Styrsystemen

Finansministeriet svarar för utvecklingen av statsförvaltningens ekonomiska styrsystem. Finansministeriet och förvaltningsområdet står för en stor del av statens koncernstyrning.
Inom sitt förvaltningsområde styr ministeriet viktiga producenter av koncerntjänster för hela statsförvaltningen.

I styrningen av förvaltningsapparaten och den offentliga serviceproduktionen är det viktigt att man utöver ekonomisk och effektiv organisering av verksamheten fastställer och styr samhälleligt viktiga mål.

Ett styrsystem består av förfaranden, system och tillvägagångssätt som stöder ledningen samt tillhörande dokument. Ledning och styrsystem går hand i hand.  Med ledning avses tillvägagångssätt och förfaranden som ledningen använder i syfte att uppnå fastställda mål.

Syftet med utvecklingen av styrsystemen är att uppnå en balans mellan statsfinanserna och verksamheten som helhet.

Regeringsprogrammet och verkställighetsplanen

Staten har olika typer av mål för samhällspolitiken, förvaltningsapparatens funktion och den offentliga serviceproduktionen. Politisk styrning är ett politiskt val av målsättningar. Dessa beslut fattas av regeringen och riksdagen. På ministerienivå är det statsrådets kansli som ansvarar för den strategiska styrningen som helhet.

För statsrådet är regeringsprogrammet, som utarbetats av regeringen, en viktig strategisk styrmetod. Regeringsprogrammet utgör en av regeringspartierna godkänd handlingsplan med uppgörelser på regeringens viktigaste uppgiftsområden. I syfte att uppnå programmets mål uppgörs en verkställighetsplan.

Verkställighetsplanen preciserar de centrala målen inom regeringsprogrammets prioriterade områden, spetsprojekten och beredningsansvaret till tväradministrativa politikområden.

När statsfinansiella och operativa styrsystem utvecklas är målet att säkerställa ekonomiska och effektiva system, förenkla och förtydliga styrprocesserna samt stärka koncernperspektivet.  Detta innebär bl.a. att stärka koncernartad ledning samt gemensamt ordnande av sådana funktioner där centralisering ger uppnåbara ekonomiska och kvalitativa fördelar.

Resultatstyrningen utgör en del av styrningen av statskoncernen som helhet

Resultatstyrning är en styrmodell som utgår från kontraktstänkande med målet att finna en balans mellan tillgängliga resurser och uppnåbara resultat. Syftet är samtidigt att utveckla tjänsternas kvalitet och säkerställa kostnadseffektiv produktion av dem. Det är viktigt att modellen för resultatstyrning baserar sig på de politiska målen i regeringsprogrammet, koncernmålen för förvaltningsområdena och de ämbetsverksspecifika målen. Den utgör en betydande del av den omfattande resurs- eller budgetstyrningen som helhet.

Till de viktigaste instrumenten för resultatstyrning hör statsbudgeten och resultatavtalet mellan ministeriet och ämbetsverket

I statsbudgeten fastställs ämbetsverkens anslag för budgetåret. I de fleråriga resultatavtalen mellan ministeriet och ett ämbetsverk inom dess förvaltningsområde avtalas närmare om de tillgängliga resurserna och de resultat som kan uppnås med hjälp av dessa. 

Utifrån de preliminära resultatmål som presenteras i budgeten förhandlar ministerierna med ämbetsverken och inrättningarna och kommer överens om resultatmålen för budgetåret och de resurser som krävs för att de ska uppnås.

I resultatavtalet fastställer ministerierna tillsammans med ämbetsverken resultatmålen för budgetåret och de resurser som behövs för att de ska uppnås. Ämbetsverken rapporterar om måluppfyllelsen i verksamhetsberättelsen som ingår i ämbetsverkets bokslut. Dessutom rapporterar ministerierna om resultaten för hela sitt ansvarsområde som en del av regeringens årsberättelse.

Ramförfarandet är en central del av resultatbudgeteringen och den fleråriga ekonomiplaneringen. I början av valperioden beslutar regeringen om utgiftsregler och -tak för statsbudgeten, dvs. ramarna för hela den fyraåriga valperioden. Fördelningen av anslag per förvaltningsområde justeras årligen i mars inom budgetramarna genom rambeslutet om statsfinanserna, som baserar sig på förvaltningsområdenas ramförslag.

