Strateginen johtaminen -teemaryhmän tehtävänä oli suunnitella ja käynnistää konkreettiset toimet, joilla tuetaan kansallisen julkisten hankintojen strategian tavoitteiden toimeenpanoa. Teemaryhmä edisti strategian tahtotilaa: Johdamme hankintoja strategisena toimintona ja hyödynnämme hankintojen potentiaalin tavoitteidemme saavuttamisessa.
Julkisiin hankintoihin käytettävä euromääräinen volyymi on kansantaloudellisesti merkittävä. Siksi hankintoja tulee organisaatioissa johtaa strategisena toimintona. Kun on tunnistettu se, mikä vaikuttavuuspotentiaali julkisilla hankintakokonaisuuksilla on, voidaan tämä potentiaali suunnata organisaation strategisten tavoitteiden toteuttamiseen. Organisaation strategisten tavoitteiden toteutumista seurataan ja mitataan säännöllisesti.
Useissa kunnissa jopa puolet kunnan vuosibudjetista käytetään hankintoihin. Miten kuntapäättäjien ja viranhaltioiden tulisi ottaa hankinnat huomioon päätöksenteossaan? Hankintalähettiläät kertovat tähän vinkkejä videoillaan.
Tavoitteet
Hankintayksiköt tunnistavat strategisesti merkittävimmät hankintakokonaisuudet ja edistävät strategisten tavoitteidensa saavuttamista hankintojen avulla
Johdamme hankintoja ammattimaisesti koko elinkaaren ajan sekä kansallisesti että hankintayksikkötasolla
Varaudumme hankinnoissa riittävällä tavalla normaaliolojen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin
Hankinnat ovat osa organisaatioiden tulos- ja omistajaohjausta
Tavoitteita edistävät toimenpiteet
Varmistetaan viestinnällä ja koulutuksella, että Varautuminen hankinnoissa -opas on käyttöönotettavissa ja löydettävissä hankintayksiköissä. Tuetaan varautumista koskevien tavoitteiden toteutumista kehittämällä tietopohjaa ja jakamalla hyviä käytäntöjä.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Hankinta-Suomen oppimisklinikat varautumisesta julkisissa hankinnoissa järjestettiin sekä johtajille että asiantuntijoille maaliskuussa 2023.
Tarjotaan tarvittava tuki edelläkävijähankintayksiköistä koostuvalle Vaikuttavat hankkijat -verkoston toiminnalle. Verkosto koostuu pääosin sellaisista hankkijoista, jotka Suomessa käyttävät suurta hankintavolyymia. Verkoston avulla mahdollistetaan hyvien käytäntöjen jakamista sekä hankintojen johtamisen yhteiskehittämistä kattavasti jäsenten omissa verkostoissa.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Vaikuttavat hankkijat -verkoston kick off -tilaisuus pidettiin 31.5.2021. Verkoston ensimmäinen kiertävä puheenjohtaja oli Jorma Lamminmäki Helsingin kaupungilta, toinen puheenjohtaja Antti Laakso Aalto-yliopistosta ja kolmantena istuvana puheenjohtajana on Timo Martelius HUS:sta.
Tarjotaan tarvittava tuki hyvinvointialueiden hankinnoista vastaavien henkilöiden verkoston toiminnalle. Verkoston avulla mahdollistetaan hyvien käytäntöjen ja kokemusten jakamista sekä erityisesti hankintojen johtamisen yhteiskehittämistä.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Verkoston kick off järjestettiin 28.4.2022. Ensimmäisenä kiertävänä puheenjohtajana toimi Ismo Rautiainen Päijät-Hämeen hyvinvointialueelta ja tällä hetkellä (kevät 2024) puheenjohtajana toimii Katariina Huikko Varsinais-Suomen hyvinvointialueelta.
