Tutustu kuntien hankkeisiin

Kunta kuuluu kaikille

Kunta kuuluu -hankkeessa on tarkoitus selvittää, että miten automaattipuheluiden avulla saadaan kuntalaisilta kerättyä kyselyluonteista tietoa. Tavoite on hankkeen aikana tehdä muutamia kyselyjä eri vastaajajoukoille, kuten ikäihmisille, yrittäjille tai koko väestöpohjalle.

Muut kunnat: Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä, KuusSote (Kuntayhtymän kuntia: Alavus, Kuortane, Soini, Ähtäri)

Lisätietoja
Tuomas Rantala, Alavus

1. Johtamisen ja talousohjauksen tietojärjestelmäkokonaisuus (JoTo-projekti)

Uudistetaan talouden järjestelmäkokonaisuuden ja siihen liittyvät toimintamallit. Kehitetään operatiivisen johtamisen tukea sekä parannetaan palvelujen järjestämisen tiedolla johtamista. Nykyaikaistetaan talousohjauksen ja -hallinnon asiantuntijatyötä ja sujuvoitetaan henkilöstön arkea sähköisillä ratkaisuilla.​

Mikä muuttuu?

• Otetaan käyttöön yhteinen tietorakenne ja mm. yhtenäinen organisaatio ja laskennan rakenne, joka mahdollistaa talouden ja toiminnan tietojen yhtenäistämisen​
• Perustaloushallinnon sekä taloussuunnittelun ja seurannan prosessit uudistuvat ​
• Prosesseja yhtenäistetään koko kaupungin mittakaavassa​
• Nykyaikaiset työvälineet automatisoivat ja nopeuttavat työvaiheita​
• Taloustiedon lisäksi tuotetaan yhteisesti raportoitavaksi myös toimintatietoja​
• Johdolle laadukkaampaa ja visuaalisempaa tietoa päätöksenteon tueksi​
• Asiantuntijan työn sisältö muuttuu. Manuaalinen tiedontuotanto vähenee, aikaa vapautuu tiedon tuotannosta tiedon analysointiin​
• Esimiesten tiedon saanti ja perustehtävien hoitaminen (esim. tilausten ja laskujen hyväksyntä) helpottuu tai automatisoituu

Lisätietoja
Mariia Karhu, Espoo

2. Kuntien eVaka

eVaka-projektissa rakennetaan varhaiskasvatukselle oma, Espoon omistama varhaiskasvatuksen ohjausjärjestelmä. Kannustinjärjestelmän rahoituksen myötä eVakan lähdekoodi julkaistaan avoimena lähdekoodina. Järejstelmä otetaan käyttöön Espoossa ja luodaan Tampereelle valmius sen käyttöönottoon. Tavoitteena on vuoda varhaiskasvatuksen toimintaympäristöön avoimen lähdekoodin ekosysteemi vauhdittamaan a) varhaiskasvatuksen toimintaprosessien kehittämistä asiakkaan ehdoilla, b) vauhdittamaan kansallisen & EU/Pohjoismaisen tason alustatalouden kehittymistä tälle alueelle.

Muut kunnat: Tampere

Lisätietoja
Meri Vainio, Espoo

3. Kuntien rakennetun ympäristön infraomaisuuden hallinnan tietomallin toteutus ja tietovirrat

Muut kunnat: Helsinki, Järvenpää, Kouvola, Turku, Vantaa, Haapavesi, Paimio

Lisätietoja
Petri Vainio, Espoo

4. Kiinteistöjen ennakoivan kunnossapidon sekä olosuhde- ja energiaseurannan kehittäminen digitalisaation ja automaation avulla

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen keskeisenä tavoitteena oli ennakoivan kunnossapidon kehittäminen energia- ja olosuhdetietojen avulla sekä kerättyjen energia- ja olosuhdetietojen yhteen toimivuuden varmistaminen kansallisella tasolla. Yhteen toimivuuden varmistaminen edellyttää standardoitujen tieto- ja toimintamallien kehittämistä tietojen keräämiseen, tiedonhallintaan sekä rajapintojen toimintaan.
 
Hankkeen aikana saatiin runsaasti kokemusta ja näkemystä kiinteistöjen mittausdatan haltuunotosta, tallentamisesta sekä hyödyntämisestä kiinteistökannan ylläpidossa. Yhdenmukaisen mittausdatan saaminen eri kuntien erilaisista kiinteistöistä osoittautui haastavaksi. Kiinteistöistä on kuitenkin mahdollista saada yhdenmukaista mittausdataa ja sitä pystytään tallentamaan tietovarastoratkaisuihin. Käytännön toteutukset tehtiin Espoossa sekä Marttilassa.
 
Olennaiseksi opiksi osoittautui mittaustarpeiden ennakointi ja etukäteissuunnittelu jo siinä vaiheessa, kun ollaan uuden kiinteistön suunnitteluvaiheessa. Järjestelmäratkaisujen ja niiden integroimisen, mittareiden sekä tiedonsiirron vaatimukset sekä tiedon tallennuspaikat olisi tärkeä olla selvillä jo rakennusvaiheessa. Toinen äärimmäisen tärkeä havainto oli se, että yhdenmukaisten mittaustiedon saaminen erilaisista kiinteistöistä eri kunnista edellyttää yhdenmukaisia toimintatapoja tietojen haltuunotossa. 
 
Hankkeen aikana tuli selväksi myös se, että kiinteistöjen mittausdata on äärimmäisen kiinnostavaa myös erilaisten kaupallisten toimijoiden näkökulmasta. Julkishallinnon omistamien kiinteistöjen mittausdatan omistajuus ja hallinta olisi järkevää pitää kiinteistöjen omistajien sekä julkishallinnon omissa käsissä. 
 
Hankkeen aikana Espoossa syntyi jatkuvasti hyödynnettävissä oleva toimintamalli kahden kiinteistön keskeisen mittausdatan haltuunotolle. Kertyvää dataa aiotaan hyödyntää erilaisissa kokeiluissa jatkossakin.

Muut kunnat: Kouvola, Kuopio, Marttila

Lisätietoja
Jouni Kukko, Espoo

5. Länsi-Uudenmaan Hyvinvointitieto

Länsi-Uudenmaan hyvinvointitieto (lyh. HyTe-Data) on Espoon ja yhdeksän muun Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen kunnan yhteistyöprojekti. Sen tavoitteena on asukkaiden hyvinvoinnin edistämistehtävässä tarvittavan tietopohjan ja sen ylläpidossa tarvittavien kyvykkyyksien tunnistaminen, arviointi ja kehittäminen. Samalla tavoitellaan myös merkittäviä parannuksia nykyiseen tiedon hyödyntämiseen.

Projektissa luodaan kunnille ja hyvinvointialueelle yhteinen tietopohja ja prosessi hyvinvointikertomuksen laatimiseen. Lisäksi tehdään yhteistyösuunnitelma, jonka pohjalta luodaan yhteiset mittarit, indikaattorit ja tavoitteet hyvinvoinnin edistämiselle. Suunnitelmalla halutaan varmistaa, ettei tehtäviä ja prosesseja tehdä päällekkäin. 

Hankkeessa toteutetaan myös data-analyysipilotti, jossa pyritään yhdistämään kuntien ja hyvinvointialueen dataa vähintään aggregoidulla tasolla. Tavoitteena on rakentaa hyvinvoinnin tietopohjaa siten, että se tulevaisuudessa mahdollistaa vahvemmin myös tieteellisen tutkimuksen kuten syy-seuraus vaikuttavuusanalyysin. 

Myös muut kunnat ja hyvinvointialueet voivat tulevaisuudessa käyttää projektissa luotavaa tietopohjamallia ja yhteistyösuunnitelmaa.

Lisätietoja
Wilhelmiina Griep ja Niko Ferm, Espoo

Kunnan taloushallinnon prosessien automatisointi ja sisäisen laskennan kehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankehakemukseen oli hankkeelle kirjattu kolme eri osiota, joista kaksi saatiin tehtyä. Automatisoitujen taloustilastojen ohjaustiedot ja lähetykset saatiin tehtyä niiltä osin, kuin ne olivat Valtiokonttorille mahdollisia. Uusi pankkiohjelma saatiin otettua käyttöön. Hankkeen kolmas osio, sisäisen laskennan kehittäminen, jäi resurssipulan tähden lähes kokonaan tekemättä. Kunnan sisäinen vesilaskutus saatiin kuitenkin toimimaan sisäisenä laskutuksena.
 
Automatisoidun taloustilaston myötä päättäjät saavat ajantasaisempaa tietoa, kuin aiemmin, koska tarkemman tason raportit lähetetään, sekä osavuosikatsaukset tehdään, nyt neljännesvuosittain. Raporteissa on huomioitu myös sisäiset erät, jotka aiemmin jyvitettiin vain vuoden lopussa. Päättäjillä on nyt myös ensimmäistä kertaa saatavilla ajantasaista tietoa siitä, mille sektoreille ja palveluluokille kunnan tulot ja menot jakautuvat. Sektori- ja palveluluokat ovat verrannollisia koko maan kuntien kesken.

Hankehenkilöstön lisäksi automatisoidun taloustilaston aiheuttamien kirjauskäytäntöjen muutoksista on koulutettu ja ohjeistettu myös ostolaskujen kirjaajia, palkkahallinnon henkilöstöä ja johtoryhmää. Kirjausvirheitä on tehty, mutta ohjeistusten myötä virheiden määrä on laskenut huomattavasti ja virheiden korjaamiseen ei mene enää aikaa. 

Kaiken kaikkiaan hanke onnistuttiin viemään loppuun hyvillä tuloksilla, poissulkien sisäisen laskennan kehittämisen. Pankkiohjelma saatiin otettua käyttöön sekä automatisoituja taloustilastoja on saatu lähetettyä ajallaan oikein tiedoin.
 

Lisätietoja
Minna Lepikko, Eurajoki

Hausjärven ja Lopen sähköisten palveluiden ja asianhallinnan kehittämishanke

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Hausjärven ja Lopen asianhallinnan ja sähköisten palveluiden kehittämishanke toteutettiin Hausjärven ja Lopen kuntien yhteistyöhankkeena marraskuun 2020-maaliskuun 2022 välisenä aikana. 

Hankkeen aikana kehitettiin kuntalaisille tarjottavia sähköisiä palveluja sekä kunnan päätöksentekoprosesseja. Sähköisten palvelujen kehittäminen johti käytännössä mm. sähköisen lomakepalvelun ja -allekirjoituksen sekä sähköisen tunnistautumisen käyttöönottoon kuntien palveluissa. Kunnille kehitettiin toimintamalli sähköisten palautteen keräämiseksi kuntalaisilta. Hanke käynnisti myös kuntien julkisten verkkosivujen uudistamisprojektin, jonka toteutus on tällä hetkellä loppusuoralla. 

Päätöksentekoprosesseja kehitettiin ottamalla käyttöön luottamushenkilöiden sähköisen kokouskäytännön mahdollistava sähköinen toimintaympäristö. Tämä edellytti kunnan toimintatapojen uudistamista asiakirjahallinnossa. Asianhallintajärjestelmä vaihdettiin nykyaikaisempaan uusia prosesseja tukevaan. Hallintosääntöä ja käytännön toimintatapoja päivitettiin vastaamaan tiedonhallintaa ohjaavaa lainsäädäntöä.

Asianhallinnan taustalla oleva tiedonohjausjärjestelmä päivitettiin ja hankkeessa aloitettu tiedonohjaussuunnitelman uudistaminen jatkuu edelleen. Siirtyminen perinteisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta sähköisen arkistoinnin mahdollistavan tiedonohjaussuunnitelman käyttöön osoittautui varsin laajaksi kokonaisuudeksi. Kunnilta oli vaikeaa saada riittävää resursointia tiedonohjaussuunnitelman kehittämiseksi ja tämä kehittämistyö jatkuu edelleen. 

Hanke onnistui aikataulussa ja sisällöltään suunniteltua isommassa laajuudessa. Etenkin toimielinten sähköinen toimintaympäristö sai suunniteltua kokonaisvaltaisemman muutoksen. Asianhallinnan ja sähköisen asioinnin prosessien kehittäminen jatkuu kunnissa myös hankkeen jälkeen ja kun uudet toimintatavat on omaksuttu, tulee työskentelystä ja asioinnista entistä tehokkaampaa. Kaiken kaikkiaan tämä hanke on lisännyt kunnissa tiedonhallinnan osaamista sekä tiivistänyt kuntien välistä yhteistyötä.

Muut kunnat: Loppi

Lisätietoja
Timo Pirinen, Hausjärvi

1. Digiturvalla tulevaan

Hanke pyrkii löytämään välineet ja menetelmät, joilla parannetaan erityisesti kunnan virkamiesten ja luottamushenkilöiden tietoisuutta kuntaorganisaation toiminnan jatkuvuuden parantamisessa. Kunnat saavat siten tuotettua kuntalaisille luotettavia ja turvallisia digitaalisia palveluita sekä ymmärtävät huomioida digitaalisen turvallisuuden merkityksen jo strategiatason työskentelystä lähtien. 

Muut kunnat: Orimattila, Kärkölä

Lisätietoja
Vesa Huttunen, Heinola

1. Helsingin kaupungin verkkokaupan ja siihen liittyvän asiakasdatan keräämisen ja analysoinnin toteuttaminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Helsingin kaupungin verkkokauppa ja asiakasdata -hankkeen tavoitteena oli toteuttaa Helsingin kaupungille verkkokauppa-alusta, joka mahdollistaisi yhtenäisen asiointikokemuksen tarjoamisen kunnan palveluiden käyttäjille, riippumatta palvelua tuottavasta yksiköstä. Lisäksi tavoitteena oli tuoda Helsingin kaupungin palvelut lähemmäksi asiakasta, mahdollistaa niiden tilaaminen ajasta ja paikasta riippumatta sekä toteuttaa kunnan tuottamille palveluille modernit, automaattiset ja kustannustehokkaat maksamisen ratkaisut. Tavoitteena oli myös saavuttaa keskitetyn ratkaisun kautta kertyvän asiakasdatan ja sen analysoinnin avulla parempi ymmärrys Helsingin palveluiden käyttäjistä ja palveluiden käytöstä palveluiden tunnettuuden, kohdentamisen ja käyttöasteiden kehittämiseksi. Hankkeen rajausta ja laajuutta tarkasteltiin hankeaikana suhteessa muihin Helsingin kaupungin kehityshankkeisiin, minkä johdosta hankkeen ja alustan rooli jäi etenkin asiakasdatan osalta suunniteltua suppeammaksi.
 
Hankkeen teknisenä tuotoksena syntynyt verkkokauppa-alusta mahdollistaa Helsingin kaupungin palveluita tuottaville yksiköille yksinkertaisen ja joustavan tavan perustaa moderni ja toimiva verkkokaupan omaan digitaaliseen asiointipalveluun. Palveluiden loppuasiakkaille verkkokauppa-alusta tarjoaa selkeän, saavutettavan ja palvelusta riippumatta yhdenmukaisen asiointipolun sekä turvalliset, luotettavat, modernit ja kaupungin kannalta kustannustehokkaat tavat maksaa kaupungin palvelun käytöstä. 

Hankkeen keskeiset opit ja suositukset tuleville vastaaville hankkeille ovat:

1. tulee osallistaa sidosryhmät kehittämiseen ja panostaa riittävästi tarpeen ymmärtämiseen sekä oikean ratkaisumallin löytämiseen
2. tulee huolehtia riittävästä asiantuntemuksesta kilpailutusvaiheessa ja hyödyntää tarvittaessa ulkopuolisia hankintakonsultteja sekä tietopyyntöä tai markkinavuoropuhelua hankinnan valmistelussa
3. tulee säilyttää toteutusprojektin ja -tiimin mahdollisuudet vaikuttaa lopulliseen ratkaisutapaan
4. tulee toteuttaa ominaisuuksia ainoastaan todelliseen tarpeeseen ja
5. tulee suosia eri osapuolten välillä mahdollisimman avointa ja aktiivista yhteistyötapaa. 

Kaiken kaikkiaan hankkeen voidaan todeta onnistuneen pääosassa sille asetetuista tavoitteista hyvin tai erinomaisesti. Täyden hyötypotentiaalin, mukaan lukien kustannussäästöjen, ulosmittaamiseksi tulee hankkeen päätyttyä huolehtia siitä, että verkkokauppa-alustaa tullaan hyödyntämään mahdollisimman monessa Helsingin kaupungin asiointipalvelussa. Mahdollisena jatkohankkeena tunnistettiin keskitetyn tuotehallintaratkaisun kehittäminen.

Lisätietoja
Jarkko Siren, Helsinki

2. Kaupunki omadataoperaattorina

Hankkeessa rakennetaan toimintamalli ja tekninen kyvykkyys, jossa datan käytön ja yksilönsuojan tai tietoturvan välillä ei tarvitse tehdä kompromisseja. Yksilön suostumukseen perustuva datan siirrettävyys on tässä avainasemassa. Esimerkkinä opiskelija joka toimii usean kaupungin alueella. Hankkeessa rakennetaan suostumusten ja identiteettien hallinnan palvelu, määritellään sopimus ja suostumustekstejä siten että voidaan suostumuspohjaisesti, sujuvasti ja turvallisesti siirtää henkilötietoa eri toimijoiden sisäisten rajojen yli sekä toimijoiden välillä. Kyvykkyyden pystytyksen ja määrittelyjen rinnalla kunnat tekevät konsulttiavusteisesti suunnitelmia ja selvityksiä palvelun käyttöönottokohteista omissa palveluissaan. 

Tämän avulla muutetaan kunnan palveluprosessia ja vuorovaikutusta asiakkaan kanssa asiakaslähtöisemmäksi ja personoidummaksi. Tietojen paremman saatavuuden ja jaettavuuden avulla voidaan myös päästä proaktiivisempaan toimintatapaan, ja tunnistetun tarpeen mukaan automaattiseen ja paremmin ajoitettuun palveluntarjontaan.

Muut kunnat: Espoo, Oulu, Turku

Lisätietoja
Mika Leivo, Helsinki

3. Lämpiö-hanke

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Valtakunnallinen digipalvelu Lämpiö on viiden kaupungin, kahden suomalaisen IT-yrityksen sekä ikäihmisten yhdessä kehittämä digitaalinen alusta, jossa iäkkäät voivat olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa. Lämpiö kehitettiin palvelemaan erityisesti kotona asuvia iäkkäitä, jotka eivät fyysisesti pääse kulttuuri- ja hyvinvointipalveluiden pariin.

Muut kunnat: Turku, Tampere, Jyväskylä ja Oulu

Lisätietoja
www.lampio.fi 

4. Kunnan rakennusvalvonnan sähköisen lupaprosessin edelleen kehittäminen ja prosessien automatisointi 

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

RAVA3Pro oli Helsingin kaupungin johtama ja valtionvarainministeriön rahoittama kehityshanke, jossa oli mukana 23 kuntaa.

Hankkeeseen kuuluivat Helsingin kaupungin lisäksi Espoo, Hyvinkää, Hämeenlinna, Iisalmi, Joensuu, Jyväskylä, Järvenpää, Kirkkonummi, Lahti, Lohja, Mikkeli, Oulu, Pori, Salo, Seinäjoki, Sysmä, Tampere, Turku, Tuusula, Vantaa, Ylöjärvi ja Äänekoski. Hanke tähtäsi kuntien rakennusvalvonnan sähköisen lupaprosessin edelleen kehittämiseen ja tietomallien tarkastamisen automatisointiin koneluettavuudella. Uusi rakentamislaki tulee tukemaan myös tätä teemaa koneluettavan ja digitaalisen tiedon vaatimuksilla rakentamisalan tiedon tuottamisessa ja hyödyntämisessä. Tiemallipohjainen toiminta mahdollistuu laajemminkin rakentamisalalla hankkeen tulosten avulla. RH- tietojen koneluettavuus tehostaa lupaprosessia. IFC- mallista automaattisesti saatavat RH- tiedot lisäävät tietojen luotettavuutta ja vähentävät merkittävästi käsin kirjoitettavan tiedon määrää. Tietomallien hyödyntäminen tehostaa ja palvelee myös koko rakentamisalaa. RAVA3Pro hankkeen tulokset ovat merkittävät tämän edistämisessä. Hankkeen tulokset on koettu merkittäväksi myös kansainvälisesti.

Hankkeessa luotiin ensimmäiset kansalliset rakennuslupakäsittelyn koneluettavaan prosessiin tarvittavat IFC-tietomallien tietosisältövakioinnit, käyttötapaukset ja tarkastussäännöstöt Solibri-ohjelman lisäosaksi sekä geneerinen IFC-tarkastamisen lukuohje. Luotiin asiointipalveluohjelmistojen Trimble Locus ja Lupapisteen osalle valmiudet lukea RH-tiedot IFC-tietomallista, tuotettiin pilottimallit avoimeen käyttöön, IFC-koordinaatiston saas-pohjainen tarkastus ja muuntopalvelu, RH-tietojen rikastamiseen IFC-tietomalliin lisäosa Simplebim-ohjelmistoon, kaupunkimalliohjelmistoihin pilottien avulla tietomallin ulkovaipan tiedon automaattiset suodatukset, Lupapisteeseen tuotettiin valmius yhdistää kaupunkimallin katselumahdollisuus naapurikuulemisen osioon, määriteltiin 4D alueellisen tarkastelun aikataulutuksen palvelurakenne rakennusvalvonnan ja pelastusviranomaisien tarpeisiin, sekä erilaisia jatkokehitykseen tarvittavia selvityksiä (KuntaGML, tietomallien hyödyntäminen asemapiirroksen tuottamisessa, tietomallien hyödyntäminen kaupunkimittauksessa, pilottikokemuksien raportti). Mainittavana tuloksena myös IFC-standardin kehitystä varten buildingSMART Internationalin RIR-kehitysryhmällä teetetty raportti hankkeen havainnoista IFC-standardin tietosisältöjen kehitystarpeesta.

Muut kunnat: Espoo, Hyvinkää, Hämeenlinna, Iisalmi, Joensuu, Jyväskylä, Järvenpää, Kirkkonummi, Lahti, Lohja, Mikkeli, Oulu, Pori, Salo, Seinäjoki, Sysmä, Tampere, Turku, Tuusula, Vantaa, Ylöjärvi ja Äänekoski

Lisätietoja: hankkeen sivusto

Ei tuurilla vaan tiedolla

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Ei tuurilla vaan tiedolla hankkeen myötä hankekunnissa käynnistettiin muutos, jossa tiedolla johtamisen merkitys ymmärretään organisaatioiden eri tasoilla ja tiedolla johtamista aiotaan viedä aktiivisesti eteenpäin. Tiedolla johtamisen kulttuuria sekä ymmärrystä tiedolla johtamisen merkityksellisyydestä vahvistettiin useilla koulutus- ja keskustelutilaisuuksilla. Koulutukset olivat avoimia kaikille hankekuntien työntekijöille. 

Tiedolla johtamista lähestyttiin neljän aihealueen näkökulmasta: Ilmasto- ja ympäristötyö, Työllisyys, Kuntalaisten hyvinvointi sekä Työkykyjohtaminen. Jokaiseen pilottiin osallistui aihealueen edustajia jokaisesta hankekunnasta, yhteensä yli 40 henkilöä. Piloteissa selvitettiin, mitä tietoa kunta aihealueiden osalta tarvitsee ja tutustuttiin tietolähteisiin. Haastetta oli rajaamisessa, mitä tietoa käytetään, tietojen maksullisuudessa sekä siinä, että osa kansallisten tietovarantojen tiedoista päivittyy viiveellä. 

Piloteissa syntyi hankekuntien yhteinen tietovarasto, joka sijoitettiin Azuren pilvipalveluun. Jokaiseen pilottiin tehtiin interaktiivinen monisivuinen Power BI -raportti. Visuaaliset raportit mahdollistavat helposti ymmärrettävän ja asiakasystävällisen raportoinnin. Raportit antavat automaattisesti päivittyvää tilannekuvaa kuntien hyvinvoinnista, elinvoimasta (mm. väestön ja työllisyyden suhteen) sekä ympäristöstä. Tietoa tullaan jakamaan myös kuntalaisten käyttöön. Varsinkin työllisyyspilotin hyödyt on jo havaittu myös hankekuntien ulkopuolella. Avautuvan linkin oikeasta yläkulmasta voi vaihtaa kuntaa. 

Työllisyys-raportissa esitetään mm. väestöön liittyviä tietoja, työmarkkinoihin ja työssäkäyntiin sekä työttömyyteen liittyviä tietoja. Työllisyysraportit 

Ilmasto- ja ympäristöraportissa on tietoa mm. luonnon monimuotoisuudesta, säästä ja ilmanlaadusta, asunto- ja ajoneuvokannasta sekä pintavesistä. Ilmasto ja ympäristöraportit 

Pilottien aihealueista luotiin sanastoa sekä käsite- / tietomalleja, jotka vietiin yhteentoimiva.suomi.fi alustalle muiden kuntien hyödynnettäviksi. 

Muut kunnat: Asikkala, Heinola, Orimattila

Lisätietoja
Turkka Rantanen, Hollola
Hanna Hurmola-Remmi, Heinola
Päivi Suikkanen, Orimattila
Aapo Pispa, Asikkala
 

1. Kaupunki taskussa

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Kaupunki taskussa -hankkeessa toteutettiin kunnille ja kaupungeille tarkoitettu mobiilisovellus, jonka avulla organisaatiot voivat viestiä ja tiedottaa palveluistaan sekä jakaa kuntalaisille tärkeää sisältöä kuten tietoa alueen tapahtumista ja vapaa-ajanpalveluista. Mobiilisovellukseen sisällytettiin myös osallisuutta tukevia elementtejä, kuten kysely- ja äänestystoiminto. Muita mobiilisovellukseen sisällytettyjä palveluita ovat muun muassa mobiili kirjastokortti, julkisen liikenteen reittiopas ja aikataulut, vikailmoitusten tekeminen ja ulkoilu- ja liikuntakohteet.

Mobiilisovelluksen taustaideana oli  Hämeenlinnassa jo käytössä oleva Hämeenlinna taskussa- sovellus. Nyt julkaistua uutta sovellusta kehitettiin yhdessä sovelluksen kohderyhmän, eli kuntalaisten kanssa. Tavoitteena oli tehdä kummallekin kaupungille sellainen sovellus, joka vastaisi sitä tarvetta mikä kunnassa on tällaiselle sovellukselle tunnistettu.

Hämeenlinnan ja Salon kaupungin toteuttamat sovellukset eroavat hieman toiminnoiltaan ja sisällöiltään, mutta ovat molemmat toteutettu samaan avoimeen lähdekoodin perustuvalla  PWA (progressiivinen web-sovellus) teknologialla. Uusittu teknologia mahdollistaa mobiilissa verkkosivujen sisältöjen sujuvamman hyödyntämisen sekä paremman käyttökokemuksen mobiilissa päätelaiteriippumattomasti. 

Sovelluksen rakenne on modulaarinen, joten eri kaupunkien on helppo toteuttaa uusia sisältökokonaisuuksia omiin tarpeisiinsa ja samalla  tarjota niitä muiden kaupunkien käyttöön. Taskussa sovellus on helposti käyttöönotettavissa ja sovelluksen ulkoasua on helppo mukauttaa vastaamaan kaupunkien brändejä. Käyttöönottoa varten on luotu sovelluksen asennukseen apuohjelma, jolla sovelluksen perusasetukset pystytään määrittämään helposti ja nopeasti. Mobiilisovelluksessa hyödynnetyt kirjastot ja komponentit ovat oletuksellisesti lisensoitu avoimilla käytön sallivilla lisensseillä.  Molempien sovellusten koodi ja dokumentaatio on julkaistu Githubissa.  

Lisätietoja
Jouni Jäkkö, Hämeenlinna

2. ICT-osaamisen tuen ja kehittämisen ekosysteemi

Hankkeessa kartoitetaan keskeiset tarpeet ja niihin sopivat tukimuodot työelämän modernin tietotyön ICT-osaamiseen kuntatyönantajan tehtävissä. 

Hankkeen tehtävinä on tuottaa: 
a) Osaamiskartoitus 
b) Tuen kohdentamisen optimointi 
c) Tiedolla johtaminen ja toimenpidesuositukset 
d) ICT-tuen vaikuttavuuden arviointi 
e) Osaamistasojen arviointi 

Muut kunnat: Lahti, Porvoo, Oulu, Tampere, Turku ja Vantaa

Lisätietoja
Jari Harvio, Hämeenlinna

3. Kulttuuriympäristöt arjen arvoksi – Kanta-Hämeen kulttuuriympäristötiedon digitalisointi

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Kanta-Hämeen alueellisen vastuumuseon hankkeessa ”Kulttuuriympäristöt arjen arvoiksi – Kanta-Hämeen kulttuuriympäristön digitalisointi” tavoitteena oli saada maakuntaan kulttuuriympäristön tietojärjestelmäratkaisu, jossa tulisi olemaan ajantasaista tietoa rakennetusta ympäristöstä, kulttuurimaisemasta ja arkeologisesta kulttuuriperinnöstä. Hankkeessa määriteltiin tietojärjestelmäratkaisun arkkitehtuuri ja tietomalli.

Hankkeella tarkoituksena oli edistää kuntien digitalisaatiota kehittämällä rakennetun kulttuuriympäristön tiedonhallintaa, toimintatapoja ja palveluita sekä edistämällä rakennetun kulttuuriympäristön tietojen laajempaa hyödyntämistä. Hankkeen tavoitteena oli löytää kulttuuriympäristötiedon jakamisen ratkaisu, joka palvelee eri käyttäjäryhmiä Kanta-Hämeen alueella. Hankkeen kohderyhmiä ovat paikalliset ja alueelliset viranomaiset, kuntien maankäytönsuunnittelu ja rakennusvalvonta, oppilaitokset, kiinteistönomistajat ja asukkaat, kestävän matkailun ja palveluiden yritykset sekä yhdistykset. Kulttuuriympäristötietojärjestelmästä julkaistiin julkinen käyttöjärjestelmä TUPA https://tupa.profium.com/public.do#

Lisätietoja:

Tuija-Liisa Soininen, Hämeenlinna

Muut kunnat: Forssa

4. Kestävä​ maankäytön malli​ - Maankäytön prosessien kehittäminen asiakaslähtöisiksi hyödyntämällä palvelumuotoilua ja kokonaisarkkitehtuurilähtöistä tiedonhallintaa

Hankkeen tarkoituksena on rakennetun ympäristön toimialan palveluiden ja toiminnan uudistaminen asiakaslähtöiseksi. Hankkeen tavoite on vastata yhdessä sekä toimintamallien muuttumiseen maankäytön prosesseissa että muuttaa tiedonhallinta kohti tulevaisuuden asiakaslähtöisiä ja digitaalisia tarpeita. Rakennetun toimialan prosessit on rakennettu useissa kunnissa tuotantolähtöisesti integroimalla yksittäisiä teknologiaratkaisuja. Hankkeessa uudistetaan palvelut ja toimintaprosessit kokonaisarkkitehtuuri menetelmää hyödyntäen. 
Palvelujen ja toimintaprosessien perustan toteuttamiseksi asiakaslähtöisesti tulee suunnitella tietoarkkitehtuuri, toiminta-arkkitehtuuri, sekä tietojärjestelmäarkkitehtuuri, jotka istuvat valtakunnallisiin hankkeisiin ja tietomalleihin (mm. EU Inspire, RYHTI, KIRA Digi, KuntaGLM ja KM3D). Hanke kohdentuu maankäytön osaprosesseihin paikkatietoon, suunnitteluun, kaavoitukseen, tonttijako- ja kiinteistönmuodostukseen ja lupakäytöntöihin. 

Muut kunnat: Mikkeli

Lisätietoja
Kimmo Sulonen, Hämeenlinna

Open Agenda

Hanke yhdistää kuntalaisia osallistavan strategisen päätöksenteon ja digitaalisten palvelujen kehittämisen yhdeksi kokonaisuudeksi. Tavoitteena on löytää kuntien arkipäivään syvempiä digitalisaatiota ja osallisuutta hyödyntäviä tapoja, jotka ovat formaaleja, tietyin väliajoin toistuvia ja hankkeen jälkeen kaikkien Suomen kuntien omaksuttavissa. Palveluprosessien uudistamiseen haetaan laatua ja vaikuttavuutta hyödyntäen parempaa kokonaisymmärrystä kuntalaisten arjesta.

Muut kunnat: Inari, Pietarsaari, Tuusula ja Lapinjärvi kunta

Lisätietoja
Ari Alatossava, Ii

Tiedolla johtaminen

Ylä-Savon kuntien ja kuntayhtymien - Ylä-Savon Kympin - taloushallinnon toimintaprosessien yhtenäistäminen, kehittäminen ja yhteistoiminnan terävöittäminen. Ajantasaisen raportointivaatimuksiin vastaavan taloustiedon tuottaminen johtamisen ja päätöksenteon tueksi.

Muut kunnat: Keitele, Kiuruvesi, Lapinahti, Pielavesi, Sonkajärvi ja Vieremä sekä Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä, Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä ja Savon ICT-palvelut Oy

Lisätietoja
Tarja Säisä, Iisalmi

Johtamisjärjestelmän ja taloushallinnon digitalisointi

Tavoitteena on johtamisjärjestelmän ja taloushallinnon digitalisointi kokonaisuudessaan sekä päätöksenteon ja toiminnan arvioinnin muuttaminen tietoon perustuvaksi.

Tavoitteena on toiminnan laadun, tehokkuuden ja taloudellisuuden parantuminen. Parantunut ja nopeutunut tiedon analysointi helpottaa toimintaympäristön muutoksiin reagointia. Hanke parantaa kustannustietoisuutta sisäisten kustannusten osalta ja se edellyttää sisäisen laskutuksen menetelmiemme systematisointia ja digitalisointia. Seurausvaikutuksena toiminnan parantunut taloudellisuus, tuottavuus ja vaikuttavuus. Erityisesti hyvinvointityön parantunut vaikuttavuus.

Lisätietoja
Mikko Palsa, Ikaalinen

Tieto lisää toimivuutta

Tieto lisää toimivuutta -hanke mahdollistaa Janakkalan kunnan, Forssan kaupungin ja Hattulan kunnan yhteistyön osana digitaalista siirtymää. Hanke edistää osallistuvissa kunnissa tunnistettuja yhteisiä digitaalisten palveluiden kehitystavoitteita rankentamisen ja maankäytön sovelluksessa.

Muut kunnat: Forssa ja Hattula 

Lisätietoja
Pasi Talja, Janakkala

1. Raportoinnin ja tietojen automatisoinnin jatkokehitys sekä aikaa ja resurssia vievien toimintojen digitalisointi

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa kehitettiin ja toteutettiin raportointia Joensuun kaupungilla. Eri toimialoille suunniteltiin ja toteutettiin raporttikokonaisuuksia, joiden toteuttamisen yhteydessä kehitettiin datan automaattista vientiä tietovarastoon niin paljon kuin se oli mahdollista. Hankkeessa toteutettuja raporttikokonaisuuksia ovat mm. varhaiskasvatuksen- talouden- henkilöstö-, väestö- ja rakennusluparaportit. Lisäksi hankkeessa toteutettiin kaupungin johdon käyttöön johdon työpöytä. Johdon työpöytä kostaa yhteen keskeiset mittarit ja niiden kehittymistä sekä tavoitteiden toteutumista voi seurata selkeästä näkymästä. Mikäli joku mittareista antaa aihetta tarkempaan tarkasteluun, niin siihen pääsee pureutumaan tarkemmin toimialaraportin kautta.

