Tiedolla johtaminen ja vaikuttavuus -teemaryhmän tehtävänä on suunnitella ja käynnistää konkreettiset toimet, joilla tuetaan kansallisen julkisten hankintojen strategian tavoitteiden toimeenpanoa. Teemaryhmä edistää strategian tahtotilaa: Suomi on edelläkävijä hankintojen tiedolla johtamisessa ja vaikuttavuuden kehittämisessä.
Hankintoja tulee johtaa tietoon perustuen. Tätä varten tarvitaan tietovarantoja sekä kansallisella että yksittäisen organisaation tasolla. Hankintoja koskevaa tietoa hyödynnetään potentiaalin maksimoimiseksi, markkinoiden elinvoimaisuuden ja vastuullisuuden edistämiseksi sekä Suomen kilpailukyvyn kasvattamiseksi. Hankintojen vaikutuksia arvioidaan julkisen palvelutuotannon laadun, luotettavuuden, kestävyyden ja vaikuttavuuden osalta.
Tavoitteet
Suomi on edelläkävijä tietojen hyödyntämisessä hankinnoissa
Arvioimme hankintoja koskevaa vaikuttavuutta eri tasoilla
Edistämme vaikuttavuusperusteisia hankintoja
Tavoitteita edistävät toimenpiteet
Tutkimus sisältää suurimpien ICT-in-house-yhtiöiden omistajakuntien ja -kuntayhtymien avoimesti julkaistun ostolaskudata-aineiston analysoinnin ja taulukoinnin. Tutkimuksella pyritään tuomaan näkyväksi ostolaskudatan avaamisen hyötyjä hankintojen tiedolla johtamisen, vaikuttavuuden, kuntalaisdemokratian ja markkinoiden toiminnan näkökulmista.
Digitaalinen tilastotietoon pohjautuva kansallinen hankintojen näkymä antaa tietoa kansallisen hankintastrategian vaikuttavuudesta. Se sisältää lisäksi kansallisen tason tiedot muun muassa hankintojen volyymeistä, ostolaskuista sekä hankintaosaamisen tasoarvioista. Ensimmäisen version pohjalta arvioidaan jatkokehittämisen mahdollisuuksia. Näkymää voidaan hyödyntää hankintojen ohjaamisessa ja kehittämisessä.
Laaditaan julkisten hankintojen tiedolla johtamisen toimenpidesuunnitelma, jossa esitetään vaihtoehtoisia tiedolla johtamisen etenemispolkuja lainsäädännölliset haasteet huomioiden. Tuetaan toimenpidesuunnitelmalla tiedolla johtamisen tavoitteiden ja palvelumallin kirkastamista sekä hankintojen kokonaisarkkitehtuurin laatimista.
Toteutetaan Hilmaan kansallinen julkisten hankintojen kilpailutuskalenteri ostajien ja tarjoajien hyödynnettäväksi. Kilpailutuskalenteri kehitetään ja julkaistaan syksyllä 2023.
Laaditaan julkisten hankintojen kokonaisarkkitehtuuri-kuvaus, joka kuvaa kokonaisuutena sitä, miten julkishallinnon hankintatoimen toiminta, keskeiset käsitteet ja tiedot, sidosryhmät, roolit sekä tietojärjestelmäpalvelut muodostavat yhteen toimivan kokonaisuuden, jonka avulla hankintatoimea voidaan tehostaa ja hankintojen vaikuttavuutta parantaa tiedon avulla. Työssä tunnistetaan tarvittavat, keskitetyt tietojärjestelmät ja palvelut sekä niiden keskeiset tietosisällöt, joita käytetään prosessin eri vaiheissa syntyvän tiedon yhteen toimivuuden saavuttamiseksi.
HILMAa kehitetään jatkuvasti tarpeiden ja kansallisen hankintastrategian tavoitteiden mukaan.
Julkisista hankinnoista tarjolla olevan tiedon kokoaminen yhteen paikkaan siten, että ne ovat helposti löydettävissä.