Resultatstyrningsprocessens innehåll och tidtabell

De fleråriga resultatavtalen ska innehålla de helheter som är aktuella och mest väsentliga med tanke på ämbetsverkets styrrelation och som kräver strategisk styrning. Därtill fastställs i resultatavtalen de mest centrala målen för ämbetsverkets verksamhetsresultat. Även de tillgängliga resursernas mängd och kvalitet och en uppskattning av deras utveckling under de kommande åren utgör en viktig del av resultatdiskussionerna.

Resultatförhandlingarna grundar sig på en dialog mellan ministeriet och ämbetsverket. Avtalsutkastet utarbetas av endera parten. Det väsentliga är att parterna tillsammans går igenom och förhandlar om innehållet.

Ministerierna och ämbetsverken inom respektive förvaltningsområde förhandlar om de fleråriga resultatavtalen för hela regeringsperioden under hösten som följer efter att det nya regeringsprogrammet har publicerats.

I samband med de första resultatförhandlingarna efter att det nya regeringsprogrammet har publicerats kommer man överens om resultatmålen för det första året och preliminära resultatmål för det andra, tredje och fjärde året. Under det andra året fastställs resultatmålen för det andra året och preliminära resultatmål för det tredje och fjärde året. Motsvarande förfarande tillämpas för det tredje och fjärde året. Under det sista, fjärde året lönar det sig att i resultatdiskussionerna betona rapporteringen av måluppfyllelsen som helhet för hela regeringsperioden.

Resultatmålen för följande år fastställs före utgången av beredningsåret. Mellanrapporter om resultatmålen sammanställs i slutet av juni och för hela året i början av följande år exempelvis i samband med bokslutsrapporten. Diskussioner om mellanresultaten och måluppfyllelsen hålls i den mån det är nödvändigt under årets lopp, och vid behov avtalas om ändringar i verksamheten.

Processen vid ministeriet

  1. Ministeriets ledning ger anvisningar om resultatförhandlingarna (ministeriets ledning).
  2. Den avdelning vid ministeriet som samordnar resultatstyrningen ger anvisningar om förfarandena och tidtabellerna (beredande avdelningen vid ministeriet).
  3. Resultatförhandlingsmaterialet sammanställs vid ministeriet (beredande avdelningen och de övriga avdelningarna vid ministeriet).
  4. Ministeriets ledning godkänner ministeriets riktlinjer för resultatförhandlingarna.
  5. Ministeriets ledning, den beredande avdelningen och de avdelningar som är involverade i resultatförhandlingarna deltar i förhandlingarna.
  6. Ministeriets ledning godkänner och undertecknar resultatavtalet.
  7. Målen i resultatavtalen inkluderas i ministeriets, avdelningarnas och enheternas mål. Målen kopplas till de individuella målen i samband med utvecklingssamtalen.
  8. Den beredande avdelningen vid ministeriet sammanställer tillsammans med den beredande enheten vid ämbetsverket två gånger per år (t.ex. mellanrapport och bokslut) en rapport om hur målen i resultatavtalet har uppfyllts och följer upp hur resultatmålen utvecklas. Parterna sammanträder och diskuterar regelbundet förändringar i verksamhetsmiljön, nödvändiga åtgärder och måluppfyllelsen. Mellanresultatsdiskussioner ordnas vid behov.