Hankkeen toisessa osiossa tavoitteena oli toteuttaa omaisuudenhallintaan liittyen ympäristö, joka muodostuu useamman sovelluksen, paikkatietojärjestelmän sekä tietokannan kokonaisuudesta. Ensisijaisena tavoitteena oli toteuttaa Joensuun kaupungin liikuntapalveluille kokonaisratkaisu heidän tavaroiden sekä kohteissa ja reiteillä olevan infran hallintaan, esimerkkinä opaskyltit ja taukopaikat. Keskeisenä tavoitteena oli, että järjestelmän tulee olla käytettävissä myös mobiililaitteella.  Suunnitelma oli saada tietosisältö liikkumaan eri järjestelmien välillä ilman, että loppukäyttäjän tulee osata ohjelmointia tai muutenkaan tietotekniikkaa peruskäyttöä enempää. Lisäksi tarkoituksena on toteuttaa aineistoon useita erilaisia näkymiä mm. ammattilaisille, asukkaille sekä muille sidosryhmille. Joensuun kaupungilla oli jo käytössä useita tässä projektissa hyödynnettyjä avoimia teknologioita. Näitä ovat esimerkiksi QGIS, GeoServer, Oskari ja PostgreSQL. Keskeinen tarkoitus oli kehittää ja toteuttaa tiedon sujuva liikkuminen yllä olevista järjestelmistä toisiin. Keskeisessä roolissa tässä projektissa sekä omaisuudenhallintakokonaisuudessa on Mapillary katunäkymien tallennuspalvelu, jonne Joensuun kaupunki pyrkii keräämään mahdollisimman paljon erilaista omaisuudenhallintaa tukevaa kuva-aineistoa. Aineiston keruu tapahtuu pääsääntöisesti GoPro Max - kameralla. Tätä aineistoa käsitellään ja kuvissa olevaa omaisuutta metatiedoitetaan tietokantaan niin paikkatiedon kuin muunkin kuvaustiedon osalta. 

Lisätietoja
Pekka Penttinen, Joensuu

2. Vahva osaaminen osaksi arkeamme

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tavoitteena oli kehittää Joensuun, Kontiolahden, Liperin, Outokummun ja Polvijärven työntekijöiden digiosaamista, yhdenmukaistaa ja jalkauttaa it-osaamiseen ja sisäiseen viestintään liittyviä toimintatapoja, määritellä kuntatyöntekijän it-osaamiselle minimitaso ja käynnistää digimentoritoiminta kunnissa. Tämän lisäksi hankkeen tarkoituksena oli selvittää kuntien digitaalisten ympäristöjen nykytilannetta sekä luoda askelmerkkejä tulevaisuuteen.

Hankkeessa luotiin helposti lähestyttäviä toimintamalleja henkilöstön digiosaamisen lisäämiseksi. Digiopastuksilla, -klinikoilla, - varteilla ja -vinkeillä sekä koulutuksilla pystyttiin kasvattamaan työntekijöiden digiosaamista helposti ja tarvelähtöisesti. Digimentoritoiminnassa digitalisaatiosta kiinnostuneet henkilöt opastavat omaa työyhteisöään digiasioissa. Digimentoritoiminta käynnistyi kaikissa kunnissa. Osallistumiskertoja hankkeen eri toimintoihin tuli yli 2200. Hankkeen seurantakyselyn mukaan työntekijöiden digitaidot olivat pysyneet ennallaan tai kasvaneet hankkeen aikana.

Osaamisen kehittämisen tueksi kunnille tehtiin digityön ohjeet, joissa määritellään kuntien digitaalisten työvälineiden käytöstä esimerkiksi sisäisessä viestinnässä ja ohjeistetaan eri järjestelmien käyttöön. Tämän lisäksi luotiin kuntatyöntekijän digiosaamisen minimitaso, jossa määritellään, mitkä kaikkea työntekijän tulisi vähintään osata, miten osaamista voidaan kehittää ja seurata.

Oleellista hankkeen onnistumisen kannalta on ollut, että kuntien työntekijöiden tarpeet ja digiosaamisen taso selvitettiin ennen toimintojen käynnistämistä ja toiminnot muotoiltiin siten, että ne vastasivat esiin tulleisiin tarpeisiin mahdollisimman hyvin. Hankkeessa panostettiin ihmislähtöisyyttä ja selkeyttä. Tämä madalsi osallistumiskynnystä ja edisti uusien digitaitojen oppimista.

Lisätietoja,

Elina Honkaselkä, Joensuu

Taloushallinnon raportoinnin ja analysoinnin automatisointi ja kehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Nykytilanteessa taloushallinnon tiedon analysointi ja raporttien muodostaminen tapahtuu manuaalisesti. Hankkeen jälkeen on tarkoitus pystyä datasta muodostamaan reaaliaikaista ja mielellään myös visuaalista tietoa automaattisesti, ja tätä kautta helpottaa tiedolla johtamista.

Lisätietoja
Jarkko Puhakka, Joutsa

1. Laadullisten tietomassojen hyödyntäminen päätöksenteossa tekoälyä käyttäen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa toteutettiin kolme erilaista kokeilua tekoälyä hyödyntävillä sovelluksilla sekä kaksi selvitystä liittyen Jyväskylän kaupungin käytettävissä oleviin laadullisiin aineistoihin ja niiden keräämiseen, hallintaan ja hyödyntämiseen. 

Hankkeen kokeilut olivat määräaikaisia ja niissä testattiin erilaisten laadullisten aineistojen, kuten esimerkiksi sosiaalisesta mediasta kerätyn aineiston ja asiakkailta kyselyillä kerätyn aineiston analysointia. Kokeilujen tuloksena saatiin kokemusta siitä, miten ja millaisilla aineistoilla tekoälyä voitaisiin kaupungissa käyttää. Lisäksi kokeilujen osallistujat pääsivät tutustumaan tekoälysovellukseen ja arvioimaan sen hyötyjä verrattuna aiempaan tapaan analysoida aineistoja. 

Lisäksi hankkeessa selvitettiin kaupungin keskeiset ongelmat liittyen asiakasdatan hyödyntämiseen, selvitettiin laadullisen datan lähteet ja tuotettiin niistä listaus sekä kuvattiin laadullisen tiedon hyödyntämisen perusmalli. Tuloksena hahmotettiin asiakasdatan paremmalle hyödyntämiselle kolme skenaariota, joiden pohjalta kaupunki voi lähteä tekemään laajempaa kehitystyötä.

Lisätietoja
Salla Pykälämäki, Jyväskylä

2. Kurob – Kunnille robotteja

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa toteutettiin kolme työpakettia, joiden avulla tunnistettiin ja toteutettiin erilaisia robotiikalle soveltuvia kohteita sekä valmennettiin kuntien avainhenkilöitä digitalisaatioon liittyvissä kysymyksissä. 

Työpaketti 1 ja 2: Tunnistettiin robotiikalle soveltuvia kohteita eri toimialoilla. Jokainen osallistujakunta toteutti tunnistetuista kohteista robotisaatioita automaation hyötyjen konkretisoimiseksi. Nämä tulokset ja kokemukset kohteiden robotisoinnista jaettiin osallistuneiden kuntien kesken.
 
Työpaketti 3: Kuntien avainhenkilöille suunnattu 8-osainen webinaari-valmennusohjelma digitalisaation isosta kuvasta, robotiikan hyödyntämisestä, muutoksen johtamisesta ja muutoksessa elämisestä. Lisäksi järjestettiin 2 kaikille avointa webinaaria, joissa kerrottiin hankkeen kokemuksista digitalisaation ja robotiikan edistämisestä kuntakentässä

Muut kunnat: Asikkala, Hollola, Hämeenlinna, Janakkala, Kokkola, Nokia, Pirkkala, Riihimäki, Uurainen, Ylöjärvi

Hankkeen verkkosivusto löytyy osoitteesta www.kurob.fi

Lisätietoja
Salla Pykälämäki, Jyväskylä

1. Talousarvio- ja -toteumaprosessin sekä sisäisen laskutuksen kehittäminen digitalisaation avulla

Tavoitteena on kunnan toiminnan tehostaminen etenkin talousarvion suunnittelun ja toteumien seurannan suhteen. Talousarvion automatisoinnin, talousarvion toteuman ja siihen liittyvän sisäisen laskutuksen osittainenkin automatisointi vähentää merkittävästi niihin liittyvää työmäärää koko kaupungin tasolla. Samalla saadaan ajantasaisempaa taloustietoa tiedolla johtamisen avuksi, kehittäen samalla johdon raportointia ja helpottamalla viranomaisraportointia. Lisäksi tehostetaan päätöksenteossa tarvittavien tietojen ajantasaisuutta, aitoa tiedolla johtamista. Talouteen liittyvien viranomaisraporttien automatisointi on myös tärkeä osa kokonaisuutta.

Lisätietoja
Heli Helminen, Jämsä

2. Älykkäiden lomakkeiden käyttöönotto Jämsässä ja Multialla

Älykkäiden lomakkeiden käyttöönotto Jämsässä ja Multialla, tarkoituksena automatisoida lomakeiden käsittelyä ja tiedonsiirtoa lomakeiden ja toiminnanohjausjärjestelmien välillä sekä nopeuttaa kunnan prosesseja ja tiedonkulkua.

Muut kunnat: Multia

Lisätietoja
Tero Tamminen, Jämsä

Koko kunnan palaute-, aloite- ja osallistamispalvelu

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tarkoitus:

Hankkeen tarkoituksena oli kehittää kuntalaisille ja yrityksille sähköistä palaute-, aloite- ja osallistamiskanavaa, jolla kuntalaiset, yritykset ja muut sidosryhmät voivat antaa sähköistä palautetta helposti ja nopeasti kaikille eri kuntien toimialoille - koko kunnan palautepalvelu. Palautteen antaminen halutaan onnistuvan myös mobiililaitteilla sekä paikkatietoa hyödyntäen. Koko kunnan palaute, aloite ja osallisuus oli hanke, joka on toteutettu Järvenpään (hakijakunta) ja Keravan kanssa yhteishankkeena. 

Toteutus ja mitä se mahdollistaa:

Toteutimme koko kunnan palaute- ja osallisuusjärjestelmän, joka koostuu kuntalaisnäkymästä (edusta) sekä käsittelijöiden takahuoneesta (käsittelijän näkymät).   
Järvenpäässä kuntalaisnäkymä tulee toimimaan Oma Järvenpää asiointisivuston kautta, josta löytyvät Anna palautetta ja Osallistuva budjetointi- osiot. Keravalla vastaavasti kuntalaisnäkymä tulee toimimaan Keravan asiointisivuston/Anna palautetta kautta.
Uusi palautejärjestelmä mahdollistaa palautteiden käsittelyn läpinäkyvyyden ja niiden käsittely perustuu näkyvyyssäännöksiin sekä Järvenpäässä että Keravalla. Lisäksi uusi järjestelmämme helpottaa, selkeyttää ja nopeuttaa palaute ja osallisuusasiointia, käsittely muutetaan prosessiohjatuksi ja eri työvaiheet muuttuvat roolipohjaisiksi. Uusi palautejärjestelmämme yhdenmukaistaa asioiden käsittelytapaa, tämä mahdollistaa sen, että asiakas pääsee seuraamaan oman asiansa käsittelyä reaaliaikaisesti.  

Muutokset:

Suurin muutos nykytilaan on se, että käsittelijälle luodaan oma ”takahuone” jossa hän pystyy käsittelemään palautteita ja osallisuus vaiheita sekä se, että jokainen käsittelijä kuuluu avainalueensa ryhmään, ryhmänsä jäsenenä, joten palautetta seuraa uudessa järjestelmässä useampi ryhmän jäsen.  Palautteet siirtyvät aiheensa mukaisesti automaattisesti oikean ryhmän käsittelijöille, joten aiemmin käytössä ollut palautteen siirtäminen käsittelijälle sähköpostin avulla, korvautuu tällä automaattisella työjonomenettelyllä.  
Tämä uusi palautejärjestelmä korvaa Järvenpäässä nykyisen palaute järjestelmän ja vapauttaa resursseja muuhun toimintaan. Keravalla hankkeen keskeisimpänä tuotoksena on kaupungin ensimmäinen varsinainen palautejärjestelmä. Aiemmin käytössä ollut yksinkertainen verkkolomake on lähettänyt kaikki palautteet kirjaamoon, josta palautteet on ohjattu sähköpostitse toimi- ja vastuualoille vastattaviksi.  

Mitä opimme: 

1. Esiselvitys ja määritysvaiheessa opimme, että vaiheessa tarvitaan tarkemmat raamit siihen, kuinka kauan tämä vaihe voi kestää. 
2. Opimme, kuinka haastavaa oli toimia yhteishankkeessa, vaikka teimme päätöksen, että hanke on yhteishanke, jossa toteutetaan sama tausta ja sama edustajärjestelmä, oli kyseessä kuitenkin kaksi erilaista kuntaa, jolla toki on omat vaatimuksensa järjestelmille. Kerava arvioi kustannussyistä, että sille sopisi erilainen etenemismalli, kuin Järvenpäälle. 
3. Opimme seuraamaan hankkeen etenemisestä ja arvioimaan mahdollisen korjausliikkeen tarpeen.  Jouduimme tekemään eriytymisen, jotta molemmat kunnat saavat sellaisen järjestelmän, joka palvelee molempia kuntia parhaalla mahdollisella tavalla. Kuitenkin eriytymisen vahvuus ja laajuus tuli yllätyksenä. Eriytyminen ei kuitenkaan saanut lisätä kustannuksia (budjetti/aika) joten onnistuimme pitämään hankkeemme kasassa.
4. Opimme toimimaan kahden kunnan erilaisessa hankekulttuurissa. Tapa toimia voi olla kovin erilainen ja tämä aiheutti myös haastetta, mutta yhteistyöllä pääsimme haasteiden yli.
5. Opimme selviytymään tilanteissa, jossa tärkeät avainhenkilöt siirtyivät toiselle työnantajalle. Pystyimme kuitenkin nopealla aikataululla nimeämään uusia henkilöitä hankkeeseen, hankkeesta lähteneiden tilalle ja selvisimme näistä tilanteista hyvin. 

Muut kunnat: Kerava

Lisätietoja
Anuliina Hietamies, Järvenpää
Jaakko Kiilunen, Kerava

Digikokous 3.0

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Digikokous 3.0 -hanke oli ePS3-kuntien yhteishanke. Hanke toteutettiin
ajalla 12/2020 – 04/2023. Digikokous 3.0 -hankkeessa kehitettiin kuntien sähköistä päätöksentekoa, sitä tukevia taustaprosesseja, digitaalista turvallisuutta sekä
saavutettavuutta. Osallistujakunnat ovat tehneet tietohallinnon yhteistyötä
ePohjois-Suomi3 -tietohallintoverkostossa useilla eri osa-alueilla. Yhtenä
yhteistyökohteena on ollut asianhallinnan kehittäminen, joka käynnistettiin
syksyllä 2015. Tietohallintoverkostossa hyvin toiminut tiivis yhteistyö
osallistujakuntien välillä tarjosi hyvän pohjan hankkeelle. Hallinnoijana
hankkeessa toimi Kajaanin kaupunki. Osatoteuttajina toimivat Kalajoen,
Kuusamon ja Raahen kaupungit sekä Taivalkosken kunta.

Hankkeen tulokset dokumentoidaan kaikkien Suomen kuntien
hyödynnettäviksi ja jalkautetaan parhaat sähköisen päätöksenteon, sitä
tukevien prosessien, digitaalisen turvallisuuden sekä saavutettavuuden
toimintatavat käytäntöön.

Kunnat siirtyivät kevään 2020 poikkeusolojen alkaessa toimielimien
sähköisiin kokouksiin yleisillä etäkokoustyökaluilla. Siitä saatiin käytännön
kokemuksena paljon toimintamallien ja sovellettavien teknologioiden
kehittämistarpeita laadukkaan ja vaatimustenmukaisten sähköisten
kokousten ja päätöksenteon varmistamiseksi.

Sähköiset kokoukset tuottavat suuria hyötyjä Suomen kunnille, virastoille ja
yhteisöille. Sähköiset kokoukset, joissa kokousmateriaalit luodaan ja
jaellaan digitaalisesti tuottavat kustannussäästöjä, säästävät
matkustusaikaa sekä helpottavat kuntien ympäristötavoitteiden
saavuttamista. Lisäksi digitaalisesti järjestettävät kokoukset luovat
joustavuutta kuntien päätöksentekoprosesseihin ja mahdollistavat
paikkariippumattoman työskentelyn sekä luottamushenkilöille että
kuntien henkilöstölle.

Hankkeessa luotiin malli ja toimintatavat, joilla sähköinen päätöksenteko
on otettu vaikuttavasti käyttöön, ja siitä on tullut arkipäivää
organisaatioiden toiminnassa. Kokouskäytänteet ovat sähköistyneet
kokonaisuudessaan koko prosessin osalta; esimerkiksi henkilövaali
sähköisessä kokouksessa sekä pöytäkirjan allekirjoittaminen ja
tarkastaminen sähköisesti. Sähköisen päätöksenteon mahdollistavia
tiedonhallinnan, digitaalisen turvallisuuden ja saavutettavuuden prosesseja
kehitettiin vahvasti tiiviissä yhteistyössä organisaatioiden asiantuntijoiden
sekä ulkoisten sidosryhmien kanssa. Kuntien yhteistyö hankkeessa sujui
hyvin ja kunnat pystyivät hankkeen avulla yhä vahvemmin hyödyntämään
toistensa osaamista, kokemuksia ja erilaisia ratkaisuja.

Tietohallintoverkoston kunnat jatkavat yhteistyötään hankkeen päätyttyä
hyödyntäen osaltaan hankkeessa kehitettyjä sähköisen päätöksenteon,
tiedonhallinnan, digitaalisen turvallisuuden sekä saavutettavuuden
toimintamalleja ja selvityksiä.

Muut kunnat: Kuusamon kaupunki, Taivalkosken kunta ja Raahen kaupunki

Lisätietoja
Tuija Aarnio, Kajaani 
Hankkeen nettisivut

1. Vihdoinkin

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Vihdoinkin! -hankkeen tavoitteena oli kehittää osallistuvien kuntien talousjohtamista, - prosesseja, -suunnittelua, -raportointia ja visualisointia kohti parempaa ja monipuolisempaa digitaalisen tiedon hyödyntämistä siten, että tieto palvelee kuntien eri johtamistasoja ja kuntapäättäjiä eri tasoilla ja välillisesti myös asukkaita.

Hankkeen alussa toteutettiin tiedolla johtamisen nyky- ja tavoitetilakartoitus hankekunnille, minkä pohjalta käynnistettiin kehitystoimet ja tehtiin tiedolla johtamisen tiekartat vuoteen 2025 saakka. Tarvittavaa muutosta tukemaan tehtiin Muutos- ja valmennusohjelma. Hankkeen aikana toteutettiin talouden prosessien laadullisia tarkasteluja ja kehitettiin prosesseja automaattisemmiksi muun muassa automatisoimalla talousdokumenttien kokoaminen. Raportoinnin automatisointiin liittyen kartoitettiin kuntien mittaritarpeita ja yhdessä määriteltiin seuraavat mittaristopaketit tietolähteineen: yhteiset strategiset mittarit ja toimialakohtaiset mittarit. Määriteltyjä mittareita hyödynnettiin hankkeen raportointipiloteissa (Johdon Työpöytä, Telian Elävyysindeksi, Power BI, Vertikal). Hankkeessa käynnistettiin myös tietovarastopilotti, mutta se päädyttiin keskeyttämään, koska kustannukset uhkasivat nousta budjetoitua suuremmiksi. Yksi merkittävin syy oli datan saamisen vaikeus lähdejärjestelmistä.

Hankkeen aikana kasvatettiin myös kuntien kustannustietoisuutta kustannus- ja toimintolaskentapilottien avulla. Hankkeen lopuksi tehtiin vielä hankekunnille tiedolla johtamisen käsikirja, mikä toimii käsikirjamallina myös muille kunnille. 

Vihdoinkin! -hankkeen tärkeimpänä tuloksena kuntien tiedolla johtamisen kyvykkyydet kasvoivat. Tietoa onnistuttiin myös tuomaan paremmin eri johtamistasoille raportointipilottien avulla sekä myös kuntapäättäjille ja asukkaille nettisivuille julkaistujen visuaalisten raporttien ja animaatioiden avulla.

Hankkeen tuotoksina valmistui seuraavat kokonaisuudet:

• Nyky- ja tavoitetilakuvaus
• Muutos- ja valmennusohjelma
• Tiedolla johtamisen tiekartta
• Pilottien tulosten analysointi ja raportointi
• Yhteiset strategiset mittarit
• Toimialakohtaiset mittarit
• Tiedolla johtamisen käsikirja
• Arvio kuntien digikyvykkyyden tasosta

Lisätietoja
Saila Kukkonen, Kalajoki

1. DigiTyy – DIGIturvallinen TYökulttuuri ja -Ympäristö

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tavoitteena oli kartoittaa ja kehittää osallistujien digitaaliseen yleiseen turvallisuuteen liittyviä prosesseja ja hallintaa kuntien yhteistyönä, sekä yhteisen digiturvaryhmän kautta. Digitaalisen turvallisuuden viitekehys pitää sisällään tietosuojan, tietoturvallisuuden, toiminnan jatkuvuuden hallinnan ja varautumisen sekä riskien hallinnan. Digiturvaryhmän tarkoituksena oli edistää yhteistyön avulla kuntien ja kuntayhtymien lakisääteisiä velvollisuuksia digitaalisen turvallisuuden osalta. Lisäksi työryhmä kehitti alueelle yhteisiä käytänteitä ja materiaaleja sekä tarjosi arvokasta vertaistukea.

Hankkeen alussa sekä lopussa toteutettiin nykytilakartoitus Kybermittari-työkalulla jokaiseen organisaatioon. Alkukartoituksen tulosten pohjalta jaettiin osa-alueet hankkeen yhteyshenkilöistä koostuville työryhmille sekä organisaatiokohtaiset tärkeimmät kehityskohteet. Työryhmien aiheet olivat identiteetinhallinta ja käyttöoikeuksien automatisointi, varautuminen, reagointikyky, käyttäjäkoulutukset sekä verkkosegmentointi. 

Työryhmätyöskentelystä saatujen oppien ja kehityskohteiden perusteella suunniteltiin ja toteutettiin viisi pilotointia. Ylivieskan kaupungin sivistystoimen Enter Ruutuvihko -identiteetinhallintaratkaisu (Identiteetinhallinta), Tietoturvakävelyt (Varautuminen), SOC taso 1 tietoturvavalvomo (Reagointikyky), IoT- ja tulostinverkkojen eriyttäminen (Verkkosuodatus), Työntekijöiden kyberhygieniakoulutukset, hankkeen tietoturvakoulutukset (Käyttäjäkoulutukset).

Hanke tuotti kolme työkalua, kahdeksan ohjeistusta, 34 materiaalia tai suositusta, sekä neljä mallipohjaa. Materiaaleja, kokemuksia ja tuloksia on jaettu yhteistyöllä, Kuntaliiton Digisumpeilla, sekä esittelyillä alueellisella että kansallisella tasolla (VAHTI-asiantuntijaryhmät, Kuntien digitaalisen turvallisuuden koordinaatioryhmä).

Hankkeen yksi päätavoitteista oli kehittää hallinnon prosesseja digitaalinen turvallisuus huomioiden. Selvitysvaiheen aikana tehtiin työtä laajasti hankeorganisaatioiden prosessien parissa ja tuotimme paljon prosessikuvauksia, kuten digiturvallisuuden poikkeama, tietojenkalastelu, tietomurto/tietovuoto, tietosuojan vaarantuminen, palvelunestohyökkäys, laajamittainen häiriö (MIM), hankinta, muutoksenhallinta sekä työntekijän tietoturvarikkomus.  
Kybermittari-työkalulla tehdyssä toisessa mittauksessa kaikkien hankeorganisaatioiden tulokset olivat nousseet huomattavasti kaikilla osa-alueilla (tunnistaminen, suojautuminen, havainnointi, reagointi, palautuminen). Tätä voidaan pitää konkreettisena tuloksena alueen tietoturvatason noususta. 

Muut kunnat: Pyhäjoki, Kivijärvi, Muhos, Kärsämäki, Raahe, Nivala, Liminka, Ylivieska, 
Oulainen, Siikajoki, Kempele, Kannonkoski, Pyhäjärvi

Lisätietoja
Juha Matilainen, Kalajoki

1. Kuntien toiminnan johtaminen tuotteistetun palvelukonseptin avulla

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa toteutettiin tietovarastoratkaisu, joka yhdistää talouden, henkilöstön ja toiminnan datat. Yhdistelmätiedoista saadaan tuotettua erilaisia mittareita, joiden avulla voidaan seurata toiminnan kannattavuutta, tehokkuutta ja tuottavuutta. Eri lähteissä syntyvät datat yhdistetään automaattisesti muodostuviksi raporteiksi, joiden avulla voidaan tarjota esimiehille ja päätöksentekijöille mahdollisuus kustannustietouden kasvattamiseen sekä yhdistelmätiedon hyödyntämiseen organisaation tiedolla johtamisessa.

Tuotteistusprojekti on edistänyt myös kuntien automaattisen talousraportoinnin (Kuntatieto) vaatimusten mukaisen palveluluokkakohtaisen raportoinnin toteutusta. Jatkossa samaa laskentaa pystytään käyttämään sekä sisäisiä että ulkoisia raportointitarpeita varten. Suoritetietojen sekä toimintatuottojen ja -kulujen yhdistäminen tietovarastoratkaisussa automatisoi raportointia ja vähentää merkittävästi manuaalista työtä. 

Projektin kantavana ideana oli määritellä varhaiskasvatuksen tuotteet ja niihin liittyvä tietovarastoratkaisu sekä perusraportit siten, että pilottikohteen pohjalta mallia voitaisiin helposti laajentaa jatkossa myös koko organisaatioon. Projektissa syntyi tietovarastoratkaisun lisäksi dokumentaatio- ja ohjepaketti, jota voidaan hyödyntää suoraan organisaation muiden osa-alueiden tuotteistamisessa sekä kustannuslaskennan kehittämisessä. Muut kunnat voivat hyödyntää projektissa syntyneitä tuotemäärittelyjä sekä raporttimalleja.  

Raporttipaketissa on huomioitu laajasti eri näkökulmat, jotta raportointi vastaisi mahdollisimman monipuolisesti erilaisten käyttäjien tarpeisiin. Avausnäkymä vastaa ylemmän johdon tarpeisiin ja siihen on koottu visuaalisia näkymiä tuotteiden toimintatuotoista ja -kuluista, yksikkökustannuksista sekä suoritemääristä ja niiden kehittymisestä.  Tämän lisäksi raporttipakettiin on tuotu tarkemman tason raportit, joissa on laajat porautumismahdollisuudet. Jatkuvan esimiestyön sekä eri tasojen johtoryhmätyöskentelyn tuen lisäksi tietoja pystytään tuottamaan automaattisesti esimerkiksi seutuvertailuihin tai palveluverkkoselvityksiin, joita on aiemmin tehty käsin. Tietojen saatavuus ja läpinäkyvyys parantavat selvitysten luotettavuutta ja siten myös asukkaiden palveluihin liittyvien päätösten laatua.  

Jatkossa johdon esimerkillä on merkittävä rooli tuotteistusraportoinnin käytön jalkauttamisessa sekä sen laajentamisessa. Jos tuotteistus-raportit otetaan osaksi johdon säännöllistä raportointia, organisaatio kokee raportoinnin tärkeäksi ja sitoutuu sen kehittämiseen.

Muut kunnat: Järvenpää, Kotka, Rovaniemi ja Tuusula

Lisätietoja
Reetta Kotovaara-Tavasti, Kangasala

2. Strategia- ja toimintaympäristötyön linkittäminen tiedolla johtamiseen ja kunnan sidosryhmiin

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa toteutettiin Johdon työpöytä - tietovarastoratkaisu, jossa saadaan koontinäkymään keskeiset mittarit toimintaympäristöstä, taloudesta, henkilöstöstä ja toiminnasta. Lisäksi ratkaisussa on toteutettu strategiaan linkitettyjen tavoitteiden toteutumaraportointi sekä investointien seuranta johdon työpöydällä. Yhteisellä näkymällä luodaan esimiehille, kuntajohdolle sekä päätöksentekijöille moderni johdon työpöytä päätöksenteon tueksi. Kuntalaisille julkaistavat raportit parantavat kunnan toiminnan läpinäkyvyyttä.  
  
Johdon työpöytä mahdollistaa siirtymisen kohti strategisen tiedolla johtamisen aikaa. Ratkaisun ansiosta kuntaorganisaation tärkeimmät raportointitiedot ovat yhdessä paikassa ja helposti saatavilla.  Raportointiratkaisu vapauttaa resurssit tietojen tehokkaampaan analysointiin ja nopeampaan reagointiin. Johdon työpöytään tiedot yhdistetään useista eri lähteistä ja tietoa visualisoivat raportit ovat responsiivisia eli mukautuvat erilaisille näytöille ja päätelaitteille.  
  
Johdon työpöytä -hankkeessa syntynyttä johdon työpöytäratkaisua voidaan hyödyntää kuntaorganisaatiossa eri tasoille ja sidosryhmille suunnatussa raportoinnissa:   
•    Kuntalaiset  
•    Valtuusto, kunnanhallitus ja lautakunnat  
•    Kunnan ja toimialojen johtoryhmät  
•    Esimiestyö  
    
Johdon työpöytä -raportointi on osa laajempaa tiedolla johtamisen kokonaisuutta, jonka avulla esimiehet, johto sekä luottamushenkilöorganisaatio saavat ajantasaista ja laaja-alaista tietoa ennustamisen, skenaariotyöskentelyn ja päätöksenteon tueksi. Johdon työpöydän tietosisältöä voidaan jatkossa laajentaa esimerkiksi avoimista datalähteistä. Julkisia kuntalaisille suunnattuja raportteja voidaan myös jatkokehittää. Tulevaisuudessa raportointi voisi mahdollistaa dialogin kuntalaisten, alueen yritysten sekä kunnallispoliitikkojen kanssa. Kun sidosryhmille pystytään raportoimaan paremmin kunnan toimintaa ja strategiaa, heidän on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa kunnan toiminnan kehitykseen.  
  
Johdon työpöytä -raportoinnin vaikuttavuus riippuu merkittävästi siitä, kuinka raportointiratkaisun käytön jalkauttamisessa onnistutaan. Johdon esimerkillä on merkittävä rooli Johdon työpöytä -raportoinnin käytön jalkauttamisessa sekä sen laajentamisessa.  Jos Johdon työpöytä -raportit otetaan osaksi johdon säännöllistä raportointia, organisaatio kokee raportoinnin tärkeäksi ja sitoutuu sen kehittämiseen. 

Muut kunnat: Kotka, Loppi ja Rovaniemi

Lisätietoja
Reetta Kotovaara-Tavasti, Kangasala

1. Pohjois-Satakunnan digitalisaatiohanke

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen päätavoitteena oli edistää kuntien digitalisaatiota, parantaa asiakaspalveluprosesseja, löytää uusia keinoja osallistaa kuntalaisia mukaan kunnan toimintaan ja päätöksentekoon, sekä täyttää lain vaatimuksia. Saavutettavuusdirektiivi ja laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta, sekä Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi –palvelut olivat oleellinen osa hanketta. 

Myös kansalaisille tarjottavat digitukipalvelut, sekä tietosuoja- ja tietoturva-asiat kuuluivat hankkeessa edistettyihin teemoihin. 

Hankkeessa toteutetut toimenpiteet:

• Saavutettavuusarvioinnit jokaisen hankekunnan verkkosivuille, koulutukset saavutettavuudesta henkilökunnille. 
• Suomi.fi tunnistautuminen ja valtuudet Wilmaan, Suomi.fi –viestien kautta tunnistautuminen asiointilomakkeille. 
• Pilotoidut palvelut: paikkatietoa hyödyntävä neljän kunnan yhteinen palautepalvelu, Webropol 3.0. ja asiakaspalveluchat kuntien verkkosivuille. 
• Koulutuksia asiakaspalvelusta, tietoturvasta- ja tietosuojasta sekä kuntien digitalisaatiokehityksestä.
• Asukaskysely sähköisestä asioinnista kuntalaisille. 
• Digitukipäivät kuntalaisille jokaisessa hankekunnassa.
• Pohjois-Satakunnan digitiekartta kuntastrategioiden uudistamisen tueksi. 

Hankkeessa tehtiin paljon selvitystyötä, mutta saavutettiin myös konkreettisia tuloksia. Pilotointien avulla kunnat pääsivät itse testaamaan erilaisia digitaalisia palveluita ja näiden kokeiluiden avulla muodostui selkeämpi kuva siitä, mihin suuntaan kunnissa digitalisaatiopanostukset tulevaisuudessa kannattaa suunnata. 

Hankkeen loppuraportti luettavissa täältä. 

Lisätietoja
Heli Puputti, Kankaanpää

2. Digitaalisten vapaa-ajanpalveluiden kehittäminen Pohjois-Satakunnan ja eteläisen Etelä-Pohjanmaan alueella

Hankkeen tavoitteena on kehittää Pohjois-Satakunnan ja eteläisen Etelä-Pohjanmaan (Isojoki, Karijoki ja Teuva) kuntien vapaa-ajanpalveluiden digitalisointia sekä alueen vetovoimaa ja elämystalouden kasvuedellytyksiä yhteisesti ja näin myös turhia päällekkäisyyksiä välttäen. Hankealueen kuntien vapaa-ajan palveluiden digitalisoinnin piiriin kuuluvat mm. lähimatkailun, retkeilyn, lähiliikuntapaikkojen käytön sekä paikallisen, tunnistetun taiteen ja kulttuurin palvelumallien kartoitusta. Kartoitus ja yhteinen kehittäminen hyödyttävät niin kuntien asukkaita palvelun paranemisena, tuovat lisää sisältöä ja toimintoja kuntamarkkinointiin sekä vahvistavat alueen laajempaa matkailustatusta.