HILMAn yhteyteen rakennettava kansallinen digitaalinen palvelu hankintayksikön kaikkien hankintojen suunnitteluun. Hankintasuunnitelmat julkaistaan, mikä edistää avoimuutta ja tasapuolisuutta. Markkinat pystyvät ennakoimaan hankintayksikköjen tulevia tarpeita, mikä edistää laadukkaita tarjouksia ja tarjoajien kyvykkyyttä vastata hankintayksikköjen tarpeisiin.
HILMAn kehittäminen niin, että hankintayksiköt voivat tehdä tarjouspyyntöjä ja vastaanottaa tarjouksia sähköisinä dokumentteina.
Komission eForms-uudistuksen täytäntöönpano
HILMAn yhteyteen rakennettava yhteinen eurooppalainen ESDP-hankinta-asiakirja. ESDP-hankinta-asiakirja on hankintayksikön esitäyttämä vakiomuotoinen lomake, jolla tarjoajat vakuuttavat hankintayksikölle poissulkemisperusteiden olevan osaltaan kunnossa ja että tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat vaatimukset tarjoajan soveltuvuudelle.
Viranomaistietojen tarkastaminen. Tulevaisuudessa hankintayksiköt voivat tarkastaa tarjoajien antamien tietojen oikeellisuuden yhdestä paikasta. HILMAan rakennettava viranomaistietokannoista kerättävä aineisto on kaikkien hankintayksiköiden saatavilla, riippumatta siitä, missä sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä tarjouspyyntö on tehty.
Lisäksi kiinnitetään huomiota ominaisuuksien tunnetuksi tekemiseen.
Tarkastele hankintojen vaikuttavuutta – tiedot nyt ladattavissa Hilma-palvelussa
Julkisia hankintoja koskevia tilastotietoja voi nyt helposti ladata suoraan Exceliin Hilma-palvelussa, Hae hankintoja -sivulla. Uusi toiminto palvelee hankintayksiköitä, jotka haluavat tarkastella omien hankintojensa tavoitteiden mukaisuutta taulukkomuodossa tai viedä niitä omiin analysointijärjestelmiinsä. Myös tutkijat ja muut julkisten hankintojen vaikuttavuusteemoista kiinnostuneet hyötyvät tästä ominaisuudesta.
Hilmassa on vuoden 2022 alusta alkaen kysytty hankintayksiköiltä hankinta- ja jälki-ilmoituksissa erilaisia taustatietoja. Uuden toiminnon myötä esimerkiksi julkisten hankintojen kestävyyteen, innovatiivisiin hankintoihin ja markkinoiden toimivuuteen liittyvien tavoitteiden toteutumista on nyt aiempaa helpompaa seurata. Tietojen avulla hankintayksiköt voivat tarkastella organisaationsa nykytilaa ja arvioida kehittämistoimenpiteitä esimerkiksi vuositasolla.
Hilman tarjouspyyntöpohjaan on lisätty EU:n tai YK:n asettamiin pakotevaatimuksiin liittyvät kysymykset. Vastaamalla kysymyksiin tarjoaja voi vakuuttaa, etteivät sitä koske EU:n tai YK:n asettamat pakotteet. Ostaja voi käyttää pohjasta löytyviä kysymyksiä sellaisenaan, muokata niitä tai poistaa ne kokonaan.
Tarkastele hankintojen vaikuttavuutta – tiedot nyt ladattavissa Hilma-palvelussa
Julkisia hankintoja koskevia tilastotietoja voi nyt helposti ladata suoraan Exceliin Hilma-palvelussa. Uuden toiminnon myötä esimerkiksi julkisten hankintojen kestävyyteen, innovatiivisiin hankintoihin ja markkinoiden toimivuuteen liittyvien tavoitteiden toteutumista on nyt aiempaa helpompaa seurata.
Tietojen avulla hankintayksiköt voivat tarkastella organisaationsa nykytilaa ja arvioida kehittämistoimenpiteitä esimerkiksi vuositasolla. Myös tutkijat ja muut julkisten hankintojen vaikuttavuusteemoista kiinnostuneet hyötyvät ominaisuudesta.
Suunnitellaan valtakunnallisesti kokonaisarkkitehtuuri, jossa tunnistetaan hankintoja koskevat tiedot ja koordinoidaan niiden analyysia. Tässä yhteydessä pyritään standardoimaan julkisten hankintojen taloustiedot.
