Kunskapbaserad ledning och verkingsfullhet
Temagruppen Kunskapsbaserad ledning och verkningsfullhet var till uppgift att planera och vidta konkreta åtgärder för att främja förverkligandet av målen i den nationella strategin för offentlig upphandling. Temagruppen främjade den strategiska avsikten: Finland är en föregångare inom kunskapsbaserad ledning av upphandlingar och utveckling av upphandlingarnas verkningsfullhet.
Upphandlingarna ska ledas baserat på kunskap. För detta ändamål behövs informationsresurser både på nationell nivå och hos de enskilda organisationerna. Data om upphandlingarna utnyttjas för att maximera potentialen, främja livskraft och ansvarsfullhet på marknaden och förbättra Finlands konkurrenskraft. Upphandlingarnas effekter utvärderas med avseende på den offentliga tjänsteproduktionens kvalitet, tillförlitlighet, hållbarhet och verkningsfullhet.
Mål
- Finland är föregångare inom utnyttjande av data vid upphandling
- Vi bedömer upphandlingarnas effekter på olika nivåer
- Vi främjar effektbaserade upphandlingar
Inledande åtgärder
Studien ska innefatta analys och tabellering av data om inköpsfakturor, data som ICT-in-house-bolagens ägarkommuner och ägarsamkommuner öppet publicerat. Syftet med studien är att synliggöra fördelarna med öppna data om inköpsfakturor med tanke på kunskapsbaserad ledning av upphandlingar, verkningsfullhet, kommunal demokrati och marknadens funktion.
En digital nationell upphandlingsvy baserad på statistiska data ger information om hur verkningsfull den nationella upphandlingsstrategin är. Den ska också innehålla information på nationell nivå om bland annat upphandlingsvolymer, inköpsfakturor och nivåbedömningar av upphandlingskompetens. Utifrån den första versionen utvärderas möjligheterna till vidareutveckling. Vyn kan användas för att vägleda och utveckla upphandlingarna.
För kunskapsbaserad ledning av offentliga upphandlingar utarbetas en åtgärdsplan som presenterar alternativa vägar för kunskapsbaserad ledning med hänsyn till utmaningarna i lagstiftningen. Genom åtgärdsplanen stöds tydliggörandet av målen för den kunskapsbaserade ledningen och tillhörande servicemodell samt skapandet av den övergripande arkitekturen för upphandlingarna.
I Hilma införs för de offentliga upphandlingarna en nationell upphandlingskalender som både upphandlare och anbudsgivare kan använda. Upphandlingskalendern utvecklas och publiceras hösten 2023.
En beskrivning av den övergripande arkitekturen för de offentliga upphandlingarna utarbetas. Beskrivningen ger en helhetsbild av hur verksamheten i upphandlingsverksamheten inom den offentliga förvaltningen, nyckelbegreppen och nyckeluppgifterna, intressentgrupperna, rollerna och IT-tjänsterna bildar en fungerande helhet med hjälp av vilken upphandlingsverksamheten kan effektiviseras och upphandlingarnas verkningsfullhet förbättras med hjälp av information. I arbetet identifieras nödvändiga, centraliserade informationssystem och tjänster samt deras centrala informationsinnehåll som används för att uppnå interoperabilitet för de data som genereras i olika skeden av processen.
HILMA utvecklas kontinuerligt enligt behoven och målen för den nationella upphandlingsstrategin.
- Utveckling av HILMA-systemet till ett system för konkurrensutsättning
- All information om offentlig upphandling samlas på ett ställe, där den lätt kan hittas.
- En nationell digital tjänst som kan användas för planering av en upphandlande enhets samtliga upphandlingar utvecklas i anslutning till HILMA. Upphandlingsplanerna publiceras, vilket främjar öppenhet och likvärdig behandling. Marknaden kan förutse de upphandlande enheternas framtida behov, vilket främjar högkvalitativa anbud och anbudsgivarnas förmåga att tillgodose de upphandlande enheternas behov.
- Utveckling av HILMA så att de upphandlande enheterna kan göra anbudsförfråg-ningar och ta emot anbud i form av elektroniska dokument.
- Genomförande av kommissionens eForms-reform
- Ett gemensamt europeiskt ESDP-upphandlingsdokument ska göras tillgängligt i an-slutning till HILMA. ESDP-upphandlingsdokumentet är en standardblankett som den upphandlande enheten har fyllt i på förhand och genom vilken anbudsgivare för-säkrar den upphandlande enheten att det inte föreligger grunder att utesluta anbuds-givaren ur förfarandet och att anbudsgivaren uppfyller de krav som den upphand-lande enheten ställer på anbudsgivarens lämplighet.
