I reformen av statens service- och lokalnät avses med servicenät de verksamhetsställen som finns för de statliga myndigheternas besökskundservice och helheten av dessa.
I praktiken avses med detta alltså ett nätverk av verksamhetsställen som består av till exempel skattebyråer, Lantmäteriverkets eller Migrationsverkets serviceställen, serviceställen för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata osv., där kunden kan uträtta ärenden fysiskt på plats när hen behöver myndighetstjänster. Servicenätet omfattar inte i detta sammanhang till exempel hälsocentraler, daghem eller skolor eller myndigheternas aktivitetsbaserade lokaler, såsom fängelser och museer.
När reformen av statens service- och lokalnät inleddes bestod statens myndighetsspecifika servicenät av cirka 700 serviceställen och cirka 200 gemensamma ärendehanteringsställen.
Målet med reformen av statens service- och lokalnät är att förnya servicenätet så att det före 2030 i stället för det myndighetsspecifika servicenätet bygger på ett nätverk av gemensamma Finlandsdiskar, där man har tillgång till såväl statens, kommunens som i tillämpliga delar även välfärdsområdenas tjänster.
Målet med reformen av service- och lokalnätet är att minska kontorslokalerna före 2030, eftersom förändringar i arbetssätten, såsom multilokalt arbete, distansarbete och digitalisering av tjänster, har en betydande inverkan på lokalernas behov. Gemensamma lokaler, det vill säga gemensamma arbetsmiljöer, gör det möjligt att minska kontorslokalernas antal.
Genom reformen av service- och lokalnätet verkställs statens lokalstrategi som godkänts som ett principbeslut av statsrådet. Målet med strategin är att 25 procent av statens personal ska arbeta i gemensamma arbetsmiljöer före 2030. Det genomsnittliga effektivitetsmålet för kontorslokalerna är 10 kvadratmeter lägenhetsyta/årsverke, och detta mål tillämpas på nya lokalprojekt som inleds med beaktande av förvaltningsområdesspecifika särdrag och förhållandet mellan distans- och närarbete. Effektivitetsmålet för lokalerna har skärpts utgående från de gemensamma arbetsmiljöer som redan tagits i bruk och deras användningsgrad. I lokalprojekt för gemensamma arbetsmiljöer som inleds strävar man efter att nå effektivitetsmålet 4–6 m2/årsverke för lokalerna.
Gemensamma arbetsmiljöer är arbetsplatser där flera olika ämbetsverk arbetar och där lokalerna och tjänsterna i anknytning till dessa används gemensamt av ämbetsverken. De gemensamma arbetsmiljöerna har dessutom handlingsmodeller som anknyter till samarbetet mellan myndigheter, gemensamma roller och samarbetsstrukturer samt spelregler. I reformen av service- och lokalnätet har ett koncept för gemensamma arbetsmiljöer utarbetats enligt vilket alla gemensamma arbetsmiljöer tas i bruk. Konceptet har tagits fram i samarbete med Senatfastigheter, Valtori och de myndigheter som deltagit i reformen.
Reformen behövs på grund av de betydande samhälleliga förändringsfaktorerna på 2020-talet, såsom det ökade utbudet och användningen av elektroniska tjänster och den betydande minskningen av antalet besök på grund av detta, befolkningens koncentration till stadscentra, det ökade platsoberoende arbetet och de allt knappare ekonomiska resurserna. På grund av dessa samhälleliga förändringar måste servicenätet och lokalnätet för besöksärenden utvecklas, eftersom de i framtiden varken kan upprätthållas på ett ekonomiskt och ekologiskt sätt eller med tanke på förändringarna i kundbehoven och arbetssätten. Med reformen tryggas jämlik tillgång till tjänster för besöksärenden på riksnivå.
För allt fler är e-tjänster det primära tillvägagångssättet att uträtta ärenden hos den offentliga förvaltningen och detta är också utgångspunkten för reformen av service- och lokalnätet. Reformen av servicenätet för besöksärenden är dock nödvändig, eftersom besöken fysiskt och på plats även i fortsättningen ska tryggas för alla som inte har möjlighet att använda e-tjänster. Målet med reformen är också att stärka människors förmåga att använda e-tjänster genom att förbättra tillhandahållandet av digitalt stöd.