Muut kunnat: Karvian kunta, Isojoen kunta, Karijoen kunta, Teuvan kunta, Pomarkun kunta, Siikaisten kunta, Jämijärven kunta

Lisätietoja
Heli Puputti, Kankaanpää

3. Kuntien digi- ja kyberturvallisuuden testaus- ja kehittämismenettely

Muut kunnat: Akaa, Alavus, Eurajoki, Lapua, Seinäjoki

Digiloikka Karkkilassa

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Digiloikka Karkkilassa – ohjelma jakautui kolmeen erilliseen ohjelmaan:

1. Talous- ja henkilöstöhallinnon kehittäminen,
2. Varhaiskasvatuksen asiakaspalvelun kehittäminen ja,
3. Esteettömään palvelun kehittäminen

Näillä kolmella ohjelmalla sujuvoitettiin Karkkilan kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon käytettävyyttä eri toimialoilla, etsittiin uusia malleja päätöksenteon helpottamiseksi sekä tarjottiin kaupunkilaisille ihmisläheisempiä ja helppokäyttöisempiä palveluja. Uusia ja kehittyneempiä sähköisiä palveluja kaupunkilaisille ovat muun muassa sähköiset lomakkeet ja niiden toimitus kuntaan tietoturvallisesti sähköisesti. Myös muu viestintä onnistuu nykyisin sähköisesti ja tietoturvallisesti suomi.fi-viesti palvelulla.

Lisätietoja hankkeesta täältä.

Älykkään digitalisaation kasvupolku

Hankkeessa suunnitellaan kehityspolku seutukuntana yhdessä toimivan alueen julkisten toimijoiden digitaaliselle kehittämiselle ja luodaan rakenteet digitaalisen ympäristön jatkuvalle kehittämiselle.

Hankkeen avulla

1. luodaan kehittämistoiminnalle rakenteet, joiden avulla organisaatiot henkilökuntineen pysyvät yhdessä toimien mukana digitalisaation kehityksessä,
2. tuotetaan IT-kehittämissuunnitelma, jossa osoitetaan toimenpiteet julkisten toimijoiden digitalisaation saattamiselle korkeimmalle digitalisaation kypsyystasolle sekä
3. toteutetaan suunnitelmaan valittuja kehittämistoimenpiteitä.

Muut kunnat: Teuva, Isojoki, Karijoki

Lisätietoja
Marketta Nummijärvi, Kauhajoki

Tiedolla johtaminen osaksi valtavirtaa - kahden kaupungin yhteistyöhanke koko-muuttujalla

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa vertaiskehitettiin tiedolla johtamismallit, yhteistyön painopisteenä erityisesti Power BI -raportointi ja julkiset tietolähteet, kahteen erikokoiseen kaupunkiin, Kauniaisiin ja Porvooseen. Erilaisista kaupunkien organisaatioista, tietojärjestelmistä ja tiedolla johtamisen kehitysvaiheista riippumatta hanke mahdollisti yhteisten toiminta- ja prosessimallien jakamisen sekä toiselta oppimisen. Toisaalta erilaisista lähestymiskulmista saatiin uudenlaisia näkökulmia, toisaalta yhteistyöllä saatiin käyttöön sellaista osaamista, kunkin kunnan vahvuuksia, mitä kunnilla ei välttämättä omasta takaa ollut.

Hankkeen tuloksena ymmärrys datan roolista päätöksenteossa kasvoi, sitä saatiin paremmin  käytettäväksi keskitetyillä raportointiratkaisuilla sekä manuaalista ad hoc -raportointia ja työtä korvattiin automatisoiduilla ratkaisuilla. Toimintaa voidaan jatkossa kunnissa ohjata yhteisen, jaetun tietopohjan avulla. Tiedolla johtamisen välineitä – kuten data-alustoja ja automatisoituja raportteja – voidaan rakentaa nopeallakin aikataululla, mutta tiedolla johtamisen kulttuurin rakentaminen on pitkä tie, jonka kulkua tulee jatkaa myös hankkeen jälkeen

Muut kunnat: Porvoo

Lisätietoja
Joonas Porola, Kauniainen

Tiedolla johtamisen strategia Kemissä

HANKE ON PÄÄTTYNYT. 

Tiedolla johtamisen kehittäminen; kaupungin tietojärjestelmiin ja avoimeen dataan kertyvien tietojen mahdollisimman reaaliaikainen hyödyntäminen johtamisessa luomalla näihin tietoihin pohjautuvat mittaristot.

Hankkeen tarkoituksena on löytää oikeat työvälineet ja arkkitehtuuri tiedolla johtamiseen ja ottaa huomioon kuntalaisten näkökulma etenkin palveluiden osalta.

Lisätietoja
Atte Karjalainen, Kemi

Tiedolla johtaminen kuntien talous- ja henkilöstöhallintoon

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Tiedolla johtaminen kuntien talous- ja henkilöstöhallintoon –hankkeen tavoitteena oli tuoda talous- ja henkilöstötiedot yhteiseen raportointialustaan sekä käyttöönottaa talous- ja henkilöstöhallinnon yhteisesti määritetyt raportit ja mittarit. Hakijakuntana toimi Kempeleen kunta. Muut hankkeeseen sitoutuneet tahot olivat Haapaveden kaupunki, Hailuodon kunta, Limingan kunta, Lumijoen kunta ja Monetra Oy alihankkijoineen. Monetra Oulu Oy vastasi hankkeesta ja siihen liittyvästä hallinnoinnista ja raportoinnista. Yhteistyössä kehitetyn raportointipalvelun tavoitteena oli koota talous- ja henkilöstöhallinnon tiedot yhteen selkeässä ja visuaalisessa muodossa. 

Hankkeen suunnitellut toimenpiteet eli talous- ja henkilöstöhallinnon yhteisesti määritettyjen mittareiden ja raporttien käyttöönotto toteutui pääsääntöisesti. Raportointiratkaisussa käytettiin yhtenäistä raportointipohjaa. Tavoitteena oli vähentää raporttien tekemiseen käytettävää työaikaa ja näin vapauttaa enemmän aikaa tietojen analysointiin ja tiedolla johtamiseen. Raportointipalvelun käyttöönotossa lähtökohtana on ollut, että raportointi olisi mahdollisimman ajantasaista, selkeää ja helppokäyttöistä. 

Raportointi on tehnyt näkyväksi niin lähdejärjestelmien datan oikeellisuuden kuin myös mahdolliset poikkeamat. Kaiken kaikkiaan myös lähdejärjestelmien tuottaman tiedon tuntemus on lisääntynyt hankkeen aikana, koska nyt on pystytty vertailemaan talous- ja henkilöstöjärjestelmän tuottamaan tietoa. Raportointi tuo näkyväksi datassa olevat virheet, joten ne tulee korjatuksi lähdejärjestelmään. Näin ollen lisääntyy myös ymmärrys siitä, mitä merkitystä tietojen virheellisistä kirjauksista on raportoinnin näkökulmasta.

Raportointiratkaisu sisältää talous- ja henkilöstötietoja, mutta hankkeen aikana ei vielä päästy yhdistämään ja muokkaamaan eri tietolähteistä tulevaa dataa. Raportointiin on jatkossa mahdollista yhdistää myös muista järjestelmistä saatavaa tietoa. Käyttäjien tarpeita ja toiveita tulee kartoittaa säännöllisesti, jotta raportointipalvelua pystytään hyödyntämään parhaalla mahdollisella tavalla. Raportoinnin painopistettä tulisi suunnata entistä enemmän menneestä tulevaan. Talousraportoinnissa ennustemallien kehittäminen ja henkilöstöraportoinnissa esimerkiksi eläköitymisten ennakoiminen henkilöstösuunnittelussa nousi keskusteluissa esille. 

Lisätietoja
Juho Leppänen, Kempele

1. Digitaalisten palveluiden kehittäminen erityisryhmille

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa on suunniteltu saavutettavuuden ja digitaalisten palveluiden kehittämistä kuntalaisille, mukaan lukien erityisryhmät (ikäihmiset, maahanmuuttajat ja aistirajoitteiset). Tavoitteena on mahdollistaa saumaton asiointi digitaalisissa palveluissa. Hanketta on edistetty suunnittelemalla kaupungille saavutettava ja nykyaikainen verkkopalvelu, jota kaikki väestöryhmät voivat tasapuolisesti hyödyntää.

Esiselvitysvaiheessa kartoitettiin erityisryhmien tarpeet palveluiden digitalisoinnissa viiden vuoden aikajänteellä, sekä kartoitettiin teknologisia ratkaisuja, joita voidaan huomioida kokonaisarkkitehtuurissa.

Keravan kaupunki tilasi hankkeeseen liittyvän laajan selvitystyön Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy:ltä, joka valmistui vuoden 2020 aikana. Lisäksi Keravan kaupunki on toteuttanut North Patrol Oy:n kanssa verkkopalvelun suunnittelu- ja konseptointityön, jossa huomioitiin muun muassa laajamittaiset saavutettavuuskriteerit.

Edellä mainitut selvitykset toimivat taustamateriaalina työn edetessä. Selvitysten avulla kaupunki hankkii verkkopalvelun, joka palvelee kaikkia väestöryhmiä. Uusi sivusto vastaa kaupungin tarpeisiin ja vaatimuksiin ainakin seuraavan 10 vuoden ajan.

Lisätietoja
Thomas Sund, Kerava

2. Poikkihallinnollisen paikkatietojen hyödyntämisosaamisen kasvattaminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Keravalla ja Tuusulassa toteutettiin vuonna 2023 paikkatieto-osaamisen lisäämiseen tähtäävä hanke. Kunnissa oli tunnistettu tarve paikkatieto-osaamisen kehittämiseen sekä paikkatiedon laajempaan hyödyntämiseen. Paikkatieto on merkittävä tiedon muoto, jota ei voi muilla tavoin korvata ja sen merkitys tulee vain kasvamaan tulevaisuudessa. Kunnissa on myös paljon paikkatietoaineistoja, joita voitaisiin hyödyntää entistä paremmin sekä aineistoja, joita voitaisiin paikkatiedon avulla rikastaa. Paikkatiedon perusteiden ymmärtäminen on hyödyllinen taito jokaiselle kunnan työntekijälle toimialasta tai tehtävistä riippumatta ja yleisestä osaamisen kasvusta hyötyy koko kunta. Hankkeen tavoitteena oli luoda materiaaleja kuntien työntekijöiden käyttöön, joiden avulla he voivat kehittää paikkatiedon perusteisiin liittyvää osaamista sekä kehittää paikkatiedon hyödyntämistä omassa työssään. Paikkatiedon erilaisten järjestelmien perusteellisen tuntemuksen laajentaminen ei ollut tavoitteena, vaan hankkeessa keskityttiin yleiseen osaamisen kehittämiseen ja aineistojen hyödyntämismahdollisuuksien ymmärtämisen lisäämiseen.

Hanke oli kokonaisuutena onnistunut ja hankkeessa saatiin luotua tavoitteiden mukainen materiaalipaketti. Materiaalit on ladattavissa avoindata.fi palvelusta https://www.avoindata.fi/data/dataset/paikkatieto-osaamisen-kehittaminen

Materiaalipaketti sisältää seuraavat osiot:

• perehdytysmateriaali paikkatietoon: Paikkatiedon perusteita kaikille kunnan työntekijöille ja luottamustoimisille
• muut toimet osaamisen lisäämiseksi: lista tunnistetuista toimista, joilla voidaan tukea paikkatiedosta kiinnostuneita ja sitä hyödyntäviä työntekijöitä
• jalkautustoimet materiaaleille: lista tunnistetuista toimista, joilla voidaan edistää paikkatiedon hyödyntämistä ja huomioimista
• hankkeen ja materiaalien kuvaus, sekä huomiot esillepanosta: hankkeen sisällön kuvaus sekä huomiot siitä, miten materiaaleja kannattaa esittää työntekijöille
• paikkatietokäyttäjien profiilit: hankkeessa tunnistetut neljä erilaista käyttäjää, joiden paikkatieto-osaamista kannattaa kehittää

Muut kunnat: Tuusula

Lisätietoja
Olli Kunnas, Kerava

Kiteen kaupungin teknisen keskuksen käyttötalousseurannan automatisointi

Tavoitteena on talousseurantaan tarvittavan työpanoksen vähentäminen murto-osaan nykyisestä ja seurannan tarkkuuden parantaminen.   

Hankkeet tuotokset ovat:

1. Teknisen keskuksen toimintaa tukevat ja automaattisesti luotavat poikkeama-, vertailu- ja ennusteraportit, joita voidaan generoida halutuilla laajuuksilla ja raja-arvoilla.                                 
2. Monipuoliset ja käyttäjän valittavissa olevat graafiset esitysmallit raportoinnissa hyödynnettäväksi.
3. Raporttien tallennus word-, excel-, powerpoint- ja pdf-muodoissa tietojen jatkohyödyntämistä varten.

Lisätietoja hankkeesta:                                                                                    Kari Siponen, Kitee

Sähköiset lomakkeet ja niiden käsittelyn prosessit haltuun kuntien yhteistyönä

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Hankkeessa luotiin kahdeksalle kunnalle edellytykset, toimintatavat ja osaamista tuottaa sähköisiä lomakkeita. Kaikkiaan hankkeen aikana syntyi 150 sähköistä lomaketta helpottamaan asiakkaiden asiointia. Samalla saatiin aikaan kuntien yhteiskehittämisen perusmuotoja mm. tiedonvaihtaminen ja lomake/prosessi sparrausta niiden kuntien osalta, joilla sopivia yhteisiä nimittäjiä kuten sama lomaketyökalu, asianhallintajärjestelmä tai muuta sopivaa synergiaa. 
 
Yhteistyön luomisessa koettiin haasteita johtuen koronasta, kuntien koosta, kuntien määrästä, erilaisista resursointimahdollisuuksista, hankkeeseen nimetyn henkilön roolista omassa organisaatiossaan, substanssin mukaan saamisesta, lähtötason kypsyydestä, erilaisista tausta tietojärjestelmistä (mm. asianhallinta) ja erilaisista lomaketyökaluista. Optimaalinen lähtökohta kaikkien kuntien yhteistyön syventämisessä olisi ollut, jos kaikilla olisi ollut sama asianhallintajärjestelmä ja sama lomaketyökalu. Kuntakumppaneiden valintaan ja määrään tulee kiinnittää enemmän huomioita seuraavissa yhteiskehittämisen projekteissa. Hankkeeseen nimettyjen henkilöiden lisäksi kunnista tulee jatkossa saada enemmän ja helpommin osallistettua käsittelyprosessien henkilöitä ja johtoa.
 
Hyötyinä hankkeesta voidaan nähdä edellytysten luonti jatkokehittämiselle, syntyneet lomakkeet/palvelut sekä yhteiskehittämisen haasteiden ja mahdollisuuksien tunnistaminen. Yhteistyö tulee niiden kuntien osalta jatkumaan, joille syntyi hankkeessa yhteisiä nimittäjiä ja synergiaa.
 
Muut kunnat: Iisalmi, Tuusniemi, Pielavesi, Vieremä, Rautavaara, Lapinlahti ja Vesanto

Lisätietoja
Pirjo Hynynen, Kiuruvesi
 

1. Digitaalinen ja yhteentoimiva Kouvola

Hankkeessa suunnitellaan ja toteutetaan Kouvolan kaupungin strategisten tavoitteiden ja lainsäädännöllisten vaatimusten mukaista digitaalista ja yhteentoimivaa Kouvolaa.

Tavoitteena on Kouvolan kaupungin tiedonhallinnan kehittäminen, taloushallinnon - ja henkilöstöhallinnon prosessien automatisointi. Tavoitteena on vähentää manuaalista työtä. Tavoitteena on kustannustehokkuuden ja työn tuottavuuden parantuminen. Tavoitteena on taloushallinnon raportointitiedon automaattinen siirto Valtiokonttoriin. Tavoitteena on nostaa digitalisaatiokypsyyttä tasolta 2 tasolle 3. Tuotostavoitteena on Kouvolan kaupungin tiedolla johtamisen toimintamalli, tiedonhallintalain vaatimusten mukaisuus ja tiedonhallintamalli yhteentoimivuuden välineenä. Tavoitteena on suunnitella ja kehittää tiedon laatua johtamisen ja päätöksenteon tueksi, sekä suunnitella ja toteuttaa BI- ympäristö.

Lisätietoja
Miia Kapanen ja Sirpa Mäntynen, Kouvola

2. OSKU, Osaava kunta, digitalisaatio-osaamisen kehittäminen keskiössä

Projektin tavoitteena on lisätä osallistuvien organisaatioiden ja niiden henkilöstön digitalisointikyvykkyyksiä mm. kouluttamalla henkilöstöä.

Lisätietoja
Miia Kapanen, Kouvola

1. TiJo - Tiedolla johtaminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

TiJo- hankkeen aikana tehtiin laaja laskentatunnisteuudistus, jonka avulla automatisoitiin kansallisen talousraportoinnin vaatimaa palveluraportointia. Laskentatunnisteuudistus ryhdisti kaupungin omaa tietotuotantoa ja antaa edellytyksiä jatkossakin automaation kehittämiselle sekä tietojohtamiselle. Hankkeen aikana otettiin käyttöön työajanhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa projektien ja palveluiden työajanseurannan.

Työajanhallintajärjestelmä automatisoi useita hr-prosessin vaiheita (henkilötietojen perustaminen, poissaolotietojen automatisointi ja erilaisten lisien maksatus). Tiedolla johtamisen hankeosio saatiin toteutettua viimeisimpänä. Talous- ja henkilöstöraportointi visualisoitiin ja toteutettiin reaaliaikaisemmaksi. Raportoinnin avulla saatiin esille aiempaa enemmän erilaisia talous- ja henkilöstötiedon näkökulmia.

Lisätietoja
Raija Löf, Kuopio

2. Ihmislähtöisen palveluverkoston suunnittelun vaatiman toimintamallin kehittäminen ja sitä tukevan tiedon tunnistaminen ja harmonisointi (DigiPAVe)

Kuopion, Turun ja Helsingin kaupunkien yhteishankkeessa määritetään ja toteutetaan ihmislähtöinen koulujen ja päiväkotien palveluverkoston toimintamalli (suunnittelun ja päätöksenteon prosessi) ja sitä tukevan tiedon tunnistaminen sekä harmonisointi koneluettavaan muotoon ja APIohjelmointirajapintojen avulla luotettavasti hyödynnettäviksi mm. erilaisiin tiedolla johtamisen tarpeisiin ja lisäarvopalveluihin. 

Hankkeeseen sisältyy keskeisten tulosten toimeenpano. Hankkeen tuloksina syntyvät toiminta- ja loogisen tason tietomallit ovat kaikkien hyödynnettävissä avoimesti mm. Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämällä Yhteentoimivuusalustalla. Tuloksien julkisuudella pyritään edistämään digitalisaatiota, liiketoimintamahdollisuuksia ja kilpailun edistämistä.

Muut kunnat: Helsinki, Turku

Lisätietoja
Retu Ylinen, Kuopio

3. OmaKunta verkkoasiointi ja sähköisen asioinnin konseptointi

Kuntia kannustetaan kehittämään palvelujaan yhä paremmin saavutettaviksi kansalaisille. Kuntien palveluja on jo tähän mennessä digitalisoitu osin verkkoon saataviksi. Hyvin usein palveluihin liittyvät palvelupolut ovat vain osittain digitalisoitu. Tämän lisäksi haasteena käyttäjille on digitaalisten palvelujen löytäminen sekä riittävästä tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtiminen. 

Tämän hankkeen ydintavoitteena on: 

1. Luoda kunnille sähköisen asioinnin konsepti, jonka avulla kuntapalveluita voidaan digita-lisoida vaiheittain. 
2. Tarjota sähköisen asioinnin konseptin, verkkopalvelualustan ja palveluportaalin kautta kuntalaisille digitaalisia palveluita keskitetysti sekä automatisoida asiakaspalvelun pro-sesseja. 
3. Kuntapalveluiden digitalisointiin luodaan yhteinen toimintamalli eli sähköisen asioinnin konsepti. Sähköisen asioinnin konseptoinnin avulla kuntapalvelut voidaan digitalisoida vaiheittain. 
4. Toimintamallissa hyödynnetään ketteriä palvelumuotoilu- ja suunnittelumenetelmiä. 
5. Digitalisoidut palvelut ovat paikkariippumattomasti aina saavutettavissa Istekki Oy:n verkkopalvelualustan palveluportaalin kautta ja palvelut hyödyntävät mahdollisimman laaja-alaisesti kansallisia palveluita ml. suomi.fi palveluita. Samalla varmistetaan, että verkkopalvelualusta ja digitalisoitavat palvelut ovat kansalliseen palveluarkkitehtuuriin yhteensopivia ja tietoturvallisia. 
6. Palveluportaali toimii kuntalaisten keskitettynä sähköisenä asiointikanavana. 
7. Palveluportaaliin integroidaan osaksi Suomi.fi-palvelut (tunnistautuminen, viestit, maksupalvelut, kansallinen palvelutietovaranto).     
8. Kuopion kaupunki ja Siilinjärven kunta tarjoavat jatkossa sähköisen asioinnin palveluita loppukäyttäjälle, eli asiakkaalle, kuntalaiselle tämän verkkopalvelualustan palveluportaalin kautta keskitetysti

Muut kunnat: Siilinjärvi

Lisätietoja
Kirsi Soininen, Kuopio

1. Osallisuuden ja asiakaspalvelujen digimuutos 3.0 hanke

Osallisuuden ja asiakaspalvelun digimuutos 3.0 -hanketta suunniteltaessa ei vielä ollut aavistustakaan tulevasta COVID-19 -pandemiasta. Pandemia kiihdytti tarvetta kuntien digitalisaatiolle ja konkretisoi hankkeen tavoitteita: osallisuus ja asiakaspalvelu tulee mahdollistaa myös digitaalisesti. 
 
Digimuutos 3.0 -hankkeessa Kuusamossa, Kajaanissa ja Taivalkoskella tunnistettiin monikanavaisen asiakaspalvelun kehittämiskohteet, joiden toimeenpanosta laadittiin kuntakohtaiset asiakaspalvelun kehittämissuunnitelmat. Asiakas- ja yhteisöpalvelu nostettiin strategiseksi kehittämiskohteeksi. Esimerkiksi Kuusamossa asiakas- ja yhteisöpalvelun kehittämissuunnitelman toimeenpano on keskeinen tavoite v. 2023 talousarviossa. 
  
Digimuutos 3.0 -hanke tuki hankekunnissa käynnistyneitä verkkosivujen uudistusprojekteja järjestämällä saavutettavuuden ja asiakaslähtöisen sisällöntuotannon työpajoja. Taivalkoskella uusi verkkosivusto integroitiin lisäksi hakemaan esitettäviä tietoja palvelutietovarannosta (PTV). Hanke oli mukana rakentamassa Kuusamon projektin erillissivustoa digituelle. Uusille sivustoille tehtiin myös saavutettavuusarvioinnit. 
  
Asiakaspalvelun yhtenä kanavana otettiin käyttöön virtuaalinen asiakaspalvelija (chatbot). Taivalkoskella ja Kuusamossa botti integroitiin kuntien PTV-tietoihin täydentämään muuta ylläpidettävää sisältöä. Kajaanissa päädyttiin chatbot -pilotin jälkeen testaamaan livechatia. 
  
Kuusamossa ja Kajaanissa pilotoitiin uusia tapoja osallistaa kuntalaisia Teams-tapaamisten avulla. Kuntalaisten ja kunnan omien työntekijöiden osallistamiseen pilotoitiin kaikissa hankekunnissa myös yhteisöllistä hyvinvointipalvelua. Osallisuuden edistämiseksi hankkeessa laadittiin hankekuntien käyttöön osallisuuskäsikirja ja koottiin tietoa osallistavista menetelmistä ja työkaluista.  Sosiaalisen median kasvava merkitys asiakas- ja yhteisöpalvelussa huomioitiin siten, että parannettiin organisaatioiden valmiuksia somen parempaan hallintaan ja hyödyntämiseen koulutuksilla ja työpajoilla.  
 
Taivalkoskella ja Kuusamossa otettiin käyttöön uusia sähköisiä lomakepalveluja. Kuntalaisten käyttöön tuli pariin kymmeneen palveluun uusi asiointikanava laittaa asia vireille. Hankkeen teemojen ja sisältöjen jatkuvuutta varmistettiin Kuusamossa ja Kajaanissa laatimalla strategiaan pohjautuvia digikehittämisen tiekarttoja tuleville vuosille ja hahmottelemalla tavoitteet toteuttavaa digiarkkitehtuuria. Hankkeessa laadittiin myös ohjeistus, miten digiarkkitehtuuri huomioidaan tulevissa hankkeissa.  

Muut kunnat: Kajaani ja Taivalkoski

Lisätietoja

Timo Vakkilainen, Kuusamo

2. Yhdyskuntatoimialan digitaalisten palvelujen ja tietovarantojen kehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Kuusamon ja Järvenpään kaupunkien yhteinen YDIN-hanke (”Yhdyskuntatoimialan digitaalisten palvelujen ja tietovarantojen kehittäminen”) päättyi joulukuussa 2024. Hankkeen tavoitteena oli parantaa yhdyskuntatoimialan digitaalisia palveluja, tehostaa tiedonhallintaa ja edistää paikkatietojen hyödyntämistä. Hankkeen hallinnoijana toimi Kuusamon kaupunki ja Valtiovarainministeriö vastasi päärahoituksesta.

Hankkeen alkuperäiset tavoitteet saavutettiin YDIN-hankkeessa hyvin:

• Muutettiin toimintamalleja, jotta ne tukevat tehokkaammin tiedonhallinnan ja digitaalisten palveluiden kehitystä.
•  Edistettiin paikkatietojen hyödyntämistä osana päivittäistä työtä ja tiedolla johtamista.
• Parannettiin digitaalista turvallisuutta koulutusten ja yhteisten työpajojen avulla.

Hankkeen merkittävimpiä tuloksia:

• Digiturvakoulutukset: Kuntien yhteiset webinaarit ja työpajat lisäsivät henkilöstön valmiuksia tietoturvaan ja riskienhallintaan.
• Prosessikehitystyö: Prosessikuvaukset selkeyttivät nykytilaa ja prosessikehitystyöpajoissa pureuduttiin toimintatapojen muutokseen ja parannustoimenpiteisiin.
• Tiera City -järjestelmän käyttöönoton tukeminen ja kehittäminen: Järjestelmä otettiin käyttöön hankkeen aikana ja hankkeella tuettiin käyttöönoton vaiheita muun muassa koulutuksin. Lisäksi järjestelmää kehitettiin paremmin kuntien tarpeita vastaavaksi.

Hankkeen vaikutukset:

• Tiedonhallinta: Prosessien tehostaminen, automatisointi ja tiedonhallinnan parannukset tukevat kuntia muutoksessa.
• Paikkatietojen hyödyntäminen: Uuden järjestelmän avulla tiedonhallinnassa hyödynnetään yhä enemmän paikkatietopohjaista tietoa, kuten tilannekuvia ja karttapalveluja. 
• Henkilöstön osaaminen: Digiturva- ja ohjelmistokoulutukset vahvistivat henkilöstön osaamista ja kykyä hallita digitaalisia työkaluja ja tietoturvakäytäntöjä.

Uudet toimintamallit ja niiden hyödyntäminen:
YDIN-hankkeen aikana käyttöönotettu järjestelmä on molemmilla kaupungeilla käytössä. Tiera City -järjestelmä tukee paikkatietopohjaista ja tehokasta tiedonhallintaa. Järjestelmän yhteiskehittäminen jatkuu muiden kuntien kanssa. 

Hankkeen tuloksia hyödynnetään pitkällä aikavälillä seuraavasti:

• Järjestelmän hyödyntäminen ja jatkokehitys: Tiera City -järjestelmän käyttöä jatketaan kuntien päivittäisessä toiminnassa, ja sen ominaisuuksia kehitetään edelleen yhteistyössä muiden kuntien kanssa.
• Henkilöstön tukeminen: Koulutuksia jatketaan, ja käyttäjäkokemusten myötä kehitetään uusia tapoja ja toimintamalleja tukemaan päivittäistä arkea.
• Toimintamallien vakiinnuttaminen: Prosessikehityksen tuloksia hyödynnetään kaupunkien omassa kehitystyössä.

YDIN-hankkeen kokemuksia voidaan soveltaa muissakin kunnissa. Hankkeen aikana opitut asiat ja kokemukset tarjoavat hyödyllistä tietoa kaikille kunnille, jotka haluavat kehittää tiedonhallintaa ja paikkatietojen hyödyntämistä omassa organisaatiossaan. 

Muut kunnat: Järvenpää

Lisätietoja
Sari Kairi, Kuusamo

Päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköistämisen valmennusohjelma

Tämän hankkeen tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa luottamushenkilöiden sähköisen päätöksenteon valmennusohjelma, jonka avulla kunnan luottamushenkilöt ja valmistelusta vastaavat viranhaltijat saavat tarvittavat valmiudet toimia sähköisen päätöksenteon ja sähköisten kokousten prosessien mukaisesti keskeisenä osana kunnan sähköistä hallintoa.

Muut kunnat: Iiitti ja Orimattila

Lisätietoja:                                                                                                             Jouni Nieminen, Kärkölä

1. Sähköisten päätöksentekorutiinien automatisointi

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Sähköisten päätösvalmistelurutiinien automatisointihankkeen tavoitteena oli automatisoida, nopeuttaa ja vakioida päätöksenteon prosesseja hyödyntäen uutta teknologiaa. Hankkeeseen osallistuneiden kuntien (Lahti, Porvoo, Heinola) tiedonohjaussuunnitelmassa olevista asianhallinnan prosesseista valittiin ja priorisoitiin kustannushyötyihin perustuen prosessit, joista oli Lean ajattelun mukaisesti karsittavissa turha työ ja hyödynnettävissä ohjelmistorobotiikkaa pakollisissa rutiinitöissä. 

Hankehallinnoijana toimi Lahden kaupunki. Projekti käynnistyi valtiovarainministeriön 9.12.2020 digikannustinhankkeille tekemästä rahoituspäätöksestä. Projekti päättyy jatkoaikapäätöksen mukaisesti 28.2.2023.

Hankkeessa todennettiin se, että tekoälyllä ja automatiikalla oikein valituissa kohteissa on mahdollista lisätä automaattisten päätöksentekoprosessien tuottavuutta ja kustannustehokkuutta, lisätä asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyttä, varmistaa tietosuojan toteutuminen sekä edistää prosessien laatua ja virheettömyyttä, mikäli samalla varmistutaan lainsäädännön ja kuntalaisen oikeusturvan vaatimusten toteutumisesta.

Hanke saavutti keskeiset tavoitteensa. Lahteen toteutettiin projektiaikainen jätehuollon ohjelmistorobotti ilmoitusten seurantaan ja raportointiin yhteistyössä Digia Oy:n (ent. Most Digital Oy) kanssa. Mikäli robotin joka arkiyö tekemä työ tehtäisiin manuaalisesti, se vaatisi vuodessa jätehuollon resursseja 2,5 htv. Hyöty on merkittävä.

Heinolan kaupungin asianhallintajärjestelmä Dynasty10:n testiympäristöön rakennettiin niin ikään kirjaamistyön automatisointia edistävä, Kuntalaisaloitteeseen liittyvä prosessimoottorikokeilu POC (Proof of Concept) -toteutuksena. Työ tehtiin yhteistyössä Innofactor Software Oy:n kanssa. Prosessimoottoria ja sen komponentteja voidaan soveltaa käyttöön muissakin isovolyymisissa mutta vakioitavissa prosesseissa.

Ohjelmistorobotiikan kehittämistä jatketaan hankkeeseen osallistuneissa kunnissa välittömästi hankkeen jälkeen. Saavutettuja tuloksia dokumentointeineen voidaan hyödyntää projektin jälkeen sekä kaikissa projektiin osallistuneissa kaupungeissa että muissa Suomen kunnissa. 

Muut kunnat: Porvoo ja Heinola

Lisätietoja
Anne Mikkanen, Lahti      

2. Data liikenteeseen

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Lahden ja Kuopion kaupunkien yhteishankkeessa etsittiin uusia ratkaisuja ja menetelmiä kaupungin ja yhteistyökumppaneiden tuottaman datan hyödyntämiseksi tietojohtamisen ja suunnitteluprosessien tukena. Ratkaisuja koestettiin pääasiassa liikennedatalla.
 
Lahden kaupunki päivitti Microsoftin Azure-alustalle rakennetun raportointijärjestelmänsä teknistä ympäristöä, poistaen vanhentuneet resurssit ja tehostaen tietojen latauslogiikkaa, tietomalleja ja tietovaraston rakennetta. Lisäksi otettiin käyttöön Frends-integraatioalusta, jonka avulla kerättiin ja tallennettiin tietolähteiden tuottama data tietovarastoon jatkokäsittelyä varten ja kehitettiin yhdessä konsultin kanssa liikennedatan päivittyvä PowerBI-seurantaraportti. 
 
Hankkeen toteutuksessa korostui erityisesti yhteistyön ja viestinnän rooli usean eri konsultin ja toimittajan kanssa työskennellessä. Suurimmat haasteet liittyivät tiedon ja tehtävien välittämiseen eri toimittajien välillä ja näistä aiheutuneisiin viiveisiin osatoteutuksien aikatauluissa. Ongelmat saatiin kuitenkin aina lopulta ratkaistua hyvässä hengessä ja kaikki osatoteutukset valmistuivat hankkeen aikana. Hankkeen hyötymittarina toimineen liikennevalodatan hakuprosessin mittaustuloksiin perustuen päivitetyillä ja käyttöönotetuilla teknisillä ratkaisuilla on mahdollista saavuttaa merkittäviä työajan säästöjä.      
 
Kuopiossa hanke keskittyi uusien liikenteen datalähteiden avaamiseen sekä niiden visualisointiin ja yhdistelyyn. Tässä hyödynnettiin erityisesti Kuopion älykaupunkialusta Datajalostamoa. Kuopion kannalta hankkeen merkittävin tavoite ja saavutus oli liikenteen tilannekuvaratkaisun (Kuopion Liikenteen Tilannekuva, KuLTi) kehittäminen ja käyttöönotto. Ratkaisu mahdollisti monipuolisesti liikenteen datalähteiden hyödyntämisen ja jakamisen sekä reaaliaikaisen että historiadatan osalta. Tilannekuvaratkaisulla tuotiin kaupungin aiemmin paikoin siiloutunutta liikennetietoa laajemmin suunnittelijoiden ja päätöksentekijöiden käytettäväksi.
 
Merkittävimmät haasteet uusien datalähteiden avaamisessa liittyivät järjestelmätoimittajien halukkuuteen toimittaa tarvittuja tietoja tai tehdä muutoksia nykyisiin ratkaisuihin. Myös tietosuoja ja sen vaatimat järjestelyt työllistivät hanketyöryhmää. Hankkeen keskeiset tavoitteet saavutettiin kuitenkin aikataulussa hyvällä yhteistyöllä ja keskustelulla.

Hankkeen aikana kaupungit kehittivät myös yhteisesti konsulttityönä ensimmäisen version jalankulun ja pyöräilyn tietomallista, joka on julkaistu Digi- ja väestöviraston Kansallisella yhteentoimivuusalustalla.
 

