Prioriteringen av digital myndighetskommunikation är ett av målen i statsminister Petteri Orpos regeringsprogram för att främja digitaliseringen av den offentliga förvaltningen och att göra allmänhetens digitala ärendehantering smidigare. Om mottagaren inte gett något separat samtycke till elektronisk delgivning sker delgivningarna för närvarande per post genom brev, även om själva ärenden skulle ha utretts helt och hållet elektroniskt. I framtiden kommer de medborgare som sköter sin myndighetskommunikation elektroniskt att ta emot delgivningar och andra handlingar i anslutning till ärendet i elektronisk form.
Prioriteringen av digital myndighetskommunikation ger allmänheten möjlighet att kommunicera med förvaltningen oberoende av tid och plats. Allmänheten får i fortsättningen meddelanden och delgivningar från myndigheter eller information om dem till Suomi.fi-meddelanden, vid sidan av vilka man också kommer att utnyttja kommersiella digitala posttjänster i projektets andra fas. Möjligheten att också välja en kommersiell digital posttjänst för mottagande av delgivningar stöder valfrihet och en positiv användarupplevelse och skapar samtidigt förutsättningar för nya digitala affärsmodeller och innovationer.
Genom prioriteringen genomförs också produktivitetsmål för den offentliga förvaltningen inom olika förvaltningsområden. Genom att ersätta myndighetsbrev i pappersform med digitala meddelanden uppnår man en årlig besparing på tiotals miljoner euro för den offentliga ekonomin. Samtidigt gör reformen det möjligt för myndigheterna att effektivisera också andra behandlingsskeden och handläggningen av ärenden. Prioriteringen stöder också den gröna omställningen inom förvaltningen då pappersbrev ersätts med elektroniska meddelanden.
Tidsplanen för reformen preciseras i samband med riksdagsbehandlingen. Målet är att lagändringarna om prioritering av elektroniskt delgivningsförfarande ska träda i kraft i början av 2026. Målet är att kommersiella digitala posttjänster skulle kunna utnyttjas någon gång under 2026.
Reformen förutsätter att lagstiftning inom under finansministeriets och justitieministeriets ansvarsområde ändras. Lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016) reglerar Suomi.fi-meddelanden -tjänsten. Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) reglerar bland annat sändandet av myndigheters elektroniska delgivningar. Dessutom föreslås det att de lagar inom justitieministeriets förvaltningsområde som gäller domstolarna och justitieförvaltningen ändras så att delgivningar i pappersform i fortsättningen primärt ersätts med elektroniska meddelanden.
I fortsättningen öppnar man för varje myndig person som använder Suomi.fi-autentisering i samband med identifieringen ett Suomi.fi-meddelandekonto, ifall användaren ännu inte har det och ifall någon intressebevakare eller någon fastställd intressebevakningsfullmäktig inte förordnats för användaren. Ungefär 2 miljoner användare har redan ett konto. Användaren ombeds i samband med att kontot öppnas uppge en e-postadress för att ta emot meddelanden eller alternativt meddela att han eller hon i fortsättningen följer Suomi.fi-meddelanden på något annat sätt. Användningen av Suomi.fi-meddelanden kan avslutas genom en egen anmälan i tjänstens inställningar eller i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas kundtjänst. Något separat samtycke till mottagande av elektroniska delgivningar begärs inte längre. Målet är att kommersiella digitala posttjänster ska kunna utnyttjas under 2026.
Reformen gäller inte sådana personer som inte uträttar ärenden digitalt och som aldrig använder Suomi.fi-autentisering. För dessa individer sänds myndigheternas delgivning fortfarande per post som pappersbrev, ifall personen själv inte gett myndigheten ett separat samtycke till elektronisk delgivning. Ändringen gäller endast mottagande av myndighetsbrev och delgivningar, inte annan ärendehantering. Man kan också i fortsättningen uträtta ärenden hos en myndighet antingen per telefon eller personligen på plats.
Med Suomi.fi-fullmakter kan man sköta ärenden för någon annans räkning även framöver. Vid behov kan en tillförlitlig person ges rätt att sköta ärenden för någon annans räkning i digitala myndighetstjänster. Detta kan göras i Suomi.fi-tjänsten, per brev eller vid DVV:s serviceställe. Då kan en bemyndigad person till exempel läsa myndighetsmeddelanden tillsammans med mottagaren av meddelandena.
