Strategisk ledning
Temagruppen Strategisk ledning har till uppgift att planera och vidta konkreta åt-gärder för att främja förverkligandet av målen i den nationella strategin för offentlig upphandling. Temagruppen främjar den strategiska avsikten: Vi leder upphandlingarna som en strategisk funktion och utnyttjar upphandlingarnas potential för att nå våra mål.
De belopp som används till offentliga upphandlingar är av samhällsekonomisk betydelse. Därför bör upphandlingarna ledas som en strategisk funktion i organisationerna. När de offentliga upphandlingarnas potential att generera effekter har identifierats, kan denna potential riktas till att förverkliga organisationens strategiska mål. Förverkligandet av organisationens strategiska mål följs upp och mäts regelbundet
Mål
- De upphandlande enheterna identifierar de strategiskt mest betydelsefulla upphandlingshelheterna och främjar uppnåendet av sina strategiska mål med hjälp av upphandlingarna
- Vi leder upphandlingarna professionellt under hela livscykeln både på nationell nivå och vid varje upphandlande enhet
- Vid upphandlingarna bereder vi oss på ett tillräckligt sätt för störningssituationer under normala förhållanden och för undantagsförhållanden
- Upphandlingarna är en del av organisationernas resultat- och ägarstyrning
Inledande åtgärder
En upphandlingsvy tas fram för högsta ledningen i ett pilotförsök tillsammans med sex pilotorganisationer. Upphandlingsvyn för ledningen innehåller de nyckeltal som behövs vid ledning av upphandlingar. I pilotförsöket tar man reda på hur ledningens vy stöder uppkomsten av en helhetsbild i upphandlingar, regelbunden uppföljning, reaktioner på avvikelser och fattandet av strategiska beslut. Det görs en bedömning av möjligheterna att skala upp ledningens upphandlingsvy.
Målet för utredningen är att öka förståelsen av de faktorer och åtgärder som främjar den strategiska ledningen av upphandlingar och att synliggöra nyttan. Genom utredningen identifieras god praxis och goda handlingsmodeller för strategisk ledning av upphandlingar med hjälp av konkreta exempel, och strävan är att ta fram konkreta rekommendationer för upphandlingsenheterna.
Genom kommunikation och utbildning säkerställs att guiden om beredskap vid upphandling (Varautuminen hankinnoissa) kan börja användas och att den hittas i upphandlingsenheterna. Stöd ges för att målen för beredskap ska uppnås genom att utveckla kunskapsbasen och sprida god praxis.
Nödvändigt stöd erbjuds för verksamheten i nätverket Vaikuttavat hankkijat, som består av enheter som är föregångare inom upphandling. Nätverket består främst av upphandlare med en stor upphandlingsvolym i Finland. Genom nätverket möjliggörs utbyte av god praxis och gemensam utveckling av ledningen av upphandlingar på ett heltäckande sätt i medlemmarnas egna nätverk.
Nödvändigt stöd erbjuds för verksamheten i nätverket för de personer som ansvarar för välfärdsområdenas upphandlingar. Genom nätverket möjliggörs utbyte av god praxis och erfarenheter samt särskilt gemensam utveckling av ledningen av upphandlingar.
På nationell nivå tas det fram information om upphandlingarnas strategiska betydelse. Samtidigt sprids god praxis med anknytning till det samt information om varför man bör ha strategiska riktlinjer/en upphandlingsstrategi. Organisationerna stöds så att de inom organisationen kan producera information om sina egna upphandlingar och deras strategiska betydelse samt överväga strategiskt upphandlingssamarbete. Det väsentliga är att få organisationens ledning att förstå upphandlingarnas potential. Förändringen stöds av bland annat en KEINO-akademi och regionala förändringsagenter.
Vad har gjorts hittills?