Selvitetään tietoaineistojen yhtenäistämisen tarve siten, että se tarjoaa edellytyksiä rakentaa tietokantoja, joihin tietoja voidaan kerätä eri lähteistä sekä vertailla aineistoja reunaehdot silmällä pitäen (muun muassa liikesalaisuudet, vaikutukset kilpailuun ja kartellien syntymiseen). HILMAa ja muita valtakunnallisia järjestelmiä kehitetään siten, että kerättäviä tietoja hyödynnetään mahdollisimman kattavasti ja laajasti. Järjestelmien tallentamaa dataa yhdistetään ja analysoidaan (data-analyysipalvelut) julkisten hankintojen kehittämiseksi.
Kansallisella tasolla annetaan asiantuntijatukea vaikutusten hankinnan suunnitteluun ja toteutukseen mukaan lukien mittaaminen. Edistetään tulosperusteisen rahoitussopimuksen (SIB) tai vastaavan mallin hyödyntämistä vaikutusten hankinnassa.
Tiedon käytön parantaminen päätöksenteossa on tärkeä osa Hankinta-Suomi –ohjelmaa. Teetetään kehittämisen tueksi selvitys siitä, miten erilaista tietoa voidaan parhaiten hyödyntää päätettäessä julkisista hankinnoista, ja miten Suomen julkisten hankintojen vuotuinen kokonaisarvo lasketaan.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Kokonaisvolyymi ja datan hyödyntäminen -tutkimus julkaistiin 9.6.2021. Tässä valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnon koordinoimassa tutkimuksessa on ensi kertaa tarkasteltu julkisten hankintojen kokonaisarvoa kynnysarvon ylittävien hankintojen ja kilpailluilta markkinoilta tehtyjen hankintojen näkökulmasta. Tutkimuksen mukaan julkisia hankintoja tehtiin 47 miljardin edestä tarkasteluvuonna 2018. Tutkimus tehtiin osana Hankinta-Suomi -toimenpideohjelmaa.
Tutkimus tarjoaa uusia ratkaisuja julkisen sektorin hankintojen analysointiin ja ohjaamiseen kansantalouden ja hankintayksiköiden oman toiminnan kehittämisen näkökulmista. Tutkimusta hyödynnetään myös Hankinta-Suomi toimintaohjelman Tiedolla johtaminen ja vaikuttavuus -teemaryhmän työssä.
Tutkimuksen tekivät Teknologian tutkimuskeskus VTT:n, Pellervon taloustutkimus PTT:n, Owal Group Oy:n ja PTCServices Oy:n tutkimus.
Julkaistaan kunta- ja valtiosektorin hankintayksiköiden ostolaskutiedot avoimena datana (pois lukien turvallisuusviranomaisten tiedot), jotta tunnistetaan kansallisesti strategisesti merkittävät hankinnat ja niiden volyymi sekä mahdollistetaan perusta hankintojen data-analyysipalvelujen kehittymiselle. Ostolaskujen julkistaminen lisää verovarojen läpinäkyvää käyttöä ja edistää avoimuutta sekä tuo näkyviin pienhankinnat ja mahdolliset suorahankinnat. Käynnistetään lähdejärjestelmien kartoittaminen ja rajapintaratkaisun valmistelu.
Nykyiselle Tutkihankintoja.fi -sivustolle tehdään infrauudistus, jotta saadaan kuntakentän ostolaskudata palveluun mukaan. Tutkihankintoja.fi -sivusto on selainpohjainen palvelu, jonka kautta yksityiset ihmiset voivat selailla julkisen sektorin hankintoihin liittyviä tietoja.
Mitä on tähän mennessä tehty?
Kuntien ostolaskujen julkaisuun/avaamiseen on tuotettu kannustavaa materiaalia ja case-esimerkkejä Kuntaliiton sivuille.
Sinunkin asiantuntemustasi tarvitaan – tule mukaan
Teemaryhmät ovat avoimia kaikille. Tule mukaan Tiedolla johtaminen ja vaikuttavuus –teemaryhmään ja auta viemään julkisten hankintojen kehittämistä konkretian tasolla eteenpäin.