Muut kunnat: Kuopio

Lisätietoja
Marko Akkanen, Lahti   

3.  Kulttuuriympäristötieto hyötykäyttöön - Kulttuuriympäristötiedon digitalisointi ja saavutettavuuden parantaminen kuntien toiminnassa

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa kehitettiin kulttuuriympäristötietojärjestelmä, joka mahdollistaa rakennettua kulttuuriympäristöä koskevan tiedon digitaalisen tallentamisen osana Lahden museoiden (Päijät-Hämeen alueellinen vastuumuseo) ja Kainuun museon (Kainuun alueellinen vastuumuseo) Collecte kokoelmahallintajärjestelmää. Hankkeessa luotiin pohja työprosessille, jossa maakunnan kuntien toimesta tehtävät rakennetun kulttuuriympäristön selvitykset ja näiden kohdetiedot tallennetaan alueellisen vastuumuseon tietokantaan. Alueen kunnilla on mahdollisuus ottaa käyttöön järjestelmään hankkeessa kuntien tarpeita vastaamaan kehitetty WFS-paikkatietorajapinta. Rajapinnan kautta kulttuuriympäristöjärjestelmään tallennettu tieto on saatavilla kuntien käytössä oleviin paikkatietojärjestelmiin. Halutessaan kuntien maankäytön, kaavoituksen ja rakennusvalvonnan viranomaiset voivat saada alueellisilta vastuumuseoilta tunnukset ja selata selvitystietoa myös suoraan tietokannassa.
Työprosessia tukemaan sekä tiedon laadun ja yhdenmukaisuuden parantamiseksi hankkeessa toteutettiin ohjeet kunnille kulttuuriympäristöselvitysten tilaamiseen, tapausesimerkkiohjeet selvitysten tekijöille selvityksen tietosisältöön, laajuuteen sekä tallentamiseen liittyen sekä yksityiskohtaiset tiedon tallennus- eli luettelointiohjeet. Hankkeessa tuotetut ohjeet on julkaistu avoindata.fi palvelussa ja ne ovat vapaasti hyödynnettävissä. www.avoindata.fi/data/fi/dataset/kulttuuriymparistotieto-hyotykayttoon
Hankkeessa tehtiin yhteistyötä molempien maakuntien kuntien maankäytön, kaavoituksen ja rakennusvalvonnan toimijoiden, valtakunnan tason yhteentoimivuustyöryhmien kuten Ympäristöministeriön Kulttuuriympäristön tietokomponenttikirjaston jatkokehitysryhmän kanssa. Järjestelmän kehitystyön toteutti Userix Oy.
Hankkeelle asetetut keskeiset tavoitteet, järjestelmän kehittäminen ja tiedon avaaminen museoiden toiminta-alueiden kunnille, toteutuivat. Yhteistyö museoiden ja sidosryhmien välillä oli sujuvaa, joskin ongelmia aikatauluissa pysymisessä ilmeni etenkin järjestelmätoimittajan kanssa. Aikatauluongelmien takia osa hankkeen aikana toteutettavaksi suunnitellusta testauksesta ja käyttöönotosta tapahtuu hankkeen jälkeen.
Jatkossa kulttuuriympäristöjärjestelmän ja rajapinnan käyttöä tulee aktiivisesti edistää Päijät-Hämeen ja Kainuun alueella etenkin käynnistyvien kaavoitus- ja maankäyttöhankkeiden kulttuuriympäristöselvitysten teossa. 

Toteuttajat: Lahti ja Kajaani
 

Lisätietoja
Anna-Riikka Vaden, Lahti                                                                                                  

Etäisyyttä Exceliin yhteistyöllä!

Hankkeen tavoitteena on harvaan asutun kunnan taloushallinnon raportoinnin automatisointi, Kuntatieto-ohjelmaan valmistautuminen, tuotteistaminen, kustannuslaskennan yhtenäistäminen ja sitä kautta lappilaisten kuntien / harvaan asuttujen kuntien vertailtavuuden parantaminen.

Tavoitteisiin pyritään viiden kokonaisuuden kautta:

1. automaattinen sujuva tiedonsiirto
2. tietosisältöjen kehittäminen
3. tiedolla johtaminen
4. järjestelmien hyödyntäminen paremmin ja
5. toimintavarmuus.

Näitä kokonaisuuksia läpileikkaavia teemoja hankkeessa ovat viestintä, tilannekuva(n jatkuva päivittäminen) ja osaaminen. hanke toimii hankekunnille kehittämisen lisäresurssina

Mukana Inarin kunta, Savukosken kunta, Sallan kunta, Kemijärven kaupunki, Enontekiön kunta, Muonion kunta, Kolarin kunta, Pellon kunta, Ylitornion kunta, Tervolan kunta, Pelkosenniemen kunta, Kittilän kunta, Lapin liitto

Lisätietoja
Jaana Koskela ja Leena Mantere, Lapin liitto

1. Talousraportoinnin automatisointi

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa suunniteltiin ja toteutettiin Visma Public Oy:n Wintime-kirjanpitojärjestelmään raportointiominaisuus, jolla kunnan organisaatiota palvelevasta laskentaympäristöstä saadaan muokattua Valtiokonttorille lähetettävä palveluluokkakohtainen raportti (KKTPP) ja opetustoimen TOTT-raportti ilman, että laskentatunnisteita tarvitsee määritellä valtionhallinnon tietotarpeet edellä. Raportointi ei lepää yksityiskohtaisesti kirjauksissa
käytettävien laskentatunnisteiden varassa, mikä poistaa kirjausvirheiden aiheuttamaa raportoinnin vääristymää. Malli perustuu raportointiyhteisössä tehtäviin kohdennuksiin, jakoihin ja vyörytyksiin.

Lisätietoja
Risto Lammi, Lappeenranta

2. Modulaarinen sähköinen asiointi ja integraatiopalvelu

Hankkeessa kilpailutettiin saavutettavuusvaatimukset täyttävä sähköisen asioinnin lomakeratkaisu ja toteutettiin integraatiopalvelu, jonka avulla asiointiprosesseihin liittyvät tiedot voidaan välittää olemassa oleviin operatiivisiin tietojärjestelmiin käsiteltäväksi, kuten asianhallintajärjestelmiin (M-files, Dynasty).

Asiointilomakkeet tuotetaan itsepalveluna helppokäyttöisen lomaketyökalun avulla. Lomaketyökalu muodostaa lähetetystä lomakkeesta sanoman lomaketyökalun tarjoamaan rajapintaan, josta tiedot voidaan välittää eri menetelmillä eteenpäin käsittelyyn. Kokonaisuus kytkettiin Suomi.fi -palveluihin, kuten Suomi.fi -tunnistus ja valtuudet, Suomi.fi -maksut sekä Suomi.fi -viestit. Asiointilomakkeen yksilöllinen linkki viedään Suomi.fi palvelutietovarantoon kyseisen asiointipalvelun asiointikanavan tietoihin. Hankkeen aikana toteutettiin kymmeniä asiointilomakkeita sekä Lappeenrannan että Joensuun kaupunkien käyttöön sekä muille samaa lomakeratkaisua käyttäville julkisen sektorin asiakkaille jaettavaksi.

Lomaketuotannossa hyödynnetään hankkeessa määriteltyä asiointilomakkeiden tietomallia, jolloin rajapintatoteutus on eri asiointiprosesseissa yhtenevä, eikä jokaisen asiointiprosessin kohdalla vaadita laajamittaista integraatiotyötä.

Lappeenrannan ja Joensuun kaupungin sähköisen asiointiympäristön toteutus tehtiin yhteistyössä Consilia Solutions AB:n ja Meidän IT ja Talous Oy:n kanssa.

Muut kunnat: Joensuu

Lisätietoja
Juuso Mikkonen, Lappeenranta ja Pekka Penttinen, Joensuu

Tekoäly taloushallinnon tietojohtamisen tukena

Hankkeessa luodaan henkilöstön käyttöön sisäinen botti, jonka tarkoituksena on helpottaa käytössä olevan tiedon hakua ja sen hyödyntämistä.

Pilottivaiheessa kehitetään taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon tietovarantojen tehokkaampaa hyödyntämistä tekoälyn avulla. Saadut tulokset pyritään monistamaan kunnan muihin toimintoihin tekoälyn hyödyntämisessä.

Hankkeen tuloksia tultaisiin hyödyntämään myös kuntalaisten parempana asiakaspalvelukokemuksena sähköisten palvelujen tiedon saavutettavuutena.

Hankkeessa luodaan järjestelmäriippumaton monistettava toimintamalli ja sen käyttöönottoa tukeva materiaali, jonka avulla myös muut kunnat voivat hyödyntää kehittämisen tuloksia.

Lisätietoja
Eero Raittila, Laukaa

#kyllä, jokainen ovi on oikea -kehittämishanke

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Lempäälän kunnan arvolupaus ja strategian perusta on ilmaistu seuraavasti: ”Lempäälä on kunta, joka sanoo kyllä”. Hankkeen keskeinen tähtäin oli luoda kuntaan ”yhden luukun -periaatteen” mukaiset asiakaslähtöiset palvelut kuntalaisille ja muille sidosryhmille ja luoda edellytyksiä palvelutarjonnan tuomiseksi kuntalaisille sekä fyysisesti Lempäälä-talon palvelukäytävällä että sähköisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Kuntalaisille ja muille kunnan asiakkaille tämä tarkoittaa eheää palvelukokemusta joko yksittäisten palvelujen toteumana tai koko kuntatarjooman helppokäyttöisyytenä ja asiakasarvoa tuottavana. Aikataulu oli sidottu sekä uuteen Lempäälä-taloon siirtymiseen vuoden 2021 alussa että siellä tapahtuvan toiminnan alkuvaiheisiin kevään 2021 aikana.

Hanke toteutettiin pilottivetoisesti. Pilottien valmiutta suunnitella palvelunsa asiakaskeskeisesti autettiin sekä kouluttamalla pilotit palvelumuotoiluun ja muotoiluajatteluun että tarjoamalla piloteille työpajoissa sparrausta. Kun pilotit oli saatu toimintaan, palvelun toimintakyky varmistettu ja vastaavuus asiakastarpeeseen todennettu, pilotteja alettiin siirtää tuotantovaiheeseen. Käytännössä vakiintuneeseen tuotantokäyttöön siirtyminen tarkoittaa kullekin pilottipalvelulle määriteltyjä palvelukuvauksia ja palvelutuotannon prosessimäärittelyjä mittareineen.

Hankkeen kuntalaisille suunnatut tuotantoon saakka viedyt pilottipalvelut olivat:
-    Hyvinvointikioski (Hyvinvoinnin palvelualue),
-    Etäkuntoutusta omaishoitajille (Hyvinvoinnin palvelualue)
-    Lomakereppu (Sivistyksen palvelualue)
-    Rakentajan työhuone Palvelukäytävällä (Yhdyskunnan palvelualue)
-    Liikuntaneuvonta  (Sivistyksen palvelualue)
-    Moniosaajat Palvelukäytävän palvelutoimijoina (Hallintoprosessi)

Lisäksi toteutettiin kaksi sisäisten toimintamallien uudistamiseen liittyvä pilottiprojektia. Sisäisiä toimintamalleja kehittävä työntekijäkokemuksen muotoilun pilotti keskittyi uusien toimintamallien ja pelisääntöjen luomiseen Lempäälä-taloon ja uusiin toimintatapoihin sekä #kyllä, jokainen ovi on oikea -ajattelutapaan siirtymistä ennakoiden. Toisena sisäisenä pilottiprojektina toteutettiin henkilöstöpalveluissa digitaalisen perehdytyksen pilottiprojekti vastaamaan havaintoihin siitä, että perehdyttämisprosessin onnistuneisuus ja tasalaatuisuus kuntaorganisaation kaikissa osissa on edellytys uuden #kyllä, jokainen ovi on oikea -toimintamallin käyttöönotolle. Sisäisten toimintamallien osalta pilottiprosessit saatiin vietyä hankkeen aikana suunnittelusta ja kehittämisestä käytäntöön ja arjen teoiksi asti.

Pilottien toteuttamien palveluiden materiaalien pohjalta laadittiin yleinen Lempäälän #kyllä, jokainen ovi on oikea -palvelunkehittämismalli. Mallin soveltamista jatkossa ohjaa yleiskuvaus, palvelukuvauspohja sekä palvelupoluttamisen ja mittareiden suunnittelun ohjeet. Palvelukuvauspohja sisältää myös palveluprosessipohjan mittareineen. Lempäälän #kyllä, jokainen ovi on oikea -palvelunkehittämismallin valmistuminen oli hankkeen keskeinen tavoite, ja mallin istuttaminen ja vakiinnuttaminen kaikkeen tulevaisuuden palvelukehittämiseen ja myös nykyisten palveluiden hallinnointiin, ja siten hankkeen pitkän aikajänteen hyötyjen lunastaminen jää hankkeen jälkeiseen aikaan.

Lisätietoja
Arto Mattila, Lempäälä

1. KASE Smart Countryside: Kuntien toimintamallien ja prosessien tehostaminen digitalisaation avulla

HANKE PÄÄTTYNYT

Hankkeessa luotiin seutukunnan yhteinen digistrategia. Poikkeuksellista digistrategia luomisessa oli, että siihen sitoutuneet tahot yhdistivät voimansa digikehittämisen rintamalla ja sitoutuivat yhteiseen strategiaan aiempaa motivoituneemmin, osittain koronapandemian asettamien haasteiden vuoksi. Digistrategiaan sitoutuivat seutukunnan kaikki viisi kuntaa, Kaustisen seutukunta ja KaseNet Oy alueellisena palveluntarjoajana. 
 
Digistrategian toteuttaminen saatiin käyntiin asiantuntijavoimin sekä uuden, kuntarajat ylittävän digistrategiatiimin avulla. Tämän ydinryhmän tuella hanke onnistuttiin sitomaan vahvasti varsinaisen kuntatyön digikehittämisen tarpeisiin, ja hanke saikin positiivista palautetta toiminnan käytännön vaikuttavuudesta kuntatyössä.
 
Hankkeessa toteutettiin pilotteja, joihin kuuluivat mm. koronatukien hakumenettelyn toteuttaminen uutena sähköisenä lomakeprosessina, kuntien yhteisen asiointialustan selvitystyö ja toteutus linkkikirjasto-mallilla, sähköisten palveluiden ja osallisuuden teemoja käsitellyt kuntalaiskysely sähköisenä, kyselytulosten ja datan esittämiseen luotu infograafisivusto, sekä kuntatyöntekijöiden osaamista vahvistanut M365-koulutuskokonaisuus. 
 
Hanke on päättynyt, mutta ylikunnallinen digistrategiatyö jatkuu digistrategiatiimin ja uuden kuntien yhteisesti resursoiman digikoordinaattorin voimin. Digistrategian ensimmäinen kausi ulottuu vuoteen 2025 ja sen toteuttamissuunnitelmaan on rakennettu mittaristo työn etenemisen seuraamiselle.  

Lisää hankkeesta voit lukea täältä.

Muut kunnat: Halsua, Kaustinen, Lestijärvi, Toholampi ja Veteli

Lisätietoja
Tytti Pohjola, Kaustisen seutukunta

2. KASE Smart Countryside: Digitaalinen ja saavutettava Kaustisen seutu

HANKE ON PÄÄTTYNYT

KASE Smart Countryside: Digitaalinen ja saavutettava Kaustisen seutu -hankkeen aikana Halsuan, Kaustisen, Lestijärven, Toholammin ja Vetelin kunnat ottivat merkittäviä askeleita kohti digitaalisempaa ja saavutettavampaa tulevaisuutta.

Keskeiset saavutukset

1. Digistrategia ja osallisuussuunnitelma
   Hankkeen aikana laadittiin seudullinen digistrategia ja osallisuussuunnitelma, jotka vahvistavat kuntien yhteistyötä ja tarjoavat välineitä asukkaiden osallistumisen edistämiseksi.
2. Uudet palvelut
   Käyttöönotettu sähköinen asiointipalvelu edisti kuntalaisten asiointimahdollisuuksia ja vastaa saavutettavuusvaatimuksiin. Hankkeen aikana avatut digitukipisteet tukevat kuntalaisten asiointia kunnan ja hyvinvointialueen sähköisissä palveluissa.
3. Koulutus ja innovaatiot
   Hankkeen avulla järjestettiin 57 valmennusta, joissa perehdytettiin henkilöstöä tekoälyn, ohjelmistorobotiikan, viestinnän, muutosjohtamisen ja etätyön malleihin. Lisäksi pilotoitiin innovatiivisia palveluita, kuten tekoälypohjaisia työnhakuratkaisuja.
4. Tehokkuutta ja yhteistyötä
   Seudullinen tietosuoja-asiantuntija ja yhteiskoulutukset tukevat toimintojen seudullista yhtenäistämistä merkittävästi. Tietosuoja-asiantuntija kehittää kuntien käytäntöjä ja toimii neljän kunnan tietosuojavastaavana. Lisäksi yhteishankinnat ja -koulutukset ovat kustannustehokkaita ja auttavat seudullisen toiminnan yhtenäistämisessä.

Pitkäaikainen vaikuttavuus

Hanke loi perustan jatkuvalle kehitystyölle, jota ohjaa seudullinen digistrategiatiimi. Tulokset tukevat alueen elinvoimaisuutta ja vastaavat sekä kansallisiin että alueellisiin strategioihin, kuten Keski-Pohjanmaan digikompassiin.

Lisätietoja
Jarno Peltola, Kaustisen seutukunta

1. Uusimuotoisen digitaalisen osallisuusalustan kehittäminen Limingassa ja Utajärvellä

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Limingan ja Utajärven yhteisessä hankkeessa kehitettiin Teams-työtiloja tukemaan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden välistä yhteistyötä. Lisäksi kartoitettiin Teams-työskentelyn sopimista nuorisovaltuuston, vanhus- ja vammaisneuvostojen sekä yhdistysten ja kunnan väliseen yhteistyöhön.

Hankeaikana molemmissa kunnissa luotiin Teams-työtilat kunnanvaltuustojen ja kunnanhallitusten sekä viranhaltijoiden käyttöön. Lisäksi työtilat perustettiin Limingassa vanhus- ja vammaisneuvostojen käyttöön ja Utajärvellä järjestöyhteistyöhön. Teams-työskentelyn alkajaisiksi eri toimijoille järjestettiin koulutusta Teamsin käyttämiseen sekä luotiin yhteiset pelisäännöt, jotta kaikki tietävät mitä työkalua käytetään minkäkin asian hoitamiseen (mm. sähköposti, Teams, sähköinen kokousalusta).

Muut kunnat: Utajärvi

Lisätietoja

Heidi Niemelä, Liminka

2. DigiHelppi – Henkilöstön digitaidot kuntoon yhteistyöllä

HANKE ON PÄÄTTYNYT

DigiHelppi oli Limingan, Tyrnävän ja Utajärven kuntien yhteinen hanke, jossa kehitettiin toimintamalleja ja -prosesseja henkilöstön digiosaamisen seurantaan ja ylläpitämiseen pienissä kunnissa. Tavoitteena oli myös laajentaa kunnan sisällä tapahtuvaa digituen antamista sekä tukea kuntien välistä yhteistyötä erilaisessa digikehittämisessä ja vähentää ammatillista yksinäisyyttä toimialoilla, joissa ei ole suoraan samaa työtä tekeviä kollegoja omassa kunnassa.

Hankkeessa mm. liitettiin digiasioiden opastaminen uuden työntekijän perehdyttämisvaiheeseen aiempaa selkeämmin ja luotiin tukimateriaali kaikkia kunnan työntekijöitä koskevien digiasioiden perehdyttämiseen. Lisäksi kehitettiin hankekuntien intra-sivuja ja -käytäntöjä tukemaan digiasioissa sekä käynnistettiin digitutor-toiminta. Digitutorit ovat työyhteisön jäseniä, jotka voivat auttaa ja neuvoa työkavereita työhön liittyvissä digiasioissa oman osaamisensa mukaan silloin, kun oma työ sen sallii. Lisäksi hankeaikana kokeiltiin Digitaitojen osaamismerkkien käyttämistä digiosaamisen tunnistamisen ja osoittamisen työkaluna.

Hankkeen tekemät kehittämistoimenpiteet ja kokeilut on koostettuna yhteen tiedostoon, joka löytyy hankkeen sivustolta https://www.liminka.fi/kunta-ja-hallinto/henkiloston-kehittaminen/henkilostohankkeet/

 Muut kunnat: Tyrnävä, Utajärvi

 Lisätietoja

https://www.liminka.fi/kunta-ja-hallinto/henkiloston-kehittaminen/henkilostohankkeet/

1. Tiedolla johtaminen ja datan työllistäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Lohjan kaupungin Tiedolla johtaminen ja datan työllistäminen -hanke käynnistyi loppuvuonna 2019 ja päättyi marraskuun 2021 lopussa. Hankkeen tarkoitus oli tehostaa kaupungin verotulojen käyttöä ja mahdollistaa aikaisempaa parempien palveluiden tuottaminen kuntalaisille. Hankkeelle asetettu päätavoite oli löytää ratkaisu erityyppisien kustannustietojen yhdistelemiseen niin, että saadaan olemassa olevista tietovarannoista synnytettyä suurempi kokonaisuus. Tavoitteeseen pyrittiin pääsemään kehittämällä uusia teknologisia työkaluja ja raportteja, jotka yhdistävät dataa useammasta eri lähteestä. Uusien työkalujen ja raporttien myötä kaupungin digitalisuuden aste nousee, kun järjestelmistä saatava data on keskenään yhdistettävää.  

Tavoitteessa onnistuttiin hyvin. Hankkeen aikana kehitetyt raportit ja työkalut yhdistävät pääsääntöisesti automaattisesti taikka puoliautomaattisesti dataa eri lähdejärjestelmistä ja kokoavat tietoa yhteen uudella tavalla. Tehdyt integraatiot ja automaattiset päivitykset ovat lisänneet merkittävästi digitalisaatiota Lohjan kaupungin raportoinnissa. Hankkeen tuotoksia ovat tuotekustannusraportti, HR-raportti, kooste talouden raporteista, Hinku- ja KeKe -raportti, palveluiden järjestämissuunnitelmatyökalu sekä uusi integraatioyhteys sopimushallintaohjelman ja taloushallintaohjelman välillä.
Hankkeen aikana laadittu tuotekustannusraportti yhdistää Lohjan kaupungin talous- ja suoritedataa parhaimmillaan kuukauden tarkkuudella. Hankkeen aikana kaupungin tärkeimmät palvelut tuotteistettiin JHS 200 -luokituksen periaatteiden mukaisesti ja tuotteille määritettiin mittarit, jotka mahdollistavat tuotteiden seurannan. Tuotteille kehitettiin kustannuksien kohdennusperiaatteet ja -säännöt, jotka mahdollistavat tuotteiden kustannuksien kehityksen tarkastelun. Kustannukset on kohdennettu tuotteille työpanoksen mukaisesti ja organisaation yleiskulut (esim. johdon kustannukset) on pienin prosenttiosuuksin jyvitetty tasaisesti kaikille kaupungin tuotteille. Esimerkiksi perusopetus 1-6 luokkalaisille on Lohjan kaupungin perusopetuksen merkittävin tuote (vaatii eniten resursseja) ja tuotteen kustannukset sisältävät henkilöstön palkat sivukuluineen, koulun tilat ja tilojen ylläpidon kustannukset, koulukuljetukset, kouluruoat, oppimateriaalit sekä hallinnon kustannukset. Lohjan kaupungin kehittämä tuoterakennekoodisto löytyy yhteentoimivuusalustalta (Yleiset tieto- ja hallintopalvelut puolelta Lohjan kaupungin tuoterakennekoodisto -nimellä) ja on siellä kaikkien kuntien hyödynnettävissä. 

Tuotekustannusraportti sekä muut hankkeen aikana kehitetyt uudet raportit ja työkalut tarjoavat kunnan päättäjille aikaisempaa tarkempaa, ajantasaisempaa ja palvelukohtaisesti jäsennetympää dataa päätöksenteon tueksi. Laadukkaammalla päätöksentekomateriaalilla saadaan tulevaisuudessa tehtyä myös parempia ja kuntalaisien edunmukaisia päätöksiä, jolloin asukkaat saavat enemmän vastinetta maksamilleen veroeuroille. 

Hankkeen virallisen päättymisen jälkeen jatketaan kehitettyjen raporttien ja työkalujen jalkauttamista eri organisaatiotasoille. Jalkauttamisen lisäksi on erittäin suositeltavaa tehdä edelleen jatkokehitystä, jotta raportit ja työkalut pysyvät mukana muuttavassa työympäristössä ja vastaavat jatkossakin päättäjien, esihenkilöiden sekä työntekijöiden tarpeisiin. Ennakoiva budjetointi sekä järjestelmien välinen kommunikaatio sekä yhdistettävyys ovat esimerkkejä tulevaisuuden jatkokehitysmahdollisuuksista. 

Lisätietoja hankkeesta sekä loppuraportti Lohjan kaupungin nettisivuilla.

Lisätietoja
Meliina Partio, Lohja

2. KATTI - Kaavatietojen digitalisointi sekä kunnan kaavayhdistelmän digitointiohje

Hankkeessa mukana olevat kunnat digitalisoivat erillisten projektisuunnitelmien mukaisesti asemakaava-, yleiskaava- ja/tai ranta-asemakaavatietoja kansallisesti yhteen toimivin tietosisällöin ja rakentein. Hankkeessa tuotetaan kaavayhdistelmän digitointiohje. Digitointiohje jaetaan kaikille muille kunnille.

Muut kunnat: Forssa, Hyrynsalmi, Hämeenlinna, Imatra, Kerava, Kirkkonummi, Kokkola, Kouvola, Leppävirta, Lohja, Mikkeli, Nurmijärvi, Pori, Posio, Saarijärvi, Savonlinna, Seinäjoki, Sipoo ja Ähtäri

Lisätietoja
Tapio Ruutiainen, Lohja

PALMU Hanke - Palveluiden muutoksenhallinnan kehittäminen ja osaamisen vahvistaminen kuntien ja pienten kaupunkien ICT-palveluhallinnassa
 

Hankkeessa kehitetään kunnan ja kunnan toimialojen johdon valmiuksia ICT -palvelujen ja niihin liittyvien muutosten hallintaan liittyen.

Hankkeen avulla tuetaan kuntien ja pienten kaupunkien valmiuksia tehdä laadullisesti ja taloudellisesti kestäviä, tarveperustaisia hankintoja sekä johtaa ICT-palveluja laadukkaasti pienilläkin resursseilla.

ICT-palveluiden muutoshallinta- ja hankintaprosessit käydään läpi ja muotoillaan tarvittaessa uudelleen. Kunnissa otetaan käyttöön menetelmä, jonka avulla pyritään mallintamaan helpommin eri vaihtoehtojen taloudellisia ja laadullisia kokonaisvaikutuksia. Menetelmän avulla voidaan ICT-palveluiden kilpailutuksessa ottaa nykyistä paremmin huomioon laadulliset mittarit, jotka linjataan kuntien strategian mukaisesti. Ennen hankintapäätöksen tekoa menetelmän avulla voidaan mallintaa eri ratkaisuvaihtoehtoja ja niiden kustannusvaikutuksia sekä kokonaisvaikutuksia kunnan toimintaan. 

Hankkeen avulla kasvatetaan ymmärrystä ja osaamista ICT-palveluhallinnasta kunnan johdolle sekä toimialueiden ICT-palveluista päättäville henkilöille. 

Muut kunnat: Hausjärvi ja Riihimäki

Lisätietoja
Kari Lähdekorpi, Loppi

Automatisering av ekonomiförvaltningsprocesser

PROJEKTET HAR AVSLUTATS.

Automatiserings- och digitaliseringsgraden för myndighetsrapportering och ekonomiförvaltning har höjts. De nya kraven på myndighetsrapporteringen kan efterföljas på ett helt annat sätt än tidigare. Sektorkoder och serviceklassificering fås relativt enkelt med hjälp av värdematriser och motpartskrav. 
Andelen elektroniska leverantörsfakturor har höjts från ca 50 % till ca 90 %. Andelen elektroniska kundfakturor har höjts från ca 20 % till ca 30 %.
Ekonomiförvaltningens processer har kartlagts och det finns manualer på majoriteten av funktionerna i ERP-systemet.
 

Lisätietoja
Cecilia Raunio, Maalahden kunta

1. Kuntien sisäisen laskennan kehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tarkoituksena on kehittää kaupungin tiedolla johtamisen prosesseja sisäisen laskennan kehittämisen ja automatisoinnin kautta. Tavoitteena on kehittää ja ottaa käyttöön uusi sisäisen laskennan ratkaisu, joka tuottaa tietoa kaupungin palveluiden suoritekohtaisista kustannuksista hyödyntäen automaattista taloustiedon siirtymistä järjestelmästä toiseen. Tuotoksena syntyy nykyistä ratkaisua paremmin automaattista tiedonkäsittelyä ja tiedon siirtymistä hyödyntävä sisäisen laskennan järjestelmä. Sisäisen laskennan tuottamia suoritekustannustietoja voidaan hyödyntää osana kaupungin tiedolla johtamisen työkaluja.

Lisätietoja
Tiia Tamlander, Mikkeli

2. Jätehuollon valvonta ja sähköinen informaatio -näkymä

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Jätehuollon valvonta ja sähköinen informaatio- näkymä -hankkeen tavoitteena oli luoda visuaalinen palvelujärjestelmä sijoittamalla kartalle valvontaa sekä informaatiota varten kiinteistöjen valvontatietoja. Tavoitteena oli luoda karttanäkymä, josta jätehuoltoa koskevat tietosisällöt olisivat nopeasti ja helposti tarkasteltavissa. Kehittämishankkeen kohteena oli muutos kuntien toimintatavoissa ja prosesseissa.

Hankkeessa kehitettiin kuntien toiminnan ja palveluiden digitalisaatiota rakennetun ympäristön toimialalla. Kuntien digitalisaatiota ja sen edellyttämää toiminnan muutosta paremmiksi käytännöiksi edistettiin kehittämällä rakennetun ympäristön tiedonhallintaa, toimintatapoja ja palveluita sekä hyödyntämällä ja avaamalla rakennetun ympäristön tietoja laajemmin. Rekisteritietoja ajantasaistettiin ja täydennettiin sekä yhteen liitettiin kehitetyssä systeemissä tavoilla, joita ei aiemmin ole ollut lainkaan käytössä. Hankkeessa huomioitiin myös hankeaikana voimaanastuneen muuttuneen jätelain edellytykset.

Hanke edisti tavoitteen mukaisesti palvelujen kehittämistä, kansalaisten yhdenvertaisuutta, lainsäädännön vaatimusten täyttämistä ja tulevaisuuden toimenpiteiden suunnittelua. Karttanäkymä yksinkertaisti sekä nopeutti valvontatoimenpiteitä ja auttaa jatkossa valvonnan oikeinsuuntaamisessa. Tavoitteen mukaisesti hankkeen lopputulos virtaviivaisti kuntien toimintaa ja kehitti niiden toimintatapoja ja prosesseja. Systeemi mahdollistaa entistä viiveettömämmän ja digitaalisemman toiminnan. Hanke loi osaltaan kansalaisille uusia mahdollisuuksia kierrätyksen tehostamiseen, kun näkymien perusteella on voitu todentaa mm. erilaisia uusia palvelutarvemahdollisuuksia alueittain. Hanke tiivisti kuntien välistä yhteistyötä merkittävästi ja auttoi todentamaan tarvittavat lainsäädännön edellyttämät yksityiskohdat, jotka vielä osaltaan olivat kunnissa eri vaiheissa.

Karttanäkymän hyödyntämisen mahdollisuudet viranomaistyössä ovat hyvin laajat ja tulevaisuudessa karttasovellukseen tullaan viemään yhä enemmän aineistoa. Näkymään voidaan yhdistää monipuolisesti erilaisia tietoja, joka mahdollistaa lukemattomien erilaisten näkymien tarkastelun ja toiminnan edelleen kehittämisen. Toteutetun hankkeen arvo osallistujakunnille oli merkittävä ja systeemiä voidaan monistaa yksinkertaisesti sekä edullisesti laajaan käyttöön.

Muut kunnat: Puumala
 

Lisätietoja
jatehuoltoviranomainen(a)mikkeli.fi 

Multian digipolku 2022

HANKE ON PÄÄTTYNYT. 

Hankkeen päätyttyä voidaan todeta, että tavoitteet olivat realistisia, tarpeellisia ja toteutettavissa. Sähköisten palveluiden käyttöönotto vaikuttaa laajasti eri tavoilla. Asukkaiden näkemys omasta kunnasta ja kuntaorganisaatiosta paranee, kunnan paremman imagon kautta vaikutusta on mm. työntekijöiden rekrytointiin ja uusien asukkaiden houkuttelemiseen. Nykyaikaiset sähköiset palvelut parantavat kuvaa hyvästä asuinkunnasta, jossa jatkossakin on hyvä asua. 

Vähintään yhtä merkittävä hankkeen saavutus on kuntaorganisaation toiminnan kehittyminen. Asenne myös jatkokehittämiseen on positiivinen, huolimatta siitä, että uusien asioiden opetteleminen ja käyttöön ottaminen on ollut arkityön ohessa kuormittavaa. Digipolkuun kirjatut suunnitelmat ohjaavat hankkeen jälkeiseen kehittämiseen. 

Monet uudistukset olivat odotettuja tai toivottuja, mutta ilman hankkeen antamaa lisäpotkua siirtymä digitaalisiin toimintoihin olisi ollut selvästi hitaampaa ja kehittäminen olisi kohdistunut vain pakollisiin toimintoihin. Hankkeen vaikutusta kuntalaisten tai henkilökunnan näkemyksiin ei ole mitattu, mutta nykyaikaisiin järjestelmiin siirtyminen on ollut toiveena jo pitemmän aikaa.

Hankkeen taloudellisia hyötyjä on vaikea arvioida, mutta ilmiselvää on pysyvät pitkäaikaiset säästöt uusien toimintamallien ja –tapojen vakiintuessa. Voidaan kuitenkin todeta, että monet digipolun toimenpiteet eivät olisi onnistuneet ilman ylimääräistä hankerahoitusta. 

Lisätietoja:                                                                                                        Kimmo Matomäki, Multia

Multian Digipolku 2022 -dokumentti

1. Digitalt Korsholm 2021

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa kehitettiin ja toteutettiin uusia tehokkaampia digitaalisia ratkaisuja ja työkaluja kunnan tiedonhallintaan. Keskeinen asia kaikissa ratkaisuissa oli saavutettavuusvaatimukset.  Mm. seuraavat asiat toteutettiin hankkeen aikana:
1.    Uudet verkkosivut
2.    Uusi intra työntekijöille
3.    Portaali valtuutetuille, joka on lisäosa asiahallintajärjestelmään
4.    E-lomakkeet, jotka ovat integroitu kunnan asiahallintajärjestelmään
5.    Suomi.fi -viestit, jotka ovat integroitu kunnan asiahallintajärjestelmään
6.    Sähköinen allekirjoitus, joka on myös integroitu asiahallintajärjestelmään
7.    Tutkimus, miten kunta voisi hyödyntää robotiikkaa ja avointa dataa
Hankkeen päättymisen jälkeen kehitys jatkuu kaikilla osa-alueilla.

