Prioriteringen av digital myndighetskommunikation är ett av de mål i statsminister Petteri Orpos regeringsprogram som avses effektivisera den offentliga förvaltningen och främja digitaliseringen. Visionen är att människorna sköter sin myndighetskommunikation elektroniskt och tar emot delgivningar och andra handlingar i anslutning till ärendet i elektronisk form. I nuläget sänds beslut utan separat samtycke till elektronisk delgivning per post med brev, även om själva kommunikationen skulle ha skett elektroniskt.
Prioriteringen av digital myndighetskommunikation ger människorna möjlighet att sköta förvaltningsärenden oberoende av tid och plats. Medborgarna får i fortsättningen meddelanden och delgivningar från myndigheter eller information om dem till Suomi.fi-meddelanden. Samtidigt utreds möjligheterna att sända myndighetspost också till privata e-posttjänster.
Genom prioriteringen genomförs också produktivitetsmålen inom den offentliga förvaltningen. De direkta besparingarna beräknas uppgå till ca 59 miljoner euro per år för hela den offentliga förvaltningen då reformen träder i kraft. Detta uppnås genom att alla pappersbrev som myndigheterna skickar ut ersätts med digitala meddelanden. Samtidigt gör reformen det möjligt för myndigheterna att effektivisera också andra behandlingsskeden och handläggningen av ärenden. Prioriteringen stöder också den gröna omställningen inom förvaltningen när delgivningar i pappersform ersätts med elektroniska meddelanden.
Tidsplanen för reformen preciseras i takt med lagstiftningsarbetsgruppens beredning och som en del av riksdagsbehandlingen. Den preliminära tidsplanen är att lagändringarna ska träda i kraft i början av 2026.
Enligt en preliminär bedömning förutsätter ändringen i fråga om den allmänna lagstiftningen att lagen om stödtjänster (lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster 571/2016) och lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) ändras. Eventuella ändringsbehov i speciallagstiftningen som gäller delgivning bedöms separat.
I fortsättningen skapar man åt individer som använder stark elektronisk autentisering via Suomi.fi i samband med identifieringen ett meddelandekonto på Suomi.fi. Användarna informeras också om kontot. Något separat samtycke till användning av Suomi.fi-meddelanden eller mottagande av elektroniska delgivningar kommer inte att begäras. Om en individ trots användningen av elektronisk identifiering inte kan använda Suomi.fi-meddelanden, har han eller hon möjlighet att förbjuda mottagning av elektroniska meddelanden genom att meddela detta senare på ett sätt som preciseras (elektroniskt anmälningsförfarande och pappersförfarande).
Reformen gäller inte sådana människor som inte uträttar ärenden digitalt och som aldrig använder Suomi.fi-autentisering. För dessa individer sänds myndigheternas delgivning fortfarande per post som pappersbrev, om personen själv inte gett myndigheten ett separat samtycke till elektronisk delgivning. När det gäller e-kommunikation erbjuder Suomi.fi-fullmakterna stöd genom att göra det möjligt att uträtta ärenden för någon annans räkning.
Prioriteringen av digital myndighetskommunikation gäller dem som använder Suomi.fi-autentisering. På denna grund anses de i regel också ha förmåga att använda Suomi.fi-meddelanden och ta emot elektroniska delgivningar. De som inte utnyttjar e-kommunikation tar även i fortsättningen emot myndigheternas delgivningar per brev. När det gäller e-kommunikation erbjuder Suomi.fi-fullmakterna stöd genom att göra det möjligt att uträtta ärenden för någon annans räkning.
Det är viktigt att man vid främjandet av prioriteringen också ser till att det finns alternativa service- och kommunikationskanaler för dem som inte kan använda e-tjänster. Även om e-tjänster enligt forskningsdata är den populäraste formen för myndighetskommunikation, utgör telefonkommunikation och kundbesök även i fortsättningen viktiga kanaler vid sidan av digitala tjänster. Tillgången till mer traditionella servicekanaler tryggas bland annat genom den pågående reformen av statens service- och lokalnät.
Vad gäller grupper med särskilda behov förs det under utvecklingen och vid lagstiftningsarbetet en dialog med medborgarorganisationer som känner till dessa gruppers användarbehov och som också är representerade i programmets styrgrupp bl.a. med tanke på äldre, personer med funktionsnedsättning och användare med invandrarbakgrund.
I fortsättningen ska de handlingar som förutsätts i 54 § i förvaltningslagen, såsom beslut, sändas till Suomi.fi-meddelanden för kännedom. Det kan vara fråga om antingen vanlig elektronisk delgivning eller bevislig elektronisk delgivning, som ska kvitteras som mottagen innan meddelandet öppnas. En myndighet kan dessutom skicka även andra meddelanden till Suomi.fi-meddelandena, såsom påminnelser eller tidsbokningsuppgifter.
