Kysymyksiä ja vastauksia digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuudesta

Ensisijaisesti digitaalinen viranomaisviestintä on yksi pääministeri Petteri Orpon hallitusohjelman tavoitteista julkisen hallinnon digitalisaation edistämiseksi ja kansalaisten digitaalisen asioinnin sujuvoittamiseksi. Jos henkilö ei ole antanut erillistä suostumusta sähköiseen tiedoksiantoon, tiedoksiannot toimitetaan nykyisin postitse kirjeellä, vaikka varsinainen asiointi olisi tapahtunut täysin sähköisesti. Jatkossa sähköisesti asioivat kansalaiset vastaanottaisivat asiaan liittyvät tiedoksiannot ja muut asiakirjat ensisijaisesti sähköisessä muodossa.

Ensisijaisesti digitaalinen viranomaisviestintä tarjoaa kansalaisille mahdollisuuden ajasta ja paikasta riippumattomaan asiointiin hallinnon kanssa. Kansalainen saisi jatkossa viranomaisten lähettämät viestit ja tiedoksiannot tai tiedon niistä Suomi.fi-viesteihin, jonka rinnalle tuodaan hankkeen toisessa vaiheessa hyödynnettäväksi myös kaupalliset digipostipalvelut. Mahdollisuus valita myös kaupallinen digipostipalvelu tiedoksiantojen vastaanottamiseen tukee kansalaisten valinnanvapautta ja käyttökokemusta sekä luo edellytyksiä uusille digitaalisille liiketoimintamalleille ja innovaatioille.

Ensisijaisuudella toimeenpannaan myös julkisen hallinnon tuottavuustavoitteita eri hallinnonaloilla. Korvaamalla viranomaisten lähettämät paperiset kirjeet digitaalisilla viesteillä saavutetaan julkiselle taloudelle kymmenien miljoonien eurojen vuotuinen säästö. Samalla uudistus mahdollistaisi viranomaisille myös muiden käsittelyvaiheiden ja asiankäsittelyn tehostamisen. Ensisijaisuus tukee myös hallinnon vihreää siirtymää, kun paperikirjeet korvautuvat sähköisillä viesteillä.

Eduskunta hyväksyi 11. maaliskuuta lakimuutokset, joiden mukaan viranomaiset lähettävät jatkossa tiedoksiannot ensisijaisesti digitaalisesti niille kansalaisille, jotka käyttävät muutoinkin viranomaisten digitaalisia palveluita. Muutos tulisi voimaan 14. huhtikuuta 2026.

Tavoitteena on tuoda myös kaupalliset digipostipalvelut mukaan hyödynnettäväksi vuoden 2026 aikana.

Uudistus edellyttää valtiovarainministeriön ja oikeusministeriön alaisen lainsäädännön muuttamista. Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016) sääntelee Suomi.fi-palveluja. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sääntelee muun muassa viranomaisten sähköisten tiedoksiantojen lähettämistä. Lisäksi oikeusministeriön hallinnonalalta muutettaisiin tuomioistuimiin ja oikeushallintoon liittyviä lakeja niin, että paperisia tiedoksiantoja korvattaisiin jatkossa ensisijaisesti sähköisillä viesteillä.

Jatkossa Suomi.fi-tunnistusta käyttävälle täysi-ikäiselle henkilölle avattaisiin tunnistautumisen yhteydessä Suomi.fi-viestit-palvelu, mikäli käyttäjällä ei sitä vielä ole ja mikäli käyttäjälle ei ole määrätty edunvalvojaa tai vahvistettua edunvalvontavaltuutettua. Noin 2 miljoonalla kansalaisella Suomi.fi-viestit on jo olemassa. Käyttäjää pyydetään palvelun avaamisen yhteydessä antamaan sähköpostiosoite ilmoitusten vastaanottamista varten tai vaihtoehtoisesti ilmoittamaan, että seuraa jatkossa Suomi.fi-viestejä muulla tavoin. Suomi.fi-viestien käytön voisi lopettaa omalla ilmoituksellaan palvelun asetuksissa tai Digi- ja väestötietoviraston asiakaspalvelussa. Erillistä suostumusta sähköisten tiedoksiantojen vastaanottamiseen ei enää pyydettäisi. Kaupalliset digipostipalvelut on tavoitteena tuoda mukaan hyödynnettäväksi vuoden 2026 aikana. 

