Reformering av statens service- och lokalnät på 2020–talet

De statliga kundbesöken koncentreras till den offentliga förvaltningens gemensamma kundserviceställen, och ämbetsverken och inrättningarna övergår till gemensamma kontorslokaler på 2020-talet. Det gemensamma servicestället kallas Finlandsdisken. Illustrationsbild.

Målet med reformen av service- och lokalnätet är att skapa ett enhetligt kundservicenät för statsförvaltningen och FPA före 2030 och att reducera antalet serviceställen i enlighet med statens lokalstrategi som antogs i december 2021. Målet är att man genom aktörernas gemensamma servicenätverk för kundbesök möjliggör en mer kundorienterad, kostnadseffektiv och planmässig kundbetjäning.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, livskrafrscentralerna, Tillstånds- och tillsynsverket, Migrationsverket, Lantmäteriverket, Rättsjänstverket, polisens tillståndsförvaltning, Brottspåföljdsmyndighetens enheter för samhällspåföljder, Utsökningsverket och Skatteförvaltningen deltar i projektet, liksom även i synnerhet för kundservicens del FPA. Finlandsdiskens serviceställen ska dessutom i så stor omfattning som möjligt tillhandahålla kommunens tjänster, och de välfördsområdenas tjänster som lämpar sig bäst för ändamålet.

Utgångspunkten för statsförvaltningens service är täckande e-tjänster som kompletteras med kundbesök. Sektorsövergripande service, digitalt stöd och distansservice får en framträdande roll i framtidens besöksärenden. Genom att skapa gemensamma serviceställen tillsammans med kommunerna och välfärdsområderna och genom att se över servicenätet som en helhet kan man trygga omfattande tillgång till kundbesök och samtidigt utveckla den nuvarande servicenivån och uppnå kostnadsbesparingar.

Målet med lokalstrategin är att en fjärdedel av de statsanställda arbetar vid ämbetsverks och inrättningars samnyttjade lokaler före 2030. Samutnyttjade lokaler betyder att arbetstagare vid flera olika ämbetsverk arbetar i samma lokaler. Verksamhetens behov och särdrag, t.ex. dataskyddet, samt det nuvarande sättet att arbeta som förenar distansarbete och närvarons arbete tas dock i beaktande. Avsikten är att förbättra utrymmeseffektiviteten från nuvarande cirka 18 kvadratmeter till tio kvadratmeter per årsverke. På detta sätt sparar man kostnader och energianvändning.

Det ökade utbudet och användningen av e-tjänster, den avsevärda minskningen av antalet kundbesök till följd av detta, ökningen av arbete på flera orter, befolkningsförändringarna och urbaniseringen samt de allt knappare ekonomiska resurserna påverkar behovet av att förnya statens service- och lokalnät på 2020-talet. Kontoren och antalet kontorslokaler påverkas avsevärt av att multilokalt arbete och distansarbete blir allt vanligare. De statliga myndigheternas gemensamma lokaler och samanvändning av lokalerna till exempel med kommunerna ger nya möjligheter att använda lokalerna.

Vad förändras i och med projektet för service- och lokalnätet?

Kundbesöken hos de statliga ämbetsverken koncentreras stegvis till den offentliga förvaltningens gemensamma kundserviceställen, dvs. Finlandsdiskens kontor, vilka i stor omfattning också tillhandahåller kommunernas och Folkpensionsanstaltens service samt sådan välfärdsområdesservice som lämpar sig för ändamålet
Varje medborgare får service inom högst en timmes bilfärd.
Serviceutbudet vid kundserviceställena utvidgas och förenhetligas och kunderna får stöd för användningen av e-tjänster.
En fjärdedel av personalen vid statens ämbetsverk och inrättningar övergår till att arbeta i gemensamma arbetsmiljöer.

Tidsplanen för projektet

2021: Service- och lokalnätsprojektet tillsätts, verkställighetsplan och tillsättande av regionala projektgrupper i Södra Karelen, Norra Karelen och Päijänne-Tavastland. Arbetet har inletts både nationellt och regionalt.
2022: Regionala planer färdiga, de riksomfattande koncepten för kundservice och kontorslokaler färdiga, utredningar om ordnandet av statens gemensamma kundservice och om lösningen på distansservice, beredning av pilotförsök med distansservice
2023: Beredningen av konkurrensutsättningen av distansservice, lokalprojekten inom de första verkställighetsområdena blir klara
2024: Projektets I lägesrapport, det regionala arbetet inleds i Södra Savolax, Mellersta Finland, Lappland, Birkaland, Satakunta och Nyland, konkurrensutsättning av distansservice
2025: Beredning av uppgifter inom den gemensamma kundservicen, pilotförsök med distansservice
2026: Uppgifterna inom den gemensamma kundserviceverksamheten överförs till Tillstånds- och tillsynsverket, riksomfattande införande av distansservice
2027: Projektets II lägesrapport, myndigheternas skyldighet att delta i de gemensamma serviceställena börjar
2030: Ett rikstäckande gemensamt kundservicenätverk och riktlinjerna i lokalstrategin har genomförts; slutrapport

