Strategisk ledning
Temagruppen Strategisk ledning var till uppgift att planera och vidta konkreta åt-gärder för att främja förverkligandet av målen i den nationella strategin för offentlig upphandling. Temagruppen främjade den strategiska avsikten: Vi leder upphandlingarna som en strategisk funktion och utnyttjar upphandlingarnas potential för att nå våra mål.
De belopp som används till offentliga upphandlingar är av samhällsekonomisk betydelse. Därför bör upphandlingarna ledas som en strategisk funktion i organisationerna. När de offentliga upphandlingarnas potential att generera effekter har identifierats, kan denna potential riktas till att förverkliga organisationens strategiska mål. Förverkligandet av organisationens strategiska mål följs upp och mäts regelbundet
Mål
- De upphandlande enheterna identifierar de strategiskt mest betydelsefulla upphandlingshelheterna och främjar uppnåendet av sina strategiska mål med hjälp av upphandlingarna
- Vi leder upphandlingarna professionellt under hela livscykeln både på nationell nivå och vid varje upphandlande enhet
- Vid upphandlingarna bereder vi oss på ett tillräckligt sätt för störningssituationer under normala förhållanden och för undantagsförhållanden
- Upphandlingarna är en del av organisationernas resultat- och ägarstyrning
Inledande åtgärder
Genom kommunikation och utbildning säkerställs att guiden om beredskap vid upphandling (Varautuminen hankinnoissa) kan börja användas och att den hittas i upphandlingsenheterna. Stöd ges för att målen för beredskap ska uppnås genom att utveckla kunskapsbasen och sprida god praxis.
Nödvändigt stöd erbjuds för verksamheten i nätverket Vaikuttavat hankkijat, som består av enheter som är föregångare inom upphandling. Nätverket består främst av upphandlare med en stor upphandlingsvolym i Finland. Genom nätverket möjliggörs utbyte av god praxis och gemensam utveckling av ledningen av upphandlingar på ett heltäckande sätt i medlemmarnas egna nätverk.
Nödvändigt stöd erbjuds för verksamheten i nätverket för de personer som ansvarar för välfärdsområdenas upphandlingar. Genom nätverket möjliggörs utbyte av god praxis och erfarenheter samt särskilt gemensam utveckling av ledningen av upphandlingar.
Målet för utredningen är att öka förståelsen av de faktorer och åtgärder som främjar den strategiska ledningen av upphandlingar och att synliggöra nyttan. Genom utredningen identifieras god praxis och goda handlingsmodeller för strategisk ledning av upphandlingar med hjälp av konkreta exempel, och strävan är att ta fram konkreta rekommendationer för upphandlingsenheterna.
En upphandlingsvy tas fram för högsta ledningen i ett pilotförsök tillsammans med sex pilotorganisationer. Upphandlingsvyn för ledningen innehåller de nyckeltal som behövs vid ledning av upphandlingar. I pilotförsöket tar man reda på hur ledningens vy stöder uppkomsten av en helhetsbild i upphandlingar, regelbunden uppföljning, reaktioner på avvikelser och fattandet av strategiska beslut. Det görs en bedömning av möjligheterna att skala upp ledningens upphandlingsvy.
På nationell nivå tas det fram information om upphandlingarnas strategiska betydelse. Samtidigt sprids god praxis med anknytning till det samt information om varför man bör ha strategiska riktlinjer/en upphandlingsstrategi. Organisationerna stöds så att de inom organisationen kan producera information om sina egna upphandlingar och deras strategiska betydelse samt överväga strategiskt upphandlingssamarbete. Det väsentliga är att få organisationens ledning att förstå upphandlingarnas potential. Förändringen stöds av bland annat en KEINO-akademi och regionala förändringsagenter.
Vad har gjorts hittills?
Vikten av att leda upphandlingar betonas vid ledningens tillställningar, nätverk och träningsprogram. Samarbetsforumet för offentlig upphandling har publicerat korta videoklipp om strategisk ledning av upphandlingar som är riktade till ledningen. Kompetenscentret KEINO erbjuder olika utvecklingsprogram för att främja ledningen av upphandlingar. Det finns ett informationspaket för förtroendevalda i tjänsten "Kommunal beslutsfattare". HAUS arrangerade ett utbildningsprogram om strategisk ledning av upphandlingar inom den offentliga förvaltningen. Strategisk ledning -temagruppen har berett ett ppt-materialpaket som avsetts för ledningen. Du kan beställa materialet på adressen [email protected].
- Guide om ledning och utveckling av offentliga upphandlingar 11/2020 (på finska)
- Kompetenscentret KEINO erbjuder avgiftsfria utvecklingsprogram och annat stöd
- Upphandlingar som verktyg för kommunstrategin: Infopaket för förtroendevalda i tjänsten "Kommunal beslutsfattare"
De väsentliga aktörerna sammanförs för att säkerställa och planera den nationella försörjningsberedskapen. Genom offentliga upphandlingar säkerställs den kapacitet som är kritisk för Finlands totala försörjningsberedskap med tanke på undantagsförhållanden. I detta arbete utnyttjas erfarenheterna av pandemin med tanke på framtida kriser.
Det utbildas och utbyts information om beaktande av försörjningsberedskapen vid de upphandlande enheterna. Det utarbetas t.ex. modeller för planer och avtalsvillkor för störningssituationer (beredskap under normala förhållanden och undantagsförhållanden).
Vad har gjorts hittills?
Kommunförbundet har 17.6.2022 publicerat guiden Beredskap vid upphandlingar i anslutning till finansministeriets och Kommunförbundets program för verkningsfull offentlig upphandling. I guiden beak-tas särskilt ledarskapsperspektivet när det gäller att genomföra systematisk riskhantering i fråga om organisationernas upphandlingskontrakt.