Uudistus ei koske kansalaisia, jotka eivät asioi digitaalisesti eivätkä käytä Suomi.fi-tunnistusta. Näille kansalaisille viranomaisten tiedoksiannot toimitetaan edelleen postitse paperikirjeinä, ellei kansalainen ole antanut viranomaiselle erillistä suostumusta sähköiseen tiedoksiantoon. Muutos koskee vain viranomaiskirjeiden ja tiedoksiantojen vastaanottamista, ei muuta asiointia. Viranomaisen kanssa voi jatkossakin asioida puhelimessa tai paikan päällä.

Suomi.fi-valtuudet mahdollistaa asioinnin toisen puolesta jatkossakin. Tarvittaessa sähköisten viranomaispalveluiden käyttöön voi antaa puolesta-asiointioikeudet luotettavalle henkilölle. Tämän voi tehdä Suomi.fi-palvelussa, kirjeellä tai DVV:n asiointipisteessä. Näin valtuutettu henkilö voi esimerkiksi lukea viranomaisviestejä yhdessä viestien vastaanottajan kanssa.

Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuus koskettaisi niitä kansalaisia, jotka jo asioivat viranomaisen kanssa sähköisesti ja käyttävät Suomi.fi-tunnistusta. Myös sähköisesti asioivilla kansalaisilla on halutessaan jatkossakin mahdollisuus valita vastaanottaa viranomaisen tiedoksiannot kirjeitse, mutta sähköisten viestien vastaanottamisesta tehtäisiin ensisijainen tiedoksiantotapa. 

Digitaalinen viranomaisviestintä olisi ensisijainen tiedoksiantotapa niille kansalaisille, jotka jo asioivat viranomaisten kanssa sähköisesti ja käyttävät Suomi.fi-tunnistusta. Näillä henkilöillä säilyisi kuitenkin mahdollisuus valita paperimuotoinen tiedoksianto, mikäli he niin haluavat.
Ne kansalaiset, jotka eivät käytä sähköisiä asiointipalveluja, saisivat viranomaisviestit jatkossakin kirjeellä. Suomi.fi-valtuudet mahdollistaa edelleen asioinnin toisen puolesta.

Toimeenpanossa käydään vuoropuhelua erityisryhmien käyttäjätarpeet tuntevien kansalaisjärjestöjen kanssa. Tietojärjestelmämuutoksia, viestintää ja digituen kehittämistä toimeenpannaan yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa ja palautetta toimeenpanon tueksi haetaan käyttäjätestauksilla.

Ensisijaisuutta edistettäessä kiinnitetään samalla huomiota, että vaihtoehtoisia asiointi- ja viestintäkanavia on tarjolla niille, jotka eivät pysty käyttämään digitaalisia palveluita. Vaikka digitaaliset palvelut ovat tutkimustietojen mukaan suosituin viranomaisasiointikanava, puhelinasiointi ja käyntiasiointi ovat jatkossakin tärkeitä asiointikanavia digitaalisten palveluiden rinnalla. Perinteisempien palvelukanavien saatavuutta turvataan muun muassa käynnissä olevalla valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistuksella.

Jatkossa Suomi.fi-viesteihin olisi lähetettävä tiedoksi hallintolain 54 §:n edellyttämät asiakirjat, kuten esimerkiksi viranomaisen päätökset. Kyseessä voi olla joko tavallinen sähköinen tiedoksianto tai todisteellinen sähköinen tiedoksianto, joka on kuitattava vastaanotetuksi ennen viestin avaamista. Lisäksi viranomainen voi lähettää Suomi.fi-viesteihin myös muita viestejä, kuten esimerkiksi muistutuksia tai ajanvaraustietoja.

Ensisijaisuuden toteuttaminen edellyttää lainsäädännön uudistamisen lisäksi myös Suomi.fi-viestien teknistä kehitystyötä, kansalaisten ja viranomaisten informointia, ohjeistusta ja neuvontaa muutokseen liittyen sekä hallinnon asiakkaille tarjottavaa digitukea digitaaliseen viranomaisviestintään siirtymisessä.