Lisätietoja
Kjell Alm, Mustasaari

2. Digitalt Kunnande 2022-2024

Projektet Digitalt kunnande 2022-2024 ska utveckla, uppdatera och harmonisera kommunanställdas digitala kunnande och förståelse kring informationshantering, informationssäkerhet och god förvaltning. Projektet ska på ett interaktivt och fokuserat sätt engagera, utbilda och vägleda anställda till ett kontinuerligt lärande i en tid där kunnande ofta är en färskvara. Projektet strävar efter att utveckla förvaltningskulturerna och hitta nya digitala rutiner, lösningar och verktyg som förbättrar kommunens informationshantering och sprider kunskap kommunerna emellan.

Projektet kommer att bidra till en jämnare och högre kompetensnivå hos anställda, bättre service för kunderna och stärka den kommunala imagen och attraktionskraften. Projektet tar avstamp i § 1 p. 1-2, § 2 p. 8-9 och § 4 p.3 i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen. I genomförandet av projektets kommer även
kraven som tillkommit kommunen via EU:s tillgänglighetsdirektiv, EU:s dataskyddsförordning samt övrig uppdaterad lagstiftning att inarbetas.

Lisätietoja
Kjell Alm, Mustasaari

1. Saavutettava, vetovoimainen ja kestävä kunta

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Kunnat muokkasivat WWW-sivut ja some-kanavat saavutettavuusdirektiivin vaatimusten mukaisiksi. Saavutettavuusdirektiivin vaatimukset toteutettiin niin pitkälle kuin ohjelmistoalustat antoivat myöten. Sähköisten lomakkeiden käyttöönoton myötä asiakaspalveluprosessit yksinkertaistuivat ja palvelut parantuivat sekä toimintatavat uudistuivat. Kuntalaiset voivat nyt täyttää sähköisiä lomakkeita kotona ja lähettää ne eteen päin käsittelijöille. Digiseutu 2030-selvityksessä kartoitettiin kuntien tietohallintojen tilannetta. Tulosten pohjalta on hyvä lähteä suunnittelemaan neljän kunnan tietohallintojen yhteistyömahdollisuuksia.

Kunnat saivat pääsääntöisesti hyvin vietyä omia digikehittämiskohteitaan käytäntöön, kuten mm. sähköisiä varhaiskasvatus- ja koulukuljetuspalveluita. Palveluprosessien kehittyminen digitaalisiksi toi entistä asiakaslähtöisemmät ja käyttäjäystävällisemmät palvelut. Nyt kuntalaiset saavat verkon välityksellä palveluita entistä enemmän kotiin. Näin tiedonsaanti, osallisuus ja hyvinvointi lisääntyivät. Pidemmällä aikavälillä palveluiden digitalisointi tehostaa toimintoja ja on näin hillitsemässä myös kustannuksia.

Muut kunnat: Juupajoki, Orivesi, Ruovesi, Virrat 

Lisätietoja
Hanna Määttä, Mänttä-Vilppula

1. Prosessit pilveen, tehokkuus taivaisiin

Hankkeen tavoitteena on tunnistaa kuntien ydintoimintoihin liittyvät prosessit ja toimintatavat, joiden kehittäminen modernin digitalisaation keinoin tuottaisi kuntalaisille parempaa palvelua ja tehostaisi kunnan sisäisiä prosesseja. Näihin prosesseihin liittyvät manuaalivaiheet on tarkoitus minimoida ja samalla mahdollistaa automaattiset raportoinnit jotka toimivat osaltaan tukemassa jatkuvaa prosessikehitystä. 

Jo tunnistetut prosessit ja hankkeen aikana tunnistettavat prosessit ovat osallistuville kunnille yhteisiä. Ratkaisuissa hyödynnetään monipuolisesti nykyaikaisia automaatio, ohjelmistorobotiikan ja raportoinnin työvälineitä ja keinoja. Isossa osassa koko hanketta on ydinhenkilöiden kouluttaminen ja opettaminen tunnistamaan milloin modernin automaation, ohjelmistorobotiikan tai tekoälyn avulla kannattaisi lähestyä edessä olevaa prosessikehitystä. Kasvattamalla henkilökunnan osaamista ja ymmärtämistä käytössä olevista tai käyttöön otettavista työkaluista saadaan työntekijät mukaan kehittämiseen ja pohtimaan tapoja, joiden avulla toiminnan tehostaminen ja prosessien kehittäminen on mahdollista. 

Hankkeen tavoitteena on luoda valmiit mallit ja käytännöt (pelisäännöt) joiden avulla kunnan sisäisten, että asiakkaille tuotettavien prosessien kehittäminen on jatkossa ketterää. Tämä on omiaan lisäämään Kuntien digitalisaatiota ja näkyy parempana palveluna niin työntekijöille kuin kuntalaisille. Sähköistämällä perinteiset prosessit voidaan parantaa kun-tien toimintaedellytyksiä muuttuvan maailman haasteissa.

Muut kunnat: Paimio ja Salo

Lisätietoja
Juha Riekkinen, Naantali

2. PaiNaa etätyössä- jokilaaksosta saaristoon

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

PaiNaa etätyössä –jokilaaksosta saaristoon -digikannustinhankkeessa oli tavoitteena kehittää etätyön tekemistä, johtamista ja muita etätyötä tukevia asioita koko Naantalin ja Paimion kaupunkien hyväksi. Lisäksi sähköisen päätöksen teon kehittäminen oli korkealla tavoite listalla, vaikkakin vanhat toimintatavat osoittautuivat paremmaksi.

Hankkeen tavoitteet saavutettiin kirkkaasti. Etätyön tekemiseen luotiin uusi räätälöity hybridityömalli, joka ottaa huomioon yhteisöllisyyden ja etätyön joustavuuden, jonka avulla tuodaan lähityön ja etätyön parhaat puolet esille. Hybridimalliin suunniteltiin myös etätyötä tukevia materiaaleja. 

Näiden lisäksi kaupungille suunniteltiin vetovoimaa lisäävä suunnitelma Co-working tilasta. Ja viimeiseksi toimistotiloille kehitettiin työkalu, jonka avulla voidaan tutkia käyttöasteita ja tätä kautta tehostaa toimistohuoneiden käyttöä. 

Hankkeessa kehitettyjä osa-alueita tullaan hyödyntämään kauas tulevaisuuteen.

Muut kunnat: Paimio 

Lisätietoja
Riitta Luotio, Naantali

Kunta-Akkuna-hanke

Hankkeessa kuntalaisten asiointiin liittyvät eri järjestelmiin pohjautuvat digitaaliset palvelut kootaan yhteen käyttöliittymään eli ns. Kunta-Akkunaan yhden kirjautumisen taakse. Samalla hyödynnetään eri järjestelmiin kuntalaisesta tallennettu taustatieto niin, että Kunta-Akkunassa voidaan tarjota asiointipalveluja kuntalaisten tarve ja elämäntilanne ennakoiden. Tämän mahdollistamiseksi yksinkertaistetaan ja nopeutetaan asiointiin liittyvää palvelu- ja päätöksentekoprosessia. Tuotoksena on kuntarajoista riippumaton toimintatapa eli kaikille kunnille yhtenäiset toimintamallit, työnkulut ja asiointikanava. 

Muut kunnat: Alavieska, Haapajärvi, Haapavesi, Kalajoki, Kärsämäki, Muhos, Oulainen, Pyhäjoki, Sievi kunta ja Ylivieska

Lisätietoja
Liisa Hankonen, Nivala

Koulukuljetuksiin laatua ja joukkoliikenteeseen joustavuutta

Hankkeen kohteena ovat Nokian kaupungin koulukuljetuksiin liittyvä palveluprosessi sekä joukkoliikenteen toimintamallin uudistaminen etenkin haja-asutusalueilla.

Koulukuljetusten palveluprosessin parantamiseen liittyvässä hankkeen osiossa keskitytään koulukuljetuksiin, joita hoidetaan tilausliikenteellä. Hankkeen toisena kohteena on joukkoliikenteen toimintamallin uudistaminen etenkin haja-asutusalueilla. Hankkeen kohteena on tällaisten henkilökuljetusten, jotka kunta tai kaupunki on velvoitettu hoitamaan, avaaminen kaikille avoimeksi joukkoliikenteeksi. Ensisijaisena kohteena nähdään koulukuljetusten avaaminen, mutta myös muiden henkilökuljetusten avaamista halutaan hankkeen aikana tarkastella. Avaamalla henkilökuljetuksia, tässä vaiheessa koulukuljetuksia, myös muille kuin kuljetukseen oikeutetuille henkilöille parannetaan haja-asutusalueille tarjottavaa joukkoliikennettä.

Tavoitteena on, että haja-asutusalueella asuvat voivat hyödyntää koulukuljetusautoja niin päivittäisissä kuin satunnaisissa kulkemisissaan. Hankkeessa pyritään yhdistelemään myös kunnan muita henkilökuljetuksia näihin avoimeksi joukkoliikenteeksi muutettuihin koulukuljetusautoihin.

Lisätietoja
Milla Valkonen, Nokia

Kuntahyppy ePalveluihin

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Digitaalisuuden edistämishankkeen "Kuntahyppy ePalveluihin – Nousiainen, Masku ja Mynämäki mukaan ePalveluiden kehitykseen" tavoitteena on ollut edistää ja kehittää digitaalista asiointia kunnissa. Hankkeen tavoitteena oli toteuttaa erityisesti pieniin kuntiin sopiva yksinkertainen malli siihen, miten kuntalainen voisi "kotisohvaltaan käsin" käyttää kunnan sähköisiä lomakkeita ja asioida kunnan kanssa sähköisesti.

Hankkeessa Nousiainen, Mynämäki ja Masku ovat kehittäneet toimintaansa ja ottaneet käyttöön sähköiset lomakkeet sekä vahvan tunnistautumisen. Hankkeessa on paitsi kehitetty sähköisiä palveluja, erityisesti lomakkeita, myös pureuduttu laajemminkin kuntien toimintaan ja toimintatapoihin sekä pyritty löytämään näihin digitaalisen asioinnin mahdollistavia ratkaisuja. Hankkeen yhteydessä on yhteistyössä kehitetty osana lomakkeiden laadintaa kuntien hallinnollisia prosesseja.

Laaditut lomakkeet mahdollistavat kuntalaisten asioinnin ympäri vuorokauden ja enää heidän ei tarvitse käydä läpi prosessia ”tulosta lomake, täydennä ja allekirjoita, skannaa/postita”. Kunnat tarjoavat edelleen paperisen vaihtoehdon niille jotka eivät syystä tai toisesta pysty käyttämään sähköisiä palveluita, mutta suurelle osalle kuntalaisista sähköiset lomakkeet tuovat arkeen helpotusta. Hankkeessa tehdyillä toimenpiteillä oli tarkoitus uudistaa kuntien toimintatapoja ja palveluprosesseja niin, että palvelut ovat kuntalaisten saavutettavissa digitaalisten palveluiden kautta aiempaa selvästi paremmin.

Muut kunnat: Masku ja Mynämäki

Lisätietoja
Ari Niemensivu, Nousiainen

1. Älykäs asiointi ja osallistuminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Älykäs asiointi ja osallistuminen - hankkeen tavoitteena oli tunnistaa, määritellä ja kehittää asiakkuuden- ja palvelunhallinnan ratkaisuja digitaalisten asiointiprosessien tehostamiseksi. Ratkaisuja kehitettiin niin kuntalaisen kuin kunnan työntekijän näkökulmasta. 

Hankkeen tuotoksena syntyi viisi toimivaa ratkaisua, jotka toimivat alustaratkaisun päällä.  

• Asiakkuuden ja palvelunhallinnan alusta on perusratkaisu, jonka päälle voidaan toimittaa muut ratkaisut. Alustan keskeisiä ominaisuuksia ovat henkilöiden ja organisaatioiden hallinta (asiakasrekisteri), kuntalaisportaali (rajapinta kuntalaisasiointiin) sekä Suomi.fi-palvelut, sisältäen tunnistautumisen ja valtuudet sekä palveluväylän liittymät (y-tunnuksella ja henkilötunnuksella haku).
• Avustukset -ratkaisu sisältää kuntalaisportaalin päälle toteutetun sähköisen avustushakuprosessin ja avustusten käsittelytoiminnallisuudet. Keskeisiä ominaisuuksia ovat lomake avustusten hakuun, prosessi avustusten käsittelyyn, hakemuksiin liittyvät täydennyspyynnöt ja päätösten julkaiseminen hakijalle. Lisäksi hankkeen tuloksena määriteltiin asianhallinnan rajapinta (Dynasty). Rajapinnan toteutus ja käyttöönotto jäi hankkeen ulkopuolelle.
• Työllisyyspalvelut -ratkaisu sisältää asiakasrekisterin kunnan työllisyyspalveluiden asiakkaista sekä asiakkaan palvelupolusta. Ratkaisu auttaa tuottamaan työllistettäville suunnattuja palveluja. Suunniteltuja keskeisiä ominaisuuksia ovat asiakasrekisteri, alkuselvitys ja työllistämispolkujen suunnittelu sekä asiakertomukset ja niiden seuranta. Yrityksille suunnattuna toimintana on kuntalisähakemusten jättäminen sähköisesti. Kuntalisäratkaisu on rakennettu Avustukset-ratkaisun alle, sillä kuntalisähakemuksen käsittelyprosessissa hyödynnettiin avustushakemusprosessia.
• Kotoutumispalvelut -ratkaisu sisältää asiakasrekisterin kunnan kotoutumispalveluiden asiakkaista, heihin liittyvistä aktiviteeteista ja anonyymeistä asiakkuuksista. Ratkaisu auttaa tuottamaan maahanmuuttajille suunnattavia lakisääteisiä kotoutumispalveluita. Suunniteltuja keskeisiä ominaisuuksia ovat asiakasrekisteri, asiakkuuksien elinkaarien hallinta, alkukartoitus ja kotoutumissuunnitelmat, sekä asiakaskertomukset ja niiden seuranta. Lähtökohtana oli luoda työkalu, joka mahdollistaa kotoutumispalvelun asiakkuuden elinkaaren seurannan yhteydenotosta aikanaan tapahtuvaan asiakkuuden päättymiseen.
• Kuntalaispalaute -ratkaisu sisältää kuntalaisportaalin päälle toteutetun sähköisen palauteprosessin ja palautteiden käsittelytoiminnallisuudet. Ratkaisun avulla voidaan kerätä palautteita, kehitysideoita tai vikailmoituksia sekä käsitellä ja julkaista niitä. Kuntalaiset voivat antaa palautetta anonyymina tai tunnistautuneena. Ratkaisu sisältää lomakkeen palautteiden, kehitysideoiden ja vikailmoituksen keräämiseen sekä prosessin palautekäsittelystä sen vastaanotosta vastaukseen. Palautteita ja niihin liittyviä raportteja voidaan julkaista verkkosivulla kuntalaisten nähtäväksi ja kerätä vastauksista tietämyskantaa.
• Osallistuva budjetointi -ratkaisu edistää demokraattista keskustelua ja päätöksenteon prosessia. Taustalla on ajatus siitä, että tavalliset ihmiset pääsevät mukaan päättämään, miten julkisia varoja jaetaan ja käytetään. Ratkaisu sisältää lomakkeen ehdotusten keräämiseen, prosessin ehdotusten käsittelyyn, mahdollisuuden järjestää äänestys ehdotusten kesken, sekä prosessin äänten käsittelyyn ja tulosten julkaisuun.

Hankkeen tulosten kaikkia laajempia vaikutuksia on kokonaisuudessaan vaikea vielä arvioida, mutta tällä hetkellä voidaan todeta, että hankkeessa kehitettyjen ratkaisujen vaikutuksesta.

• kuntalaisten osallisuus paranee kehitettyjen Kuntalaispalaute ja Osallistuva budjetointi -ratkaisujen myötä.
• asukkaiden hyvinvointi paranee, jos arvioinnin perustana on palveluun ohjautumisen sujuvuus (Työllisyyspalvelut- ja Kotoutumispalvelut-ratkaisut) tai hakemusten/yhteydenottojen jättämisen mahdollisuus sähköisesti 24/7 (Avustukset-, Kuntalaispalaute-ratkaisut).
• palveluiden järjestäminen taloudellisesti kestävällä tavalla edistyy, kun palveluja voidaan toteuttaa yhden alustan päälle erillisten järjestelmien sijaan.

Lisäksi hankkeessa edistettiin Suomi.fi palveluiden käyttöönottoa hankkeessa mukana olleissa kunnissa.  

Hankkeen avulla lisättiin eri kuntien välistä yhteistyötä sekä mahdollisuuksia yhdenmukaistaa tarjottavia palveluita ja hakea kokemuksia digitalisaation mahdollisuuksista eri kuntien näkökulmasta. Hankkeen myötä on kehitetty kuntien asiakaspalvelua ja digiaste on noussut palveluissa. Osaamisen jakaminen useamman kunnan kesken tukee muuten pieniä henkilöresursseja. Lisäksi kuntien yhdessä kehittäminen säästää kustannuksissa ja ratkaisut ovat monistettavissa muihin kuntiin. Käyttöönotto kunnassa vaatii pohjalle Sarastia365 alusta – ratkaisun sekä Kunta365-ratkaisun, sisältäen kuntalaisportaalin käyttöönoton. Lisätietoja ratkaisujen käyttöönotosta saa Sarastia Oy:sta. 

Lisätietoja
Piia Nurkka, Nurmijärvi

2. Fiksu kuntastrategia -Kuntastrategian suunnittelu, toimeenpano ja arviointi: tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen prosessien, tavoiteasetannan ja mittaroinnin vertaiskehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Fiksu kuntastrategia (Kuntastrategian suunnittelu, toimeenpano ja arviointi: tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen prosessien, tavoiteasetannan ja mittaroinnin vertaiskehittäminen)
 
Hankkeen tavoitteena oli kehittää strategisten tavoitteiden asettamista, parantaa kyvykkyyttä johtaa strategisten tavoitteiden asettamista ja seurantaa kunnassa, sekä lisätä ymmärrystä ja osaamista tiedolla johdetusta kunnasta kuntastrategian raportointia kehittäen.
 
Hankkeen tuotoksena syntyi teoreettinen yhteenveto strategisesti kyvykkään kunnan tunnuspiirteistä ja toimenpide-ehdotuksia tunnuspiirteiden edistämiseksi (kansallinen tilannekuva), kuntakohtaiset tilannekuvat mukana olleiden kuntien strategiakypsyydestä sekä konkreettisia työkaluja strategiatyön edistämiseksi. Työkaluina kehitettiin kunnan strategisen kypsyyden arviointi -kysely, työpajakokonaisuus kuntastrategiatyöhön, strategiamittaripankki ja kysymyspankki kuntalaiskyselyn luomisen tueksi. Lisäksi hankkeessa tuotettiin toiminnallinen ja tekninen vaatimusmäärittely digitaalisesta strategian seurannan ja raportoinnin työkalusta, sekä toteutettiin prototyyppi työkalusta ja siihen liitetyistä visuaalisista näkymistä, jotka toteutettiin Power BI –visualisointiohjelmalla. Prototyyppiä pilotoitiin Nurmijärven ja Mäntsälän kunnissa todellisella strategian seurantatiedolla.  
 
Hanke lisäsi yleisesti ymmärrystä eri kuntien strategiatyön seurantaan ja toimeenpanoon liittyvistä prosesseista ja käytännöistä. Lisäksi hanke edisti strategista ajattelua, joka erityisesti näkyy osaamisen ja ymmärryksen lisääntymisenä strategian laadintaprosessista, strategian painopisteiden ja mittareiden valinnan tärkeydestä. Myös strategian seuranta kehittyi digitaalisen strategian seurannan ja raportoinnin työkalun pilotoinnin myötä.
 
Hankkeen kokemuksiin perustuen strategiatyön kehittämiseksi kuntien luottamushenkilöille ja asiantuntijoille suositellaan järjestettävän strategiatyöpajoja, joiden tavoitteena olisi puhtaasti osaamisen kehittäminen, vuoropuhelun lisääminen ja jaetun, yhteisen ymmärryksen luominen ennen kuin varsinainen strategiaprosessi käynnistyy. Työpajoissa voidaan hyödyntää hankkeessa kehitettyä työpajakokonaisuutta.

Muut kunnat: Mäntsälä ja Sipoo

Lisätietoja
Piia Nurkka, Nurmijärvi

1. Kuntalaisen modernit digitaaliset asiakaspalvelut yhdessä kehittäen (MODA)

HANKE PÄÄTTYNYT.

Oulu ja Jyväskylä toteuttivat kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmästä rahoitetun yhteisen kehityshankkeen, Kuntalaisen modernit digitaaliset asiakaspalvelut yhdessä kehittäen, MODA. Hankeaikana 26.2.2020-30.11.2021 toteutettiin kaikkiaan 14 pilottia, jotka jakautuivat strategisen, taktisen ja operatiivisen tason pilotteihin. Niissä luotiin uusia ratkaisuja ja malleja asiakaspalveluiden kehittämiseksi ja digitalisoimiseksi.

Hankkeen keskeinen tavoite oli laatia toimintamalli, jolla tähdätään muutokseen kunnan palvelujen organisaatiolähtöisestä toimintatavasta ihmislähtöiseen toimintatapaan. Toimintamallilla vastataan tulevaisuuden kuntalaisen digitaalisen asiakaspalvelun tarpeeseen ja asioinnin paikka- ja aikariippumattomuuteen. Hankkeessa kehitettiin MODA-malli, joka toimii ihmislähtöisten asiakaspalvelujen kehittämisen johtamisen toimintamallina. Ihmislähtöinen kehittäminen varmistettiin integroimalla osallistamisen menetelmät osaksi MODA-mallia. MODA-mallia sovellettiin ja jalkautettiin käytäntöön kaupunkikohtaisesti, ja sen myötä syntyivät Kehto -Kehittämisen toimintamalli Jyväskylässä ja OUTO - Oulun toimintamalli.

MODA-hankkeen päätyttyä molemmissa kaupungeissa jatketaan kehitettyjen Kehto- ja OUTO-toimintamallien käyttöönottoa ja jatkokehittämistä.  

MODA-hankkeessa toteutetut pilotit

1. Digitaalisten asiakaspalvelujen kehittämisen johtamisen toimintamalli
2. Digitaalisten asiakaspalvelujen ja niiden kehittämisen nykytila organisaatioiden näkökulmasta
3. Mystery Shopping -digitaalisten palveluiden nykytila kuntalaisen näkökulmasta
4. Digiohjelma ja tiekartta
5. Kuntalaisten digivalmiuksien lisääminen
6. Työntekijöiden digivalmiuksien lisääminen
7. Robottipuhelut osana kuntalaisten osallistamista
8. eAsiakaspalvelu
9. Suomi.fi hyödyntäminen
10. Sähköinen allekirjoitus moderneissa asiakaspalveluissa
11. Kirjaston digitaaliset asiakaspalvelut
12. Asiakaspalaute mobiilisti
13. Tilojen käytön hyödyntäminen kuntaisille
14. OuluBotin hyödyntäminen asiakaspalvelutoiminnan kehittämisessä

Lue yhteenveto MODA-hankkeen pilottien toteutuksesta ja tuloksista hankkeen lopputiedotteesta.

Muut kunnat: Jyväskylä

Lisätietoja
Jussi Päkkilä, Oulu

2. Kustannuslaskenta 3.0

HANKE PÄÄTTYNYT

Oulun kaupungissa käynnistettiin keväällä 2020 valtiovarainministeriön digitalisaation edistämisen rahoituksella kustannuslaskennan kehittämisen ja automatisoinnin projekti Kustannuslaskenta 3.0. Projektin tavoitteena oli kehittää kustannuslaskentaa niin kaupungin sisäisiin tarpeisiin kuin vastaamaan viranomaisraportoinnin uusiin raportointivaatimuksiin. Projektilla tavoiteltiin kehittämiskohteena olevien laskenta- ja raportointiprosessien digitalisaation kypsyysmallin tilaa 3.0 Prosessien optimointi: Prosessiautomaatio osana prosesseja (Selvitys: Kuntien digipotentiaali löytyy organisaatiorajat ylittävistä asiakaslähtöisistä uusista palveluista - Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminta). Tästä tulee myös projektin työnimi Kustannuslaskenta 3.0.  
 
Projektin tuotoksena otettiin käyttöön kaupungin yhteinen kustannuslaskentamalli, jolla tuotettua aineistoa tullaan hyödyntämään automatisoidun talousraportoinnin jälkilaskentaa edellyttäviin raportointikokonaisuuksiin (KKTPP ja TOTT) sekä kirjanpidon eriyttämislaskelmien laatimiseen. Lisäksi kehitettiin toimialakohtainen laskentamalli suoriteperusteiseen kustannuslaskentaan. Laskennan taustatietoina käytettiin talouden euromääräisen tiedon lisäksi toiminnan tietoa. Yhteinen kustannuslaskentamalli koostuu vyörytystasoista, joissa kustannuksia kohdistetaan laskentasäännöin valituille organisaatio- tai palvelutuotetasoille.
 
Projektiin osallistui talouden asiantuntijoita kaupungin jokaiselta toimialalta. Sisällön määrittelytyön tueksi ja tekniseen järjestelmäkehitykseen hankittiin lisäksi ulkopuolista asiantuntijuutta. Projekti toteutettiin reilun kahden vuoden aikana pääosin työpajamaisena työskentelynä eri asiantuntijoiden kanssa. 
 
Lähtötilanteessa prosessit olivat pitkälti manuaalisia ja vain osin digitaalisessa muodossa. Projekti saatiin päätökseen keväällä 2022. Projektin tuotoksena saatiin automaatiota edistettyä, vaikka laskenta sisältää edelleen jonkin verran manuaalisia työvaiheita. Kehittämistyössä havaittiin, että täydellistä automatisointia ei ole mahdollista tai kannattavaa toteuttaa prosessin jokaisessa vaiheessa. Olennaista on kuitenkin läpinäkyvyyden kasvaminen. Suurin osa tiedoista löytyy suoraan laskentamallista ja laskentaprosessi on jäljitettävissä lähtöaineistoon. Automaation etuna on myös laskentaprosessin nopeutuminen. Kokonaisuudessaan projektin tuotoksia voidaan pitää onnistuneina ja tuotokset vastasivat digitalisaation edistämisen tavoitteisiin niin kaupunki- kuin valtakunnallisella tasolla.
 
Lisätietoja
Henna Myllymäki, Oulu

3. DigiCult - kulttuurikokemukset ja luontokohteet tutuksi datan avulla

Hankkeessa rakennetaan toimintamalli ja tekninen kyvykkyys, jossa kaupunkien ja kuntien sekä muiden tietovarantojen olemassa olevaa tietoa hyödynnetään kuntien palveluiden digitalisaatiossa. Hankkeen aikana yhdistetään tietoa, jolla erityisesti kulttuuripalveluiden ja kunnan eri elämyksiä ja vapaa-aikatarjontaa kootaan yhteisen tietovarannon kautta saataville eri digitaalisiin palvelualustoihin. Samalla metatietoihin tuodaan paikkatietoa, jolloin tietoa voidaan esittää nyt osin vaikeasti löydettävää tietoa paremmin sekä kuntalaisille kuin matkailijoille. 

Hankkeessa syntyvä DigiCult on paikkatietopohjainen Oulun, Kuusamon ja Espoon tapahtumien, kulttuuri- ja luontokohteiden, ja piilossa olevien kiinnostavien reittien, paikkaan sidottujen suunnitelmien ja muun kuntalaisia ja matkailijoita kiinnostavan tiedon kokoava palvelualusta ja tietovaranto. 

Muut kunnat: Espoo ja Kuusamo

Lisätietoja
Atte Karjalainen, Oulu

4. Kaavan tuottaminen vakioidun tietomallin mukaisena eri ohjelmistoin

Hankkeella luodaan kuntiin kyvykkyys tuottaa asema- ja yleiskaavoja valtakunnallisen tietomallin mukaisena eri ohjelmistoilla yhteistyössä kuntien ohjelmistotoimittajien kanssa. Tietomallia koeajetaan käytäntöön kuntien todellisissa kaavoitushankkeissa. Uusien kaavojen lisäksi luodaan prosessit vanhojen kaavojen ajantasaistamiseen. Hankkeen lopputuloksena on käyttöönotettu tiedontuotannon prosessi eri paikkatieto-ohjelmilla sekä niihin liittyvä dokumentaatio ja ohjeistus.

Muut kunnat: Espoo, Hyvinkää, Kirkkonummi, Lahti, Lappeenranta, Lohja, Paimio, Porvoo, Raasepori, Tampere, Uusikaupunki, Vantaa, Tyrnävä, Viitasaari, Pihtipudas

Lisätietoja
Paula Paajanen, Oulu

5. Kasvua ja elinvoimaa laadukkailla kunnan digitaalisilla palveluilla -KASELLI

HANKE ON PÄÄTTYNYT

"Kasvua ja elinvoimaa laadukkailla kunnan digitaalisilla palveluilla” -hankkeen (”Kaselli”) tavoitteena oli kehittää Sarastia365-alustalle toteutettujen avustus- ja elinvoimaratkaisujen digitalisaatiota. Pääpaino oli tietoaineistojen paremmassa kuvaamisessa, osaamisen kehittämisessä sekä uusien, teknisten osakokonaisuuksien/-palveluiden toteuttamisessa ja niiden käyttöön-otossa. Mukana olevien kuntien yhteistyöllä haettiin yhdenmukaisia toteutuksia ja hyödynnettiin suomi.fi -palveluita, jotka Sarastia365-alustan kautta voivat levitä muidenkin suomalaisten kuntien käyttöön. Sarastia365-alusta oli kaikilla hankkeen osallistujakunnilla käytössä hankkeen alkaessa.

Hankkeessa tuotettiin 48 pientä tai suurta osatulosta, joiden avulla saatiin käyttöön uusia palveluita, rikastettiin Sarastia365-alustaa, parannettiin kuntien tietoaineistojen laatua sekä kehitettiin kuntien työntekijöiden osaamista käyttää ratkaisua ja kyvykkyyttä tukea palveluita käyttäviä loppuasiakkaita. Lisäksi hankkeessa kehitettiin ja kokeiltiin asiakasohjeita ja -opastusta useilla eri tavoilla, joiden parhaita käytäntöjä jaettiin kuntien kesken. Nämä osatulokset saatiin vietyä tuotantoon. Tulosten takia hanke arvioitiin onnistuneesti toteutuneeksi. Hankkeen jälkeiselle ajalle jäi vielä toteutettavaksi tai viimeisteltäväksi muutamia hankkeen aikana jo pitkälle suunniteltuja kokonaisuuksia. Niiden toteutusta varten hankkeessa mukana olleet kunnat sopivat yhteydenpidosta.

Muut kunnat: Nurmijärvi, Porvoo

Lisätietoja
Jussi Keskinarkaus, Oulu

1. Varhaiskasvatuksen digitaalinen palveluprosessi

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Varhaiskasvatuksen digitaalinen palveluprosessi –hankkeessa kaksi pienehköä kuntaa, Paimio (n. 11 000 asukasta) ja Sauvo (n. 3 000 asukasta) ovat kehittäneet omaa varhaiskasvatuksen palveluprosessiaan 2020-luvulle ja digitaaliseen toimintaympäristöön. Lähtökohtanamme oli ajatus siitä, että kun maamme kuntien mediaanikoko on noin 6 100 asukasta, mutta jokaisen kunnan vastuulla on varhaiskasvatuksen järjestäminen ja siihen liittyvä hallinto, on tietojärjestelmäkehittämisessä pyrittävä eheisiin ja toimiviin kokonaisuuksiin, jotka ovat sekä asiakkaille että kunnille mahdollisimman loogisia jatkumoja, ja myös helposti käyttöön otettavissa. 
 
Toiminnanohjaus
 
Hankkeessa toteutimme varhaiskasvatuksen palveluprosessin muutoksen uuteen sähköiseen toiminnanohjausjärjestelmään eli Wilma-toiminnanohjausjärjestelmään. Wilma on ollut jo aiemmin käytössä sekä Sauvon kunnassa että Paimion kaupungissa esiopetuksessa ja peruskoulussa, ja Paimiossa myös lukiossa. Järjestelmää on kehitetty hankkeen avulla omana työnä sekä yhteistyössä ohjelmistotoimittajan kanssa niin, että kunnille voidaan jatkossa tarjota toimiva tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa on huomioitu varhaiskasvatuksen hallinnon vaatimat toiminnallisuudet helposti käyttöön otettavana järjestelmänä.  
Samalla koko opetuksen elinkaari saatiin saman ohjelmakaton alle. Huoltajalle näkymä on jatkossa samanlainen riippumatta siitä, onko huollettava päiväkodissa vai lukiossa. 
 
Mikä muuttui?

Paperikirjaukset vaihtuivat sähköisillä alustoilla tehtäviin kirjauksiin. Viestintää ei hoideta enää huoltajille sähköpostilla, vaan tietoturvallisesti Wilma-sovelluksen kautta. Kaikki lomakkeet löytyvät nyt yhdestä paikasta ja niiden päivittäminen on helpompaa.  
 
Kunnallisen varhaiskasvatuksen henkilökunta on kirjannut lapsen saapumis- ja lähtöajat sekä poissaolot elokuusta 2021 alkaen omalla sovelluksella. Läsnäolotiedot siirtyvät päiväkirjamerkintöinä varhaiskasvatuslaskutukseen. Sovelluksesta muidenkin ryhmien työntekijät näkevät hakutilanteessa tarvittaessa tärkeät tiedot lapsen päivän kulusta. Sovellus tulee käytännössä korvaamaan nykyiset päiväkirjakäytännöt. 
 
Kehitystyö jatkuu

Paimion kaupunki ja Sauvon kunta päivittivät varhaiskasvatuksen toimintatavat digitalisaation avulla tehokkaimmiksi ja asiakasystävällisimmiksi. Tarkoituksena on siirtää kaikki varhaiskasvatuksen palveluprosessit paperimaailmasta sähköisiksi ja kehitystyö jatkuu vielä.

Lisätietoja
Hilkka Koret, Paimio

2. Varsin Digi

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Varsinais-Suomesta viisi kuntaa lyöttäytyi yhteen tiedonhallintalain täytäntöönpanon merkeissä ja näin syntyi Varsin Digi -hanke. Hankkeen isäntäkuntana toimi Paimion kaupunki ja tasavertaisina kumppaneina Naantalin, Paraisten, Raision ja Salon kaupungit. Kaikilla hankekunnilla on käytössään sama asianhallintaohjelma ja kaikki ovat Kuntien Tiera Oy:n osakkaita.
Hanketta voidaan kuvata pöytänä, jonka pöytälevynä on laki julkisesta tiedonhallinnasta ja neljänä pöydänjalkana tiedonhallintamalli, integraatiot ja migraatiot, paperiaineistojen kartoitus ja digitointi sekä asiantuntijapalvelut ja koulutus. Hanke tukevoitti jokaista pöydänjalkaansa tasapuolisesti, kehittäen toimintaa ja oppien paljon toisiltaan.

Hanke oli menestys monellakin eri tavalla; hankkeen aikana tiedonhallinta ja tietohallinto lähentyivät toimintoina huomattavasti, hankkeessa aikaansaadut toimenpiteet olivat vaikutuksiltaan suuria ja kuntien huikea yhteistyö tulee jatkumaan. Toisaalta hanke osoitti riippuvuuden, suunnitelmallisuuden ja aikataulutuksen tärkeyden järjestelmätoimittajien kanssa.