Frågor och svar om reformen av statens service- och lokalnät

Vilka statliga myndigheter omfattas av reformen?

De statliga myndigheter som i första hand deltar i reformen är Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, livskraftscentralerna, Tillstånds- och tillsynsverket, Migrationsverket, Lantmäteriverket, Rättstjänstverket, polisens tillståndsförvaltning, Brottspåföljdsmyndighetens enheter för samhällspåföljder, Utsökningsverket, Skatteförvaltningen och FPA. FPA deltar framför allt i fråga om Finlandsdiskens serviceställen. Andra statliga myndigheter som är verksamma på orten i fråga deltar i enskilda gemensamma arbetsmiljöprojekt.

I samband med reformen av service- och lokalnätet bedrivs dessutom ett nära samarbete med kommunerna och i tillämpliga delar med välfärdsområdena.

Vem ansvarar för reformen?

Finansministeriet har tillsatt service- och lokalnätprojektet och leder det. Projektet bereds i samarbete med olika myndigheter, Tillstånds- och tillsynsverket, Senatfastigheter och Valtori.

Finansministeriet har tillsatt styrnings- och beredningsgrupper för projektet. Styrgruppen har representanter för de ministerier som styr de medverkande myndigheterna samt för Folkpensionsanstalten, Finlands Kommunförbund, Finsk handel r.f. och personalorganisationerna. Medlemmar i beredningsgruppen är bland annat företrädare för de myndigheter som deltar i projektet och företrädare för Kommunförbundet.

Projektet har underarbetsgrupper som bereder projektets riksomfattande riktlinjer till exempel i fråga om gemensam kundservice och gemensamma kontorslokaler. I arbetsgrupperna finns representanter för de myndigheter som deltar i projektet.

Service- och lokalnätet planeras i landskapsspecifika regionala projektgrupper under 2021–2026. I projektgrupperna finns företrädare för de myndigheter som deltar i projektet liksom även för kommunerna i landskapet och välfärdsområdet. De regionala projektgrupperna utarbetar regionala planer där man fastställer den landskapsspecifika målbilden för de gemensamma kundserviceställena och kontorslokalerna fram till 2030 och faserna för uppnåendet av målet.

Senatfastigheter ansvarar konkret för ledningen och genomförandet av lokalprojekt för gemensamma arbetsmiljöer.

Tillstånds- och tillsynsverket svarar för uppgifterna i anslutning till samordningen och utvecklingen av nätverket av Finlandsdiskens serviceställen från och med den 1 januari 2026.

Jag är statstjänsteman. Kan jag i fortsättningen arbeta i vilken gemensam arbetsmiljö som helst i vilken stad som helst?

De gemensamma arbetsmiljöerna (YTY) kan användas av alla myndigheter som ingått avtal om användning av den gemensamma arbetsmiljön i lokalerna. Objekten i YTY-nätverket (landskapens centralstäder) kan i regel utnyttjas av personalen vid de myndigheter som har sitt verksamhetsställe vid arbetsmiljön i fråga. Arbetsgivaren kan dock ingå avtal om användning av den gemensamma arbetsmiljön också på ett sådant ställe där myndigheten annars inte har någon verksamhet. De gemensamma arbetsmiljöerna har dessutom några platser som kan användas tillfälligt av andra statsanställda.

Det bör noteras att arbetsgivaren alltid beslutar om tjänstestället och möjligheten till multilokalt arbete.

Strategier som styr projektet

Projektet för reformering av statens service- och lokalnät på 2020-talet bidrar till genomförandet av följande strategier:

Ytterligare information:

Marko Puttonen, marko.puttonen(at)gov.fi
Jaana Salmi, jaana.salmi(at)gov.fi

Ett gemensamt kundservicenätverk för den offentliga förvaltningen 2030 som mål (på finska, presentationsblad på svenska)