Processen vid ämbetsverket

  1. Ämbetsverkets ledning ger anvisningar om resultatförhandlingarna (ämbetsverkets ledning).
  2. Den enhet vid ämbetsverket som samordnar resultatstyrningen ger anvisningar om förfarandena och tidtabellerna (beredande enheten vid ämbetsverket).
  3. Resultatförhandlingsmaterialet sammanställs vid ämbetsverket (beredande enheten och de övriga enheterna vid ämbetsverket).
  4. Ämbetsverkets ledning godkänner ämbetsverkets riktlinjer för resultatförhandlingarna.
  5. Ämbetsverkets ledning, den beredande enheten och de enheter som är involverade i resultatförhandlingarna deltar i förhandlingarna.
  6. Ämbetsverkets ledning godkänner och undertecknar resultatavtalet.
  7. Målen i resultatavtalen inkluderas i ämbetsverkets och dess enheters mål. Målen kopplas till de individuella målen i samband med utvecklingssamtalen.
  8. Den beredande enheten vid ämbetsverket sammanställer tillsammans med den beredande avdelningen vid ministeriet två gånger per år (t.ex. mellanrapport och bokslut) en rapport om hur målen i resultatavtalet har uppfyllts och följer upp hur resultatmålen utvecklas. Parterna sammanträder och diskuterar regelbundet förändringar i verksamhetsmiljön, nödvändiga åtgärder och måluppfyllelsen. Mellanresultatsdiskussioner ordnas vid behov.

Resultatstyrning innebär regelbundna diskussioner om hur de viktigaste strategiska målen uppfylls

Resultatstyrning är ett ledningssystem som bygger på att uppställda mål ska uppnås genom planerade resurser. En framgångsrik resultatstyrning förutsätter ägarskap och engagemang från ledningens sida samt tydliga processer och tidtabeller. I praktiken innebär det att den högsta ledningen ska leda och följa upp processen och att personalen ska delta i bred skala i processen.

Resultatstyrning handlar om dialog och regelbunden kommunikation mellan ledaren och den som leds. Resultatstyrningsprocessen bygger inte på några sporadiska möten per år utan på regelbundna diskussioner om måluppfyllelsen i fråga om de viktigaste strategiska målen, uppdatering av situationsbilden och genomförande av nödvändiga ändringar.  Då uppstår ett förtroende mellan parterna och en gemensam framgångsvision.

Resultatdatasystemet samt analys- och rapporteringstjänsterna tjänster som tillhandahålls av Statskontoret

Statens resultatdatasystem fungerar som ett verktyg för beredning och planering av resultatmåls- och utfallsuppgifter. Samtliga statliga ämbetsverk och inrättningar har tillgång till resultatdatasystemet, och användningen kräver inte några separata investeringar i utrustning eller programvara. De uppgifter som behandlas i systemet betraktas som interna uppgifter för ämbetsverket och det styrande ministeriet tills de publiceras. Inloggning i resultatuppgiftssystemet sker på Statskontorets gemensamma e-tjänst -sidan.

I Tutkihallintoa.fi -tjänstens resultat –del sammanställs de resultatmål för statens ämbetsverk och inrättningar samt för ministerierna som beretts och offentliggjorts i resultatdatasystemet, liksom även utfallet av dem. I de färdiga rapporterna kan man granska resultatmålen och uppnåendet av dem för det valda året på riksnivå, inom ett visst förvaltningsområde eller i fråga om ett enskilt resultatstyrt ämbetsverk. Via tjänsten hittar man dessutom handlingar som gäller statens planering och uppföljning, inklusive ämbetsverksspecifika resultatavtal.

Statskontorets analys- och rapporteringstjänster hjälper ämbetsverken att lösa problem genom att producera informationsledningskonsultation på uppdrag. I praktiken producerar analys- och rapporteringstjänsterna jämförelseinformation, analyser och utvecklingsobjekt om förvaltningens verksamhet. Avsikten är att hjälpa ämbetsverken att lösa kunskapsintensiva problem och att säkerställa statens övergripande intresse i utvecklingen, styrningen och ledningen av verksamheten. Analyserna utförs i samarbete med olika koncernaktörer. Tutkihallintoa.fi-tjänsten erbjuder dessutom mer standardiserad offentlig information om statens ekonomi, personal och effektivitet samt i allt högre grad även andra offentliga s.k. statliga koncernuppgifter och uppgifter inom kommunsektorn.

Ytterligare information: [email protected]

Statskontorets gemensamma e-tjänst -sidan

Tutkihallintoa.fi -tjänstens resultatuppgifter –sidan

 

Kontaktuppgifter

Konsultativ tjänsteman
Mikko Saarinen
Tfn. 02955 30047
[email protected]

Finansråd
Markus Siltanen
Tfn.02955 30263
[email protected]