Selvityksen tavoitteena on lisätä ymmärrystä hankintojen strategista johtamista edistävistä tekijöistä ja toimenpiteistä sekä tuoda näkyviin hyötyjä. Selvityksellä tunnistetaan hankintojen strategisen johtamisen hyviä käytäntöjä ja toimintamalleja konkreettisten esimerkkien avulla sekä pyrkimyksenä on tuottaa konkreettisia suosituksia hankintayksiköiden käyttöön.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt – 22 askelta menestykseen -selvitys julkaistiin 3.10.2023. Selvityksen tavoitteena on lisätä ymmärrystä hankintojen strategista johtamista edistävistä tekijöistä ja toimenpiteistä sekä tuoda näkyviin sen hyötyjä. Selvityksellä on tunnistettu hankintojen strategisen johtamisen hyviä käytäntöjä ja toimintamalleja sekä tuotettu niiden pohjalta konkreettisia suosituksia hankintayksiköiden käyttöön.
Selvitys on suunnattu erityisesti organisaatioiden hankintojen ohjauksesta ja johtamisesta vastaaville henkilöille sekä organisaatioiden johtoryhmien jäsenille. Se tarjoaa käytännön esimerkkejä toimintamalleista, jotka ovat tuottaneet todistetusti arvoa julkisille organisaatioille, edistäneet hankintojen strategista johtamista ja vieneet koko organisaation toimintaa haluttuun suuntaan.
Julkaisuun on koottu hyviä käytäntöjä julkishallinnon organisaatioista, jotka ovat hankinnoillaan systemaattisesti edistäneet organisaation strategisia tavoitteita. Hyväksi havaittuja toimenpiteitä kertyi yli 700, joista jalostui 22 parasta käytäntöä.
Selvityksen teosta vastasi Tero Saarenpää (Solita Oy), Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy).
Käynnistetään ylimmän johdon hankintanäkymän pilotointi kuuden pilotointiorganisaation kanssa. Johdon hankintanäkymässä on keskeiset tunnusluvut hankintojen johtamiseksi. Pilotoinnissa selvitetään, miten johdon näkymä tukee kokonaisnäkymän saamista hankinnoissa, säännöllistä seurantaa, poikkeamiin reagoimista sekä strategisten päätösten tekemistä. Arvioidaan johdon hankintanäkymän skaalaamisen mahdollisuuksia.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Hankinta-Suomi-ohjelma ja Hansel Oy ovat toteuttaneet ja pilotoineet uudenlaista johdon hankintanäkymää, joka on esimerkki työkalusta, jollaisen ylin johto kokee hyödylliseksi organisaationsa johtamisessa. Pilotin perusteella julkisen sektorin ylin johto arvostaa kokonaisnäkymää organisaationsa hankintoihin ja niihin liittyviin tunnuslukuihin.
Pilotoitu johdon hankintanäkymä tuo esille hankintojen euromääräisen merkityksen, miten hankinnat tukevat strategisten tavoitteiden saavuttamista, hankintojen vaikutuksia sekä tukee johtoa säännöllisessä seurannassa, poikkeamiin reagoimisessa ja strategisten päätösten tekemisessä.
Johdon hankintanäkymä on valtionhallinnon kirjanpitoyksiköiden sekä sellaisten organisaatioiden, jotka ovat toimittaneet Hanselille ostolaskuaineiston, avoimesti hyödynnettävissä Hanselin verkkopalvelussa. Ylimmällä johdolla tarkoitetaan johtoryhmien jäseniä, jotka vastaavat hankinnoista.
