Styrning av förvaltningen

Med styrning av förvaltningen avses en helhet av förfaranden, system, verksamhetssätt och därtill hörande handlingar som stöder ledandet. Ledandet och styrningen har en stark koppling till varandra. Med ledande avses verksamhetssätt och förfaranden genom vilka organisationens ledning strävar efter att uppnå de uppställda målen. Genom att utveckla styrningen strävar man efter balans mellan statsfinanserna och verksamheten som helhet.

Finansministeriet svarar för styrningen av statsförvaltningens ekonomi och utvecklingen av den. Finansministeriet och dess förvaltningsområde svarar dessutom för en stor del av hela statens koncernstyrning. Ministeriet styr inom sitt förvaltningsområde betydande producenter av koncerntjänster som producerar tjänster för hela statsförvaltningen.

Det väsentliga vid styrningen av förvaltningen och den offentliga serviceproduktionen är, förutom en ekonomisk och effektiv organisering av verksamheten, att man ställer upp samhälleligt viktiga mål och styr verksamheten i riktning mot dem.

Regeringsprogrammet och genomförandeplanen ankare för den strategiska styrningen

Staten har många mål inom samhällspolitiken, förvaltningen och den offentliga serviceproduktionen. Med strategisk styrning avses de strategiska prioriteringar för statens verksamhet som statsrådet och ministerierna har fastställt. Politisk styrning är ett politiskt val av de mål som ska ställas upp. Regeringen och riksdagen fattar beslut om dem. På ministerienivå ansvarar statsrådets kansli för den övergripande strategiska styrningen.

Regeringsprogrammet är den centrala strategiska styrmetoden på satsrådsnivå. Regeringsprogrammet är en handlingsplan som godkänts av de partier som deltar i regeringen. Regeringens viktigaste uppgiftsområden har överenskommits i handlingsplanen. För att målen i regeringsprogrammet ska nås utarbetas en verkställighetsplan för regeringsprogrammet.

Verkställighetsplanen preciserar de viktigaste målen, projekten och beredningsansvaret för de prioriterade områdena i regeringsprogrammet som förvaltningsövergripande politikhelheter.

Målet med utvecklingen av styrsystemen för statsfinanserna och verksamheten är att säkerställa ekonomiska och effektiva styrsystem, förenkla och förtydliga styrningsprocesserna samt stärka koncernperspektivet. Detta eftersträvas bland annat genom att stärka den koncernbaserade ledningen och det gemensamma ordnandet av funktioner där ekonomiska och kvalitativa fördelar kan uppnås genom koncentrering.

Resultatstyrningen är en del av den övergripande styrningen av statskoncernen

Resultatstyrningen är en avtalsbaserad styrmodell vars syfte är att hitta en balans mellan tillgängliga resurser och de resultat som kan uppnås med hjälp av dem samt att samtidigt utveckla tjänsternas kvalitet och säkerställa ett kostnadseffektivt genomförande av dem. Det viktiga med resultatstyrningsmodellen är att den grundar sig på policymål som fastställts i regeringsprogrammet, förvaltningsområdenas koncernmål och ämbetsverksspecifika mål. Den utgör en betydande del av den omfattande resurs- eller budgetstyrningshelheten.
Begreppet resultatstyrning kan i vid bemärkelse betraktas som ett allmänt system, en strävan och styrning mot effektivare verksamhet eller i mer begränsad bemärkelse som styrning av den förvaltning som lyder under ministerierna, dvs. ämbetsverken, genom att ställa upp resultatmål och anvisa resurser för genomföringen av dem.

De viktigaste styrmedlen för resultatstyrningen är statsbudgeten och det resultatavtal som upprättas mellan ett ministerium och ett ämbetsverk

Riksdagen godkänner statsbudgeten för budgetåret. I de fleråriga resultatavtalen mellan ministeriet och ett ämbetsverk inom dess förvaltningsområde avtalas det närmare om de resurser som används och de resultat som uppnås med hjälp av dem.

Ministerierna förhandlar med ämbetsverken och inrättningarna och avtalar om resultatmålen för budgetåret och om de resurser som krävs för att uppnå dem utifrån de resurser och preliminära resultatmål som anges i budgeten. Resultatet av förhandlingarna, resultatmålen för budgetåret och de resurser som krävs för att uppnå dem antecknas i ett resultatavtal som undertecknas av båda parterna. 

Ämbetsverken rapporterar om uppnåendet av de överenskomna resultatmålen i den verksamhetsberättelse som hör till ämbetsverkets bokslut, och ministerierna tar ställning till ämbetsverkens resultat och de åtgärder som i fortsättningen behövs i de årliga ställningstagandena till bokslutet. Dessutom rapporterar ministerierna om resultaten inom hela sitt förvaltningsområde till riksdagen i samband med regeringens årsberättelse.

