Informationshanteringsnämnden handleder och övervakar genomförandet av kraven på informationshantering

Under sin första mandatperiod 2020–2023 publicerade informationshanteringsnämnden femton nya rekommendationer och gjorde närmare 1 400 bedömningar av olika myndigheters verksamhet. Intresset för nämndens arbete har varit stort bland experter. Tillsättandet av nämnden för en ny mandatperiod bereds redan.

Informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen inledde sin verksamhet i februari 2020. Nämnden är en myndighet som grundar sig på sektorsövergripande sakkunnigsamarbete och som är verksam i anslutning till finansministeriet. Under den första mandatperioden bestod nämndens medlemmar av statliga och kommunala sakkunniga. Under nästa mandatperiod utvidgas medlemskåren till att omfatta sakkunniga från välfärdsområdena.  

Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) innehåller bestämmelser om nämndens uppgifter. Nämnden främjar genomförandet av  förfarandena i fråga om informationshantering och informationssäkerhet samt genomförandet av de krav som föreskrivs i lagen. Nämnden övervakar också efterlevnaden av lagen genom att bedöma statens, välfärdsområdenas och de kommunala myndigheternas verksamhet.

Rekommendationerna stöder tillämpningen av informationshanteringslagen

Informationshanteringsnämnden tar fram rekommendationer och anvisningar för att utveckla och förenhetliga informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen. Under den första mandatperioden publicerade nämnden sammanlagt 15 rekommendationer. De mest nedladdade rekommendationerna är rekommendationerna om informationshanteringsmodellen, förvaringstiden för datamaterial, tillämpningen av vissa bestämmelser om informationssäkerhet och kriterierna för bedömning av informationssäkerheten (Julkri). Samtliga gällande rekommendationer finns på informationshanteringsnämndens webbplats. 

Nämnden ordnade över trettio olika tillställningar och utbildningar. Tillställningarna har varit populära och de har upplevts vara nyttiga, eftersom över 3 300 sakkunniga inom den offentliga förvaltningen deltog i nämndens tillställningar enbart i fjol. Deltagarnas respons på evenemangen var i genomsnitt 4,0 (skalan 1–5). Dessutom har nämnden genomfört webbutbildningshelheter för tre olika rekommendationer. 

Nämnden lämnade under de två föregående åren sammanlagt 26 utlåtanden om begäran om utlåtande och ställningstagande som inkommit till nämnden. Dessutom gav den rådgivning för sammanlagt 128 kontakter per e-post. Nämnden har också deltagit aktivt i nätverk och i samarbetet inom informationshanteringen.

Myndigheterna har gjort framsteg när det gäller att uppfylla kraven i informationshanteringslagen

Informationshanteringsnämnden genomförde under sin första mandatperiod nästan 1 400 bedömningar av uppfyllandet av informationshanteringslagen. Enligt nämndens bedömningar uppvisade uppfyllandet av lagens krav fortfarande stora brister under de två första utvärderingsåren. De bedömningar som gjorts 2022 och 2023 visar att kraven i informationshanteringslagen uppfyllts bättre än under de föregående åren. Alla statliga, kommunala eller välfärdsområdesmyndigheter har fortfarande inte lyckats uppnå den lagstadgade nivån inom sin verksamhet. 

De största bristerna i fråga om uppfyllandet av kraven i lagen gäller upprätthållandet av informationshanteringsmodellen särskilt i kommuner och samkommuner samt de konsekvensbedömningar som välfärdsområdena genomför i samband med reformen av social- och hälsovården och räddningsväsendet.

Arbetet fortsätter

Beredningen av och kommunikationen om ärenden som ska behandlas av nämnden har skötts av ett sekretariat som finansministeriet har förordnat till uppgiften. Nämndens arbete har också understötts av sakkunnigtjänsterna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.  
Informationshanteringsnämndens första mandatperiod löpte ut den 31 januari 2024. Tillsättandet för följande period är under beredning.

Mer information:
Tommi Oikarinen, Informationsförvaltningsråd, tfn 029 553 0150, tommi.oikarinen(at)gov.fi