Frågor och svar om informationshanteringslagen

Om en handling inkommer till en myndighet i annat än elektroniskt format (t.ex. papper) ska den omvandlas till elektroniskt format, om det i eller med stöd av lag föreskrivs att handlingen ska förvaras varaktigt eller arkiveras. (Informationshanteringslagen 906/2019, 19 §).

Omvandling till elektroniskt format innebär att en handling skannas manuellt eller automatiskt på ett sådant sätt att handlingar och beskrivningar av dem (metadata) därefter kan behandlas, överföras och lagras med hjälp av informationssystem. Handlingen måste förbli enhetlig och tillförlitlig i alla faser av omvandlingen till elektroniskt format. Det rekommenderas att dokumentet skannas så att man också får textinnehåll och inte bara en bild. 

Med maskinläsbart format avses i informationshanteringslagen (906/2019, 2 §) ett filformat som är så strukturerat att datorprogram enkelt kan identifiera, känna igen och extrahera informationsmaterial, specifika uppgifter och strukturer i en handling.

Att skanna materialet till en bildfil i PDF-format uppfyller inte kraven på maskinläsbarhet, eftersom en sådan fil inte kan tolkas maskinellt.

Varaktig förvaring enligt EU:s dataskyddsförordning och informationshanteringslagen sker för de ursprungliga ändamålen och uppgifterna överförs inte i något skede till arkivet. Det finns ingen tidsfrist för varaktig förvaring. 

Med arkivering avses i detta sammanhang arkivering enligt EU:s dataskyddsförordning och informationshanteringslagen. Arkivering görs för forskningsändamål samt för arkivändamål av allmänt intresse.

•    Varaktig förvaring innebär att uppgifterna förvaras för det ursprungliga ändamålet så att de inte förstörs eller överförs till ett arkiv. Det ska finnas godtagbara grunder för att bevara uppgifter, såsom ett bestående behov av att använda handlingar för att kunna fastställa förvaltningskundens intressen, rättigheter eller skyldigheter (informationshanteringslagen, RP 284/2018 rd). Efter att förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialet arkiveras eller utan dröjsmål förstöras på ett informationssäkert sätt. (Informationshanteringslagen 906/2019,21§).

•    I den gällande arkivlagen (1994/831) avses med varaktig förvaring och arkivering samma sak. Myndigheten ska sörja för arkiveringen av handlingar och säkerställandet av arkivdugligheten, om Riksarkivet genom sitt beslut har bestämt att handlingarna ska förvaras varaktigt (för arkivering).  

Informationshanteringsnämnden kommer under 2022 att utarbeta rekommendationer (Rekommendation om datamaterial i maskinläsbart format och Rekommendation om ändring av datamaterial till elektroniskt format), där informationshanteringsenheterna får närmare anvisningar om temat.

Avvikelse från omvandling av handlingar till elektroniskt format får göras då det är nödvändigt för att uppfylla kraven på hantering av säkerhetsklassificerade handlingar, andra krav på informationssäkerhet eller av någon annan orsak som hänför sig till handlingens art.

I fråga om säkerhetsklassificerade handlingar, se även Rekommendationen om hantering av säkerhetsklassificerade handlingar (http://urn.fi/URN:ISBN:978–952–367–500–1) och Hantering av säkerhetsklassificerade handlingar i molntjänster (http://urn.fi/URN:ISBN:978–952–367–906–1).

Enligt 19 § 1 mom. i informationshanteringslagen ska tillförlitligheten och integriteten hos handlingar som överförts till elektronisk form säkerställas. 

När originalhandlingen i pappersform omvandlas till elektroniskt format är den elektroniska handling som bildas på detta sätt en kopia vars motsvarighet med originalhandlingen ska kunna verifieras också i efterhand. Därför bör det i beskrivningen av en elektronisk kopia av en handling (metadata) läggas till information om vem och när som kontrollerat och säkerställt att en på detta sätt producerad elektronisk handling överensstämmer med originalhandlingen.

•    Tillförlitligast kan en sådan motsvarighetkontroll göras genom att en kopia av ett elektroniskt dokument undertecknas med hjälp av ett certifikat. En handlings integritet kan till exempel säkerställas genom att den person som kontrollerat handlingens tillförlitlighet och integritet konstaterar att en handling som överförts till elektroniskt format finns i en användbar form och till sitt innehåll motsvarar originalhandlingen. Detta ska framgå av metauppgifterna i den ändrade handlingen.

•    Med hjälp av digitala underskrifter (eller någon annan informationssäkerhetsåtgärd på motsvarande nivå) kan man senare upptäcka om det i efterhand gjorts ändringar i en handling som överförts till elektroniskt format (kopia).

•    Riksarkivet ger anvisningar om förstöring av handlingar som överförts till elektronisk form.