Ramförfarandet är en central del av resultatbudgeteringen och den fleråriga ekonomiska planeringen. Ramförfarandet innebär att regeringen fastslår utgiftsreglerna och utgiftstaket i statsbudgeten, dvs. ramen för hela den fyraåriga valperioden, genast i början av valperioden. Den förvaltningsområdesvisa fördelningen av anslag justeras årligen inom ramen för valperioden i mars genom rambeslutet för statsfinanserna, som baserar sig på förvaltningsområdenas ramförslag.

Innehållet i resultatavtalet påverkas utöver det som nämns ovan också av andra centrala riktlinjer och dokument som gäller ämbetsverkets verksamhet, såsom lagstiftningen och förvaltningsområdets strategi. Detta illustreras i figuren nedan med ett exempel som gäller finansministeriets förvaltningsområde. 

Bild: Exempel på centrala riktlinjer som påverkar resultatavtalet: finansministeriets förvaltningsområde

Innehållet i och tidsplanen för resultatstyrningsprocessen

De fleråriga resultatavtalen ska innehålla aktuella och väsentliga frågekomplex som kräver strategisk styrning med tanke på verkets styrningsförhållande. I resultatavtalen kommer man dessutom överens om de viktigaste målen för ämbetsverkets verksamhetsresultat (målen för verksamhetens effektivitet, produktivitet, verksamhetens kvalitet och de prestationer och allmänna nyttigheter som åstadkoms). Mängden, kvaliteten och uppskattningen av utvecklingen i fråga om de resurser som ska användas under de kommande åren är också en viktig del av resultatförhandlingarna.

Resultatförhandlingarna baserar sig på en dialog mellan ministeriet och ämbetsverket. Ett utkast till avtal kan göras av vilken part som helst, det viktiga är en gemensam genomgång av frågorna och ett gemensamt avtal.

Ministerierna och ämbetsverken inom förvaltningsområdet förhandlar om fleråriga resultatavtal för hela regeringsperioden den höst som följer det nya regeringsprogrammet. Under de efterföljande andra, tredje och fjärde åren under regeringsperioden ses målen över och uppdateras enligt behov och i samförstånd. Samtidigt ökas den tidsintervall som granskas i resultatavtalet på ett löpande sätt så att man i resultatavtalet alltid ser fyra år framåt i fråga om såväl resurser som mål. Under regeringsperiodens sista fjärde år är det alltid förnuftigt att man vid resultatförhandlingarna utöver utvärderingen av det gångna året och avtalandet om nästa år särskilt betonar rapporteringen om hur målhelheten för hela regeringsperioden uppnåtts.

Resultatmålen för det följande året överenskoms före utgången av beredningsåret och resultatavtalet undertecknas så snart som möjligt efter att riksdagen godkänt budgeten för det kommande året. Uppnåendet av resultatmålen, dvs. resultaten, rapporteras i halvtidsrapporten på basis av utfallet under ett halvår och på basis av utfallet under hela året i den verksamhetsberättelse som ingår i bokslutet vid ingången av följande år. Nödvändiga halvtidsresultatsamtal hålls och uppnåendet av målen följs också i övrigt upp under årets gång, och vid behov kommer man överens om ändringar i målen och verksamheten också mitt under året.

Processen vid ministeriet

  1. Ministeriets ledning utfärdar anvisningar om resultatförhandlingsrundan
  2. Anvisningar om praxis och tidsplaner från avdelningen som koordinerar ministeriets resultatstyrning
  3. Sammanställning av resultatförhandlingsmaterialet vid ministeriet 
  4. Ministeriets ledning godkänner ministeriets riktlinjer för resultatförhandlingarna
  5. Ministeriets ledning, den förberedande avdelningen och de avdelningar som deltar i resultatförhandlingarna deltar i och utför resultatförhandlingarna
  6. Ministeriets ledning godkänner och undertecknar resultatavtalet
  7. Målen för resultatavtalen införlivas i ministeriets, avdelningarnas och enheternas mål. Målen kopplas till de individuella målen i utvecklingssamtalen.
  8. Ministeriet följer resursläget vid ämbetsverket samt läget med uppnåendet av resultatmålen utifrån ämbetsverkets rapportering. Parterna träffas regelbundet och diskuterar förändringarna i verksamhetsomgivningen, nödvändiga åtgärder och följer upp hur målen uppnås. Nödvändiga halvtidsresultatdiskussioner förs.

Processen vid ämbetsverk

  1. Ämbetsverkets ledning ger anvisningar om resultatförhandlingsrundan
  2. Anvisningar om praxis och tidtabeller för den enhet som koordinerar resultatstyrningen vid ämbetsverket
  3.  Sammanställning av materialet från resultatförhandlingarna vid ämbetsverket
  4. Ämbetsverkets ledning godkänner ämbetsverkets riktlinjer för resultatförhandlingarna
  5. Ämbetsverkets ledning och beredningsenhet samt de enheter som deltar i resultatförhandlingarna deltar i och för resultatförhandlingarna
  6. Ämbetsverkets ledning godkänner och undertecknar resultatavtalet
  7. Målen i resultatavtalen införlivas i ämbetsverkets och dess enheters mål. Målen kopplas till de individuella målen i utvecklingssamtalen.
  8. Verket bereder i regel två gånger per år (s.k. halvtidsrapport och verksamhetsberättelse som ingår i bokslutet) en rapport om hur målen i resultatavtalet har uppnåtts och följer hur resultatmålen utvecklas. Parterna ska träffas regelbundet och diskutera förändringarna i omvärlden, behövliga åtgärder och följa upp hur målen uppnås. Nödvändiga halvtidsresultatdiskussioner förs.