Reformen syftar också till att förbättra serviceupplevelsen och -nivån när kunderna uträttar ärenden på plats. Att samla tjänsterna under samma tak gör det lättare att uträtta ärenden hos den offentliga förvaltningen. Dessutom förbättras servicenivån när kunderna i framtiden kan få olika myndigheters tjänster till exempel via distanstjänster i större utsträckning än i nuläget. Dessutom förutsätter strategin för den offentliga förvaltningen att verksamheten inom hela den offentliga förvaltningen utvecklas så att förvaltningen fungerar tillsammans och enhetligt. I reformen av service- och lokalnätet verkställs strategin för den offentliga förvaltningen.
Av de statliga myndigheterna gäller reformen i första hand regionförvaltningsverken, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, närings-, trafik- och miljöcentralerna, Migrationsverket, Lantmäteriverket, Rättstjänstverket, polisens tillståndsförvaltning, Brottspåföljdsmyndighetens enheter för samhällspåföljder, Utsökningsverket och Skatteförvaltningen samt FPA. FPA är med om i reformen i synnerhet vad gäller Finlandsdiskarna. Beroende på ort deltar övriga statliga myndigheter verksamma på orten i projekten för enskilda gemensamma arbetsmiljöer.
I reformen av service- och lokalnät utförs dessutom nära samarbete med kommunerna och i tillämpliga delar med välfärdsområdena.
Inom det projekt för distanstjänst och distanstolkning som finansministeriet inlett har man tagit fram och anskaffat myndigheterna en gemensam systemmiljö för distanstjänst och distanstolkning som omfattar en applikation för distanstjänst och utrustning för distanstjänstslokaler.
Med distanstjänst avses en lösning som möjliggör uträttande av ärenden som motsvarar besöksärenden med myndigheternas sakkunniga via en bild- och ljudförbindelse. Utöver videoförbindelsen är det med distanstjänstlösningen även möjligt att dela handlingar mellan kunden och den sakkunniga. Distanstjänsten kan tillhandahållas på motsvarande sätt som övriga tjänster antingen med eller utan tidsbokning. Med distanstolkningstjänst avses uträttande av ärenden som motsvarar besöksärenden och sker via en videoförbindelse, där den tolk som kunden behöver (eller en annan tredje part, såsom personlig assistent) deltar via en video- och ljudförbindelse på samma sätt som myndighetens sakkunniga. Distanstjänsten tillhandahålls i en tillgänglighetsanpassad och privat distanstjänstslokal som kan vara ett rum eller en modullösning.
Ägaren av lösningen för distanstjänst och distanstolkning är under 2025 finansministeriet, därefter överförs ägarskapet till Tillstånds- och tillsynsverket som inleder sin verksamhet 2026.
Lösningen pilottestas i Borgå, Imatra och Nurmes i sex månader under 2025, och i pilotförsöket deltar FPA, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, Polisen och Skatteförvaltningen. Dessutom deltar regionförvaltningsverken i testningen av lösningens tekniska funktionalitet. Tjänstens första produktionsversion tas stegvis i bruk på riksnivå under 2026–2029 genom separat beslut. Med hjälp av den gemensamma distanstjänsten och distanstolkningstjänsten kan tjänsterna tillhandahållas i kundernas närhet, i synnerhet vid de Finlandsdiskar som ligger utanför nätverket med gemensamma arbetsmiljöer.
Finansministeriet har tillsatt och leder service- och lokalnätsprojektet. Projektet bereds i samarbete med myndigheterna, Senatfastigheter och Valtori.
Finansministeriet har tillsatt styr- och beredningsgrupper för projektet. Styrgruppen består av representanter för de ministerier som styr de medverkande myndigheterna, Folkpensionsanstalten, Kommunförbundet, Finsk Handel och personalorganisationerna. Beredningsgruppens medlemmar är bland annat representanter för de myndigheter som deltar i projektet och Kommunförbundet.
Projektet har underarbetsgrupper som bereder projektets riksomfattande riktlinjer till exempel i anslutning till den gemensamma kundservicen och de gemensamma kontorslokalerna. Arbetsgruppen har representanter för de myndigheter som deltar i projektet.
Planeringen av service- och lokalnätet görs i landskapsspecifika regionala projektgrupper under 2021–2026. Projektgrupperna har representanter för de myndigheter som deltar i projektet samt kommunerna och välfärdsområdet i landskapet. De regionala projektgrupperna utarbetar regionala planer där man fastställer de gemensamma kundserviceställenas och kontorslokalernas målbild för varje landskap fram till 2030 och etapper för att uppnå målet.