Sähköisen viranomaisviestinnän toimeenpanon kustannusarvio on yhteensä noin 17 miljoonaa euroa huomioiden molemmat ensisijaisuutta toimeenpanevat rinnakkaiset hankkeet. Budjetti pitää sisällään lainvalmistelun resursoinnin, Digi- ja väestötietoviraston toimeenpanohankkeen (Suomi.fi-viestien tietojärjestelmämuutokset, viranomaisten ohjeistus ja neuvonta, kansalaisviestintä ja tarvittavat digitukitoimet) ja kaupallisten digipostipalveluiden hyödyntämisen teknisen toteutuksen.

Uudistuksesta toteutetun taloudellisten vaikutusten arvioinnin mukaan investointi maksaisi itsensä euromääräisesti takaisin ensimmäisenä vuotena uudistuksen astuessa voimaan.

Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016) asettaa Suomi.fi-palveluille (ml. viestit-palvelu) laatu- ja tietoturvallisuusvaatimuksia sekä vaatimuksia koskien varautumista ja häiriötilanteita. Digi- ja väestötietovirasto huolehtii Suomi.fi-palvelujen tietoturvasta lain edellyttämällä tavalla. Palveluissa toteutetaan säännöllisin väliajoin auditointeja sekä edellytetään Suomi.fi-palveluita käyttäviä organisaatioita hyväksymään Digi- ja väestötietoviraston tietoturvallisuuteen liittyvät ehdot ja käytänteet.

Kaupallisia digipostitoimijoita sääntelisivät vastaavat vaatimukset, jotka palvelun on täytettävä saadakseen myönteisen päätöksen viranomaispostin digitaaliseen välittämiseen.

Lisäksi Suomi.fi-viesteissä viranomaisten lähettämät viestit kulkevat salattuina ja viestiliikenne ohjataan vahvaa sähköistä tunnistautumista vaativiin palveluihin, jolloin tietosuojan ja tietoturvan taso on korkeampi kuin esimerkiksi sähköpostitse asioidessa. Paperikirjeisiin verrattuna sähköiset viestit päätyvät epätodennäköisemmin väärälle vastaanottajalle tai vääriin käsiin.

Sähköisen postilaatikon käyttöönoton yhteydessä kansalaista myös ohjeistetaan huolehtimaan omasta vastuustaan digitaalisissa palveluissa käytettävän päätelaitteen tietoturvan ja tunnistusvälineiden huolellisen säilytyksen osalta.
 

Yritykset hallinnon asiakkaina eivät ole ensisijaisuuden piirissä, mutta se on tunnistettu tulevaisuuden kehittämiskohde ja edellyttäisi suunniteltua merkittävämpiä investointeja viestinvälitystoiminnallisuuden jatkokehittämiseen. Yrityksillä on jo nykyään mahdollisuus hyödyntää esimerkiksi Suomi.fi-viestejä, joka kuitenkin edellyttäisi jatkokehittämistä käyttöoikeuksien hallinnan osalta, mikä on palvelun käytön edellytys erityisesti kokoluokaltaan suurille yritystoimijoille. Lisäksi kaikki viranomaiset eivät toimita viestejä yrityksille.

Valtion viranomaiset, kunnat, hyvinvointialueet sekä tuomioistuimet ja muut lainkäyttöelimet ovat olleet vuodesta 2016 voimassa olleen lain nojalla velvollisia käyttämään yhteisiä tukipalveluja, joihin lukeutuu Suomi.fi-viestit. Lisäksi itsenäisillä julkisoikeudellisilla laitoksilla sekä julkista hallintotehtävää hoitavilla yksityisillä on oikeus käyttää tukipalveluja. Näiden viranomaisten ja julkisen hallinnon toimijoiden velvollisuuksiin ja oikeuksiin ei kaavailla muutoksia. Lakimuutoksilla viranomaisten käyttövelvoitetta rajattaisiin sähköisten tiedoksiantojen toimittamiseen eli koskemaan julkista hallintotehtävää, jonka siirtämisestä yksityiselle toimijalle tulisi säätää erikseen. Tämä mahdollistaa yksityisten digipostipalveluiden tehokkaamman hyödyntämisen esimerkiksi laskujen toimittamisessa myös ennen hankkeen toisen vaiheen täytäntöönpanoa.

Niille viranomaisille ja palveluille, jotka eivät toimita kansalaisille tiedoksiantoja, uudistuksella ei ole pääsääntöisesti vaikutusta.