Beredskap vid upphandling förutsätter att organisationen identifierar de upphandlingar som förutsätter riskhanteringsåtgärder. Genom beredskap ser man till att samhällets vitala tjänster fungerar i alla situationer oberoende av vem som producerar dem.
För uppföljningen av genomförandet av strategin planeras det ett verktyg som stöder den strategiska ledningen av upphandlingarna. För närvarande planeras en tjänst som kallas Upphandlingslotsen (Hankintaluotsi).
Vad har gjorts hittills?
Upphandlingslotsen har utvecklats i samarbete med kompetenscentret KEINO i olika utvecklingsprogram. Verktyget gör det möjligt att på ett inkluderande sätt fastställa strategiska mål för upphandling och integrera dem i enskilda upphandlingar och följa upp hur målen uppnås. Det elektroniska verktyget är gratis och kan användas av alla organisationer inom den offentliga sektorn (upphandlande enheter).
Det bildas en nationell Big Buyers-grupp bestående av de upphandlare som använder en betydande upphandlingsvolym i Finland. Gruppen främjar väsentliga åtgärder för strategisk ledning. Via de stora aktörerna är det dessutom möjligt att sprida god praxis även till övriga upphandlande enheter i regionerna. Marknadseffekt och identifiering av kategoriseringsmodeller kan vara ett konkret tema i arbetet. Med hjälp av samarbetet kan man implementera lämpliga kategoriseringsmodeller för olika organisationer inom den offentliga förvaltningen. Syftet med samarbetet är inte att göra upphandlingarna som större volymer, utan att fokusera på upphandlingsverksamhetens strategiska funktion.
Åtminstone inköpscentraler, sjukvårdsdistrikt, de största städerna, statliga ämbetsverk, affärs-verk och offentligt ägda aktiebolag som omfattas av upphandlingslagens tillämpningsområde samt möjligtvis expertorganisationer och representanter för näringslivet inbjuds att delta.
Vad har gjorts hittills?
Kickoff-evenemanget för nätverket Inflytelserika upphandlare ordnades den 31 maj 2021. Nätverket sammanträder med cirka 2–3 månaders intervall. Helsingfors stads upphandlingschef Jorma Lamminmäki är den första som har nätverkets roterande ordförandeskap.
TOIMI-projektet: Den nationella upphandlingsstrategins mål för resultatstyrningen vid ministerierna och utarbetandet av ett handlingsprogram
TOIMI-projektet ska stödja ministerierna vid utarbetandet av verksamhetsplaner för verkställandet av den nationella upphandlingsstrategin. Vid uppföljningen av målen i verksamhetsplanerna utnyttjas Upphandlingslotstjänsten som är ett avgiftsfritt verktyg för hela den offentliga sektorn för strategisk planering av upphandlingar.
Statsrådets principbeslut om en nationell strategi för offentlig upphandling utfärdades i september 2020. I den förbinder sig ministerierna att genomföra målen i den nationella strategin för offentlig upphandling i sin egen verksamhet och i verksamheten inom sitt förvaltningsområde. Ministeriernas arbete stöddes genom TOIMI-projektet som inleddes i januari 2021.
Den första fasen av TOIMI-projektet
Åtgärderna inom TOIMI 1 -projektet våren 2021 gällde alla ministerier. Ministerierna understöddes i utarbetandet av sina egna åtgärdsplaner för genomförandet av den nationella upphandlingsplanen. Åtgärdsplanerna utarbetades utifrån ministeriernas befintliga information om nuläget för upphandlingsverksamheten.
Under våren fick ministerierna information om betydelsen av det strategiska ledandet av upphandlingarna och om målen för den nationella upphandlingsstrategin. I projektworkshopparna fördjupade man sig förutom i att utreda nuläget också i utformningen av egna mål och i planeringen av åtgärder och mätare. Med hjälp av denna information kunde man göra de centrala målen för upphandlingsverksamheten och upphandlingarna till en del av planeringen av ministeriernas verksamhet och ekonomi.
Finansministeriet var uppdragsgivare för den första fasen av TOIMI-projektet. Det nätverksbaserade kompetenscentret för hållbar och innovativ offentlig upphandling KEINO genomförde helheten tillsammans med statsrådets kansli och Statskontoret. Från KEINO deltar Motiva Oy, Hansel Ab, VTT och Finlands miljöcentral i arbetet.
TOIMI-projektets andra fas
Inom TOIMI 2 -projektet utarbetade de bokföringsenheter som lyder under ministerierna egna verksamhetsplaner för verkställandet av den nationella upphandlingsstrategin. Ministerierna sammanställde sina egna handlingsplaner och bokföringsenheternas handlingsplaner till ”förvaltningsområdets verksamhetsplan” i mars 2022.
TOIMI 2 -projektet inleddes hösten 2021 på gemensamt uppdrag av finansministeriet och arbets- och näringsministeriet.
Uppdatering och uppföljning av verksamhetsplanerna
Upphandlingslotstjänsten används för uppdateringen av verksamhetsplanerna och uppföljningen av uppnåendet av målen. Upphandlingslotstjänsten har utvecklats för att stödja de offentliga upphandlande enheterna vid fastställandet och uppföljningen av målen för Offentliga upphandlingars nationella upphandlingsstrategi. Uppgifterna i ministeriernas och ämbetsverkens verksamhetsplaner ska införas i Upphandlingslotsen senast hösten 2022. Inloggning i tjänsten sker via HILMA och det förutsätter att man registrerar sig som köpare i HILMA.
Mer information om Upphandlingslots-tjänsten på Hansels webbplats (på finska)
Mer information om Upphandlingslots-tjänsten på Hilmas webbplats (på finska)