoitamiseksi tarpeen. Tietoja ylläpidetään julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten sidosryhmien verkkosivuilta sekä sidosryhmiltä itseltään saatavien tietojen ja ilmoitusten perusteella.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiovarainministeriö ottaa vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien ministerille ja valtiovarainministeriölle lähettämiä kirjeitä, palautteita, kysymyksiä ja tietopyyntöjä. Kansalaiskirjeet sekä yhteystietoja sisältävät muut yhteydenotot rekisteröidään asianhallintajärjestelmään, jossa niille muodostuu käsittelyä osoittava asianumero. Lyhyet kysymykset tai palautteet voidaan käsitellä myös asianhallintajärjestelmän ulkopuolella.
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja e-alakohta). Ministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa valtiovarainministeriöstä (610/2003) sekä valtiovarainministeriön asetuksessa valtiovarainministeriön työjärjestyksestä (966/2005).
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä tehtävistä säädetään muun muassa:
- laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
- hallintolaissa (434/2003)
- laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltävät henkilötiedot ovat kansalaiskirjeen lähettäjän, palautteen antajan, kysymyksen esittäjän tai tietopyynnön tekijän itsensä valtiovarainministeriölle toimittamia tunniste- tai yhteystietoja, jotka vaihtelevat tapauskohtaisesti. Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla nimi, osoite, syntymäaika, (työ)puhelinnumero, (työ)sähköpostiosoite, organisaatio sekä virkanimike tai asema organisaatiossa. Tapauskohtaisesti voidaan käsitellä myös muita henkilön itsensä valtionvarainministeriölle toimittamia asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tunniste- tai yhteystietoja.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei luovuteta muille viranomaisille. Kuitenkin, jos viranomaiselle on toimitettu erehdyksessä sen toimivaltaan kuulumaton asiakirja, viranomaisen on siirrettävä asiakirja viipymättä asiassa toimivaltaiseksi katsomalleen viranomaiselle asian käsittelemiseksi. Siirrosta on ilmoitettava asiakirjan lähettäjälle.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Kansalaiskirjeet ja niihin annetut vastaukset säilytetään pysyvästi. Kansalaiskirjeet, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään kaksi vuotta, ja vastaavasti ministerille osoitetut kaksi vuotta hallituskauden päättymisestä. Tieto- ja asiakirjapyynnöt säilytetään 10 vuotta.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Saapuvien puheluiden teknisten tietojen tallentaminen tehdään valtiovarainministeriön lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi eli puheluiden välittämiseksi sekä yhteydenpidon toteutumiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).
Käsiteltävät henkilötiedot
Valtiovarainministeriölle saapuvia puheluita ei nauhoiteta.
Valtiovarainministeriölle saapuvista puheluista tallennetaan soittajan numero, soittoaika ja puhelun kesto. Valtioneuvoston puhelinvaihteen kautta saapuvista puheluista tallennetaan lisäksi numero, johon puhelu on välitetty.
Valtiovarainministeriölle saapuvista puheluista voidaan tallentaa tietoja myös valtiovarainministeriön asianhallintajärjestelmään. Tyypillisesti tästä sovitaan soittajan kanssa erikseen. Kerättäviä henkilötietoja ovat soittajan nimi, puhelinnumero ja yhteydenoton ajankohta sekä tarvittaessa muut asian selvittämisen kannalta välttämättömät tiedot.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja Elisa Oyj toteuttavat valtiovarainministeriön puhelinyhteydet. Valtiovarainministeriö käsittelee puhelujen osapuolten henkilötietoja Elisa Oyj:n järjestelmässä.
Tietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Puhelinjärjestelmässä on tilastointiominaisuus, jonka kautta kerätään tietoa ainoastaan puhelujen määristä. Näihin tietoihin ei yhdistellä henkilötietoja.
Tietojen säilytysaika
Valtiovarainministeriö käsittelee saapuvien puheluiden tietoja vain sen aikaa, mitä asian selvittäminen vaatii. Ministeriön asianhallintaan tallennettujen tietojen säilytysajat määräytyvät valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tiedot valtiovarainministeriössä avoinna olevista tehtävistä julkaistaan Valtiolle.fi-palvelussa, joka on pääasiallinen kanava hakemuksen jättämiseksi. Hakemuksen voi toimittaa myös sähköpostitse tai paperimuodossa valtiovarainministeriön kirjaamoon. Hakemuksessa kerätään valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa ministeriölle hakemuksen jättämisen yhteydessä.
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja hakijan nimenomaisen suostumuksen nojalla (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja a-alakohta). Henkilötietojen käsittely rekrytointien yhteydessä on tarpeen hakemusten käsittelyn, soveltuvuuden arvioinnin ja henkilövalintaan liittyvän yhteydenpidon vuoksi.