Digi- ja väestötietovirasto vastaa viranomaisviestinnän digitalisoinnin teknisistä ratkaisuista ja viestinnästä kansalaisille. Digi- ja väestötietovirasto kehittää Suomi.fi-viestit-palvelua siten, että jatkossa palvelun kautta voidaan avata Suomi.fi-viestit tunnistautumisen yhteydessä niille sähköisesti asioiville kansalaisille, joilla se ei vielä ole käytössä. Suomi.fi-viestien kehitystyötä tehdään yhdessä palvelun käyttäjäorganisaatioiden ja käyttäjien eli kansalaisten kanssa. Virasto myös tukee muita viranomaisia Suomi.fi-viestien käyttöönotoissa ja hyödyntämisessä.

Viraston kehityshankkeessa mahdollistetaan se, että käyttäjä voi valita vastaanottavansa viranomaisen tiedoksiannot myös muussa digipostipalvelussa kuin Suomi.fi-viesteissä.

Kaupalliset digipostipalvelut ovat markkinoilla toimivien yritysten tarjoamia digitaaliseen postiin liittyviä palveluita. Tällaisia palveluita ovat Suomessa esimerkiksi Kivra ja OmaPosti.  

Uudistus mahdollistaa sen, että kansalaiset voivat lukea viranomaisten Suomi.fi-viesteihin lähettämiä tiedoksiantoja sekä muita viranomaisviestejä halutessaan myös Suomi.fi-viesteihin liittyneistä kaupallisista digipostipalveluista.  

Suomi.fi-viestien käyttäjä voi jatkossa itse valita, haluaako hän lukea viranomaisen Suomi.fi-viesteihin lähettämät tiedoksiannot kaupallisista digipostipalveluista. Käyttäjä voi valita käyttöönsä yhden tai useamman palvelun. Viranomaisen lähettämät tiedoksiannot ovat kuitenkin luettavissa aina myös Suomi.fi-viestit -palvelussa.  Kaupallisten digipostipalveluiden käyttö perustuu aina vapaaehtoisuuteen.
 

Uudistuksen mahdollistavan lainsäädännön esitetään tulevan voimaan 1.7.2026. Lainsäädännön voimaantultua Digi- ja väestötietovirasto (DVV) voisi tehdä sopimuksia niiden kaupallisten digipostipalveluiden kanssa, jotka  

• haluaisivat näyttää jatkossa palvelussaan viranomaisen tiedoksiantoja ja 
• täyttävät vaaditut tietoturvaan, tietosuojaan ja toimintaan liittyvät kriteerit.  

Uudistus vaatii lainsäädännön lisäksi myös teknistä kehitystyötä, jota tehdään vielä lainsäädännön voimaantulon jälkeen. Viestien lukeminen kaupallisissa digipostipalveluissa tulisi mahdolliseksi 30.9.2026 tai kun kaupalliset digipostipalvelut olisivat omien palveluidensa osalta valmiita näyttämään viranomaisen tiedoksiantoja. 

Kaupallisten digipostipalveluiden tulee täyttää lainsäädännössä ja sopimuksissa määritellyt tietoturvaan ja tietosuojaan sekä muihin vaatimuksiin liittyvät ennalta määritellyt kriteerit. Kaupalliset digipostipalvelut sitoutuvat sopimuksella noudattamaan näitä kriteereitä. 

Lainsäädäntöön perustuvien tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvien vaatimusten osalta kaupallisten digipostitoimijoiden toimintaa valvoo Traficom ja tietosuojavaltuutettu. Sopimusehtojen ja muiden sopimuksessa määriteltyjen vaatimusten osalta toimintaa valvoo Digi- ja väestötietovirasto.  

Mahdollisissa häiriötilanteissa käyttäjävoi aina hyödyntää myös Suomi.fi-viestit -palvelua, vaikka hän olisikin valinnut kaupallisen digipostipalvelun. Kaikki viestit ovat aina luettavissa myös Suomi.fi-viestit -palvelun kautta ilman erillistä suostumusta tai lupaa.  

Uudistuksen mahdollistavan kehityshankkeen kustannusarvio on 8,5 miljoonaa euroa vuosina 2025–2027.  

Lisäksi Digi- ja väestötietovirastolle on esitetty tulevia, pysyviä ylläpitotehtäviä varten rahoitusta, jonka määrä tarkentuu tulevaisuudessa.