Enligt finansministeriets bedömning förutsätter genomförandet av prioriteringen utöver en revidering av lagstiftningen också tekniskt utvecklingsarbete i fråga om Suomi.fi-meddelanden, information till allmänheten och myndigheter, anvisningar och rådgivning i anslutning till förändringen samt digitalt stöd för förvaltningens kunder vid övergången till digital myndighetskommunikation.
Den investeringskostnad som finansministeriet föreslås för 2024–2027 uppgår till sammanlagt 8,8 miljoner euro, inklusive resurser för lagberedning, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas genomförandeprojekt (teknisk utveckling, anvisningar och rådgivning åt myndigheterna, information till allmänheten och behövliga digitala stödåtgärder) samt en eventuell statsunderstödsomgång för myndigheterna för att utvidga användningen av Suomi.fi-meddelanden.
Enligt en bedömning av de ekonomiska konsekvenserna av reformen skulle investeringen återbetala sig i euro redan under det första året då reformen träder i kraft.
Lagen om stödtjänster ställer kvalitets- och informationssäkerhetskrav på Suomi.fi-tjänsterna (inkl. meddelandetjänsten) samt krav som gäller beredskap och störningar. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata sörjer för informationssäkerheten i fråga om Suomi.fi-tjänsterna på det sätt som lagen förutsätter. Tjänsterna genomgår regelbundna auditeringar och de organisationer som använder Suomi.fi-tjänsterna förutsätts godkänna de villkor och den praxis som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata tillämpar i fråga om informationssäkerheten.
De meddelanden som myndigheterna skickar förmedlas dessutom i krypterad form via Suomi.fi-meddelanden och meddelandena styrs till tjänster som kräver stark autentisering, vilket betyder att nivån på dataskyddet och informationssäkerheten är högre än t.ex. när man uträttar ärenden per e-post. Jämfört med pappersbrev är det osannolikt att uppgifterna i Suomi.fi-meddelanden hamnar hos fel mottagare eller i fel händer.
I samband med ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden uppmanas allmänheten också att ta sitt eget ansvar i fråga om e-tjänster när det gäller informationssäkerheten hos den terminalutrustning som används och omsorgsfull förvaring av identifieringsverktyg.
Den prioritering som gäller juridiska personer, dvs. bl.a. företag, granskas i samband med lagstiftningsarbetet, men tills vidare omfattas juridiska personer inte av prioriteringen på grund av de tekniska begränsningarna hos Suomi.fi-meddelanden. Prioriteringen av juridiska personer har identifierats som ett framtida utvecklingsobjekt, men det förutsätter större investeringar för vidareutveckling av Suomi.fi-meddelanden än man planerat hittills. Juridiska personer kan även i fortsättningen ta i bruk Suomi.fi-meddelanden. Företagen har redan nu möjlighet att använda Suomi.fi-meddelanden, men alla myndigheter som använder Suomi.fi-meddelanden sänder dock inte meddelanden till företag på grund av de tekniska begränsningarna i tjänsten.
Statliga myndigheter samt kommuner och välfärdsområden har med stöd av den lag som varit i kraft sedan 2016 varit skyldiga att använda stödtjänster, inklusive Suomi.fi-meddelanden. Dessutom har självständiga offentligrättsliga inrättningar och privata aktörer som sköter offentliga förvaltningsuppgifter rätt att anlita stödtjänster. Det planeras i regel inte några ändringar i dessa myndigheters och den offentliga förvaltningens aktörers skyldigheter och rättigheter.
Å andra sidan så varierar användningsgraden för de organisationer som sänder Suomi.fi-meddelanden enligt lagen om stödtjänster, och målet med genomförandet av programmet är att stärka användningen. Syftet med programmet är att öka antalet organisationer inom den offentliga förvaltningen som tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden och antalet organisationer som sköter offentliga uppdrag.
Reformen har i regel inga konsekvenser för myndigheter och tjänster som inte skickar handlingar till allmänheten.
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata svarar för de tekniska lösningarna för digitaliseringen av myndighetskommunikationen och för kommunikationen till allmänheten. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata utvecklar tjänsten Suomi.fi-meddelanden så att det via tjänsten kan skapas automatiska postlådor (konton) för dem som utnyttjar e-kommunikation. Suomi.fi-meddelanden utvecklas i en kundorienterad riktning tillsammans med användarorganisationerna och medborgarna. Verket stöder också andra myndigheter i ibruktagandet och utnyttjandet av Suomi.fi-meddelanden.
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata sköter kommunikationen till allmänheten i anslutning till genomförandeprojektet. Effektiv information om reformen och dess konsekvenser som förmedlas till allmänheten i rätt tid står i centrum av reformen. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata planerar och genomför de kommunikationsåtgärder som reformen förutsätter i samarbete med andra intressentgrupper.