Prioriteringen av digital kommunikation med myndigheter gäller de människor som redan uträttar ärenden hos myndigheten elektroniskt och använder Suomi.fi-autentisering. Också de som uträttar ärenden elektroniskt har om de så önskar även i fortsättningen möjlighet att ta emot myndigheternas delgivningar per brev, men mottagandet av elektroniska meddelanden ska bli det primära delgivningssättet. Digital myndighetskommunikation är det primära delgivningssättet för de individer som redan sköter ärenden hos myndigheterna elektroniskt och använder Suomi.fi-autentisering. Dessa personer har dock fortfarande möjlighet att välja delgivning i pappersform om de så önskar.
De som inte använder e-tjänster ska även i fortsättningen få myndighetsmeddelanden per brev. Suomi.fi-fullmakterna gör det även i fortsättningen möjligt att sköta ärenden för någon annans räkning.
Under genomförandets gång för man en dialog med frivilligorganisationer som känner till specialgruppernas användarbehov. Ändringarna i informationssystemen, kommunikationen och utvecklandet av det digitala stödet genomförs i samarbete med olika samarbetsgrupper och feedback till stöd för genomförandet söks genom användartester.
Det är viktigt att man vid främjandet av prioriteringen också ser till att det finns alternativa service- och kommunikationskanaler för dem som inte kan använda e-tjänster. Även om e-tjänster enligt forskningsdata är den populäraste formen för myndighetskommunikation, utgör telefonkommunikation och kundbesök även i fortsättningen viktiga kanaler vid sidan av digitala tjänster. Tillgången till mer traditionella servicekanaler tryggas bland annat genom den pågående reformen av statens service- och lokalnät.
Den första fasen av projektet baserar sig på utnyttjande av Suomi.fi-meddelanden som produceras av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Målet är att alla som från och med ingången av 2026 uträttar ärenden elektroniskt hos myndigheter tar i bruk Suomi.fi-meddelanden dit myndigheterna sänder elektroniska delgivningar eller information om var de kan läsas i elektronisk form.
I samband med genomförandet möjliggör man även utnyttjandet av kommersiella digitala posttjänster vid delgivningen av myndighetsbeslut på så sätt att också kommersiella digitala posttjänster lyfts fram och kan utnyttjas vid sidan av tjänsten Suomi.fi-meddelanden. Användaren kan sedan välja om man i den kommersiella e-posttjänsten utöver annan digital meddelandetrafik också vill ta emot delgivningar och andra meddelanden som myndigheterna sänder. Av kommersiella aktörer krävs myndighetens godkännande för att användaren ska kunna välja tjänsten.
Tidsplanen för utnyttjandet av kommersiella digitala posttjänster preciseras ytterligare i takt med att beredningsarbetet framskrider. Målet är att möjliggöra användningen av dem så snabbt som möjligt under 2026.
I fortsättningen ska handlingar som förutsätts i 54 § i förvaltningslagen, såsom myndighetsbeslut, sändas till Suomi.fi-meddelanden för kännedom. Det kan vara fråga om antingen vanlig elektronisk delgivning eller bevislig elektronisk delgivning som ska kvitteras som mottagen innan meddelandet öppnas. En myndighet kan dessutom skicka även andra meddelanden till Suomi.fi-meddelandena, såsom påminnelser eller tidsbokningsuppgifter.
Prioriteringen förutsätter utöver en revidering av lagstiftningen också tekniskt utvecklingsarbete i fråga om Suomi.fi-meddelanden, information till allmänheten och myndigheter, anvisningar och rådgivning i anslutning till förändringen samt digitalt stöd för förvaltningens kunder vid övergången till digital myndighetskommunikation.
Kostnadsberäkningen för genomförandet av elektronisk myndighetskommunikation uppgår till sammanlagt cirka 17 miljoner euro med beaktande av båda parallella projekt som verkställer prioriteringen. Budgeten omfattar resurser för lagberedning, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas verkställighetsprojekt (ändringar i informationssystemen för Suomi.fi-meddelanden, myndigheternas anvisningar och rådgivning, medborgarkommunikation och behövliga digitala stödåtgärder) och det tekniska genomförandet av utnyttjandet av kommersiella digitala posttjänster.
