Ensisijaisesti digitaalinen viranomaisviestintä on yksi pääministeri Petteri Orpon hallitusohjelman tavoitteista julkisen hallinnon tehostamiseksi ja digitalisaation edistämiseksi. Tavoitetilassa sähköisesti asioivat kansalaiset vastaanottaisivat asiaan liittyvät tiedoksiannot ja muut asiakirjat sähköisessä muodossa. Nykytilassa ilman erillistä suostumusta sähköiseen tiedoksiantoon päätökset lähetetään nykytilassa postitse kirjeellä, vaikka itse asiointitapahtuma olisi ollut sähköinen.
Ensisijaisesti digitaalinen viranomaisviestintä tarjoaa kansalaisille mahdollisuuden ajasta ja paikasta riippumattomaan asiointiin hallinnon kanssa. Kansalainen saisi jatkossa viranomaisten lähettämät viestit ja tiedoksiannot tai tiedon niistä Suomi.fi-viesteihin. Samalla selvitetään mahdollisuuksia toimittaa viranomaispostia myös yksityisiin digipostipalveluihin.
Ensisijaisuudella toimeenpannaan myös julkisen hallinnon tuottavuustavoitteita. Arvio suorista säästöistä on noin 59 miljoonaa euroa vuodessa koko julkiselle hallinnolle uudistuksen astuessa voimaan. Tämä saavutetaan korvaamalla viranomaisten lähettämät paperiset kirjeet digitaalisilla viesteillä. Samalla uudistus mahdollistaisi viranomaisille myös muiden käsittelyvaiheiden ja asiankäsittelyn tehostamisen. Ensisijaisuudella tuetaan myös hallinnon vihreää siirtymää paperimuotoisten tiedoksiantojen korvautuessa sähköisillä viesteillä.
Uudistuksen aikataulu tarkentuu lainsäädäntötyöryhmän valmistelun edetessä ja osana eduskuntakäsittelyä. Alustava aikataulutavoite on, että lakimuutokset tulisi voimaan alkuvuodesta 2026.
Alustavan arvion mukaan muutos edellyttää yleislainsäädännön osalta tukipalvelulain (laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista 571/2016) ja sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) muuttamista. Mahdolliset tiedoksiantoa koskevat erityislainsäädännön muutostarpeet arvioidaan erikseen.
Jatkossa vahvaa sähköistä Suomi.fi-tunnistusta käyttäville kansalaisille luotaisiin tunnistautumisen yhteydessä Suomi.fi-viestit-tili, josta heitä myös informoitaisiin. Erillistä suostumusta Suomi.fi-viestien käyttöön tai sähköisten tiedoksiantojen vastaanottamiseen ei pyydettäisi. Jos kansalainen ei kykene sähköisen tunnistautumisen käytöstä huolimatta käyttämään Suomi.fi-viestejä, hänellä olisi mahdollisuus kieltää sähköisten viestien vastaanottaminen ilmoittamalla tästä myöhemmin tarkentuvalla tavalla (sähköinen ja paperinen ilmoitusmenettely).
Uudistus ei koske kansalaisia, jotka eivät asioi digitaalisesti eivätkä käytä Suomi.fi-tunnistusta. Näille kansalaisille viranomaisten tiedoksiannot toimitetaan edelleen postitse paperikirjeinä, ellei kansalainen ole antanut viranomaiselle erillistä suostumusta sähköiseen tiedoksiantoon. Digitaaliseen asiointiin liittyen Suomi.fi-valtuudet tarjoaa tukea mahdollistamalla asioinnin toisen puolesta.
Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuus koskettaisi niitä kansalaisia, jotka käyttävät Suomi.fi-tunnistusta. Tällä perusteella heidän katsottaisiin pääsääntöisesti kykenevän myös Suomi.fi-viestien käyttämiseen ja sähköisten tiedoksiantojen vastaanottamiseen. Ne kansalaiset, jotka eivät asioi sähköisesti, vastaanottavat jatkossakin viranomaisten tiedoksiannot kirjeitse. Digitaaliseen asiointiin liittyen Suomi.fi-valtuudet tarjoaa tukea mahdollistamalla asioinnin toisen puolesta.
Ensisijaisuutta edistettäessä kiinnitetään samalla huomiota, että vaihtoehtoisia asiointi- ja viestintäkanavia on tarjolla niille, jotka eivät pysty käyttämään digitaalisia palveluita. Vaikka digitaaliset palvelut ovat tutkimustietojen mukaan suosituin viranomaisasiointikanava, puhelinasiointi ja käyntiasiointi ovat jatkossakin tärkeitä asiointikanavia digitaalisten palveluiden rinnalla. Perinteisempien palvelukanavien saatavuutta turvataan muun muassa käynnissä olevalla valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistuksella.
Erityisryhmiin liittyen kehittämisessä ja lainsäädäntötyössä käydään vuoropuhelua erityisryhmien käyttäjätarpeet tuntevien kansalaisjärjestöjen kanssa, jotka ovat myös ohjelman ohjausryhmässä edustettuina mm. ikääntyneiden, vammaisten ja maahanmuuttajataustaisten käyttäjien näkökulmista.
Jatkossa Suomi.fi-viesteihin olisi lähetettävä tiedoksi hallintolain 54 §:n edellyttämät asiakirjat, kuten esimerkiksi päätökset. Kyseessä voi olla joko tavallinen sähköinen tiedoksianto tai todisteellinen sähköinen tiedoksianto, joka on kuitattava vastaanotetuksi ennen viestin avaamista. Lisäksi viranomainen voi lähettää Suomi.fi-viesteihin myös muita viestejä, kuten esimerkiksi muistutuksia tai ajanvaraustietoja.
Valtiovarainministeriön arvion mukaan ensisijaisuuden toteuttaminen edellyttää lainsäädännön uudistamisen lisäksi myös Suomi.fi-viestien teknistä kehitystyötä, kansalaisten ja viranomaisten informointia, ohjeistusta ja neuvontaa muutokseen liittyen sekä hallinnon asiakkaille tarjottavaa digitukea digitaaliseen viranomaisviestintään siirtymisessä.
Valtiovarainministeriön esittämä investointikustannus vuosille 2024-2027 on yhteensä 8,8 miljoonaa euroa pitäen sisällään lainvalmistelun resursoinnin, Digi- ja väestötietoviraston toimeenpanohankkeen (tekninen kehitystyö, viranomaisten ohjeistus ja neuvonta, kansalaisten informointi ja tarvittavat digitukitoimet) sekä viranomaisille Suomi.fi-viestien käytön laajentamiseksi tarkoitetun mahdollisen valtionavustuskierroksen.
Uudistuksesta toteutetun taloudellisten vaikutusten arvioinnin mukaan investointi maksaisi itsensä euromääräisesti takaisin ensimmäisenä vuotena uudistuksen astuessa voimaan.
Tukipalvelulaki asettaa Suomi.fi-palveluille (ml. viestit-palvelu) laatu- ja tietoturvallisuusvaatimuksia sekä vaatimuksia koskien varautumista ja häiriötilanteita. Digi- ja väestötietovirasto huolehtii Suomi.fi-palvelujen tietoturvasta lain edellyttämällä tavalla. Palveluissa toteutetaan säännöllisin väliajoin auditointeja sekä edellytetään Suomi.fi-palveluita käyttäviä organisaatioita hyväksymään Digi- ja väestötietoviraston tietoturvallisuuteen liittyvät ehdot ja käytänteet.
