Tiedonhallintalain lausuntomenettely koskee valtion virastoja ja laitoksia huomioiden lain 3 §:ssä esitetyt soveltamisalan rajaukset.

Muutoksen kokonaiskustannusten arvioinnissa on huomioitava arvioidut kehittämiskustannukset sekä julkisen hallinnon toimijoille aiheutuvat uudistetun palvelun tai järjestelmän käyttöönoton kustannukset. Kustannusten osalta huomioidaan eri kustannuslajit eli mahdollisten palvelun ostojen lisäksi omat henkilöstökustannukset. Muutoksen kokonaiskustannukset voivat myös sisältää ylläpitokustannuksia kehittämisen ajalta. Kokonaiskustannuksiin ei kuitenkaan lasketa mukaan kehittämisen jälkeisiä palvelutuotannon ylläpitokustannuksia. Elinkaarikustannukset on kuitenkin otettava huomioon, kun arvioidaan muutoksen taloudellisia vaikutuksia (tiedonhallintalaki 8.1 §).

Ei. Muutosvaikutusten arviointia tulee tehdä suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia hallinnollisia tai teknisiä uudistuksia. Tiedonhallintayksikön tulee arvioida, milloin on kyse tällaisesta olennaisesta uudistuksesta. Kaikki tiedonhallintayksikön toiminnan näkökulmasta olennaiset muutokset eivät ole välttämättä kuulu 9 §:n lausuntomenettelyn piiriin. Muutosvaikutusten arvioinnista on saatavilla lisätietoja Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan suosituksesta tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista (valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:21).

Sulautettujen järjestelmien osalta on vaikea antaa kategorista linjausta eli asiaa tulee tarkastella tapauskohtaisesti. Kun asiasta on yhteydessä valtiovarainministeriöön, niin voimme käydä lausuntotarvetta yhdessä läpi.

Valmisteltu hankinta ei ole lausuntoa edellyttävä tiedonhallinnan muutos, sillä hankintamenettely ei itsessään vielä tuota muutoskohdetta ja esimerkiksi vaikuta prosesseihin ja järjestelmiin. Potentiaalisia lausuntokohteita voisivat olla ne projektit, joihin ostoresursseja kohdennetaan.

Tiedonhallintayksikön vastuulla on tunnistaa, mitkä muutokset ovat olennaisia ja edellyttävät muutosvaikutusten arviointia. Esimerkiksi tietojärjestelmän uuden version käyttöönotto ei välttämättä edellyttäisi arvioinnin tekemistä, mutta uuden tietojärjestelmän käyttöönotto olisi laissa tarkoitettu olennainen tietojärjestelmän uudistus. Muutosvaikutusten arvioinnista on saatavilla lisätietoja Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan suosituksesta tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista (valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:21).

Lausuntopyyntö toimitetaan pääsääntöisesti toiminnan ja talouden suunnittelun yhteydessä eli kun valmistellaan kehys- tai talousarvioehdotuksia. Tarkoituksena on, että valtiovarainministeriön lausunto on käytettävissä toimialasta vastaavalla ministeriöllä ennen kuin se toimittaa hallinnonalan kehys- tai talousarvioesityksen valtiovarainministeriöön. Lausuntopyynnön ajankohdista on säädetty valtioneuvoston asetuksen (1301/2029) 4 §:ssä. Virasto voi neuvotella valtiovarainministeriön kanssa lausuntopyynnön ajankohdasta, mikäli sillä on tarve poiketa asetuksella säädetyistä yhteisistä ajankohdista. 

Virasto voi hyödyntää lausuntopyynnön koostamisessa ja toimittamisessa lausuntomenettelystä annetun ohjeen liitteitä 2 ja 3 tai virasto voi vaihtoehtoisesti hyödyntää omia asiakirjapohjia (esim. esiselvitys ja investointilaskelmat) tai käyttää Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan muutosvaikutusten arvioinnista annetun suosituksen (2024:21) liitteitä. Lausuntomenettelystä annetussa ohjeessa on myös kuvattu, miten Hankesalkkupalvelun raportointitietoja voi hyödyntää lausuntopyynnön koostamisessa. Mikäli virasto käyttää omia asiakirjapohjia tai lautakunnan suosituksen liitteitä, tulee sen varmistaa lausuntomenettelystä annetun ohjeen avulla lausuntopyynnön riittävä tietosisältö. Lautakunnan suosituksen liitteet eivät esimerkiksi pidä sisällään tietoja suunnitellun muutoksen tavoitteista ja yhteisten tietojärjestelmien hyödyntämisestä.

Mikäli suunnitellusta muutoksesta aiheutuu taloudellisia vaikutuksia (kustannuksia tai hyötyjä). muille toimijoille, tulisi ne ottaa huomioon taloudellisten vaikutusten arvioinnissa. Lausuntomenettelyn ohjeen liitteen 3 kustannus-hyötyanalyysin mallipohjassa taloudellisia hyötyjä voi kohdentaa lausunnonpyytäjän lisäksi muulle valtionhallinnolle, kunnille, hyvinvointialueille, muulle julkiselle hallinnolle. Taloudellisten hyötyjen arvioinnissa voi olla suositeltavaa hyödyntää erilaisia skenaarioita, mikäli hyötypotentiaali on riippuvainen esimerkiksi palvelun käytön kehittymisestä (esim. sähköinen asiointi) tai volyymimääristä. Ohjeen liitteen kustannus-hyötyanalyysipohja mahdollistaa myös hyötyjen tyypittelyn välittömiin, välillisiin ja yhteiskunnallisiin hyötyihin, mikä tarkentaa kuvaa tavoiteltavista hyödyistä. Hyötyjen osalta on pohdittava realistista aikajännettä esimerkiksi suhteessa palvelun käyttöönottoaikatauluun. Keskeistä on myös dokumentoida hyötyjen arviointiperusteet ja miettiä, miten hyötyjen toteutumista voidaan seurata ja mittaroida kehittämisen aikana ja sen päätyttyä. 

Selvityksessä virasto tai laitos kuvaa, miten se on huomioinut lausunnon muutoksen jatkosuunnittelussa ja toteutuksessa. Kuvattavat toimenpiteet voivat olla selvityksen antohetkellä toteutettuja tai ne voivat olla suunniteltuja toteutettavaksi myöhemmässä vaiheessa. Keskeistä on, että selvitykseen kuvataan toimenpiteet riittävällä tarkkuustasolla, mikä ilmentää, miten annettu suositus käytännössä on huomioitu tai tullaan huomioimaan. Tyypillisesti valtiovarainministeriön lausunnon lopussa on yhteenveto lausunnon suosituksista (numeroitu luettelo) ja selvityksessä tulisi selkeästi esittää vastaus kuhunkin lausunnossa annettuun suositukseen. Selvitys toimitetaan muistion muodossa. Asiakirjan alussa voi esittää yleisen tilannekatsauksen kehittämisen jatkovalmistelun tilanteeseen, minkä jälkeen esitetään vastaus yksitellen kuhunkin lausunnossa esitettyyn (numeroituun) suositukseen.