I figuren nedan åskådliggörs i form av en årsklocka de viktigaste evenemangen och resultaten inom resultatstyrningen med finansministeriets förvaltningsområde som exempel.

Bild: Exempel på årsklocka för resultatstyrning och ekonomiplanering: finansministeriets förvaltningsområde

Resultatstyrningen innebär regelbunden diskussion om hur de viktigaste strategiska målen uppnås

Resultatstyrningen är ett ledningssystem för uppnåendet av de uppställda målen med de resurser som planerats. För att resultatstyrningen ska lyckas krävs ansvarstagande och engagemang från ledningen samt tydliga processer och tidsplaner. I praktiken förutsätter detta att den högsta ledningen leder och följer processen och att personalen deltar i stor utsträckning.

Resultatstyrningen handlar om dialog och regelbunden interaktion mellan den som styr och den som styrs Resultatstyrningsprocessen betyder inte något punktmässigt möte några gånger om året eller ett enskilt dokument, utan regelbunden diskussion om hur de viktigaste strategiska målen har uppnåtts, uppdatering av lägesbilden och genomförande av behövliga ändringar. På så sätt skapar parterna förtroende och engagemang i gemensamma mål.

Statskontoret tillhandahåller ett resultatuppgiftssystem samt analys- och rapporteringstjänster

Statens resultatdatasystem fungerar som ett verktyg för beredning och planering av resultatmåls- och utfallsuppgifter. Samtliga statliga ämbetsverk och inrättningar har tillgång till resultatuppgiftssystemet, och ämbetsverken behöver inte göra några separata investeringar i utrustning eller programvara. De uppgifter som ska föras in i systemet definieras i Statskontorets föreskrift Publicering av dokument gällande planering och uppföljning samt information om resultatet i Statens rapporteringstjänst (Netra). De uppgifter som behandlas i systemet är interna för ämbetsverket och det styrande ministeriet tills de publiceras. Användarna loggar in i resultatuppgiftssystemet på Statskontorets gemensamma adress för elektroniska tjänster.

Resultatdelen i Tutkihallintoa.fi-tjänsten samlar de resultatmål för statliga ämbetsverk och inrättningar samt ministerier som publicerats i resultatuppgiftssystemet och deras utfall. Färdiga rapporter kan användas till att granska resultatmål och uppnåendet av dem för det valda året på riksnivå, för ett specifikt förvaltningsområde eller för ett specifikt resultatstyrt ämbetsverk. Via tjänsten hittar man dessutom handlingar som gäller statens planering och uppföljning, såsom ämbetsverksspecifika resultatavtal och bokslut.

Statskontorets analys- och rapporteringstjänster hjälper ämbetsverk att lösa problem genom att producera konsultation av informationsledning på uppdrag. I praktiken producerar analys- och rapporteringstjänsterna jämförelseinformation, analyser och utvecklingsobjekt om förvaltningens verksamhet. Avsikten är att hjälpa ämbetsverken att lösa informationsintensiva problem och säkerställa statens övergripande intresse i utvecklingen, styrningen och ledningen av verksamheten. Analyserna görs i samarbete med olika koncernaktörer. Dessutom erbjuder Tutkihallintoa.fi en mer standardiserad offentlig rapporteringstjänst för uppgifter om statens ekonomi, personal och resultat samt i allt högre grad även för andra offentliga s.k. koncernuppgifter och uppgifter inom kommunsektorn.

Mer information: [email protected]

Inloggningssidan för Statskontorets gemensamma tjänster

Tutkihallintoa.fi -tjänstens webbplats för resultatinformation

Utveckling av resultatstyrningen

Finansministeriet har det allmänna utvecklingsansvaret för resultatstyrningen inom statsförvaltningen. Varje förvaltningsområde utvecklar och svarar dessutom för egen del för noggrannare förfaranden och processer för resultatstyrningen. 

En omfattande utvärdering av principerna för resultatstyrningen och det praktiska genomförandet inom olika förvaltningsområden publicerades den 11 maj 2021 som en del av statsrådets forskningsverksamhet. Resultatstyrningen har utvecklats kontinuerligt under 1990-talet och 2000- och 2010-talen i flera förvaltningsövergripande projekt.

Kontaktuppgifter

Konsultativ tjänsteman
Mikko Saarinen
Tfn. 02955 30047
[email protected]

Finansråd
Markus Siltanen
Tfn.02955 30263
[email protected]