- Kontroll av myndighetsuppgifter. I framtiden kan de upphandlande enheterna på ett ställe kontrollera att de uppgifter som anbudsgivarna lämnat är korrekta. Material ska samlas in från myndighetsdatabaserna och göras tillgängligt i HILMA för alla upp-handlande enheter oberoende av i vilket elektroniskt konkurrensutsättningssystem anbudsförfrågan har gjorts.
- Dessutom läggs vikt vid att det sprids information om systemets egenskaper och funktioner.
Det blir lättare att utreda sanktioner mot anbudsgivaren i HILMA
Frågor som gäller EU:s eller FN:s sanktionskrav har fogats till anbudsinfordransmodellen i HILMA. Anbudsgivaren kan, genom att besvara frågorna, försäkra att den inte berörs av EU:s eller FN:s sanktioner. Upphandlaren kan använda frågorna som finns i modellen som sådana, bearbeta dem eller radera dem helt.
Det utarbetas en övergripande arkitektur där data om offentliga upphandlingar identifieras och analys av dessa data samordnas. I samband med detta är strävan att standardisera de ekonomiska uppgifterna om offentliga upphandlingar.
Man utreder behovet av att förenhetliga datamaterial, så att det skapas förutsättningar för att bygga databaser, där data från olika källor kan samlas samt för att jämföra materialet, med beaktande av vissa förbehåll (bl.a. affärshemligheter, inverkan på konkurrensen och uppkomst av karteller). HILMA och andra nationella system utvecklas så att insamlade data utnyttjas så genomgripande och brett som möjligt. De data som systemen registrerar sammanförs och analyseras (dataanalystjänster) för att utveckla de offentliga upphandlingarna.
På nationell nivå ges expertstöd för planering och genomförande av upphandling av resultat och effekter, inklusive mätning av effekterna. Användning av resultatbaserade finansieringsavtal (SIB) eller motsvarande modeller vid upphandling av effekter främjas.
Förbättrandet av användningen av information inom beslutsfattandet är en viktig del av programmet Offentlig upphandling. Regeringen stödde utvecklingsarbetet genom att beställa en utredning om hur information av olika slag bäst kan utnyttjas i beslut som gäller offentliga upphandlingar och hur det årliga totala värdet på offentliga upphandlingar i Finland kan beräknas.
Vad har gjorts hittills?
Undersökningen Offentliga upphandlingar - ekonomiska helhetsvolymen och utnyttjandet av data publicerades den 9 juni 2021. I denna undersökning, som samordnades av statsrådets utrednings- och forskningsverksamhet, har man för första gången betraktat det totala värdet av offentlig upphandling med hänsyn till upphandlingar som överstiger tröskelvärdet och de upphandlingar som gjorts på konkurrensutsatta marknader. Under det granskade året 2018 gjordes offentliga upphandlingar till ett belopp på 47 miljarder enligt undersökningen. Undersökningen genomfördes som en del av åtgärdsprogrammet för verkningsfull offentlig upphandling.
Undersökningen erbjuder nya lösningar för analys och styrning av upphandling inom den offentliga sektorn med tanke på utvecklingen av samhällsekonomin och de upphandlande enheternas egen verksamhet. Undersökningen utnyttjas också i arbetet vid temagruppen Kunskapsbaserad ledning och verkningsfullhet inom åtgärdsprogrammet för verkningsfull offentlig upphandling.
Undersökningen gjordes av Teknologiska forskningscentralen VTT, Pellervo ekonomisk forskning PTT, Owal Group Oy och PTCServices Oy.
Uppgifter om kommunala och statliga upphandlande enheters inköpsfakturor publiceras som öppna data (förutom säkerhetsmyndigheternas uppgifter) för att identifiera nationellt strategiskt betydande upphandlingar och deras volym samt möjliggöra en grund för utveckling av dataanalystjänster gällande upphandlingar. Offentliggörandet av inköpsfakturor bidrar till transparent användning av skattemedel och främjar öppenhet samt synliggör mindre upphandlingar och eventuella direktupphandlingar. Det inleds kartläggning av källsystem och beredning av en gränssnittslösning.
På den nuvarande webbplatsen granskaupphandlingar.fi görs ändringar i infrastrukturen så att även uppgifter om kommunala inköpsfakturor fås med i tjänsten. Webbplatsen granskaupphandlingar.fi är en webbläsarbaserad tjänst där privatpersoner kan se uppgifter om upphandlingar inom den offentliga sektorn.
Vad har gjorts hittills?
Man har producerat uppmuntrande material och case-exempel för att publicera/öppna kommunernas inköpsfakturor på Kommunförbundets webbplats.