Johtamisjärjestelmähanke

Valtioneuvoston ministeriöiden yhtenäisempi johtamismalli Ministeriöiden johtamisjärjestelmien uudistamishanke

VM049:00/2016 Kehittäminen

Hankkeen tavoitteet ja tehtävät

Hankkeen tehtävänä on:

1. Laatia yhteenveto ja analyysi ministeriöiden nykyisistä johtamisjärjestelmistä
2. Käynnistää poikkihallinnollinen virkamiesvalmistelu ministeriöiden johtamisjärjestelmien uudistamiseksi ja uudistusten toimeenpanemiseksi
3. Luoda ministeriöihin mahdollisimman yhdenmukainen ja toimiva johtamismalli, jossa virkamiesvalmistelu tapahtuu yhdenmukaisesti ja koordinoidusti, ja siihen kytkeytyvä poliittinen linjaaminen ja päättäminen samalla tavalla.

Hankenumero VM049:00/2016

Asianumerot VM/924/00.01.00.01/2016

Asettaja valtiovarainministeriö

Toimikausi/aikataulu 1.6.2016 – 31.12.2017

Asettamispäivä

Sipilä

Digitalisaatio, kokeilut ja normien purkaminen

Kärkihankkeet Parannetaan johtamista ja toimeenpanoa

Toimenpiteet Yhtenäisempi valtioneuvosto ja valtionhallinto

Yhteyshenkilö
Katju Holkeri, finanssineuvos
[email protected]

Hankkeen vaiheet

Tavoitteet ja tuotokset

Hankkeen tavoitteena on:

1. Selkeyttää ja yhdenmukaistaa ministeriöiden johtamismalleja ja johtamiskäytänteitä siten, että hallituksen ja ministeriöiden toimeenpanokyky vahvistuu;
2. Varmistaa, että uudessa mallissa toimijoiden roolit ja vastuut ovat selkeät.
3. Luoda edellytykset sille, että uudistetussa johtamismallissa ennakoinnista tulee yhä tärkeämpi osa johtoryhmien työtä
4. Vahvistaa uudistuksella poikkihallinnollista yhteistyötä

Lähtökohdat

Pääministeri Juha Sipilän hallitusohjelman yksi painopistealue on Digitalisaatio, kokeilut ja normien purkaminen. Tavoitteena on, että vuonna 2025 Suomi on ottanut tuottavuusloikan julkisissa palveluissa ja yksityisellä sektorilla tarttumalla digitalisaation mahdollisuuksiin ja purkamalla turhaa sääntelyä ja byrokratiaa. Suomen ketterää uudistumista tuetaan luottamukseen, vuorovaikutukseen ja kokeilujen hyödyntämiseen perustuvalla johtamiskulttuurilla
Tavoitteena johtamisen uudistamiselle hallituskaudella on, että johtamista ja toimeenpanoa on rohkeasti uudistettu vahvistamalla tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja avoimuutta sekä hyödyntämällä kokeiluja ja kansalaisten osallisuutta tukevia toimintatapoja.
Johtamisen kehittäminen jakaantuu kahteen toimenpidekokonaisuuteen 1. Yhtenäisempi valtioneuvosto ja valtionhallinto ja 2. Johtamisen ja toimeenpanon toimintatapojen uudistaminen. Näiden kokonaisuuksien kautta valtioneuvoston ja valtionhallinnon johtamisprosessit sovitetaan yhteen strategisen hallitustyöskentelyn kanssa ja vahvistetaan hallinnonalojen rajat ylittävää, tietoon perustuvaa johtamista ja toimeenpanoa.

Ministeriöiden johtamisjärjestelmien kehittäminen

Ministeriön toimintaa johtaa ministeri (PL 68.2 §). Perustuslain säännöksestä seuraa, että ministeriön poliittinen ohjaus ja ministeriölle kuuluvien asioiden ratkaiseminen ministeriössä kuuluu viimekädessä ministerille eikä niitä voida siirtää ministeriössä virkamiehelle tai poliittiselle avustajalle. Johtamisen tueksi ministeriöissä on johtoryhmiä. Lähtökohtaisesti ministeriöissä on sekä ministereiden vetämiä ministeriöiden johtoryhmiä (ministeriön johtoryhmä) sekä kansliapäällikön vetämiä johtoryhmiä (kansliapäällikön johtoryhmä). Ministeriön johtoryhmätyöskentelystä säädetään ministeriöiden työjärjestyksissä.

Käytännössä ministeriöiden sisäiset johtamisjärjestelmät vaihtelevat. Eroavaisuuksia johtoryhmien työskentelyssä on lähinnä niiden kokoonpanossa, kokoontumisessa ja agendoissa. Samoin useamman ministerin ministeriössä käytänteet vaihtelevat siltä osin, onko ministeriössä kullakin ministerillä oma johtoryhmänsä vai onko heillä yhteinen johtoryhmä tai molemmat.

Viimeaikaisia selvityksiä

Ministeriöiden johtoryhmätyöskentelyä on viime aikoina selvitetty muun muassa valtioneuvoston kansliassa (Valtioneuvoston kanslian muistio 6.9.2013). Selvityksen mukaan ministeriöiden johtoryhmissä on paljon myös samankaltaisuutta. Käsiteltävät asiat ovat pääosin samoja ja perustuvat talouden
ja toiminnan suunnitteluun, raportointiin sekä kaikille yhteisiin periaatteellisiin ja lainsäädännöstä
tuleviin tehtäviin.

