Tiedonhallintalain lausuntomenettely koskee valtion virastoja ja laitoksia huomioiden lain 3 §:ssä esitetyt soveltamisalan rajaukset.

Tietohallintolain nojalla annetun lausunnon perusteella toimitettavassa uudessa lausuntopyynnössä virasto tai laitos voi hyödyntää aiempaa lausuntopyyntöaineistoa ja tietohallintolain mukaisen menettelyn asiakirjamalleja.

Muutoksen kokonaiskustannuksia arvioitaessa huomioidaan arvioidut kehittämisen kustannukset sekä julkisen hallinnon toimijoille aiheutuvat uudistetun palvelun tai järjestelmän käyttöönoton kustannukset. Muutoksen kokonaiskustannukset voivat sisältää kehitettävän palvelun/järjestelmän ylläpitokustannuksia kehittämisen ajalta. Muutoksen kokonaiskustannuksiin ei kuitenkaan lasketa mukaan kehittämisprojektin päättymisen jälkeistä palvelutuotannon ylläpitokustannuksia. Pidemmän aikavälin näkymä tulee kuitenkin huomioida, kun arvioidaan muutoksen taloudellisia vaikutuksia (tiedonhallintalaki 8.1 §).

Velvoite tiedonhallinnan muutosvaikutusten arviointiin (5.3 § ja valtionhallinnossa myös 8.1§) astui voimaan vuoden 2020 alusta eli niitä kuuluu tehdä jo nyt.

Ei. Muutosvaikutusten arviointia tulee tehdä suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia hallinnollisia tai teknisiä uudistuksia. Tiedonhallintayksikön tulee arvioida, milloin on kyse tällaisesta olennaisesta uudistuksesta. Kaikki tiedonhallintayksikön toiminnan näkökulmasta olennaiset muutokset eivät ole välttämättä kuulu 9 §:n lausuntomenettelyn piiriin.

Sulautettujen järjestelmien osalta on vaikea antaa kategorista linjausta eli asiaa tulee tarkastella tapauskohtaisesti. Kun asiasta on yhteydessä valtiovarainministeriöön, niin voimme käydä lausuntotarvetta yhdessä läpi.

Valmisteltu hankinta ei ole lausuntoa edellyttävä tiedonhallinnan muutos, sillä hankintamenettely ei itsessään vielä tuota muutoskohdetta ja esimerkiksi vaikuta prosesseihin ja järjestelmiin. Potentiaalisia lausuntokohteita voisivat olla ne projektit, joihin ostoresursseja kohdennetaan.

Tiedonhallintayksikön vastuulla on tunnistaa, mitkä muutokset ovat olennaisia ja edellyttävät muutosvaikutusten arviointia. Esimerkiksi tietojärjestelmän uuden version käyttöönotto ei välttämättä edellyttäisi arvioinnin tekemistä, mutta uuden tietojärjestelmän käyttöönotto olisi laissa tarkoitettu olennainen tietojärjestelmän uudistus.