Vikten av att leda upphandlingar betonas vid ledningens tillställningar, nätverk och träningsprogram. Samarbetsforumet för offentlig upphandling har publicerat korta videoklipp om strategisk ledning av upphandlingar som är riktade till ledningen. Kompetenscentret KEINO erbjuder olika utvecklingsprogram för att främja ledningen av upphandlingar. Det finns ett informationspaket för förtroendevalda i tjänsten "Kommunal beslutsfattare". HAUS ordnar ett utbildningsprogram om strategisk ledning av upphandlingar inom den offentliga förvaltningen. Strategisk ledning -temagruppen har berett ett ppt-materialpaket som avsetts för ledningen. Du kan beställa materialet på adressen [email protected]
- Guide om ledning och utveckling av offentliga upphandlingar 11/2020 (på finska)
- Kompetenscentret KEINO erbjuder avgiftsfria utvecklingsprogram och annat stöd
- Upphandlingar som verktyg för kommunstrategin: Infopaket för förtroendevalda i tjänsten "Kommunal beslutsfattare"
- Strategisk ledning av upphandlingar inom den offentliga förvaltningen - HAUS utbildning (på finska)
De väsentliga aktörerna sammanförs för att säkerställa och planera den nationella försörjningsberedskapen. Genom offentliga upphandlingar säkerställs den kapacitet som är kritisk för Finlands totala försörjningsberedskap med tanke på undantagsförhållanden. I detta arbete utnyttjas erfarenheterna av pandemin med tanke på framtida kriser.
Det utbildas och utbyts information om beaktande av försörjningsberedskapen vid de upphandlande enheterna. Det utarbetas t.ex. modeller för planer och avtalsvillkor för störningssituationer (beredskap under normala förhållanden och undantagsförhållanden).
Vad har gjorts hittills?
Kommunförbundet har 17.6.2022 publicerat guiden Beredskap vid upphandlingar i anslutning till finansministeriets och Kommunförbundets program för verkningsfull offentlig upphandling. I guiden beak-tas särskilt ledarskapsperspektivet när det gäller att genomföra systematisk riskhantering i fråga om organisationernas upphandlingskontrakt.
Beredskap vid upphandling förutsätter att organisationen identifierar de upphandlingar som förutsätter riskhanteringsåtgärder. Genom beredskap ser man till att samhällets vitala tjänster fungerar i alla situationer oberoende av vem som producerar dem.
För uppföljningen av genomförandet av strategin planeras det ett verktyg som stöder den strategiska ledningen av upphandlingarna. För närvarande planeras en tjänst som kallas Upphandlingslotsen (Hankintaluotsi).
Vad har gjorts hittills?
Upphandlingslotsen har utvecklats i samarbete med kompetenscentret KEINO i olika utvecklingsprogram. Verktyget gör det möjligt att på ett inkluderande sätt fastställa strategiska mål för upphandling och integrera dem i enskilda upphandlingar och följa upp hur målen uppnås. Det elektroniska verktyget är gratis och kan användas av alla organisationer inom den offentliga sektorn (upphandlande enheter).
Det bildas en nationell Big Buyers-grupp bestående av de upphandlare som använder en betydande upphandlingsvolym i Finland. Gruppen främjar väsentliga åtgärder för strategisk ledning. Via de stora aktörerna är det dessutom möjligt att sprida god praxis även till övriga upphandlande enheter i regionerna. Marknadseffekt och identifiering av kategoriseringsmodeller kan vara ett konkret tema i arbetet. Med hjälp av samarbetet kan man implementera lämpliga kategoriseringsmodeller för olika organisationer inom den offentliga förvaltningen. Syftet med samarbetet är inte att göra upphandlingarna som större volymer, utan att fokusera på upphandlingsverksamhetens strategiska funktion.
Åtminstone inköpscentraler, sjukvårdsdistrikt, de största städerna, statliga ämbetsverk, affärs-verk och offentligt ägda aktiebolag som omfattas av upphandlingslagens tillämpningsområde samt möjligtvis expertorganisationer och representanter för näringslivet inbjuds att delta.
Vad har gjorts hittills?
Kickoff-evenemanget för nätverket Inflytelserika upphandlare ordnades den 31 maj 2021. Nätverket sammanträder med cirka 2–3 månaders intervall. Helsingfors stads upphandlingschef Jorma Lamminmäki är den första som har nätverkets roterande ordförandeskap.
Din sakkunskap behövs – kom med
Temagrupperna är öppna för alla. Kom med i temagruppen och hjälp oss att utveckla de offentliga upphandlingarna rent konkret. I temagrupperna förs diskussionen huvudsakligen på finska.
Anmäl dig till en temagrupp här
Temagruppernas ansvariga
- programchef Maria Röykkä, finansministeriet, tel. 050 598 4441, maria.roykka (at) gov.fi
- upphandlingsdirektör Tuure Marku, Tuomi Logistiikka Oy, tel. 040 183 8315, tuure.marku (at) tuomilogistiikka.fi