Senatfastigheter ansvarar för ledningen och genomförandet av de konkreta lokalprojekt som gäller de gemensamma arbetsmiljöerna.
Inom service- och lokalnätsprojektet bereds en lagstiftningsändring genom vilken uppgifter som hänför sig till samordningen och utvecklingen av nätverket med Finlandsdiskar vid ingången av 2026 delegeras till Tillstånds- och tillsynsverket som inleder sin verksamhet då.
Målet är att Finlandsdisken ligger i regel högst inom en timmes bilfärd. Inom en timmes radie från Finlandsdisken borde det dessutom bo tillräckligt med människor för att det ska finnas ett tillräckligt kundunderlag för att garantera en högklassig service. I den riksomfattande lagstadgade planen om tillgången till statliga tjänster och placeringen av funktioner fastställs servicenätkriterierna under varje regeringsperiod.
De kriterier för reformen av service- och lokalnätet som beskrivs ovan styr planeringen av servicenätet och utifrån dem fastställs i den regionala landskapsspecifika planeringen närmare var Finlandsdiskarna inrättas.
Målet är att alla Finlandsdiskar tillhandahåller statliga myndigheters, FPA:s och kommunernas kundtjänster. (Se svaret på frågan Vilka statliga myndigheter berörs av reformen?)
För välfärdsområdenas del utreder projektet vilka tjänster som kan tillhandahållas vid Finlandsdiskarna.
Största delen av människorna kan och vill uträtta ärenden hos myndigheterna digitalt, och myndigheternas digitala tjänster utvecklas kontinuerligt. Även service- och lokalnätsprojektet stöder utvecklingen av myndigheternas digitala tjänster och utgångspunkten för reformen är att fungerande och lättanvända digitala tjänster ska vara den primära servicekanalen. Det finns dock också människor som inte kan, vill eller förmår använda myndigheternas digitala tjänster, och även i framtiden ska de garanteras en jämlik möjlighet att uträtta sina ärenden.
Målet med Finlandsdiskarna är att de tjänster som kräver besök ska vara tillgängliga för människor på ett högklassigt sätt i samma lokaler. Finlandsdiskarna ger också digitalt stöd för användningen av myndigheternas elektroniska tjänster.
Digitalt stöd, dvs. stöd för elektroniska ärenden, tjänster och apparater, är en väsentlig del av Finlandsdiskarnas verksamhetskoncept. Vid Finlandsdiskarna uppmuntras kunderna att uträtta ärenden elektroniskt och de får digitalt stöd för de myndighetstjänster som tillhandahålls vid Finlandsdiskarna.
När mer krävande digitalt stöd tillhandahålls, det vill säga i situationer där en människa behöver till exempel fördjupat stöd i användningen av digitala apparater eller andra tjänster än myndighetstjänster, samarbetar man med riksomfattande och regionala aktörer inom digitalt stöd.
Gemensamma arbetsmiljöer är arbetsplatser där flera olika ämbetsverk arbetar och där lokalerna och tjänsterna i anknytning till dessa används gemensamt av ämbetsverken.
I de gemensamma arbetsmiljöerna utförs många olika kontorsuppgifter. Där finns oftast också en Finlandsdisk som betjänar kunder som vill uträtta ärenden med myndigheterna på plats.
De gemensamma arbetsmiljöerna är så kallade allaktivitetsutrymmen där finns egna områden för olika arbetsuppgifter (till exempel för arbete som kräver koncentration eller tystnad samt webbmöten och telefonarbete). Utöver de gemensamma lokalerna och tjänsterna har de gemensamma arbetsmiljöerna dessutom handlingsmodeller som anknyter till samarbetet mellan myndigheter, gemensamma roller och samarbetsstrukturer samt spelregler.
Även om lokalerna för de gemensamma arbetsmiljöerna i regel är gemensamma, är det dock möjligt att skapa områden med begränsat tillträde eller utrymmen för endast myndighetsbruk, om myndighetens verksamhet förutsätter detta.