Lisäksi Suomi.fi-viesteissä viranomaisten lähettämät viestit kulkevat salattuina ja viestiliikenne ohjataan vahvaa sähköistä tunnistautumista vaativiin palveluihin, jolloin tietosuojan ja tietoturvan taso on korkeampi kuin esimerkiksi sähköpostitse asioidessa. Paperikirjeisiin verrattuna Suomi.fi-viestien sisältämät tiedot päätyvät epätodennäköisemmin väärälle vastaanottajalle tai vääriin käsiin.
Suomi.fi-viestien käyttöönoton yhteydessä kansalaista myös ohjeistetaan huolehtimaan omasta vastuustaan digitaalisiin palveluihin liittyen koskien käytettävän päätelaitteen tietoturvaa ja tunnistusvälineiden huolellista säilytystä.
Oikeushenkilöitä eli mm. yrityksiä koskevaa ensisijaisuutta tarkastellaan osana lainsäädäntötyön etenemistä, mutta toistaiseksi oikeushenkilöt eivät ole Suomi.fi-viestien teknisistä rajoitteista johtuen ensisijaisuuden piirissä. Oikeushenkilöiden ensisijaisuus tunnistettu tulevaisuuden kehittämiskohde, mutta se edellyttäisi suunniteltua merkittävämpiä investointeja Suomi.fi-viestien jatkokehittämiseen. Oikeushenkilöt voivat jatkossakin ottaa Suomi.fi-viestit käyttöön. Yrityksillä on nykyisellään mahdollisuus Suomi.fi-viestien käyttämiseen, mutta kaikki Suomi.fi-viestejä käyttävät viranomaiset eivät kuitenkaan toimita viestejä yrityksille palvelun teknisistä rajoitteista johtuen.
Valtion viranomaiset sekä kunnat ja hyvinvointialueet ovat olleet vuodesta 2016 voimassa olleen lain nojalla velvollisia käyttämään tukipalveluja, joihin lukeutuu Suomi.fi-viestit. Lisäksi itsenäisillä julkisoikeudellisilla laitoksilla sekä julkista hallintotehtävää hoitavilla yksityisillä on oikeus käyttää tukipalveluja. Näiden viranomaisten ja julkisen hallinnon toimijoiden velvollisuuksiin ja oikeuksiin ei kaavailla pääsääntöisesti muutoksia.
Toisaalta tukipalvelulain mukaisten Suomi.fi-viestien lähettäjäorganisaatioiden osalta palvelun käyttöaste vaihtelee, mitä pyritään ohjelman toimeenpanolla vahvistamaan. Ohjelman tavoitteena on kasvattaa Suomi.fi-viestien käyttöönottaneiden julkisen hallinnon organisaatioiden ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden lukumäärää.
Niille viranomaisille ja palveluille, jotka eivät toimita kansalaisille tiedoksiantoja, uudistuksella ei ole pääsääntöisesti vaikutusta.
Digi- ja väestötietovirasto vastaa viranomaisviestinnän digitalisoinnin teknisistä ratkaisuista ja viestinnästä kansalaisille. Digi- ja väestötietovirasto kehittää Suomi.fi-viestit -palvelua siten, että Viestit-palvelun kautta on mahdollista luoda automaattiset postilaatikot (tili) niille, jotka asioivat sähköisesti. Suomi.fi-viestien asiakaslähtöistä kehitystyötä tehdään yhdessä palvelun käyttäjäorganisaatioiden ja kansalaisten kanssa. Virasto myös tukee muita viranomaisia Suomi.fi-viestien käyttöönotoissa ja hyödyntämisessä.
Digi- ja väestötietovirasto vastaa kansalaisille suuntautuvasta viestinnästä osana toimeenpanohankettaan. Uudistuksen keskiössä on vaikuttava ja oikea-aikainen kansalaisten informointi uudistuksesta ja sen vaikutuksista. Digi- ja väestötietovirasto suunnittelee ja toteuttaa uudistuksen edellyttämät viestintätoimenpiteet yhteistyössä muiden sidosryhmien kanssa.