Tuotetaan kansallisesti tietoa hankintojen strategisesta merkityksestä ja levitetään siihen liittyviä hyviä käytäntöjä sekä tietoa siitä, miksi strategiset linjaukset/ hankintastrategia tulisi olla olemassa. Tuetaan organisaatioita siten, että ne voivat tuottaa organisaation sisällä tietoa omista hankinnoistaan ja niiden strategisesta merkityksestä sekä pohtia strategista hankintayhteistyötä. Olennaista on saada organisaation johto ymmärtämään hankintojen potentiaali. Muutosta tukevat muun muassa KEINO-akatemia ja alueelliset muutosagentit.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Hankintojen johtamisen merkitystä tuodaan esille johdon tilaisuuksissa, verkostoissa ja valmennusohjelmissa. Hankinta-Suomi on julkaissut johdolle suunnattuja lyhyitä videoita hankintojen strategisesta johtamisesta. Videot löytyvät tämän Strateginen johtaminen -teemasivun alusta. KEINO-osaamiskeskus tarjoaa erilaisia kehitysohjelmia hankintojen johtamisen edistämiseksi. Luottamushenkilöille löytyy tietopaketti Kuntapäättäjä-palvelussa. HAUS järjesti koulutusohjelman hankintojen strategisesta johtamisesta julkishallinnossa. Strateginen johtaminen –teemaryhmässä on valmisteltu johdolle suunnattu ppt-materiaalipaketti. Materiaalin voi pyytää osoitteesta [email protected]
Saatetaan yhteen olennaiset toimijat kansallisen huoltovarmuuden varmistamiseksi ja suunnittelemiseksi. Varmistetaan julkisilla hankinnoilla Suomen kokonaishuoltovarmuuden kannalta kriittinen kapasiteetti poikkeusoloja varten. Tässä työssä hyödynnetään pandemian kokemukset tulevia kriisejä ajatellen. Jaetaan tietoa ja koulutetaan hankintayksikkötasoisesta huoltovarmuuden huomioon ottamisesta. Laaditaan esimerkiksi suunnitelmapohjia ja mallisopimusehtoja häiriötilanteita varten (varautuminen normaali- ja poikkeusoloissa).
Mitä on tähän mennessä tehty?
Kuntaliitto on julkaissut 17.6.2022 Varautuminen hankinnoissa -oppaan osana valtiovarainministeriön ja Kuntaliiton Hankinta-Suomi-ohjelmaa. Oppaassa on erityisesti huomioitu johtamisen näkökulma systemaattisen riskienhallinnan toteuttamiseksi organisaatioiden hankintasopimuksissa.
Hankinnoissa varautuminen edellyttää, että organisaatio tunnistaa ne kilpailutuksensa, jotka edellyttävät riskienhallinnan toimenpiteitä. Varautumalla varmistetaan, että yhteiskunnan elintärkeät palvelut toimivat kaikissa tilanteissa tuottajasta riippumatta.
Suunnitellaan strategian toteutumisen seurannan työkalu, joka tukee hankintojen strategista johtamista. Tällä hetkellä suunnittelun kohteena on Hankintaluotsi–palvelu, jonka kehittäminen on meneillään KEINO –osaamiskeskuksen yhteistyönä.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Hankintaluotsia on kehitetty yhteistyössä KEINO-osaamiskeskuksen kanssa erilaisissa kehitysohjelmissa. Työkalun avulla on mahdollista osallistavasti asettaa hankintoja koskevia strategisia tavoitteita ja toiminnallistaa niitä yksittäisiin hankintoihin sekä seurata tavoitteiden toteutumista. Se on ilmainen sähköinen työkalu ja sitä voivat käyttää kaikki julkisen sektorin organisaatiot (hankintayksiköt).
Perustetaan Suomeen kansallinen "Big Buyers" -ryhmä, joka koostuu niistä hankkijoista, jotka Suomessa käyttävät merkittävää hankintavolyymia. Ryhmässä edistetään keskeisiä strategisen johtamisen toimenpiteitä. Suurten toimijoiden kautta on mahdollista levittää hyviä käytäntöjä myös muihin alueen hankintayksiköihin. Yhtenä konkreettisena teemana työskentelyssä olisi markkinavaikuttavuus sekä kategoriamallien tunnistaminen. Yhteistyön avulla voidaan ottaa käyttöön julkishallinnon eri organisaatioille niille sopivat kategorisointimallit. Yhteistyön tarkoituksena ei ole tehdä hankintoja suurempina volyymeinä, vaan keskittyä hankintatoimen strategisuuteen.
Kutsutaan mukaan ainakin yhteishankintayksiköt, sairaanhoitopiirit, suurimmat kaupungit, valtion virastot, liikelaitokset ja hankintalain soveltamisalan piirissä olevat julkisomisteiset osakeyhtiöt sekä mahdollisesti asiantuntijaorganisaatioita ja elinkeinoelämän edustajia.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Vaikuttavat hankkijat -verkoston kick off-tilaisuus pidettiin 31.5.2021. Verkosto kokoontuu noin 2-3 kuukauden välein. Verkoston ensimmäinen kiertävä puheenjohtaja on Helsingin kaupungin hankintajohtaja Jorma Lamminmäki.