Övergången till de gemensamma arbetsmiljöerna är en följd av förändringar i arbetssätten och med besöken hos myndigheterna som har haft betydande konsekvenser för användningen av lokalerna. De gemensamma arbetsmiljöerna tas i bruk före 2029 på 18 orter, i regel i statens befintliga ämbetshus. Nätverket med gemensamma arbetsmiljöer är riksomfattande och stödjer multilokalt arbete och att besöksärendena sköts på ett kundorienterat och resultatrikt sätt. De gemensamma arbetsmiljöerna medför ekonomiska besparingar och bidrar till koldioxidsnålhet och cirkulär ekonomi och med dem strävar man efter en positiv och enhetlig kund- och arbetstagarupplevelse.
De gemensamma arbetsmiljöerna kan användas av alla myndigheter som köpt användarrättigheter till lokalerna. Prissättningen av de gemensamma lokalerna baserar sig på användningen av lokalerna i stället för areal och årsverken. Dessutom har de gemensamma arbetsmiljöerna några lokaler som övriga tjänstepersoner kan använda sporadiskt.
De gemensamma arbetsmiljöerna tas i bruk utifrån konceptet för gemensamma arbetsmiljöer. Konceptet för gemensamma arbetsmiljöer har beretts under ledning av finansministeriet inom projektet Reformering av statens service- och lokalnät på 2020–talet. Konceptet för gemensamma arbetsmiljöer styr att de gemensamma arbetsmiljöerna tas i bruk på ett enhetligt sätt i hela Finland.
Planeringen och verkställandet av reformen av statens service- och lokalnät fortskrider på nationell och regional nivå. Reformen är indelad i tre faser: 1:a fasen 2021–2023, 2:a fas 2024–2026 och 3:e fas 2027–2030.
Under reformens första fas bereddes bland annat koncepthelheten för gemensamma arbetsmiljöer och inleddes regionalt genomförande och regional planering i de första tre landskapen.
Under reformens andra fas slutförs bland annat den regionala planeringen, tas i bruk lösningen för distanstjänst och distanstolkning och överförs uppgifter inom den gemensamma kundtjänstverksamheten till ämbetsverksnivå.
Det som man lärt sig och de förslag i anknytning till fortsatt utvecklingsarbete som fåtts under reformens första fas har samlats i den första halvtidsrapport om reformen av service- och lokalnätet som publicerades i början av 2024.
Under reformens tredje fas fortsätter genomförandet av det gemensamma service- och lokalnätet. Under 2020-talet inrättas Finlandsdiskar i hela landet så att det före 2030 finns ett nytt nätverk med Finlandsdiskar i Finland som har ersatt det nuvarande myndighetsspecifika servicenätet. Dessutom har man fram till 2030 genomfört en reform av lokalerna i enlighet med riktlinjerna i statens lokalstrategi.
Under reformens första fas öppnades de första Finlandsdiskarna i Lahtis, Villmanstrand, Joensuu, Björneborg och Kouvola. De gemensamma serviceställena i Lahtis, Villmanstrand och Björneborg är de första Finlandsdiskarna enligt ett enhetligt koncept, och de tillhandahåller utöver myndigheternas egna tjänster även allmän servicerådgivning och digitalt stöd. Utbudet av tjänster är lite mer begränsat i Joensuu och Kouvola.
Finlandsdiskarnas tjänsteutbud utökas när reformen framskrider. Finlandsdiskarnas tjänster och lokaler utvecklas under de närmaste åren så att allt flera myndigheter börjar tillhandahålla sina tjänster på samma ställe.
Finlandsdiskarnas öppettider och tjänsteutbud finns på webbplatsen Suomi-piste.fi.
De gemensamma arbetsmiljöerna kan användas av alla myndigheter som har ingått ett hyresavtal om lokalerna. Lokalen som ingår i nätverket med gemensamma arbetsmiljöer (centrumstäder i landskapen) kan användas av personalen hos de myndigheter vars verksamhetsställe ligger i den gemensamma arbetsmiljön. Det är dock möjligt för arbetsgivaren att ingå ett hyresavtal om en sådan gemensam arbetsmiljö där myndigheten inte har verksamhet, till exempel för 1–3 årsverken. För sporadisk användning har dessutom de gemensamma arbetsmiljöerna några arbetsbord för övriga tjänstepersoner.
Från och med ingången av 2026 övergår nätverket med gemensamma arbetsmiljöer från årsverkeavtal till användningsrättighetsavtal då man kommer överens om det ovannämnda med användningsrättigheter.
Det är viktigt att beakta att arbetsgivaren alltid fattar beslut om tjänsteställe och möjlighet till multilokalt arbete.