Den högsta ledningen behöver information om upphandlingar

Statsförvaltningens högsta ledning uppskattar en övergripande vy över den egna organisationens upphandlingar och de tillhörande parametrarna. Ledningens upphandlingsvy, som förverkligats och pilottestats av programmet för verkningsfull offentlig upphandling och Hansel Ab, är ett exempel på ett verktyg som den högsta ledningen anser vara nyttig vid ledningen av organisationen.

Den pilottestade upphandlingsvyn för ledningen lyfter fram upphandlingarnas betydelse i euro, hur upphandlingarna stöder uppnåendet av de strategiska målen samt upphandlingarnas effekter, och den stöder ledningen i den regelbundna uppföljningen av och reageringen på avvikelser och i det strategiska beslutsfattandet. 

Deltagarna i pilotprojektet, Inrikesministeriet, Geologiska forskningscentralen, Helsingforsregionens miljötjänster HRM, Business Finland, städerna Riihimäki och Joensuu samt Egentliga Tavastlands välfärdsområde, företrädde den offentliga sektorn på ett mångsidigt sätt.

Upphandlingsvyn för ledningen kan utnyttjas öppet i Hansels webbtjänst av statsförvaltningens bokföringsenheter och av organisationer som levererat inköpsfakturamaterialet till Hansel. Med högsta ledningen avses här de medlemmar i ledningsgrupperna som ansvarar för upphandlingarna. 

Nya upphandlingsvyn för ledningen är en god utgångspunkt

Den högsta ledningen behöver enligt pilotprojektet information om upphandlingar för att kunna fastställa mål, identifiera nödvändiga resurser, ge vägledning, övervaka framstegen och inleda nödvändiga utvecklingsåtgärder.

”Organisationens interna diskussion om uppgifter som ska rapporteras till ledningen är väsentlig med tanke på framgång. Parametrarnas betydelse och vikt varierar från organisation till organisation och det är viktigt att man internt diskuterar hur siffrorna tolkas och utnyttjas i praktiken”, säger resultatområdeschef Jouni Peltomaa från HRM som deltagit i pilotförsöket.

Upphandlingsuppgifterna kan utnyttjas strategiskt på flera olika sätt

”Upphandlingsinformation kan utnyttjas strategiskt, till exempel vid jämförelse mellan organisationer, benchmarking, koppling av upphandlingar till organisationens strategi och värderingar samt vid analys av hur den egna upphandlingsprocessen fungerar”, konstaterar ekonomidirektör Kari Ora från Riihimäki stad.

Pilottestandet av upphandlingsvyn för ledningen är en del av programmet för verkningsfull offentlig upphandling och den nationella strategin för offentlig upphandling. Målet med programmet är bland annat att främja ledningen av upphandlingar som strategisk verksamhet samt att utnyttja upphandlingarnas potential för att uppnå målen.

Mer information:

Cheferna för temagruppen strategisk ledning av programmet för verkningsfull offentlig upphandling
Maria Röykkä, programchef, finansministeriet, maria.roykka(at)gov.fi 
Tuure Marku, upphandlingsdirektör, Tuomi Logistiikka, tuure.marku(at)tuomilogistiikka.fi