Lisätietoja
Pauliina Lund, Paimio

Pienen kunnan sähköiset palvelut ajasta ja paikasta riippumatta

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Digitalisoimme palveluja, yhdistämme ihmisiä: askeleet otettu kohti digitaalisempaa Kainuuta

Paltamon, Puolangan, Kuhmon, Hyrynsalmen, Ristijärven ja Suomussalmen yhteinen digitalisaation kehittämiseen tähtäävä kaksivuotinen hanke päättyi menestyksekkäästi marraskuussa. Hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa oli mukana Sofigate Oy. Valtiovarainministeriön tukeman Pienen kunnan sähköiset palvelut ajasta ja paikasta riippumatta -hankkeen tavoitteena oli tukea Kainuun kuntien digitaalisuuden kehittymistä, vahvistaa kuntien välistä yhteistyötä sekä edistää kuntien kykyä hyödyntää nykyaikaisia teknologiaratkaisuja tehokkuuden ja asiakaskokemuksen parantamiseksi. Hankkeen aikana saavutettiin merkittäviä edistysaskeleita digitaalisten palveluiden, toimintamallien ja osaamisen kehittämisessä.

Hankkeen keskeiset tulokset ja saavutukset
Hankkeen aikana muodostettiin kuntien välinen digikehittämisyhteistyön malli, joka edistää sähköisten palvelujen yhteiskehittämistä. Lisäksi hankkeen aikaan edistettiin konkreettisia digikehittämiskohteita, mukaan lukien sähköinen arkistointi, sähköinen allekirjoitus ja Suomi.fi-palvelutietovaranto. Kehittämisen tavoitteena oli palveluprosessien manuaalisen työn vähentäminen, toimintamallien yhtenäistäminen sekä kuntalaisille suunnattujen palvelujen parantaminen. Hankkeen aikana kuntien välinen yhteistyö tiivistyi ja myös digiosaamisen kehittämiseen panostettiin laajasti. Hankkeeseen osallistuneiden kuntien henkilöstö ja johto osallistuivat työpajoihin ja koulutuksiin, joissa käsiteltiin digitalisaation ajankohtaisia teemoja ja mahdollisuuksia. Koulutukset tarjosivat henkilöstölle konkreettisia valmiuksia digitalisaation hyödyntämiseen ja sähköisten palvelujen käyttöön, mikä näkyy sekä kuntien sisäisen toiminnan että asiakaspalvelun parantumisena.

Kohti digitaalisempaa Kainuuta
Onnistunut hanke osoitti, että kuntien digitalisaatioon tarvitaan strategista yhteistyötä, henkilöstön vahvaa sitoutumista ja suunnitelmallista osaamisen kehittämistä. Näillä perusteilla Kainuu on valmiina vastaamaan tulevaisuuden kuntapalveluiden vaatimuksiin entistä tehokkaammin ja vaikuttavammin.

Muut kunnat: Kuhmo, Suomussalmi, Puolanka, Ristijärvi, Hyrynsalmi

Lisätietoja
Petra Tolonen, Paltamo

Den IT-smarta kommunen

PROJEKTET HAR AVSLUTATS.

I projektet kartlades och implementerades “köpkorgs”-funktionen inom de deltagande organisationernas ekonomiprocesser. Genom projektet utökades och förbättrades de kommunala e-tjänsterna hos de deltagande parterna i projektet, samt möjliggjorde nätbetalningar på kommunernas hemsidor. Båda kommunerna tog i bruk bokning och betalning på nätet av båtplatser. Dessutom togs i bruk en annan mindre portal för att öka den elektroniska kontakten till kommunen. Kimitoöns kommun tog i bruk tjänsten där kommuninvånarna kan anmäla fel, bl.a gatulampor som inte lyser. Den här tjänsten fanns redan hos Pargas stad.

Många andra alternativ för en it-smartare kommun utreddes, såsom utrymmesbokningar, bibliotekens förseningsavgifter samt medborgarinstitutets kursbetalningar, men inom projekttiden kunde de inte förverkligas. 

Tilläggsuppgifter:
Camilla Melen, Pargas stad

Kuntien yhteistyönä kohti sähköistä kokousta

Pohjoissavolaisena kuntayhteistyönä toteutettavan hankkeen tavoitteena on uudistaa hallinnon ja toimielinten sähköistä päätöksentekoa ja sitä tukevia prosesseja. Hankkeen keskiössä ovat sähköisen toimintaympäristön hyödyntäminen ja asianhallintajärjestelmään kytkeytyvä sähköisen asiakirjatiedon käyttö, hallinnointi ja jakaminen.

Muut kunnat: Kiuruvesi ja Vieremä

Lisätietoja
Kirsi Väänänen, Pielavesi

LUMINA

LUMINA-hanke on Pietarsaaren kaupungin, Pietarsaaren SOTE:n ja Vaasan kaupungin yhteinen kehityshanke, jonka tavoite on organisaatioiden sisäisten ja ulkoisten prosessien kehittäminen ja yhtenäistäminen siten, että pystytään hyödyntämään talous- ja HR-tehtävien tehostaminen automatisoinnilla, sekä tulevaisuudessa robotiikkalla ja tekoälyä hyödyntämällä

Muut kunnat: Vaasa

Lisätietoja
Mari Lintula, Pietarsaari

Pohjois-Karjalan kuntajohdon tiedolla johtamisen kehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Hankkeessa perustettiin Pohjois-Karjalan 13 kunnan johdolle suunnattu tietoalusta, mihin koottiin keskeistä johdon tarvitsemaa dataa. Tämä aineisto päivittyy sitä mukaa kun uusinta tietoa on saatavissa, tietolähteenä ovat mm. Tilastokeskus, Valtiokonttori, verottaja ja Kela. Kuntajohdon toiveen mukaisesti aineistosta on saatavissa tuoreinta tietoa vaikkapa verotilityksiin, valtionosuuksiin, osavuosituloksiin tai väestökehitykseen sekä työmarkkinatilanteeseen liittyen. Aineistoa on jalostettu ja havainnollistettu vertailun helpottamiseksi Power Bi -ohjelman raporttimalleilla tiedolla johtamisen edistämiseksi.

Vaikka hanke on päättynyt, niin tietoalustan ylläpitoa ja kehittämistä jatketaan maakuntaliiton ja kuntien omistaman tietotekniikkayhtiö Meitan voimin. Kuntien osoittamien resurssien puitteissa on mahdollista lisätä erinäisiä tietosisältöjä, kuten mm. uusiin tehtäviin liittyviä terveyden edistämisen indikaattoreita tai TE-palvelusiirtoa tukevia työmarkkinatietoja. Myös elinvoimatehtävää tukevia aineistoja voidaan lisätä vaikkapa eri toimialojen liikevaihtokehityksestä. Edellä mainituista jatkokehityspoluista on jo hankkeenkin aikana tehty suunnitelmia. Jatkotyötä seuraamaan perustettiin myös ns. omistajaohjaustyöryhmä, joka paitsi suunnittelee jatkoa, toimii myös linkkinä kuntajohtoon päin. Näillä toimilla turvataan se kielteinen ilmiö, että usein hankkeen päätyttyä saavutetut tulokset pikkuhiljaa häviävät ja kehitystyö pysähtyy. Jatko on tietoalustan omistavien kuntien hallussa ilman konsulttisidonnaisuuksia, ja ylläpidon kustannukset tietoalustasta jäävät kohtuullisen alhaisiksi kuntakonsernin sisäisillä toimilla.

Lisätietoja
Seppo Tiainen, Pohjois-Karjalan maakuntaliitto                                                                              

1. Hankkeiden ja kaavojen käsittely ja julkisuus asianhallinnassa

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tavoitteena oli selventää kaavoituksen eri vaiheita ja niiden julkaisua verkossa. Samalla luotiin erilaisille hankkeille sopiva julkaisujärjestelmä.  Käytännössä esimerkiksi kaavojen julkaisu tapahtuu samalla, kun asioita viedään päätöksentekoon asianhallintajärjestelmässä. Kaavan edetessä eri vaiheet asettuvat julkaisusivulle oikeisiin kohtiin sekä asiakirjat ja muut päätöksentekoaineistot oikeiden vaiheiden alle. 

Aiemmin kaavojen vaiheet ja aineistot vietiin kuntien verkkosivuille manuaalisesti. Nyt kaavat ja erilaiset hankkeet voidaan lisätä samaan paikkaan kuin esimerkiksi kuntien esityslistat ja pöytäkirjat. Tuloksena on asiakokonaisuuksien parempi saavutettavuus ja päällekkäisen työn sekä virheiden väheneminen. 

Järjestelmä luotiin yhteistyössä mukana olleiden kuntien kanssa. Järjestelmän myyjänä toimi Kuntien Tiera Oy ja toimittajana Fujitsu Finland Oy.  

Muut kunnat: Aura, Enontekiö, Hollola, Järvenpää, Kajaani, Kangasniemi, Muonio, Padasjoki, Puumala, Vesilahti

Lisätietoja
Kaija Laurila, Pori

Kaavat Porin nettisivulla

2. Digiakatemia 2.0

Tammikuussa 2023 käynnistyy ensimmäinen Porin, Seinäjoen, Porvoon ja Jämsän kaupunkien yhteinen Digiakatemia koulutus. Digiakatemiassa koulutetaan kaupungin henkilöstöstä digitalisaation osaajia (digital champions), jotka pystyvät omissa organisaatioissaan vievään läpi digitalisaatiohankkeita ja tukemaan digitalisaation käytännön toteutusta kaupungeissa.

Digiakatemian tavoitteena on tukea organisaation käytännön prosesseja ymmärtävää henkilöstöä ja antaa heille työvälineitä ja rohkeutta digitalisaation läpiviemiseen. Käytännön prosesseilla tarkoitetaan esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja koskien tilauksesta ostolaskuun, myyntilaskuprosessia kokonaisuutena, rakennusluvan hakemista ja sen päätöksentekoa.

Digiakatemiassa koulutettavista osaajista ei kouluteta tietotekniikan ammattilaisia, vaan ennemminkin organisaation sisäisiä muutosjohtajia, jotka toteuttavat organisaation johdon strategisia linjauksia ja tukevat mm. tietohallinnon toimintaa.

Muut kunnat: Seinäjoki, Porvoo, Jämsä

Lisätietoja
Ilkka Manninen, Pori  
                                               

1. Keskusteleva tekoäly asiakaspalvelussa

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Keskusteleva tekoäly asiakaspalvelussa 2020-2021
Keskustelevaan tekoälyyn perustuva digiassistentti (Kunta-Kati) vastaa kuntalaisten kysymyksiin verkossa. Digiassistentti palvelee, toisin kuin ihmiset, vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Koska digiassistentti on vasta aloittanut työt kunnassa on häntä ja hänen työtovereitaan opetettava siihen, miten digiassistentti ja työntekijä parhaiten toimivat yhdessä kuntalaisen hyväksi. Digiassistentti hakee vastaukset kysymyksiinsä mm. kansallisesta palvelutietovarannosta (PTV) ja kuntien ja kaupunkien yhteisestä aihekirjastosta ja antaa kunta/kaupunkikohtaiset vastaukset loppukäyttäjälle (chattaajalle).

Muut kunnat: Järvenpää, Kauniainen ja Riihimäki

Hankkeen tuotokset:

1. Kehitimme digiassistenttia, jotta se palvelisi kuntalaisia paremmin suomeksi → digiassistentti osaa vastata oikein melkein jokaiseen kysymykseen. Jos digi-assistentti ei osaa vastata, kysymys ohjautuu asiakaspalveluchattiin arkisin klo 9-11. 
2. Kehitimme digiassistenttia, jotta se palvelisi kuntalaisia ruotsiksi. Aiemmin digiassistentti ei puhunut ruotsia lainkaan. Jos digi-assistentti ei osaa vastata, kysymys ohjautuu asiakaspalveluchattiin arkisin klo 9-11. 
3. Kehitimme digiassistenttia, jotta se palvelisi kuntalaisia englanniksi. Aiemmin digiassistentti ei osannut vastata englanniksi, mutta tunnisti että kyseessä oli vieras kieli. Jos digi-assistentti ei osaa vastata, kysymys ohjautuu asiakaspalveluchattiin arkisin klo 9-11.
4. Kehitimme palvelutietovarannosta saatavia hyötyjä kunnille. Digiassistentti hakee kunnan päiväkodit, koulut, kirjastot ja terveysasemat palvelutietovarannosta. 
5. Kehitimme digiassistentin kuulun ymmärrystä. → Pilotoimme asiointikanavana puhepalvelua ja digiassistentillä on valmiudet vastata puheeseen 24/7. Digiassistentin tietämyskanta on vastaava kuin itsepalvelussa, painottuen työllisyyspalveluiden kuntakokeiluun. 
6. Digiassistentti integroitiin live chat -palveluun, mahdollistaen kaupungin asiantuntijoiden osallistuminen keskusteluun, kun digiassistentti ei osaa vastata
7. Kehitimme organisaation ymmärrystä ja osaamista tekoälyn kehittämisessä, jotta mahdollistaisimme mahdollisimman hyvän ja tehokkaan asiakaspalvelun. → tekoälykursseja ja koulutuksia suoritettiin organisaatiossa sekä luotiin oppimispolku. Luotiin keskusteleva tekoäly asiakaspalvelussa -käsikirja. 
8. Luotiin asiakaspalvelun HITL-AI-malli kunnille. → kuntien yhteinen toimintamalli: Ihmisen ja tekoälyn vuorovaikutus asiakaspalvelussa. HITL toimintamalli käsittää kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin asiakaspalvelun ydinprosessit ja palvelutasot, ketterän kehittämisen arvovirrat ja kehittämissyklin, palvelumuotoilun avulla johdetun asiakkaan palvelupolun (BusinessModelCanvas) ja Service blueprint –viitekehyksen avulla on yhdistetty palvelu, asiakkaan palvelupolku sekä palveluhallinta. 
9. Kehitimme analytiikkaa --> analytiikkanäkymä, joka mahdollistaa ketterän kehittämisen.
10. Loimme kuntien välisen kommunikaation ja yhteiskehittämisen mahdollistavan alustan ja hallintamallin. 
11. Kartoitimme kuntien integraatio ja tietotarpeita sekä kansalliseen AuroraAI –verkostoon liittymistä.

Hankkeen aikana luovuttiin vanhasta sääntöpohjaisesta chatbot -ratkaisusta ja hankekuntien kesken vastattiin itsepalvelun avulla 195 307 viestiin ja 86 620 keskusteluun. Ratkaisu ohjasi kysyjän toimintojen kautta 27 804 kertaa ja ulkoisiin verkkosivuihin 37 342 kertaa. Viisi useimmiten keskusteluissa olevaa muuttujaa koski kunnan palveluita yleensä, koulutusta, terveyspalveluita, urheilua ja ulkoilua sekä koronavirusta. Puheluiden tai käyntien määrää asiakaspalvelupisteillä ei voida suoraan mitata, koska korona-aikana palvelut olivat osittain suljettuja. Palvelupyyntöjen määrää ei voida myöskään suoraan mitata, koska samaan aikaan on ohjattu enemmän asiakkaita digitaalisiin kanaviin. Työajansäästöä on haettu myös hyödyntämällä palvelutietovarantoa myös muissa palveluissa (verkkosivut, AuroraAI ja YritysDigi sekä Laatupalvelut -työkalut). Vaikuttavuutta arvioidaan viiden kategorian mukaan: Laatu, talous, asiakastyytyväisyys, henkilöstötyytyväisyys ja elinvoima. Vaikuttavuuden mittareita on mm. digiaste ja asiakaskokemus.

Lisätietoja
Eveliina Keski-Koukkari, Porvoo

2. Taiteen perusopetuksen digiloikka

Taiteen perusopetuksen saatavuuden parantaminen sekä digitalisaation hyödyntäminen oppilaitoksen toimintaympäristössä verkossa tapahtuvan oppimisen ja opetuksen avulla. Parannetaan taiteen perusopetuksen musiikinopetuksen saatavuutta etänä tapahtuvan opetuksen ja oppimisen avulla. 

Luodaan mittareita, joiden avulla voidaan arvioida opetuksen ja oppimisen laatua sekä palveluiden saatavuutta ja laatua, mutta myös digitaalisten palveluiden vaikuttavuutta sidosryhmien välillä. Päätavoitteena on vaikuttaa nimenomaan palveluiden saatavuuteen sekä opetuspalveluiden laadun parantamiseen digitalisaation avulla. Palvelut ovat sopimuskuntien kuntalaisten, koululaitosten sekä musiikkioppilaitoksen oppilaiden saatavilla. Sähköisillä palveluilla haetaan myös säästöä ajankäytön ja matkakulujen osalta, sillä osa oppilaan ja opettajan kohtaamisesta ja opetuksesta voidaan hoitaa etänä. Etämahdollisuudet vähentävät myös yksityisautoilua toimipisteiden välillä joka vähentää autoilun päästöjä. 

Hankkeella haetaan laajaa vaikuttavuutta, sillä digitalisaatio mahdollistaa opetuspalveluiden saatavuuden laajemmin kuin perinteinen lähiopetus. Palveluista tiedotetaan koko suomen musiikkioppilaitosverkosto. 

Suomen musiikkioppilaitosliiton kautta (SML) ja näin haetaan lisää yhteistyömahdollisuuksia valtakunnallisen musiikkioppilaitosten digitalisaation kehittämistä varten. Myös tuotteistamista hyödynnetään. 

Kartoitetaan miten oppimista ja opettamista sekä sidosryhmien välistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta voisi edistää digitalisaation keinoin – tavoitteena luoda oppimista ja opetusta tukevia käytänteitä, materiaaleja sekä oppimisympäristöjä, joilla vaikutetaan parantavasti sidosryhmien väliseen yhteistyöhän ja tavoitettavuuteen.

Muut kunnat: Lapinjärvi, Loviisa, Mäntsälä, Pornainen ja Pukkila sekä lisäksi yksityinen kumppanioppilaitos Keravan musiikkiopisto

Lisätietoja
Pekka Suominen, Porvoo

3. Yhteistyöstä tehoa - Verkkomaksamisen käyttöönotto 12 kunnan yhteisvoimin

Hankkeen tarkoituksena on verkkomaksamisen käyttöönotto ja projektityön kehittäminen 12 keskisuuren ja pienen kunnan kesken.

Muut kunnat: Askola, Hanko, Inkoo, Lapinjärvi, Loviisa, Myrskylä, Pornainen, Pukkila, Raasepori, Sipoo ja Siuntio

Lisätietoja
Seija Kivelä, Porvoo (Porvoon kaupunginkirjasto)

4. Digimatkalla kohti tiedolla johdettua organisaatiota

Hankkeen tavoitteena on saada kuntien digitaaliset taidot ja kulttuuri vastaamaan niiden digitaalisten järjestelmien/infrastruktuurin tarjoamia mahdollisuuksia. Tämä saavutetaan kehittämällä tiedolla johtamisen ja tavoitejohtamisen valmiuksia sekä samalla varmistaa johtamisessa tarvittavien tietojen laatu, käytettävyys sekä kansallinen yhteen toimivuus. Hanke edistää avointa ja läpinäkyvää päätöksentekoa tekemällä siitä faktapohjaista sekä rakentamalla yhteistä tilannekuvaa. Se varmistaa strategisen muutoksen toteutumisen ja päätösten systemaattisten ja laaja-alaisen vaikuttavuuden seurannan. Samoin se mahdollistaa uudenlaisten ratkaisujen löytämisen sekä tehostaa toimintaa karsimalla manuaalista, päällekkäistä työtä.

Muut kunnat: Kauniainen ja Lohja

Lisätietoja
Ann-Sofie Nylund, Porvoo 

Posion ja Ranuan kuntien digitalisaation edistämishanke

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tavoitteena oli aloittaa kehitystyö perusasioista, jonka jälkeen toimintamallien ja prosessien jatkokehittäminen helpottuu. Seuraavia perusasioita saatiin konkreettisesti edistettyä: valtuustosalien kokoustekniikka nykypäivän vaatimusten mukaisiksi, tilanvarausjärjestelmien käyttöönotto, koulutuksia erityisesti etätyöohjelmien monipuolista käyttöä ja nettisivujen saavutettavuutta edistämään. Erilaisten toimintatapojen ja prosessien kehittäminen oli molemmissa kunnissa jo aloitettu, mutta muutokset etenevät hitaasti ja osittain ilman tarkempaa kokonaissuunnitelmaa. Hankkeessa tehty Posion kunnan digitalisaatiotilanteen kokonaistarkastelu mahdollistaa jatkossa digitalisoinnin suunnitelmallisemman edistämisen ja helpomman tilannekatsauksen tekemisen päivitettävän digitalisaation tiekartan avulla. 

Hankkeen avulla saatiin paljon tietoa uusista ja erilaisista digitaalisista ratkaisuista ja järjestelmistä. Pienen kunnan resurssit ovat rajalliset sekä henkilöstön että käytössä olevien järjestelmien suhteen. Tämä vaikutti siihen, että toimintatapoja saatiin digitalisoitua toivottua pienempi määrä. Hankkeen myötä kunnassa ollaan kuitenkin valmiimpia ottamaan käyttöön uusia toimintatapoja ja ajattelemaan asioita uudella tavalla, joka sitten helpottaa jatkossa prosessien eteenpäin vientiä ja automatisointia. 

Muut kunnat: Ranua

Lisätietoja
Tiina Alasirniö, Posio

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

”Digitaalinen tulevaisuus eri kokoisissa kunnissa” -hanke (”DIGITEK”) on viiden kunnan yhteishanke, joka toteutettiin ajalla 1/2021–11/2022. Projektissa tavoiteltiin kunnille uutta, modernia ja palvelevaa toimintakulttuuria ja toimintamalleja, jotka olisivat hyödynnettävissä myös muissa kunnissa.
Hanke jaettiin viiteen eri osa-alueeseen, joista jokaisessa pyrittiin edistämään digitaalisiin toimintatapoihin siirtymistä
• Materiaali sähköiseen päätöksentekoon
• Sähköinen päätöksenteko
• Kuntalaisten palveluiden digitalisointi
• Kuntalaisdemokratian digitalisointi
• Etätyö ja monipaikkainen työ

Toteutettavaksi valittiin paljon pieniä parannuksia ja hankkeessa kantavana ajatuksena olikin laittaa ”perusasiat kuntoon” ja valita ratkaisuja, jotka varmimmin jäävät käyttöön kunnassa myös hankkeen päätyttyä. Käytännössä tämä tarkoitti toimenpiteitä kohdistuen tiedonhallintaan ja saatavuuteen, perusprosessien digitalisointia, etätyön mahdollisuuksien ja ratkaisujen edistämistä sekä olemassa olevien työkalujen laajempaa hyödyntämistä tai niiden käytön uudelleenarviointia. Hankkeessa lisättiin myös tietoa, osaamista ja ymmärrystä digitaalisista ratkaisuista.

Muut kunnat: Lohja, Virrat, Kuhmoinen ja Karkkila

Lisätietoja
Mikko Salmela, Pälkäne

Järjestelmät palvelemaan ihmisiä

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Hankkeen tavoitteet ja niihin liittyvä toteuma on esitelty alla.

Tavoite 1: Tietoaineistojen laadun parantaminen -> Tiedonhallintamallin laadun parantaminen

Toteuma: Tavoite muotoiltiin uusiksi hankkeen alkupuolella. Tämä johtui esille nousseesta tarpeesta lähestyä aihetta laajemman kokonaisuuden kautta. Tiedonhallintamallin hyödynnettävyydestä ja laadusta tehtiin useita dokumentoituja löydöksiä hyödynnettäväksi. Lisäksi hanke oli puhujana kyseisestä aiheesta useita kertoja hankkeen aikana. Tavoite saavutettu!

Tavoite 2: Digitalisaation osaamisen kehittäminen

Toteuma: Teimme useita koulutusvideoita hyödynnettäväksi. Lisäksi pelillistimme tiedonhallintamallin terminologiaa ja loimme siihen sanakirjan. Myös tekoälyyn liittyen tuotettiin työpajoja strategian ja politiikan laadinnan tueksi sekä dokumentoitiin pilottikokemukset. Tavoite saavutettu!

Tavoite 3: Prosessien automatisointi (sis. prosessin automatisoinnin askeleiden ymmärtämisen, pilotoinnin ja testauksen sekä prosessin automatisoinnin)

Toteuma: Automatisoinnin askeleiden ymmärrystä lisättiin koulutuksin ja työpajoin. Pilotointia ja testausta päästiin tekemään useampaan organisaatioon käyttäjäoikeuksien hallinnan automatisointiin liittyen. Valmis prosessin automatisointi jäi vielä hankkeen jälkeiselle ajalle, mutta siihen askelmerkit ovat selvät Joki ICT:n kanssa. Tavoite saavutettu!

Hankkeen tulokset on koottu osoitteeseen japihanke.fi 
Raahen kaupunki ylläpitää sivua vuoden 2027 alkuun saakka.
 

Muut kunnat: Alavieska, Kalajoki, Kempele, Kärsämäki, Liminka, Lumijoki, Muhos, Nivala, Oulainen, Reisjärvi ja Siikajoki

Lisätietoja
Kari Väyrynen, Raahe

Työalustoja virtaviivaistamalla hyvinvointia ja elinvoimaa koko Rauman seudulle

Työalustoja virtaviivaistamalla hyvinvointia ja elinvoimaa koko Rauman seudulle –hanke jakaantui kahteen osahankkeeseen: Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäuudistus sekä Tiedolla johtaminen. Tavoitteena oli pyrkiä yhtenäisiin järjestelmäkokonaisuuksiin ja tehokkaisiin, taloudellisiin ja vaikuttaviin prosesseihin sekä hyödyntää kertaalleen kerättyä dataa useissa käyttötarkoituksissa yhteisen tietokannan ja johdon työpöydän avulla, kuvata tietojohtamisen toimintamalli tiedon hallinnan ja tiedolla johtamisen tueksi.

Vaatimusmäärittelyissä ja tarjouksien laatimisessa käytettiin apuna konsulttia. Tarkoituksena oli, että järjestelmäuudistus toteutetaan kuntayhtiöiden kautta ns. inhouse –hankintana. Kuntayhtiöiden järjestelmäpalvelun tarjoamaa selvitettiin pyytämällä yhtiöiltä ehdotukset järjestelmäpalvelusta sekä järjestämällä demotilaisuudet. Konsultin suositukset olivat, että Unit4 ERP -järjestelmäkokonaisuus on suositeltavaa lähteä ottamaan käyttöön taloushallinnon (sis. sopimuslaskumoduuli), hankintojen ja johdon työpöydän osalta siten, että taloushallinto on käytössä vuoden 2022 alusta. Palkka-ja henkilöstöhallinnon osalta annetaan Unit4 HR:n vakiintua toiminnassaan. Vuoden kuluttua kannattaa tehdä palkanlaskennan asiantuntijoiden kanssa uusi tutustuminen järjestelmään.
Prosessien nykytilat käytiin työryhmissä läpi ja kuvattiin ARC –ohjelmaan kuntien viitearkkitehtuurin mukaisesti. Hankkeeseen otettiin avuksi käyttöön Lean –menetelmä, jolla kehitetään ja sujuvoitetaan työprosesseja. Pilottina ”leanattavina” olivat myyntilaskutuksen prosessit. 

Rauman kaupunki osallistui TIJO –verkostoon tiedolla johtamisen osahankkeen alkaessa. Tijo verkosto oli tärkeä kehittämistyön kannalta, koska saimme jakaa tietoa ja saimme valtakunnallista verkostoapua, materiaaleja, toteuttamismalleja ja koulutusta.

Hankkeessa kartoitettiin tietotarpeita raportoitavaksi johdon työpöydälle. Kokonaisuudet muodostuivat talouden, henkilöstöhallinnon, yleishallinnon sekä hyvinvoinnin ja elinvoiman mittareista. Lakisääteiset raporttipohjat on huomioitava, kun kehitetään toimialakohtaisia raportointiratkaisuja. Porautumisen mahdollistaminen ja tietojen harmonisointi ovat tavoitteena. Johdon työpöytää lähdetään valmistelemaan uuden talousohjausjärjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

Korkeakouluharjoittelija Lotta Keskinen kartoitti Rauman kaupungin verrokkikuntien tietojohtamisen malleja ja tilannetta. Verrokkikaupungit / organisaatiot olivat: Hyvinkää, Seinäjoki, Kokkola, Kouvola, Porvoo ja Salo. Aiemmin vertailtu: Pirkkala, Kerava, Lohja 
Kartoitettavat asiat johdettiin Valtioneuvoston tietojohtamisen arviointimallista ja ne koskivat tietojohtamisen organisointia, tietotarpeiden tunnistamista, datan keräämistä ja varastointia, tiedon jakamista sekä organisaatioiden tietojohtamisen kehittämistarpeita.

Talousraportoinnin lakisääteinen muutos oli samalla myös mahdollisuus kehittää johtamista, kustannustietoisuutta ja palvelutuotantoa tuotteistamisen avulla. Hankkeen tuotteistus –osaprojekti käynnistettiin FCG:n ja Kuntaliiton asiantuntijoiden kanssa. Työ käynnistettiin 15.1.2021 ja projekti toteutettiin kaikilla toimialoilla, pidettiin yhteensä 21 työpajaa ja nimettiin 301 erilaista tuotetta. Projektissa saavutettiin yhteisymmärrys mitä on tuotteistaminen ja mikä on sen merkitys.

Turun kauppakorkeakoulun Porin yksikön toteuttamassa osahankkeessa muodostettiin kokonaiskuva siitä, mitä tietoa Rauman kaupungilla on koskien oman alueensa elinkeinorakennetta. Selvitettiin myös tiedon keräämisessä käytettäviä kanavaratkaisuja ja toiveita elinkeinoelämän tietotarpeista. Projektissa muodostui viitekehys Rauman elinkeinoelämään liittyvän tietojohtamisen tarkasteluun, jossa tiedonlähteiden eri näkökulmat ja tietojohtamisen eri osa-alueet muodostavat kokonaisuuden. 

Hyvinvointiohjelman arviointiraportista on laadittu saavutettavuusdirektiivin mukainen luettavampi taittoversio, joka voidaan tallettaa sähköisesti. Raporttiin on suunniteltu uusi graafinen ilme ja pohjat ovat käytössämme jatkossa, kun indikaattoritiedot ja tekstit päivitetään.

Käsitteiden määrittely auttoi tietojohtamisen kokonaisuuden ymmärryksessä ja antoi suunnan kehittämistyölle. Henkilöstöä informoitiin ohjausryhmän ja työryhmien kautta, mutta myös henkilöstölle laaditulla artikkelilla: Käsitteiden kautta tietojohtamismalliin. Kaupungin tiedonhallinnan järjestelmä ja työkalu (ARC) kuvaa palveluprosesseittain tiedon hallinnan kokonaisuutta: minne tietoa kerätään, miten organisoidaan, jalostetaan ja ylläpidetään.

Tiedolla johtamisen osahankkeen keskeisimpänä tuloksena voidaan todeta olevan tiedolla johtamisen viitekehyksen ja tietojohtamisen mallin muodostuminen. Palvelukeskuksen tietojohtamisen kokonaisuudessa talous- ja henkilöstöhallinnon osaprojekti yhdistyi Tiedolla johtamisen – viitekehykseen, josta parhaimmat esimerkit ovat tuotteistuksen osaprojektista. Saavutimme ymmärryksen tiedolla johtamiseen ja sen yhteyden strategiaan: ”mitä paremmin käytämme dataa, sitä paremmin voimme saavuttaa myös tavoitteet”. Hanke käynnisti muutoksen, jossa tietoa lähdetään hyödyntämään päätöksenteossa.

Toimenpide-ehdotukset ja jatkosuunnitelma

• Rauman kaupunki hakeutuu Kuntien Hetapalvelut Oy:n osakkaaksi
• Hankitaan Hetapalveluiden kautta Abilita Oy:n Unit4 ERP
• Tietojohtaminen liitetään osaksi organisaation strategiaa ja hallintorakennetta, mikä mahdollistaa sen ja kunnan palvelutuotannon arvioinnin ja jatkokehittämisen. Tuotteistuksen toimintamalli otetaan käyttöön mahdollisuuksien mukaan.
• Tietojohtaminen organisoidaan ja sen koordinointi vastuutetaan, jolloin voidaan kuvata miten tieto ”ui” jokaisen käyttöön. Myös tiedon hallinta organisoidaan osaksi ydinprosesseja.
• Raportoitavat YDINTIEDOT kartoitetaan ja selvitetään johdon työpöydän käyttöönoton yhteydessä mahdollinen tarve Master Datan tietoalustalle. Kunnan moninaiset lakisääteiset tehtävät ja laaja tiedonkeruu tulee saada hyötykäyttöön.
• Lean –mallinnusta jatketaan muiden prosessien ”leanauksella”.

Lisätietoja
Tarja Helminen, Rauma

1. Avoin kunta: toiminnan strateginen uudistaminen asukas keskiössä

Palveluprosesseja digitalisoimalla kunnan toiminta vastaa paremmin alati muuttuvia palvelutarpeita, väestörakenteen muutoksia sekä kykenee reagoimaan proaktiivisesti toimintaympäristön vaihteluihin. Hankkeessa luodaan mallit ja sähköiset työvälineet avoimeen ja osallistavaan toimimiseen, sekä muutetaan toimintakulttuuria siten, että mahdollisimman moni tietää ja osaa toimia avoimesti. Asukkaiden osallistumisen ja vuorovaikutuksen lisääminen kasvattaa myös asukastiedon hallinnan merkitystä, kunnan toimintakulttuuriin täytyy systematisoida tavat, joilla asukastietoa hyödynnetään ja tallennetaan. Yhtenä kohderyhmänä on lapset ja nuoret.

Hankkeessa on mukana viisi kuntaa ja siinä kehitetään näiden kuntien valitsemia kohteita. 

Hankkeen tavoitteena on uudistaa ja automatisoida tulevaisuuden kunnan keskeisimpiä kunta-prosesseja priorisoidusti ja asiakaslähtöisesti prosessi kerrallaan. Prosessien uudistaminen edistää kaupungin tuottavuuskehitystä ja digiloikan ottamista. Prosessien uudistaminen mahdollistaminen tiedolla johtamisen ja tuo digitalisaatiolla tehokkuutta kaupungin palveluihin.

Hanke tukee kuntien toimintatavan muutosta ja digitalisaatiota ja tuo konkreettisia mitattavia hyötyjä vuodesta 2022 alkaen. Digipalvelut rakennetaan prosessi kerrallaan kunnan toimialarajat ylittäen, asiakas keskiössä. Prosessikohtaiset uudistusideat kerätään henkilöstöltä osana muutosohjelmaa.