Parlamentaarinen komitea laati keväällä 2014 kyselyn ministeriöiden kansliapäälliköille, jossa selvitettiin ministeriöiden johtamiskäytänteitä, niissä tapahtuneita muutoksia ja muutostarpeita. Johtoryhmätyöskentelyssä keskitytään yhteiskuntapoliittisesti ja hallinnonalan näkökulmasta tärkeimpien ja strategisesti merkittävien linjausten käsittelyyn, priorisointiin ja yhteiseen kokonaisnäkemykseen sekä talouden ja toiminnan suunnitteluun. Tulevaisuuden ennakointi on yhä tärkeämpi osa johtoryhmien työtä.

Nykyinen lähtökohta, jossa ministeriöissä toimii sekä ministerin vetämä ministeriön johtoryhmä että kansliapäällikön vetämä johtoryhmä, on lähtökohdiltaan onnistunut. Roolitus ministeriön johtoryhmän ja kansliapäällikön johtoryhmän välillä tulee kuitenkin olla selkeä.

Nykykäytännöistä yhdenmukaisempaan johtamismalliin

Tavoitteena on, että ministeriöiden toiminnan luonteiden eroavaisuuksista huolimatta koko valtioneuvostoon ja kuhunkin ministeriöön luodaan mahdollisimman yhdenmukainen johtamismalli. Yhdenmukaisemmat johtamisjärjestelmät voivat lisätä poikkihallinnollisten tavoitteiden yhdenmukaista valmistelua ja yhteistyötä ministeriöiden välillä. Tätä vahvistaa erityisesti johtamisen yhteinen tietopohja.
Samoin yhdenmukaisemmat johtamismallit voivat tehostaa toimeenpanoa tekemällä valtioneuvostotasolla näkyviksi asioiden yhteydet, päätöksentekoprosessit ja toimijoiden roolit toteutuksessa. Lisäksi ne mahdollistavat kattavamman toiminnan vaikuttavuuden arvioinnin ja seurannan ja siten myös toiminnan joustavamman suuntaamisen valtioneuvostotasolla. Lisäksi tätä kautta on mahdollista vahvistaa yhteistä johtamiskulttuuria ja ylimmän johdon sitoutumista valtioneuvostokokonaisuuteen.

Tällä hetkellä ministeriöiden soveltamat johtamismallit on valmisteltu itsenäisesti ministeriöittäin ja siksi mallien välillä on eroja. Myös jatkossa on syytä säilyttää mahdollisuus ministeriökohtaisiin ratkaisuihin silloin kun se on perusteltua. Ministeriöiden johtamismallikäytänteistä säädetään ministeriöiden työjärjestyksissä.

On esitetty, että valtionhallinnossa käynnissä olevat merkittävät kehittämishankkeet ovat lisänneet poliittisen johdon ja virkamiesjohdon säännöllisen yhteydenpidon tarvetta. Suuntana vaikuttaa olevan, että johtoryhmät kokoontuvat aiempaa tiheämmin. Johtoryhmien kokoontuminen riittävän usein lisää ministeriön sisäistä tiedonkulkua ajankohtaisista asioista ja tukee ministerin mahdollisuuksia johtaa ministeriötä.

Ministeriöiden johtoryhmissä käsitellään merkittävät koko hallinnonalaa sekä ministeriötä tai ministeriön useaa osastoa koskevat linjaukset, lainsäädäntöhankkeet ja muut asiat, jotka usein perustuvat hallitusohjelmaan ja muihin strategisiin linjauksiin. Kokousten agendalle kuuluvat myös ministeriön toiminta- ja taloussuunnitelmat sekä talousarvioesitykset. Myös toiminnan tuloksellisuuden arviointi kuuluu monessa ministeriössä ministerijohtoryhmän asialistalle. Ministeri voi luonnollisesti myös nostaa haluamansa asian johtoryhmän agendalle.

Kansliapäällikön johtoryhmissä puolestaan korostuu operatiivinen linjavastuu ministeriön ja sen hallinnonalan toiminnasta, asioiden valmistelusta ja täytäntöönpanosta, lainsäädäntövalmistelusta ja sen seurannasta sekä yhä enenevässä määrin poliittisella tasolla päätettyjen strategisten asioiden yhteensovittaminen.
.
Ministereiden johtamien johtoryhmien ja virkamiesjohtoryhmien lisäksi ministeriöissä toimii vaihtelevasti muunlaisia johtoryhmiä. Useimmissa ministeriöissä osastoilla on omat johtoryhmänsä. Muutamassa ministeriössä on erikseen osastojen alaisten yksiköiden ja vastuualueiden johtoryhmiä. Yhä enenevässä määrin ministeriöissä on sisäisten johtamisjärjestelmien lisäksi perustettu tai perusteilla koko hallinnonalan johtoryhmä, joka muodostuu ministeriön virkamiesjohdosta ja hallinnonalan pääjohtajista. Poikkihallinnollisia ministeriöiden johtoryhmiä ei tällä hetkellä ole. Ministeriön ja kansliapäällikön johtoryhmien ohella toimivien muiden johtoryhmien toimivallat ja vastuut tulee olla selkeät. Suurten poikkihallinnollisten kokonaisuuksien hoitamiseksi voidaan harkita poikkihallinnollisten johtoryhmien perustamista esimerkiksi vaalikauden ajaksi.

Lisätietoja

Johtamisen tuen nettisivut

Säädösvalmistelu ja kehittäminen valtioneuvostossa

Ministeriöt toteuttavat hallitusohjelmaa, valmistelevat lakeja ja muita säädöksiä sekä vievät eteenpäin uudistuksia erilaisissa hankkeissa, työryhmissä ja toimielimissä.

Kaikkien ministeriöiden hankkeet löydät valtioneuvoston verkkosivuilta valtioneuvosto.fi/hankkeet