Valtiovarainministeriö ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) toimivat yhteisrekisterinpitäjänä Valtiolle.fi-tietojärjestelmän henkilötiedoille. Palkeet vastaa tietojärjestelmän teknisestä toiminnasta sekä tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Valtiovarainministeriö vastaa muista rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista ja toimii rekisteröidyn yhteyspisteenä, kun rekisteröity haluaa käyttää hänelle kuuluvia oikeuksiaan.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä tehtävistä säädetään muun muassa:
- virkamieslaissa (750/1994) ja -asetuksessa (971/1994)
- nimikirjalaissa (1010/1989) ja -asetuksessa (1322/1989)
- laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- laissa julkisyhteisöjen henkilöstöltä vaadittavasta kielitaidosta (424/2003)
- turvallisuusselvityslaissa (726/2014)
- laissa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta (179/2019).
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekrytointien yhteydessä käsiteltäviä työnhakijoiden henkilötietoja ovat:
- hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, syntymäaika, sukupuoli, muu hakijan ilmoittama yksilöintitieto)
- hakijan hakemuksessa antamat tiedot itsestään (koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito, valokuva sekä muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten esimerkiksi nimikirja, ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset)
- mahdollisten suosittelijoiden nimet ja heidän yhteystietonsa.
Jos haussa hyödynnetään soveltuvuusarviointia, käsittelemme myös tietoja henkilön soveltuvuudesta tehtävään: vahvuudet, kehittämisalueet, kyvykkyydet, motivaatio, uratavoitteet ja suositukset haettavana olevaan tehtävään. Laadimme hakuprosessin päättyessä nimitysmuistion, jossa vertailemme hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja Valtion työmarkkinalaitoksen ohjeiden mukaisesti.
Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys. Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista on lisätietoja suojelupoliisin verkkosivuilla.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Luovutamme hakijatietoja niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi.
Valtiovarainministeriö käyttää soveltuvuusarviointien toteuttamisessa palveluntuottajaa, jonka kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Tiedotamme hakijoista yhteiskunnallisesti merkittävien rekrytointien yhteydessä julkisesti valtiovarainministeriön verkkosivuilla. Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Rekrytoinnin päättämisen jälkeen rekrytoinnin asiakirjat säilyvät Valtiolle.fi-järjestelmässä kolme (3) kuukautta, jonka jälkeen ne poistuvat pysyvästi. Muilta osin valtiovarainministeriön rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilytysajat määräytyvät valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti. Nimitetyn virkahenkilön hakemusasiakirjat säilytetään 50 vuotta. Muiden hakijoiden hakemusasiakirjat säilytetään kaksi vuotta. Edellä mainituista poiketen valtioneuvoston tai tasavallan presidentin nimitystoimivallassa oleviin virkoihin tai virkasuhteisiin nimittämiseen liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi.
Soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot säilytetään nimitysprosessin ajan ja tuhotaan välittömästi käyttötarkoituksen päätyttyä.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiovarainministeriö saa Verohallinnolta käyttöönsä verotuksen tietoaineistoja. Käytämme tietoja verolainsäädännön sekä valtion talousarvion laadinnassa valmistelun tukena.
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Tietoja käsittelevät vain siihen erikseen nimetyt henkilöt ja tiedot suojataan asianmukaisesti. Valtiovarainministeriön oikeudesta tietojen saamiseen Verohallinnolta on säädetty verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 16 §:ssä.
Käsiteltävät henkilötiedot
Tuloverotuksen tietoaineistoissa on tiedot henkilöiden saamien ansio- ja pääomatulojen sekä niiden perusteella maksuunpantujen verojen määristä vuositasolla. Perintö- ja lahjaverotuksen tietoaineistoissa on tiedot henkilöiden saamista perinnöistä ja lahjoista sekä niiden perusteella maksuunpantujen perintö- ja lahjaverojen määristä. Kiinteistöverotuksen tietoaineistoissa on tiedot kiinteistöveron määrään vaikuttavista kiinteistöjen ominaisuuksista sekä kiinteistöistä maksuunpantujen kiinteistöveron määristä vuositasolla. Käsittelemme verotuksen tietoaineistoja ilman verovelvollisten suoria tunnistetietoja eli verovelvollisen nimeä, henkilötunnusta tai osoitetta.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Tietoja käytetään vain valtiovarainministeriössä eikä niitä luovuteta muille viranomaisille tai siirretä Suomen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Veroaineistojen tiedot säilytetään valtiovarainministeriössä pysyvästi.
Hilma on julkisten hankintojen virallinen ilmoituskanava. Hankintayksiköt voivat ilmoittaa palvelussa julkisista hankinnoistaan sekä vastaanottaa tarjouksia. Valtiovarainministeriö toimii Hilman rekisterinpitäjänä. Palvelun teknisestä toteutuksesta ja teknisluonteisista ylläpito- ja kehittämistoimenpiteistä huolehtii Hansel Oy.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtion virka-ansiomerkki annetaan tunnustukseksi valtion virassa suoritetusta pitkäaikaisesta palveluksesta. Virka-ansiomerkin myöntää tasavallan presidentti. Valtiovarainministeriö koordinoi valtion virastojen ja laitosten virka-ansiomerkkien hakemusprosessin, toimittaa hakemukset virka-ansiomerkkitoimikunnalle ja esittelee hakemukset tasavallan presidentille.