Muut kunnat: Hämeenlinna, Kristiinankaupunki, Pedersöre ja Vaasa 

Lisätietoja
Marjo Kylänpää, Riihimäki 

2. Helmi-hanke

Hankkeen tarkoituksena on:

• Tunnistaa robotiikalle soveltuvia kohteita kunnan päätöksentekoprosessiin liittyvissä toiminnoissa, toimielimien kokouskäytänteissä sekä kuntien tarjoamissa palveluissa. 
• Laaja tulosten, kokemusten ja parhaiden käytänteiden jakaminen verkostomaisesti yli kuntarajojen.
• Toteuttaa yhteistyössä tunnistetuista kohteista vähintään yksi automatisoitava kohde per kunta robotiikan ja/tai tekoälyn hyötyjen konkretisoimiseksi.  
• Uudistaa mukaan lähtevien kuntien työkulttuuria, toimintatapoja ja prosesseja hyödyntäen tekoälyä ja/tai ohjelmistorobotiikkaa erityisesti päätöksentekoa tukevien toimintojen ja kulttuuri-, nuoriso- ja vapaa-aikatoimen alueilla.

Muut kunnat: Uusikaupunki, Lempäälä, Uurainen, Rauma, Raasepori, Pirkkala, Lahti, Kemijärvi, Kajaani, Heinola, Kokkola, Kangasala, Nokia, Ylöjärvi ja Hollola

Lisätietoja
Marjo Kylänpää, Riihimäki 

1. Kehitä kirjastoa - Pohjois-Suomen kirjastojen virtuaalinen osallistamisalusta asiakkaille

Hankkeessa luodaan virtuaalinen palvelukonsepti, jolla asiakkaat osallistetaan kirjaston palvelujen kehittämiseen digitaalisesti. Hankkeessa kartoitetaan palvelumuotoilun keinoin tavat, miten ja millä tavalla asiakkaiden osallistaminen tulisi toteuttaa, jotta sillä on vaikuttavuutta. Rovaniemen ja Oulun kaupunginkirjastoilla on alueellinen kehittämistehtävä Lapin, Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun alueilla. Sen myötä hankkeen vaikutusalue on koko Pohjois-Suomi.

Muut kunnat: Oulu

Lisätietoja
Nina Sipola, Rovaniemi

2. Kaupungin sähköisen kiinteistönmuodostuksen prosessin ja työkalujen kehittäminen

Hankkeessa kehitetään kiinteistörekisteriä pitävien kaupunkien sähköistä prosessia ja kuvataan toimintatavat, prosessit ja työkalut joiden avulla toimintaa pystytään parantamaan ja uudistamaan digitaaliseksi.

Muut kunnat: Vaasa ja Lahti

Lisätietoja
Pertti Onkalo, Rovaniemi

PIKURA-hanke

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Pienten kuntien rakennusvalvonnan sähköisen asiointi- ja lupapalvelun käyttöönotto sekä ylikunnallisen yhteistyön kehittäminen (PIKURA) hanke toteutettiin 22 kunnan yhteishankkeena, jossa Rääkkylän kunta oli päävastuullisena sopijakuntana. Mukana olivat Rääkkylän kunnan lisäksi Enonkosken kunta, Isojoen kunta, Kankaanpään kaupunki, Kaskisten kaupunki, Kauhava, Kihniö, Kitee, Korsnäs, Kuhmoinen, Lapinlahti, Lemi, Lestijärvi, Oripää, Oulainen, Parkano, Pedersöre, Posio, Rääkkylä, Sauvo, Sievi, Tervola ja Teuva

Hankerahoituksen puitteissa projektin kesto oli 1.6.2021–31.10.2023. Hankkeelle myönnettiin digikannustinavustusta 447 000 euroa, josta hankkeen aikana käytettiin 394 509 euroa.

Hankkeen keskeisimpinä tavoitteina oli:

1. Tehdä nykytilannekuvaus mukana olevien kuntien rakennusvalvonnan nykytilanteesta ja tarpeista 
2. Tehdä suunnitelma sähköisen asiointipalvelun käyttöönotosta
3. Ottaa käyttöön sähköinen asiointipalvelu niissä kunnissa, joissa ei vielä ole rakennusvalvonnan sähköistä asiointipalvelua ja toteutetaan tarvittavat integraatiot.
4. Selvittää mahdollisuuksia hoitaa rakennusvalvonnan tehtäviä yli kuntarajojen esimerkiksi sijaistamisena.
5. Ratkaista teknisiä mahdollisuuksia yhteistyöhön.
6. Kehittää yhteistyötä tukevia toimintamalleja.

Hankkeessa kilpailutettiin myös puitesopimustoimijoita suorittamaan rakennusvalvonnan digitointityötä. Puitesopimukset ovat voimassa vuoden 2027 loppuun.

Hankkeelle asetetut tavoitteet saavutettiin ja hanke toteutui aikataulussa. Hankkeessa saatiin luotua hyvä verkosto kunnista tulevaan jatkokehitykseen ja yhteistyöhön.

Lisätietoja
Joni Rytkönen, Rääkkylän kunta

Kyberturvallinen tiedolla johtamisen järjestelmä

Tarkoituksena tuotteistaa kaupungin eri palvelualueiden palvelut, jotta saadaan ajantasaisempaa ja luotettavampaa tietoa nopeammin ja vähemmällä vaivalla tiedolla johtamisen tueksi. Palvelujen tuotteistamisessa hyödynnetään taustalle rakennettavia laskenta-, tuotetäydennys ja vyörytyssääntöjä. Automatisoinnin myötä palvelu-, suorite- ja kustannustietojen analysointi, raportointi ja seuranta tarkentuu ja toiminnot tulevat koko organisaatiossa läpinäkyvämmiksi. Tiedolla johtamisen tueksi rakennetaan reaaliaikainen tilannetaulu, johon kerätään seurantadataa eri palvelualueilta. Luotaessa uutta järjestelmää, luodaan samalla kaupungin toimintaympäristön turvaamiseksi kyberturvallinen malli palvelutuotantoon sekä tiedolla johtamiseen.

Lisätietoja
Anne Ylimaa, Salo

Pienten kaupunkien siirtyminen laaja-alaisesti 3D-kaupunkimallipohjaiseen toimintaan

Hankkeen tarkoituksena on siirtyä  kaupunkien rakennetun ympäristön parissa työskentelyssä 2d-kantakarttaan perustuvasta toiminnasta 3d-kaupunkimallipohjaiseen toimintaan. Hankkeessa tuotetaan ja otetaan käyttöön CityGML-standardin mukainen LOD2-tason teksturoitu kaupunkimalli, suunnitellaan mallin ylläpitoprosessi ja toteutetaan asemakaavapilotti jokaisessa osallistujakaupungissa kaupunkimallia hyödyntäen. Lisäksi luodaan ohjeistus prosessista, jota muut kaupungit voivat hyödyntää kaupunkimallipohjaiseen toimintaan siirtyessään. 

Muut kunnat: Nokia, Kangasala, Valkeakoski

Lisätietoja
Tatu Sundqvist, Sastamala

1. Asiakkuuden hallinnan digitalisointi asiakasohjausyksikössä

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Asiakkuuden hallinnan digitalisointi asiakasohjausyksikössä –hankkeessa tarkoituksena oli kehittää Seinäjoen kaupungin ikäihmisten asiakasohjausyksikössä asiakasohjausta ja asiakkuuden hallintaa digitalisaation keinoin, sekä luoda työvälineitä ajantasaisen tiedon kokoamiseen johtamisen ja kehittämisen tueksi. 

Hankkeessa tarkennettiin maakunnallisen I&O kärkihankkeen aikana tehtyjä toimialan prosessimallinnuksia Seinäjoen kaupungin toimintamalleja tukemaan. Hankkeessa varmistettiin prosessin ajantasaisuus, sekä mahdollisuuksien mukaan huomioitiin myös jo hankkeen aikana varmistuneen hyvinvointialueiden syntymisen vaateet ja niiden tuleva toiminta. 

Hankkeessa suunniteltiin ja toteutettiin Seinäjoen kaupungille ikäihmisten palveluiden käyttöön SBM-alustapohjainen tietojärjestelmä; kehitettiin prosessimallinnusten pohjalta toimiva, toimintaa tukeva tietojärjestelmäkokonaisuus integraatioineen sekä käyttöönotettiin palvelukokonaisuus sisältäen eri käyttäjäryhmien toimintaa tukevat koulutukset. 

Ammattilaisten päivittäistä työtä tukemaan kehitettiin seuraavat prosessisovellukset: asiakkuudenhallinta, asiakasohjaus ja yhteydenotto, palvelutarpeen arviointi, omaishoito, lyhytaikaishoito ja tehostettu PA (tehostettu palveluasuminen). 

Merkittävänä tekijänä hankkeessa saavutettiin organisaation toimintaprosesseja tukeva työväline asiakasohjausyksikön palvelutuotantoa ja arkea, johtamista ja asiakasturvallisuutta tukemaan. Esimerkkinä merkittävistä kustannussäästöistä voidaan mainita mm. tehostetussa ympärivuorokautisessa hoidossa tehokkaampi täyttöaste.

Lisätietoja
Nina Ankkuri, Seinäjoki

2. Saavutettavien asiointiprosessien kehittäminen ja Suomi.fi palveluiden tehokas ja helppo käyttöönotto

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tarkoituksena oli toteuttaa kuntien välisenä yhteistyönä uusia saavutettavia asiakaslähtöisiä sähköisiä asiointipalveluja, uudistaa niihin liittyviä prosesseja, toteuttaa prosesseissa kertaluonteista tiedon kirjaamista, sekä edistää Suomi.fi-tukipalvelujen käyttöönottoa. 

Hankkeessa suunniteltiin, toteutettiin, testattiin ja otettiin käyttöön uusia työvälineitä, jotka helpottavat arjessa sähköisten asiointipalvelujen toteuttamista sekä Suomi.fi-tunnistus ja -valtuudet tukipalvelujen liittämistä niihin erityisesti monimutkaisemmissa valtuutussuhteissa. 

Merkittävänä tuotoksena hankkeessa saavutettiin yleisenä ratkaisuna malli, jolla kuntiin saadaan luotua alusta digikehityksen vauhdittamista varten. Kunta pystyy omien tarpeiden mukaisessa aikataulussa ja omatoimisesti tuottamaan uusia vakioituja asiointipalveluja, korvaamaan vanhoja saavutettavuusvaatimuksia edeltäviä passiivilomakkeet saavutettavilla palveluilla ja tehostamaan näin samalla sekä asiointi- että sisäisiä prosesseja. Tuotosten myötä kunnalla on jatkossa mahdollisuus itse tuottaa Suomi.fi –tukipalveluja hyödyntäviä saavutettavia asiointipalveluja, jotka tuottavat vakiorakenteisia tiedostoja hyödynnettäviksi esim. kunnan operatiivisissä järjestelmissä. Kunnat pystyvät jatkossa itse tekemään, ylläpitämään ja hallinnoimaan sähköisiä ja saavutettavia asiointilomakkeita, ja ohjaamaan lomakedatan kunnan intranet-verkkoon. Omatoiminen jatkokehittäminen rajapintaratkaisujen keinoin tehostaa kuntien digikehittämistä melkoisesti.

Projektin tuotoksena oli tietojärjestelmäratkaisu, joka koostuu pilvipalvelusta, selainpohjaisesta käyttöliittymästä sekä kaupungin intranetverkkoon asennettavasta erityisestä asiointitapahtumien vastaanottopalvelusta / rajapinnasta kunnalla jo käytössä olevan integraatioalustaan. Kokonaisuuteen sisältyi sekä testi- että tuotantoympäristön toteutus. 

Lisätietoja
Nina Ankkuri, Seinäjoki

3. KIOSKI avoimeksi  - yhteistyörajapinnan rakentaminen kulttuuriympäristötiedon jakamiseen

HANKE ON PÄÄTTYNYT

KIOSKI avoimeksi -hankkeen tavoitteena oli saada Etelä-Pohjanmaan, Pohjanmaan ja Keski-Pohjanmaan rakennetun kulttuuriympäristön tietoaineistoja avoimeksi palvelemaan laajempaa käyttäjäkuntaa. Vuodesta 2005 lähtien edellä mainittujen maakuntien yhteiskäytössä ollut KIOSKI-inventointisovellus on nykyisin vain viranomaiskäytössä. Lisäksi tavoitteena oli parantaa sovelluksen käytettävyyttä.

Sovelluksen käyttöominaisuuksia kehitettiin tietorakenteita, tiedon syöttämisen tapoja ja karttatoimintoja selkiyttämällä. Jo hankkeen aikana näiden toimenpiteiden todettiin edistävän KIOSKIn käytettävyyttä.

Hankkeessa käytiin KIOSKI-aineistoa läpi ja luotiin menettelytapa, jolla tietoja voidaan avata tietosuojarajoitukset huomioon ottaen. Ratkaisuna päädyttiin koostamaan yhteenvetotekstit olemassa olevien tietojen perusteella. Samalla tarkistettiin kohteiden ja alueiden ydintiedot, paikkatiedot ja arvottamiset. Avaamisen pilotointiin päätettiin käyttää hankkeen isäntäkuntien – Seinäjoen, Vaasan ja Kokkolan – uusimpia ja kattavimpia inventointeja. Yhteensä avattavaksi saatiin muokattua 1 219 kohdetta ja 58 aluetta. Työtä tullaan jatkamaan tulevina vuosina muiden inventointien osalta – käytössä olevat resurssit huomioon ottaen.

Hankkeessa luotiin tarvittavat karttatasot ja rajapinnat aineistojen jakamiseen Maanmittauslaitoksen Paikkatietoikkunan, Syken Liiterin ja Museoviraston karttapalvelun kautta. Karttatasot ja avoimeksi tulevat inventoinnit julkaistaan marras-joulukuussa 2024.

Hankkeessa pyrittiin huomioimaan ympäristöministeriön rakennetun ympäristön tietojärjestelmähankkeen tavoitteita ja tuloksia. Seurattiin Ryhti-hankkeen etenemistä ja osallistuttiin valtakunnallisiin yhteistyöryhmiin. Jaettiin tietoa KIOSKI-hankkeesta ja hyödynnettiin kehittämistyössä työryhmissä saatuja kokemuksia. 

Hankkeessa laadittiin kattava KIOSKI-täyttöohje, jotta kerätty tieto on kaikissa hankkeissa ja eri alueilla mahdollisimman yhtenäistä ja tasalaatuista sekä tarpeeksi kattavaa kaikkien viranomaistahojen käyttöön. Se sisältää ohjeet inventointien tekemiseen sekä yksityiskohtaiset ohjeet tietojen syöttämiseen, hakemiseen ja muokkaukseen. Ohje on inventoijien käytössä. Se jaetaan sovelluksen käyttäjille, myös muihin maakuntiin. Lisäksi ohje avataan avoindata.fi-palveluun.

Lisätietoja
Susanna Tyrväinen, Seinäjoki
 

Päätöksentekoprosessin kehittäminen, johdon raportoinnin jatkokehittäminen, tilastointitiedon digitalisointi ja ostolaskuprosessin robotiikan (tekoäly) kehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Hankkeessa päätavoitteena oli päätöksentekoprosessin kehittäminen, johdon raportoinnin jatkokehittäminen, tilastointitiedon digitalisointi ja ostolaskuprosessin robotiikan (tekoäly) kehittäminen. 

Hankkeen aikana saimme sujuvoitettua päätöksentekoprosessia uuden asianhallintaohjelmiston avulla. Asioiden hallinta ja niistä aiheutuvat päätökset ja tämän prosessin hallinta on helpottunut, sekä prosessin valmistumisen seuranta on helpottunut. Sähköiset kokouskäytännöt vähentävät paperitulosteiden määrää ja saamme kustannussäästöjä tämän osalta. Pöytäkirjan valmistuminen nopeutuu, kun pöytäkirjaa tehdään reaaliajassa kokouksessa ja äänestykset yms. saadaan kirjattua suoraan kokoushallinnassa. Pöytäkirjan tarkastaminen tapahtuu myös sähköisesti.

Integraatio henkilöstöhallinnon ohjelmiston ja Accuna raportointiohjelmiston välillä tuottaa raportteja henkilöstöhallinnon datasta. Henkilöstöraportoinnin mittareiden ja datan seuraaminen helpottuu koska tieto saadaan yhdestä paikasta, raporttien tieto on reaaliaikaista ja vähentää virheiden määrää. Myös tietojen vertailu on tarkempaa, koska raportit muodostuvat samalla tavalla joka vuosi. Integraatio kokonaisuutena mahdollistaa paremman pohjan tiedolla johtamiselle.

Tilastointitiedon digitalisoinnin tuloksena taloustilastojen raportointi Valtiokonttorille on vähentänyt manuaalista työtä ja nopeuttaa raportointia. Virheiden mahdollisuudet myös vähenevät ja tiedot ovat yhteneväisiä ja verrannollisia muihin kuntiin nähden.

Ostolaskurobotiikan osalta hankkeen aikainen toteutus jäi toteutumatta, mutta tällä hetkellä olemme saaneet käyttöön uuden ostolaskujen kierrätysohjelman, jonka avulla voimme hyödyntää ostolaskurobotiikkaa.

Lisätietoja:
Päivi Väntänen, Siikalatva

1. KuntaÄly-ekosysteemi

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa tehtiin konsepti sipoo.fi-palveluun, jossa hyödynnetään Palvelutietovarannon (PTV) tietoja, jolloin palveluiden tietoja tarvitsee ylläpitää vain yhdessä paikassa. Uusi konsepti tehtiin myös tunnistetun asiakkaan verkkopalveluun, jossa hyödynnetään suomi.fi-tunnistautumista, valtuuttamista ja viestejä. Kunnan toimintatapoja uudistettiin palvelupyyntöjen, palautteiden ja viestien osalta siten, että kaikki kunnan yksiköt toimivat yhdenmukaisesti ja asiakas saa asiansa hoidettua yhden sähköisen palvelun kautta. Hankkeessa mallinnettiin kymmeniä asiointipalveluita Tieran uudelle Digius-alustalle kolmella kielellä. Alustan integraatioita ja prosessiautomaation kyvykkyyksiä kehitetään jatkossakin. Kaikki Digiusta käyttävät kunnat voivat hyödyntää hankkeessa tehtyjä palveluita omaan käyttöönsä. 

Lisätietoja
Ethel Eriksson, Sipoo

2. SaaSec-hanke - Kuntien toimintakonsepti SaaS-palveluiden tietoturvan varmistamiseksi koko palvelun elinkaaren ajan

Digitalisaatio etenee ja vaatimukset kunnille kasvavat koko ajan sekä asiakasrajapinnasta että lainsäädännöllisesti. Tarjolla on yhä enemmän SaaS-palveluita myös kuntasektorille. Samaan 
aikaan kyberturvallisuuden uhat kasvavat päivä päivältä ja tietoturvallisuuden ylläpitäminen vaatii panostuksia.

Kuntien kehittämisresurssit ovat vähäiset ja yhä enemmän joudutaan luottamaan toimittajien sopimuksiin ja teknisiin ratkaisuihin. Vastuu turvallisuudesta on kuitenkin kunnilla ja toimintamallien pitäisi olla selkeitä. Sen sijaan, että jokainen kunta erikseen tekisi toimintakonseptin SaaS-palveluiden tietoturvan varmistamisesta, SaaSec-hanke tekee sen kaikkien käyttöön kuuden Kuuma-kunnan yhteistyönä.

Hankkeessa luodaan toimintakonsepti, kuinka kunnan pitää toimia, jotta voidaan varmistua SaaS-palveluiden turvallisuudesta palvelun koko elinkaaren ajan. Dokumentaatio sisältää ohjeet hankintavaiheen ja päättämisvaiheen lisäksi palvelun käytön aikaisesta valvonnasta sekä auditoinnin järjestämisestä.

Lisätietoja
Päivi Jaakola, Sipoo

1. Rajapinta digitaalisuuteen

Hankkeen tavoitteena on konkreettisesti tuoda digitaaliset toiminnot osaksi arkea ja luoda tästä käytännön toimintamalli myös muiden hyödynnettäväksi. Järjestelmät ja puitteet ovat olemassa, mutta organisaatiossa on tapahduttava paljon muutakin, jotta digitaaliset toimintamallit saadaan saumattomasti käyttöön niin organisaation sisällä kuin asiakasrajapinnassa.

Saamalla tiedonhallinnan käytännöt ja tiedon hallintamallit kuntoon, voidaan myös kehittää toimintaa ja prosesseja sekä näihin linkittyviä tiedolla johtamisen käytäntöjä. Tämän perustan ja ketjun valmistelu ja rakentaminen ovat hankkeen tavoitteina.

Osana hanketta huomioidaan myös asiakasnäkökulma. Erityisesti osallisuuden näkökulmasta pyritään sähköisten palveluiden avulla tuomaan palveluita helpommin saavutettaviksi. Samoin varmistetaan esteettömyys verkkopalveluissa ja sähköisissä kanavissa suositusten mukaisesti.

Lisätietoja
Oskari Ojala, Soini

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

2. Turvallista digiä - Evijärvi, Kuortane ja Soini alueen digiosaamisen edelläkävijöiksi

Hankkeen tarkoituksena on kehittää mukana olevien kuntien tietoturvaa ja digitalisaation astetta uusien
tietoturvallisten ratkaisuiden sekä toimintamallien käyttöönoton ja jalkautuksen avulla. Kunnan avainhenkilöiden ymmärrystä digitalisaatiosta pyritään kehittämään digivalmennusten avulla. Hyötytavoitteena on saada kustannus- ja aikasäästöjä sekä tietoturvallisia ja elämää helpottavia ratkaisuja kuntalaisille. 

Muut kunnat: Evijärvi, Kuortane

Lisätietoja
Johanna Rannanjärvi, Soini

Kunnan infrapalvelujen digitalisointi ja​  koulutusmateriaali kunnan kriittisen infran hallinnointiin (INDIKO)​

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Hankkeen tavoitteena on kunnan tehtäviin kuuluvien infrapalvelujen digitalisointi sekä tietojen laadukas hallinta osana kunnan infrapalveluja. Hanke sisältää tietojen digitointia ja laadunparannustyötä sekä prosessien edelleen kehittämistä kunnan tiedonhallinnan kokonaisuus ja muut toimijat huomioiden. Kunnan lakisääteisiin tehtäviin kuuluu vesihuolto sekä taajama-alueen katujen ja puistojen rakentaminen, ylläpito ja hoito sekä liikenteenohjaus. Palvelujen toteutus digitaalisesti edellyttää laadukkaat infratiedot sekä jatkuvasti päivittyvät tietojen ylläpitoprosessit ja hallitut tietovirrat kunnan eri yksiköiden välillä.  Hankkeen aikana kunnan infratietoja digitalisoidaan puuttuvin osin sekä otetaan käyttöön digitaaliset tuotantoprosessit. Tehdään tarvittavin osin tietoaineistojen laadunparannustyötä kuntakohtainen tilanne huomioiden. Hankkeen aikana tuotetiin lisäksi ohjeistusta kriittisten infratietojen hallinnointiin kaikille Suomen kunnille. Tarkoitus on, että kunnan johto, teknisen toimen asiantuntijat, kunnossapitäjät jne. saavat ajankohtaista ohjeistusta ja tukea kuntien tehtäviin liittyvän kriittisen infran hallinnointiin. Ohjeistus jalkautetaan kuntiin Kuntaliiton kautta. Tarkoitus on juurruttaa nämä opit osaksi kunnan arkipäiväistä toimintaa.   

Muut kunnat: Savonlinna, Paimio, Hartola, Ypäjä, Keuruu, Kauhajoki, Tyrnävä ja Puolanka
 

Lisätietoja
Timo Lauri, Sysmä

1. Tiedolla työelämään - Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalveluiden datan ja tietojohtamisen hanke

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Tiedolla työelämään -hanke toteutettiin Tampereen kaupungin elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen Työllisyys- ja kasvupalveluiden tarpeisiin perustuen ja laajentamismahdollisuudet huomioiden. Tavoitteena oli tietoon perustuvan johtamismallin luominen, jossa huomioidaan mahdollisuudet skaalaamiseen kaupunkitasolle eri palvelualueet huomioiden.
 
Projektissa kehitettiin tiedolla johtamisen malli ja tekniset ratkaisut tiedon jakamiseen Tampereen kaupungin organisaatioiden välille. Mallissa on hahmoteltu myös keskeisimpien rajapintojen välillä liikkuvaa tietoa, sekä osapuolten rooleja ja vastuita. 
 
Projektin avulla on edistetty Tiedolla johtamisen kyvykkyyksien kasvua sekä haasteiden ymmärrystä Työllisyys- ja kasvupalveluiden näkökulmasta. Työllisyyden ilmiötä ei ole aikaisemmin tarkasteltu kokonaisvaltaisen data avulla, mutta tässä hankkeessa on luotu pohja useaan lähteeseen perustuvalle kokonaisvaltaiselle tarkastelulle. Projektissa kuvattiin organisaation toimintaa tukeva tietomalli, joka ohjaa työllisyys- ja kasvupalveluiden tiedolla johtamista. Samalla tietomallin rakentamisen prosessi on kuvattu laajempaa käyttöä varten.
 
Projektin aikana tehty selvitys lakiteknisistä haasteista on luonut kokonaiskuvan ymmärryksen eri viranomaisten välillä sekä yhteisymmärrys tarvittavista jatkotoimista. Samalla on luotu sisäinen seurantamalli näiden haasteiden ratkaisemisen edistämiseksi.
 
Osana projektia on tunnistettu olennaiset tietolähteet ja tietojen varastointi on suunniteltu niin, että tiedon hyödyntäminen raportointiin ja ennusteiden tekemiseen on sujuvampaa. Tämän seurauksena Tampereen kaupungin työllisyydenhoidossa käytettävästä datasta osa on siirretty keskitettyyn tietovarastoratkaisuun. Tämä on mahdollistanut aiemmin manuaalisesti hoidettujen vaiheen automatisoinnin ja mahdollistaa samalla tietojen rikastamisen, tiedolla johtamisen skaalautuvuuden, eritasoisten visualisointien luonnin ja tietojen automatisoidun haun useista lähteistä, kuten stat.fi, Kela jne.
 
Työllisyys ja kasvupalveluiden digitaalisten palveluiden kehittäminen perustuu strategisiin tavoitteisiin, joiden toteuttamisen tueksi kehitettävää skaalautuvaa teknologia-alustaa tuetaan yhteistyössä useiden kehitystoimenpiteiden avulla. Tästä johtuen hankkeen tulokset on linkitetty Työllisyys- ja kasvupalveluiden tietojohtamisen ja digitalisoinnin toimintaprosessien kehittämiseen.

Lisätietoja
Harri Hämäläinen, Tampere

2. Lapsiperheiden edistynyt analytiikka ja tiedolla johtaminen

Hankkeen tavoitteena on edistää projektiin osallistuvien kuntien digitalisaatiota yhteishankkeen menetelmin. Pyrkimyksenä on myös uudistaa toimintatapoja asiakaslähtöisesti ja näin mahdollistaa kustannussäästöjen saavuttaminen pitkällä horisontilla. 

Tarkempia strategisia virstanpylväitä: 

• Luoda perhekeskeisen tiedon eettinen ja korkean tietosuojan hallinta- ja toimintamalli datan kokoamiseen, jalostamiseen, hallintaan, jakamiseen ja hyödyntämiseen eri toimijoiden välillä. 
• Kehittää tietopohjainen ja vaikuttava toimintamalli, jossa edistynyt analytiikka sekä yhteinen tietopohja toimivat kuntalaisten tasavertaisen palvelun takeena, systemaattisen palvelukehittämisen ja sen johtamisen välineenä. 
• Määritellä lapsiperheiden elämänlaatua kuvaavat kokovaltaisen hyvinvoinnin indikaattorit (ks. Stiglitzin malli). 
• Kehittää edistynyttä analytiikkaa hyödyntävä toimintamalli kuntien lapsiperheiden alueellisen segregaation arviointiin. 
• Nostaa kuntaorganisaatioiden kypsyysastetta analytiikan käyttäjinä, alueellisen TKI-toimijoiden yhteistyökumppaneina, sekä tiedolla johtamisen kansallisena esimerkkinä.

Muut kunnat: Laihia, Pori, Vaasa, Vantaa ja Ylöjärvi

Lisätietoja
Leena Viitasaari, Tampere

3. Kaupunkiseudun digitaalinen kansalaispaneeli

Hankkeessa kehitetään Tampereen kaupunkiseudun digitaalisen kansalaispaneelin toimintamalli, joka lisää dialogisuutta, osallisuutta ja digitaalisuutta osana seudullista ja paikallista päätöksentekoa. Kansalaispaneeli-toimintamallissa tavoitteena on lisätä kuntalaisnäkökulman ottamista huomioon seudullisessa päätöksenteossa. Paneeli tuottaa tietoa asukkaiden näkökulmasta ja tukee tiedolla johtamista. Mallissa rakennetaan ajasta ja paikasta riippumaton yhdenvertainen osallistumistapa seudun asukkaille.

Muut kunnat: Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Tampere, Vesilahti ja Ylöjärvi

Lisätietoja
Hanna Karojärvi, Tampere

4. Sähköisen asiakaspalvelun kehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tavoitteena oli kehittää digitaalisen asiakaspalvelun toimintaa suunnittelemalla palvelukanavat ja palvelunhallintajärjestelmät tukemaan sähköisen asioinnin määrän ja laadun paranemista. 

Hankkeessa luotiin digitaalisen asioinnin kokonaisarkkitehtuurikuvaukset ja digitaalisen asioinnin toimintamalli, toteutettiin palvelumuotoilun keinoin asiakaspoluista palveluketjuanalyysejä eli service blueprint -kuvauksia, tutkittiin tapoja hyödyntää sähköisessä asiakaspalvelussa syntyvää dataa toiminnanohjauksessa. Yhdessä nämä auttavat sähköisen asioinnin ratkaisujen suunnittelussa, hankinnassa ja kehittämisessä hahmottamaan kokonaiskuvaa. Selkeä palvelupolku ja järkevästi rakennetut yhteydet toiminnanohjaukseen varmistavat asiakkaan kannalta sujuvien asiointipalvelujen kehittämisen ja toteutuessaan tuovat kustannussäästöjä asiakaspalvelutyön tehostuessa. 

Yhdessä toteutettu kuntalaiskysely kertoo mitä osa-alueita asiakaslähtöisessä sähköisen asioinnin kehittämisessä on jatkossa painotettava. Näitä ovat helppokäyttöisyys ja sujuvuus sekä se, että kuntalaisten käyttöön tarkoitettujen sähköisen asioinnin järjestelmien ja sivustojen on skaalauduttava joustavasti myös puhelimella tehtävään asiointiin.
Alla muutamia nostoja eri kaupunkien tuloksista:

Lahdessa kuntalaisten sähköinen asiointi yhdistettiin asiakkuudenhallintaan. Nyt lisäselvitykset saadaan hoidettua digitaalisesti kunnan sisällä ilman perinteisiä puhelin- ja sähköposti -kanavia. Asiakkuudenhallintakanavaan liitettiin chat-palvelu, joka nopeuttaa asiakkaan asioiden käsittelyä, sillä palvelupyynnöt kirjautuvat automaattisesti chatista asiakkuudenhallintaan.

Porvoossa käyttöön otettu verkkomaksaminen mahdollistaa suorat asiakasmaksut, jolloin laskutus / perintä jää kokonaan näiden osalta pois. Verkkomaksamisen myötä käyntiasiointeja saadaan vähennettyä ja verkkomaksaminen yhtenäistää palveluiden myynnin verkossa. Lisäksi Porvoossa aloitettiin pilotoimaan automaattisen verkkosivuston käännös- ja audiopalvelua VisitPorvoo –sivustolla. Porvoon kaupungin tekstisisältöjä on mahdollista lukea ja kuunnella 15 eri kielellä.

Turussa rakennusvalvonnan lupaprosessin palautekysely tehostaa prosessia rakennusvalvonnan sisällä, kun saadaan palautteet kohdennettua oikein prosessin sisällä. Rakennusvalvonnan prosessi on toteutettu niin, että siitä tehtyä geneeristä mallia noudattamalla voi mikä tahansa kunnan prosessi ottaa itsellään käyttöön vastaavan kyselyn. 

Tampereella suunniteltiin käyttöön otettava uusi palvelunhallinnan tietomalli Tampereen palvelupisteelle. Tietomalli mahdollistaa tiedon tehokkaan hyödyntämisen eri tarpeisiin. Digitaalinen tapahtumakaupunki -projektille tehty arkkitehtuuripaketti auttaa tapahtumajärjestäjän digitaalisen portaalin suunnittelussa. 

Muut kunnat: Turku, Porvoo ja Lahti

Lisätietoja
Laila Aimo, Tampere

5. Rakentamisen yhteisten Topten-käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen päätavoitteena oli kehittää uusi digitaalinen tuotanto- ja julkaisualusta kortistomuotoisille Rakentamisen yhteisille Topten -käytännöille. Rakennusvalvontojen sekä rakennusalan toimijoiden yhdessä laatimien Rakentamisen Topten-käytäntöjen tavoitteena on tukea rakentamiseen liittyvän lainsäädännön soveltamistyötä, toimia rakentamisen laadunvarmistuksen osana ja edistää hyvää rakentamistapaa, yhdenmukaistaa rakennusvalvontojen lupa- ja tarkastusmenettelyihin liittyviä käytäntöjä sekä samalla parantaa rakennusvalvontapalvelun ennakoitavuutta asiakkaan suuntaan.

Kehittämishankkeessa teknisen käyttö- ja ylläpitoaikansa loppupäähän tullut vanha Topten-julkaisualusta uudistettiin käyttäjäystävälliseksi, teknisiltä ominaisuuksiltaan parannelluksi sekä nykyaikaiset saavutettavuusvaatimukset täyttäväksi digitaaliseksi julkaisualustaksi. Uudessa palvelussa voimassa oleva Topten-kortisto konvertoitiin pdf-maailmasta rakenteistettuun muotoon. Rakenteistamisen yhteydessä kortteihin liittyviä metatietoja rikastettiin siten, että tieto on helpommin löydettävissä ja hyödynnettävissä mm. haku- ja suodatustoiminnallisuuksilla. Uusina ominaisuuksina verkkopalvelussa toteutettiin muun muassa:

-    korttiversioiden automaattinen vertailumahdollisuus
-    mahdollisuus täyttää lomakemuotoisia kortteja suoraan palvelussa
-    mahdollisuus tarkistaa korttien asiasanojen määritelmiä Yhteentoimivuusalustalta
-    mahdollisuus antaa korttikohtaista palautetta
-    mahdollisuus selata vanhentuneita kortteja/korttiversioita erillisessä Korttiarkisto-näkymässä sekä rakentamislain myötä voimaan astuvia uusia kortteja erillisessä Rakentamislaki 2025 -näkymässä
-    mahdollisuus tilata uusien korttien/korttiversioiden julkaisemiseen liittyviä automaattisia sähköpostiheräteviestejä
-    mahdollisuus ilmoittaa kunta Topten-kortiston viralliseksi käyttäjäksi ja saada näkyvyyttä palvelussa
-    mahdollisuus ilmoittaa kunta/muu yhteistyöorganisaatio mukaan Topten-kortistotyöskentelyyn

Lisäksi kortistotyöskentelyä varten kehitettiin julkaisualustasta erillinen keskitetty Microsoft Teams -pohjainen tuotanto- ja organisaatioalusta, jonka odotetaan jatkossa helpottavan korttien valmistelu- ja hyväksymistyötä sekä lisäävän työskentelyn läpinäkyvyyttä.
  