Enligt en bedömning av de ekonomiska konsekvenserna av reformen skulle investeringen återbetala sig i euro redan under det första året då reformen träder i kraft.
Lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016) ställer kvalitets- och informationssäkerhetskrav på Suomi.fi-tjänsterna (inkl. meddelandetjänsten) samt krav som gäller beredskap och störningar. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata sörjer för informationssäkerheten i fråga om Suomi.fi-tjänsterna på det sätt som lagen förutsätter. Tjänsterna genomgår regelbundna auditeringar och de organisationer som använder Suomi.fi-tjänsterna förutsätts godkänna de villkor och den praxis som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata tillämpar i fråga om informationssäkerheten.
Kommersiella operatörer av digitala postlådor regleras av motsvarande krav, och tjänsterna i fråga måste uppfylla dessa krav för att licens för digital förmedling av myndighetspost ska beviljas.
De meddelanden som myndigheterna skickar förmedlas dessutom i krypterad form via Suomi.fi-meddelanden och meddelandena styrs till tjänster som kräver stark autentisering, vilket betyder att nivån på dataskyddet och informationssäkerheten är högre än till exempel. när man uträttar ärenden per e-post. Jämfört med pappersbrev är det osannolikt att elektroniska meddelanden hamnar hos fel mottagare eller i fel händer.
I samband med ibruktagandet av en elektronisk postlåda instrueras mottagaren också att ta sitt eget ansvar i fråga om informationssäkerheten hos terminalutrustning som används i digitala tjänster och omsorgsfull förvaring av identifieringsverktyg.
Företag som kunder hos förvaltningen omfattas inte av prioriteringen, men detta har identifierats som ett utvecklingsobjekt för framtiden. Det skulle emellertid förutsätta större investeringar i den fortsatta utvecklingen av kommunikationsverksamheten än vad man planerat hittills. Företagen har redan nu möjlighet att utnyttja till exempel Suomi.fi-meddelanden, vilket dock förutsätter fortsatt utveckling i fråga om hanteringen av användarrättigheter, en förutsättning för användningen av tjänsten i synnerhet för större företagsaktörer. Alla myndigheter sänder inte meddelanden till företag.
Statliga myndigheter, kommuner, välfärdsområden samt domstolar och andra rättskipningsorgan har med stöd av den lag som varit i kraft sedan 2016 varit skyldiga att använda stödtjänster, inklusive Suomi.fi-meddelanden. Dessutom har självständiga offentligrättsliga inrättningar och privata aktörer som sköter offentliga förvaltningsuppgifter rätt att anlita stödtjänster. Det planeras inte några ändringar i dessa myndigheters och den offentliga förvaltningens aktörers skyldigheter och rättigheter. Lagändringarna begränsar myndigheternas användningsskyldighet till verkställande av elektroniska delgivningar, dvs. till att gälla offentliga förvaltningsuppgifter som inte kan överföras till privata aktörer utan separata föreskrifter. Detta möjliggör effektivare utnyttjande av privata digitala posttjänster till exempel vid leverans av fakturor också innan projektets andra fas genomförs.
Reformen har i regel inga konsekvenser för myndigheter och tjänster som inte skickar handlingar till allmänheten.
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata svarar för de tekniska lösningarna för digitaliseringen av myndighetskommunikationen och för kommunikationen till allmänheten. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata utvecklar Suomi.fi-meddelandetjänsten så att man i fortsättningen via tjänsten kan öppna ett Suomi.fi-meddelandekonto i samband med identifieringen för dem som uträttar ärenden elektroniskt och som ännu inte har något konto i bruk. Suomi.fi-meddelanden utvecklas tillsammans med användarorganisationerna och användarna, det vill säga allmänheten. Verket stöder också andra myndigheter i ibruktagandet och utnyttjandet av Suomi.fi-meddelanden.
Verkets utvecklingsprojekt gör det möjligt för användaren att välja att ta emot myndighetens delgivningar också i andra digitala posttjänster än Suomi.fi-meddelanden.