Käytämme tallennettuja henkilö- ja palvelussuhdetietoja silloin, kun tarkistamme valtion virka-ansiomerkin myöntämisen edellytysten täyttymistä.
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Henkilötietojen käsittely perustuu Lakiin julkisen arvonannon osoituksista (1215/1999) ja Asetukseen valtion virka-ansiomerkistä (166/1961). Virka-ansiomerkkihakemuksen tekijän on varmistettava ennen hakemuksen tekemistä sen henkilön suostumus, jolle merkkiä esitetään.
Käsiteltävät henkilötiedot
Valtion virka-ansiomerkkirekisterissä on virka-ansiomerkkien esittelylistat virka-ansiomerkkitoimikunnalle, luettelot hyväksytyistä ja hylätyistä merkinsaajista vuosittain. Valtion virka-ansiomerkkien myöntämiseen tarvittavat tiedot saadaan valtionhallinnon henkilöstöä koskevista rekistereistä ja nimikirjasta. Käsitellyt henkilötiedot ovat henkilön nimi, henkilötunnus, työuratiedot, virantoimituksen keskeytykset ja rangaistustiedot. Prosessin yhteydessä käsitellään nimikirjanotteita, jotka saattavat sisältää myös muita tietoja.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Virka-ansiomerkkihakemukset ja esittelylistat henkilöistä arkistoidaan Kansallisarkistoon.
Tietoja ei siirretä Suomen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tietojen säilytysajat määräytyvät valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiovarainministeriö valmistelee vuosittain omaan toimialaansa kuuluvat kunniamerkkiesitykset Ritarikuntia varten. Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Henkilötietojen käsittely perustuu Lakiin julkisen arvonannon osoituksista (1215/1999), Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan ohjesääntöön, asetukseen Suomen Leijonan ritarikunnan perustamisesta (747/1942) sekä Ritarikuntien määräyksiin kunniamerkkien antamisesta.
Käsiteltävät henkilötiedot
Valtiovarainministeriö käsittelee Ritarikunnan lomakkeella saapuneet esitykset, joissa esitetyistä henkilöistä on nimi-, virka-asema-, kotikunta-, sotilasarvo-, koulutus-, työ-/järjestö ym. kokemustiedot sekä ehdotettu merkki.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Ministerien esitys valtiovarainministeriön kunniamerkkiesitykseksi ja hyväksytyt kunniamerkkiesitykset toimitetaan Ritarikunnille myöntämisen käsittelyn valmistuttua.
Tietoja ei siirretä Suomen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Toimialan kunniamerkkiesitykset säilytetään ministeriössä kunniamerkkien myöntämisen käsittelyn ajan. Hylätyt esitykset hävitetään heti, kun niille ei ole enää toiminnallista tarvetta. Säilytämme luetteloa ehdotusten kokoamiseksi ja ministerin esityksen valmistelua varten 10 vuotta. Ministerien esitys valtiovarainministeriön kunniamerkkiesitykseksi säilytetään pysyvästi.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiovarainministeriö valmistelee valtion henkilöstötilinpäätöksen ja henkilöstökertomuksen, laatii henkilöstötilastoja, palkkavertailuja ja ylimmän johdon analyysejä sekä seuraa sidonnaisuuksia. Käsittelemme valtion henkilöstön tietoja valtionhallinnon kehittämistehtävän ja valtion henkilöstövoimavarojen johtamistehtävän sekä valtion työnantajavelvoitteiden toteuttamiseksi. Tietoja tarvitaan valtion henkilöstöresursseja koskevaan suunnitteluun, päätöksentekoon ja raportointiin sekä sopimus- ja neuvottelutoimintaan.
Valtiovarainministeriö käsittelee henkilötietoja sille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Henkilötietojen käsittely perustuu Hallintolakiin (434/2003), Valtion virkamieslakiin (750/1994) ja Valtiovarainministeriön asetukseen valtiovarainministeriön työjärjestyksestä (966/2005).
Käsiteltävät henkilötiedot
Valtiovarainministeriö käsittelee valtion henkilöstön palvelussuhdetietoja ja ylimmän virkamiesjohdon virkaa kuvaavia tietoja.
Tietojen siirto ja luovuttaminen
Tietoja luovutetaan Tilastokeskukselle tilastojen laadintaa varten. EU-jäsenyyssopimusten perusteella keskushallinnon palkkatilastoja luovutetaan Eurostatille EU-virkamiesten palkkojen ja eläkkeiden tarkistuslaskelmia varten.
Tietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään valtiovarainministeriön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Osa tiedoista säilytetään pysyvästi.
Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Valtiovarainministeriön sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain valtiovarainministeriön palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä valtiovarainministeriön toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).
Käsiteltävät tiedot
Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja.
Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.
Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.
Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle
Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.
Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen
- toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten
- esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten
- syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten
- ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä.
Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.
Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.
Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.
Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti
Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään valtiovarainministeriössä nimetyt henkilöt.
Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.
Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.
Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen ilmoittajansuojelu.vm(at)gov.fi.