Kehitettyjen palveluiden omistajuus ja hallinnointi siirrettiin hankkeen yhteydessä kunnilta Rakennustarkastusyhdistys RTY:lle. RTY:n ja Toptenin välisen yhteenliittymän toivotaan vahvistavan käsitystä yhteisesti sovittujen käytäntöjen hyödyllisyydestä ja tarpeellisuudesta rakentamisen alalla sekä viestivän siitä, että kortisto on kaikkien Suomen kuntien hyödynnettävissä. Yhteenliittymän odotetaan myös parantavan palvelukokonaisuuden löydettävyyttä, näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.

Kehitetyille palveluille sekä Topten-kortistotyöskentelylle luotiin hankkeen aikana myös uudet hallinta- ja ylläpitomallit, prosessikuvaukset ja ohjeita. Hankkeen aikana tuotettiin lisäksi uudistuneesta verkkopalvelusta sekä Topten-käytännöistä yleisesti kertovaa viestintämateriaalia, kehitettiin merkittävällä tavalla asiakasviestintä- ja asiakaspalautejärjestelmiä sekä uudistettiin Topten-käytäntöjen brändi-ilme. Kehittämishankkeen aikana valmisteltiin ja julkaistiin uudella alustalla seitsemän täysin uutta Topten-korttia sekä tehtiin päivityksiä kolmeen vanhaan korttiin.

Uudistunut Rakentamisen yhteiset Topten-käytännöt -verkkopalvelu on kaikkien Suomen kuntien sekä rakennusvalvontojen asiakkaiden vapaasti ja ilmaiseksi hyödynnettävissä Topten-sivustolta.

Muut kunnat: Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere, Turku, Jyväskylä, Lahti, Kuopio, Oulu ja Pori

Lisätietoja
Emilia Tommila, Tampere

1. Kansalaisen palvelutarvearvioinnin ja -tuotannon prosessikonsolidointi ja digitalisaatio

Hanke toteuttaa prosessiperustaisen konsolidoinnin ja digitalisaation julkiselle palvelutuotannolle. Julkisella sektorilla toimii useita yksiköitä, joiden merkittävä toimenkuva on asiakaskontaktissa tehtävä palvelun tarvekartoitus, arviointi ja tuotanto. Toimialan (kuten sivistystoiminta, kaupunkirakentaminen tai hyvinvointi) vaatiman erikoisosaamisen vuoksi yksiköt ovat muodostuneet tuotannosta vastaavien palvelualueiden sisälle. Yksiköiden toimintaprosessit ovat kuitenkin palvelutarpeen asteittaisen tarkentamisen, asiantuntijaosallistamisen ja palvelutoimituksen osalta merkittäviltä osin yhdenmukaiset.

Hankkeessa kehitetään ja käyttöönotetaan yhtenäinen maakunnan kattava, asiakaslähtöinen toimintamalli. Tässä työssä hyödynnetään aiempia kokemuksia palvelutarpeen arvioinnin kehittämisestä. Toimintamalli perustuu käytettävissä olevan tiedon laajamittaiseen hyödyntämiseen ja asiakaslähtöiseen toimintatapaan ja kulttuuriin. Asiakaslähtöisyydellä tarkoitetaan työtapaa, jossa asiakas on keskiössä ja palvelut rakentuvat asiakkaan arkea vahvistaviksi asiakkaan tarpeen perusteella. Hankkeessa toteutetaan asiakaslähtöinen keinoälyä soveltava robottiratkaisu asiakkaan tarpeisiin vastaten. Laajamittainen tietopohja ja toimiva palvelutietojen käyttö mahdollistaa asiakkaiden ohjaamisen vaikuttaviin ja oikeisiin palveluihin – niin robotin, kuin työntekijän vastatessa asiakkaan tarpeeseen. Kattava palvelutarjooma mahdollistaa monikanavaisen asiakasohjauksen ja on vaatimus digitaaliselle palvelutarpeen arvioinnille. Palvelutarjoama toteutetaan maakunnan laajuisena tuottajasta riippumattomana ja yli kunta- ja toimialarajojen. Paremmalla asiakasymmärryksellä ja yhteistyöllä saadaan julkiset resurssit ohjattua oikeisiin asioihin tehokkaammin. 

Tässä hankkeessa kehitetään erityisesti yllä mainitun palveluohjauksen toimintamallin digitalitaalisia ratkaisuja sekä asiakkaiden että ammattilaisten käyttöön. Muuttunut toimintamalli on ollut edellytys näiden digitaalisten kyvykkyyksien kehittämiselle sekä käyttöönotolle toimintamallin tehostamisessa.

Lisätietoja
Antti Parpo, Turku

2. Kohderyhmä- ja tarvelähtöinen palveluviestintä kunnissa uuden sukupolven julkaisualustalla

HANKE PÄÄTTYNYT.

Hankkeessa haluttiin lisätä kuntien ymmärrystä siitä, miten verkkosivustoja voitaisiin suunnitella ja kehittää siten, että säästettäisiin resursseja ja luotaisiin aidosti käyttäjälähtöisiä ja saavutettavia ratkaisuja. Hankkeen tavoitteena oli tukea PTV:n tietomallin ja tiedon rakenteisuuden hyödyntämistä sekä tarjota hyviä esimerkkejä palvelutietojen esittämiseksi verkkosivuilla rakentamalla intuitiivisia, tarvelähtöisiä palvelupolkuja. Lisäksi tarkoituksena oli tuottaa valtakunnallisesti hyödyttävä koulutuspaketti palveludatan hyödyntämiseksi ja tarvelähtöisen palveluviestinnän toteuttamiseksi. 

Hankekuntayhteistyötä tehtiin Akaan, Jyväskylän, Kaarinan, Porin, Tampereen, Vantaan ja Varkauden kanssa. Hankkeen vastuutahona ja raportoijana toimi Turun kaupunki. 

Hanke saavutti asetetut tavoitteet erinomaisesti, ja tuotti runsaasti selvityksiä, koulutusmateriaalia, esimerkkitoteutuksia ja avointa lähdekoodia kuntasektorin hyödynnettäväksi. 

Huolellinen palvelumuotoiluprosessi tuotti kokonaiskäsityksen siitä, miten palvelutietoja kannattaisi näyttää kunnan verkkopalvelupoluissa. Palvelumuotoilun käsin kosketeltavana tuotoksena syntyi kaksi klikattavaa prototyyppiä. Prototyypeissä esiteltiin esimerkkejä mielikuvituskunta ”Palpolan” palveluista ja niiden avulla muodostui malliesimerkki palvelupoluista.

Hanke toteutti myös palvelupolkujen teknisen toteutuksen Drupal 9 -sisällönhallintajärjestelmään sekä PTV-OUT-integraation Drupal 9:ään.

Hankkeessa kehitettiin lisäksi kaikille kunnille yleiskäyttöinen keskitetty hakuratkaisu, joka on minkä tahansa kuntaorganisaation käyttöönotettavissa ja mahdollistaa eri julkaisualustoilla tuotettujen verkkosisältöjen tuomisen saman haun piiriin joustavasti ja teknologiariippumattomasti. 

Kaikki hankkeen tuotokset löytyvät DigiBag-sivustolta.

Lisätietoja
Mira Koivumäki-Lindholm, Turku

3. Asiakaslähtöinen toteutus tapahtuma-, harrastus- ja koulutusdatan hallinnoimiselle ja tarjoamiselle kohderyhmälähtöisissä näkymissä

HANKE PÄÄTTYNYT.

Hankkeen tavoitteena oli parantaa tapahtuma-, harrastus- ja koulutusdatan laatua panostamalla valtakunnallisesti semanttisesti yhtenevään sisältöön ja teknologisesti yhteentoimiviin ratkaisuihin, datan automaattiseen liikkumiseen toimivien rajapintaratkaisujen avulla, ja sisältöjen näyttämiseen siellä mistä asiakas niitä aidosti etsii.

Hankekuntayhteistyötä tehtiin Kaarinan, Naantalin, Pieksämäen, Raision ja Tampereen kanssa. Hankkeen vastuutahona ja raportoijana toimi Turun kaupunki. 

Hanke saavutti asetetut tavoitteet erinomaisesti, ja tuotti runsaasti selvityksiä, esimerkkitoteutuksia ja laadukasta dataa edistäviä luokittelumalleja sekä avointa lähdekoodia kuntasektorin ja minkä tahansa organisaation hyödynnettäväksi.

Hanke tuotti kaikkien kuntien hyödynnettäväksi avoimen tapahtuma-, harrastus- ja koulutustietokannan, siihen liittyvät avoimet rajapinnat, sisällönsyötön käyttöliittymän sekä kokonaisuuteen sopivat kalenteri- ja listausnäkymät, joilla avointa tietoa on helppo näyttää asiakkaalle. Näkymät toteutettiin alustariippumattomasti, jolloin ne voidaan upottaa eri toimijoiden verkkosivuille alustasta riippumatta. 

Hankkeen toinen merkittävä ponnistus oli yhtenäisen ja laadukkaan datan edistäminen. Hanke tuotti tapahtuma-, harrastus- ja koulutustietojen luokittelumallin. Luokittelumallissa käytetään luokituksen ja ontologian yhdistelmää, jossa sisällön karkeampi kuvailu tehdään luokituksen avulla ja tarkempi kuvailu ontologiasta poimittavilla asiasanoilla. Malli on jaettu avoimesti kaikkien hyödynnettäväksi Digi- ja väestötietoviraston Yhteentoimivuusalustalla. 

Hanke tarjoaa sekä sisällön että teknisen toteutuksen vapaasti hyödynnettäväksi. Kuntien lisäksi kokonaisuus on tarjolla tapahtumanjärjestäjille, yrityskentän edustajille, harrastustoimijoille, liikuntaseuroille ja vapaan sivistystyön oppilaitoksille.

Kaikki hankkeen tuotokset löytyvät DigiBag-sivustolta.

Lisätietoja
Mira Koivumäki-Lindholm, Turku

4. Tietoturvalliset työkalut ja toimintamallit tiedon hyödyntämiseen ja tiedolla johtamiseen

Projektin tavoitteena on kasvattaa kaupunkien kyvykkyyttä toteuttaa tiedon hyödyntämistä tietoturvallisesti. Projektissa laaditaan tiedon hyödyntämisen johtamista tukevia työkaluja, niin strategiselle, taktiselle kuin operatiivisellekin tasolle. 

Hanke jakaantuu neljään työpakettiin

1. Selvitys lainsäädännön vaatimuksista ja reunaehdoista tiedon hyödyntämisestä tietoturvallisesti (tietoturva, tietosuoja, eettiset kysymykset ja niihin liittyvät riskit)
2. Strategisen tason työkalupakki tietosuojan ja tietoturvan jatkuvuuden varmistamiseksi tietojohtamisen ja asiakaskeskeisten palveluiden kehittämisessä
3. Tietoturvallisen tiedon hyödyntämisen toimintamalli
4. Tietoturvallisen tiedon hyödyntämisen opas

Hankkeen aikana kehitetään kohdennetusti osaamista, prosesseja ja yhdenmukaistetaan tulkintoja ja ohjeistuksia lainsäädännöstä, jotta tuotosten käyttöönotto on sujuvaa ja asiakastietojen tietoturvallinen hyödyntäminen sekä tietojohtaminen kunnissa pitkällä aikavälillä kehittyy aiemmissa selvityksissä tunnistetut vaikuttavuudet mahdollistaen.

Muut kunnat: Espoo

Lisätietoja
Arto Karilahti, Turku
Wilhelmiina Griep, Espoo
 

Talousarvioprosessin automatisointi ja talousarvioesityksen jako moderneilla työkaluilla

HANKE PÄÄTTYNYT.

Tuusulan kunta sekä Mäntsälän kunta ja Porvoon kaupunki halusivat kehittää talousarvioprosessiaan mahdollisimman automaattiseksi ja jakaa sen nykyistä modernimmalla tavalla.

Talousarvioprosessi on yksi keskeisimpiä johtamisen prosesseja, ja tähän prosessiin sisältyy paljon manuaalisia vaiheita liittyen tiedon syöttämiseen eri Excel- ja Word -pohjiin. Hankkeessa pyrittiin optimoimaan talousarvioprosessi teknisesti ja samalla vaikuttaen henkilötyön määrään.

Talousarvioprosessiin haluttiin mahdollisimman automaattinen ratkaisu, joka säästää työaikaa rutiinityöstä ja vapauttaa työaikaa arvoa tuottaviin asioihin. Automatisoinnilla haluttiin myös osaltaan vähentää virheitä ja siten vaikuttaa tiedon laadukkuuteen. Tavoitteena oli saada automatisoitu dokumentti, johon päivittyy automaattisesti taulukot ja kuvaajat raportoinnista, sekä dokumentissa olisi tekstin syöttömahdollisuus hyödyntäen määriteltyä työkalua.

Projektin yhtenä tavoitteena oli yhdenmukaistaa osittain Porvoossa, Mäntsälässä ja Tuusulassa talousarviokirjassa käytettyjä kuvaajia/graafeja/taulukoita. Tavoitteena oli, että mahdollisimman paljon käytettäisiin yhteisiä raporttipohjia. Lisäksi tehtiin kuntakohtaisia, omiin tarpeisiin tarkoitettuja kuvaajia/graafeja/taulukoita.

Projektin yhteydessä käytiin läpi myös talousarvion laadintaprosessi. Prosessia pyrittiin virtaviivaistamaan ja selkeyttämään, missä materiaalit sijaitsevat ja keillä on oikeus päivittää mitäkin materiaaleja. Projektissa haluttiin myös ratkaisu talousarvioesityksen jakamiseen sisältäen visuaalisen ja helposti luettavan version. Aikaisemmin talousarviokirja tuotiin nettisivustolle liitteenä. Power BI:ssä toteutettu kooste tuntui liian raporttimaiselta, aikaisemmin käytössä toteutetun mukaiselta. Projektin edetessä päätettiin, että kukin osallistujakunta toteuttaa projektin ulkopuolella lyhennetyn talousarvioesityksen kuntalaisten käyttöön kunnan nettisivuille.

Hankkeen tuotoksena saatiin Tuusulassa automatisoidumpi toimintamalli talousarvion osalta, mikä tehosti työtapoja manuaalisesti päivitettävien excel taulukoiden jäätyä pois 70 % talousarviossa käytettyjen excel pohjien osalta. Lisäksi tietojen syöttäminen poistui lukutaulukoissa näytettävien vertailutietojen osalta: Viimeisimmän tilinpäätöstiedon, kuluvan vuoden talousarvio- ja muutetun talousarviotietojen osalta. Automaation avulla säästettiin työaikaa rutiinityöstä ja automatisaatio paransi laatua lukujen noustessa taulukoihin, jolloin tietojen manuaali-syöttämisessä mahdollisesti tulevat virheet jäivät pois. Säästynyt työaika voidaan käyttää kunnille tulleeseen uuteen velvoitteeseen, Kuntatieto-ohjelman mukaiseen raportointiin. Kuntatieto-ohjelman mukaisen raportoinnin työllistävää vaikutusta ei ole osattu ennakoida, ja siihen ei ole suunniteltu otettavan lisäresurssia.

Mäntsälän kunta ja Porvoon kaupunki eivät ottaneet eri syistä johtuen käyttöön projektissa syntynyttä automatisoitua ratkaisua. Sekä Mäntsälä että Porvoo päätyivät tähän ratkaisuun keväällä 2021.

Lisätietoja
Sanna Senelius-Piiparinen, Tuusula

Pienten kuntien paikkatiedon hallinnan kokonaisvaltainen kehittäminen ja toiminnan tehostaminen

Muut kunnat: Hausjärvi, Heinävesi, Hyrynsalmi, Hämeenkyrö,
Kauhava, Kuhmo, Koski, Lapinlahti, Leppävirta, Marttila, Nousiainen, Paltamo, Pihtipudas, Posio, Puolanka, Pälkäne, Ranua, Ristijärvi, Sysmä, Ähtäri, Viitasaari, Ypäjä

DIN - Digital i Nykarleby

PROJEKTET HAR AVSLUTATS. 

Nykarleby stad tog i bruk ett ledningssystem och ett rapporterings- och budgeteringsverktyg som förnyar verksamhetssätten och serviceprocesserna och förbättrar deras kvalitet och genomslag för såväl interna som externa ärenden. Vi har identifierat stadens digitala flaskhalsar och arbetat med att digitalisera delar av löneprocesser och faktureringsprocesser där vi sett ett stort behov och som gynnat många i organisationen. 

Vi har med projektet skapat och förbättrat kommunens förutsättningar att digitalisera uppgifter om kommunens verksamhet, ekonomi och personal samt utnyttja dessa uppgifter vid informationsledning. Arbetet med stadens digitala mognad har fått ett väldigt lyft framåt och projektet har skapat många ringar på vattnet.

Lisätietoja
Gunilla Lillbacka, Uusikaarlepyy

E-tjänstehandel och vandel på 2020-talet

En smidig e-handels lösning som betjänar alla och som innefattar digitalisering av tjänster som ordnas av kommunen, till exempel digitalisering av tjänster inom kultur, ungdomsväsende, idrottsväsende och fritidsverksamhet. Kommunerna behöver hitta digitala sätt att sälja och ta betalt för sina tjänster via nätet.  
Utvecklingsprojektet och understödet inriktas på förändringar i kommunernas verksamhetssätt och processer i de deltagande kommunerna. Här är det viktigt att komma ihåg kommuninvånares och serviceanvändares delaktighet och möjligheter att påverka. 

Projektet har flera mål och det ena leder förhoppningsvis till det andra. Det första skulle vara att kartlägga och implementera e-handelsplattformer specialiserade för tjänster samt digitalisera “flaskhalsarna” och skapa de integrationer som saknas inom de deltagande organisationernas ekonomi och förvaltningsprocesser. Genom projektet kommer man att kunna utöka och förbättra de kommunala e-tjänsterna hos de deltagande parterna i projektet, samt möjliggöra nätbetalningar och e-handel på kommunernas hemsidor.  

För att vidareutveckla hemsidan och e-handeln består projektet även av att skapa en app för invånare och turister, tanken är att Korsnäs skulle fungera som pilotkommun.  Detta stärker deras egna kommunala projekt “Möjligheternas Korsnäs” där detta tangeras i deras projektplan. I appen som är användarvänlig både ur administrativ och användarsynvinkel, finns värdefull information som är lättillgänglig och enkel att ta till sig. Appen struktureras så att användaren kan välja vilken kommuninfo som i första hand ska visas. Informationen i appen tas från/synkroniseras med kommunernas webbsidor, men användaren av appen kan själv välja vilka sidor/nyheter som hen vill ta del av. Valen kan lätta ändras. Användaren kan också välja vilka push-notiser hen vill ha. Tanken med appen är att göra informationen mer lättillgänglig och att användaren enkelt ska hitta den information hen söker/behöver. 

Muut kunnat: Vörå kommun, Larsmo kommun, Pedersöre kommun, Staden Jakobstad samt Korsnäs kommun

Lisätietoja
Madeleine Svenlin-Englund, Larsmo

1. Digiajan väestöennustejärjestelmä kuntien talouden ja palvelutuotannon suunnittelun perustaksi

HANKE PÄÄTTYNYT

”Digiajan väestöennustejärjestelmä kuntien talouden ja palvelutuotannon suunnittelun perustaksi” -hanke toteutti Helsingin seudun seutu/kuntatason väestöprojektion. Projektio sisältää lähtötietojen ja parametrien tuottamisen prosessin yhteismallille, jota Espoo, Helsinki, Vantaa, Kauniainen ja pääkaupunkiseudun kehyskunnat voivat hyödyntää. Hanke toteutti SAS tilasto-ohjelmistolla väestöennustesovelluksen, jossa lähtötietojen ja parametrien tuottamisprosessi automatisoitiin ja ennustetiedot muodostuvat SAS:iin ja Exceliin. Ennustetietoja havainnollistettiin PowerBI-raporteilla. Lisäksi yhteistyökumppanina hankkeeseen osallistunut Porvoon kaupunki toteutti koko kaupungin ja alue-ennusteen avoimen lähdekoodin Python-version.

Hankkeessa kehitettiin väestöennustetyön osaamispohjaa kaupunkien yhteistyöllä ja luotiin tarkempi ja kattavampi aineistoperusta väestöennusteille, mikä parantaa väestöennusteiden tarkkuutta. Uuden väestöennustesovelluksen ansiosta ennustetietojen visualisointi raportointi- ja paikkatieto-ohjelmistoilla on aikaisempaa laajempaa. Hankkeen toteuttaman ruututason väestöennusteen ansiosta palveluiden rajoja voi säätää vapaamuotoisesti graafisilla karttasovelluksilla. Hankkeessa toteutettu avoimen lähdekoodin sovellus laajentaa ennustemenetelmän käyttöä myös pääkaupunkiseudun ulkopuolelle. Hankkeessa toteutetut uudistukset pääkaupunkiseudun väestöennusteprosessiin ja väestöennusteiden tarkkuuteen lisäävät kunnallistalouden tehokkuutta ja mahdollistavat kaupunkien asukkaiden palveluiden parantamisen tulevina vuosina.

Hankkeen jälkeen kaupungit kehittävät prosessia tarkentamalla lähtötietoja ja parametreja  sovittavalla työnjaolla sekä seuraavat ja kehittävät yhteistyössä mallin soveltamista ennustetyössä. Näin kehitetyn ennustemenetelmän ennustetarkkuus parantuu jatkossa. Samoin kaupungit lisäävät tulosaineistojen hyödyntämistä paikkatietosovelluksissa. Hankkeen tuloksena kaupungit välittävät väestöennusteet avoimesti asukkaille ja yrityksille niin, että ennusteet eivät ole pelkästään kuntien sisäistä tietoa. Siten kaupungit saavat ennustemenetelmästä ja sen tuloksista kehittävää palautetta, kun suunnittelun taustatiedot ovat avointa tietoa.

Muut kunnat: Espoo, Helsinki ja Porvoo

Lisätietoja
Markku Pietinen, Vantaa

Avoindata.fi 

2. Avoimen kunnallisen päätöksenteon palvelualustan käyttöönotto

Hankkeessa kartoitetaan avoimen kunnallisen päätöksenteon palvelualustan käyttöönoton suunnittelua ja pilotointia yhdessä Sipoon ja Nurmijärven kunnan kanssa. Hankkeen tavoitteena on päätöksenteon ja kokoushallinnan laajamittainen digitalisaatio kuntien tarpeita vastaavan palvelualustan suunnittelemisella. Hankkeen aikana selvitetään avoimen lähdekoodin ratkaisua kattavan sähköisen kokoushallinnan ratkaisuksi, sekä pilotoidaan ratkaisun toimivuutta. Selvitettävä konsepti kehitetään siten, että se on vapaasti kuntien käyttöönotettavaksi ja jatkokehitettäväksi kunkin kunnan omiin tarpeisiin. 

Hankkeen yhteydessä kartoitetaan myös digitalisaation vaikutusta toimielinten kokoustamisen toimintatapoihin. Vaikutuksista ja mahdollisista muutoksista laaditaan digitalisen päätöksenteon ja vaikuttamisen opas luottamushenkilöille, jonka tarkoituksena on vahvistaa demokratian toimivuutta sähköisessä ympäristössä.  

Hankkeen tarkoituksena on lisäksi mahdollistaa kunnalliseen päätöksentekoon liittyvän tilastotiedon helpompi kerääminen demokratian toteutumisen tueksi.

Muut kunnat: Sipoo ja Nurmijärvi

Lisätietoja
Henna Yli-Leppälä, Vantaa

3. Monipaikkainen digitukipalvelu kuntalaisille

Hankkeessa luodaan ja otetaan käyttöön etätyötä tukeva, monipaikkainen, monikanavainen ja monitoimijainen digitukipalvelu Vantaan ja Espoon kaupungeille. Palvelun pohjana toimivat sekä 6Aika-hankkeessa kehitetty palveluneuvontamalli että Auta-hankkeessa luotu digituen toimintamalli. Tämän lisäksi palvelua varten kerätään tietoa kuntalaisten digitukitarpeista ja osallistetaan kuntalaisiapalvelun suunnitteluun. Hankkeen aikana aktivoidaan kuntalaisia digituen palvelutuottajiksi ja toimijoiksi osana kaupunkien digitukiverkostoa. Asiakaslähtöisesti toteutettu monipaikkainen digituenpalvelu juurrutetaan kaupunkien palvelutuotantoon vastaamaan digitalisaation haasteisiin. Hankkeessa selvitetään kaupunkien nykyinen ja suunnitteilla sekä tiedossa oleva sähköisten palvelujentarjonta ja niiden käyttöön liittyvä digituen tarve. Hankkeessa selvitetään käyttäjien tarpeet kaupungin monikanavaisen palvelumallin eri tasoilla (0 verkkopalvelut,1 yleisneuvonta, 2 asiantuntija).Tavoitteena on kehittää digitukipalvelu, jossa digitukea annetaan sekä etänä että monipaikkaisesti. Mallin tavoitteena on kuntalaisten helpompi pääsy sähköisiin palveluihin ja digitaitojen kehittyminensekä vahvistuminen erityisesti digisyrjäytymisen vaarassa olevilla henkilöillä. Yhdenvertaisuuden tulee toteutua myös digituen osalta. Hankkeessa lisätään erityisesti etätyönä ja monipaikkaisestiannettavaa digitukea, jonka antamista varten luodaan selkeät prosessit ja kuvataan palveluiden kohderyhmät. Kehittämistyötä tehdään osallistamalla ja kuuntelemalla palvelun käyttäjiä. Hankkeessavahvistetaan kuntalaisten aktiivista roolia sekä digituen antajina (mm. järjestöt, vapaaehtoiset) että vastaanottajina. Hankkeessa on keskeistä selkeiden prosessien luominen sekä etänä ettämonipaikkaisesti annettavaan digitukeen, kuntalaisten palvelutarpeiden kartoittaminen ja heidän tarpeisiinsa vastaaminen

Muut kunnat: Espoo

Lisätietoja
Nina Rahja, Vantaa

Digitaalisen yleiskaavan jatkuvan ylläpitoprosessin luominen

HANKE ON PÄÄTTYNYT

Digitaalisen yleiskaavan jatkuvan ylläpitoprosessin luominen hankkeessa muodostettiin digitaaliset ajantasayleiskaavat kaavamääräyksineen Pieksämäelle, Siilinjärvelle ja Varkaudelle. Yleiskaavojen lähtöaineistot sisälsivät erilaisia paperi-, rasteri- ja vektoriaineistoja, joista luotiin tietokantaan geometrialtaan ja ominaisuustiedoiltaan yhtenevä ajantasayleiskaava. Muodostettiin aluemaisuutta kuvaavista kaavamääräyksistä sulkeutuvia alueita, sekä kytkettiin poikkeamisluvat ja suunnittelutarveratkaisut tiedonhakuja ja analysointeja varten paikkatietojärjestelmään. Tämä mahdollistaa kuntakohtaisesti yleiskaavojen jatkuvan ylläpitoprosessien käynnistämisen, esimerkiksi teemoittain. Muodostettu ajantasayleiskaava on käytettävissä kuntien paikkatietojärjestelmissä, sekä ulkopuolisten käytettävissä kuntien internet-karttapalveluissa.

Digitaalisen yleiskaavan jatkuvan ylläpitoprosessin muodostaminen edellyttää kuntakohtaista suunnittelua luottamuselinkäsittelyiden aloittamiseksi, jolloin tuettaisiin välittömämmin voimassa olevaa kuntastrategiaa.

Ajantasayleiskaava mahdollistaa kaavatietouden siirtäminen myöhemmin valmistumassa olevaan valtakunnalliseen kaavatietomalliin osaksi Ryhti (RYTJ, rakennetun ympäristön tietojärjestelmä)-järjestelmää. 

Laadittiin prosessikuvaus ja menetelmäohjeet kaikkien kuntien käyttöön.

Hankkeen tavoitteet saavutettiin lukuun ottamatta liityntää valtakunnalliseen Ryhti-järjestelmään, joka ei ollut hankkeen päättyessä vakiintuneessa muodossa, eikä siten testattavissakaan.

Muut kunnat: Pieksämäki, Siilinjärvi

Lisätietoja hankkeesta Varkauden nettisivuilta.

Lisätietoja
Petri Kapanen, Varkaus

TalousDigi - Talousraportoinnin ja prosessien digitalisointi osana tiedolla johtamista

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Hankkeen vastuukuntana toimi Virtain kaupunki ja muut hankkeeseen osallistuneet kunnat olivat Mänttä-Vilppula ja Ruovesi. 
TalousDigi-hankkeen tavoitteena oli kuntien taloushallinnon ammattilaisten työn digitalisointi ja toimintaprosessien kehittäminen tehokkaammiksi ja mielekkäämmiksi. Manuaalisen työn ja raportoinnin helpottamiseksi hankkeessa pyrittiin parantamaan taloushallinnon prosesseja, lisäämään automatisointia ja kehittämään raportointia. Hankkeen osaprojekteja olivat ostolaskuprosessin automatisointi sekä myyntilaskutuksen, talousraportoinnin ja kirjanpidon kehittäminen soveltuvin osin.  Ostolaskuprosessin automatisoinnissa kilpailutettiin järjestelmä, jonka hankinnassa painotettiin erityisesti järjestelmän käytön ja ylläpidon helppokäyttöisyyttä ja mahdollisuutta automatisoida tekoälyn tai robotiikan avulla myös muita kuin sopimusperusteisia tiliöintejä. Kartoituksen perusteella päätettiin hankkia järjestelmä, jonka avulla voidaan vähentää taloushallinnon manuaalista rutiinityötä sekä osastoilla tapahtuvaan ostolaskujen tiliöintiin ja hyväksymiseen kuluvaa työaikaa. Hankkeen aikana on tehty käyttöönoton edellyttämää pohjatyötä. Laskutuksen osalta hankkeessa on otettu käyttöön järjestelmiä ja palveluita, jotka vähentävät manuaalista työtä kuten verkkokauppa ja Excel-laskutusliittymä. Valtiokonttorin talousraportoinnin helpottamiseksi on mm. kehitetty raportointia ja luotu järjestelmään automaattivyörytyksiä. 
Hankkeen osallistujille toteutettu palautekysely osoitti, että hankkeen toimenpiteillä onnistuttiin saavuttamaan asetettuja tavoitteita, keskeisimpinä manuaalisten työvaiheiden väheneminen ja automatisoinnin mahdollisuuksien laajempi hahmottaminen. Hankkeen myötä opittiin myös tarkastelemaan prosesseja analyyttisemmin ja hakemaan aktiivisemmin ratkaisuja prosesseissa tunnistettuihin kehityskohteisiin. Taloushallinnon prosessien kehittämisen ohella hanke toi myös näkyväksi henkilöstön jo olemassa olevaa vahvaa osaamista. 

Lisätietoja
Kaisa Jaatinen, Virrat
 

Tiedolla johtaminen automatisoituja mittaristoja käyttäen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Ylivieskan kaupungin tiedolla johtamisen edistäminen automatisoituja mittaristoja käyttäen -hankkeen lopputuloksena syntyi johdon dashboard -näkymä, jossa mm. visualisoitiin sekä kaupungin toimintaympäristön kehittymistä että kaupungin talouden toteumia. Hankkeen aikana rakennettiin myös HR-tietojen näkymä, joka automatisoi käsin tehtävän tietojen keräämisen ja yhdistelemisen mm. henkilöstötilinpäätökseen sekä mahdollistaa paremman tiedonkäsittelyn ja syvemmän porautumisen tietoihin. Tietosisältö määriteltiin yhdessä Kuntamaiseman kanssa ja hankkeen edetessä sisältöä muokattiin käyttökokemusten ja toiveiden perusteella. Näkymät on toteutettu Kuntamaiseman toimesta Microsoft Power BI -työkalulla, jonka avulla tietovarastosta visualisoidut raportit julkaistaan SAAS-palveluna selainnäkymään. 

Lisätietoja
Joonas Yliluoma, Ylivieska

Tiedolla johtamisen edistäminen automatisoituja mittaristoja käyttäen

HANKE ON PÄÄTTYNYT.

Kyseessä oli tiedolla johtamisen raportointihanke Äänekosken kaupungin käyttöön. Hankkeessa automatisoitiin talouden, opetustoimen ja henkilöstöhallinnon, työllisyyden ja väestötietojen raportointi kerran vuorokaudessa päivittyväksi, visuaaliseksi kokonaisuudeksi. 

Toteutus tehtiin Microsoft Azure data-alustalla, joka mahdollistaa datan hyödyntämisen ja yhdistelyn moniin eri raportointitarkoituksiin. Toteutuksella haluttiin tuoda ajantasainen tieto kaupungin henkilöstön ja päättäjien käyttöön. Tilastodatasta ja ostolaskudatasta tehdyt raportit tullaan julkaisemaan kaupungin nettisivuilla. Muita raportteja käytetään kaupungin omassa Power BI -ympäristössä. Projektilla tavoiteltiin avoimuuden lisäämistä, parempaa päätöksentekoa ajantasaiseen sekä luotettavaan tietoon perustuen. 

Ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin talouden ja tilastodatasta tehdyt mittarit. Henkilöstöhallinnon järjestelmävaihdoksesta johtuen hr-raporttien tekoa jouduttiin siirtämään projektin loppuvaiheeseen. Projektiin päätettiin ottaa mukaan uutena elementtinä opetustoimen datasta tehdyt opetustoimen johtamisen mittarit. Ne tehtiin toisessa vaiheessa, hr-raporttien siirtyessä kolmanteen vaiheeseen. Kaikki vaiheet saatiin mahtumaan projektiaikatauluun.

Tiedolla johtamisen alustan käyttöönotosta saatavat hyödyt jäävät arvioitavaksi myöhempään ajankohtaan, kun kaupungin esimieskunta on ehtinyt käyttää raportointia työssään 6-12 kk. Saatavista hyödyistä voidaan jo nyt todeta, että talouden raportointiin käytetty aika on vähentynyt ja tiedon käyttö lisääntynyt kaupungin johtoryhmän työssä. Muille esimiehille raportointi otetaan käyttöön seuraavan puolen vuoden aikana. Kaupunki pohtii myös oman analytiikkaosaamisensa kasvattamista, jotta arjen tietotarpeisiin voitaisiin vastata itsenäisesti data-alustalta toteutettuna. 

Hankkeella tavoiteltiin päätöksenteon tukemista faktatiedolla. Sen toteutumiseen saatiin hyvä pohja ja toteuttamisessa ollaan päästy hyvään alkuun johtoryhmän ja pienen asiantuntijoista koostuvan käyttäjäryhmän toimesta. Odotamme mielenkiinnolla, minkälaiset tiedon hyödyntämisen prosessit luodaan osaksi eri toimialojen tiimien arkea.

Lisätietoja
Tapani Hämäläinen, Äänekoski