Miten voidaan toteuttaa asian tiedonhallinta ja asiarekisterin ylläpito, kun kunnan operatiivisessa tietojärjestelmässä käsitellään lähinnä palveluja, mutta järjestelmään sisältyy myös asiankäsittelyä?

Tiedonhallintalaissa on säädetty asiarekisteristä, jolla ei tarkoiteta pelkästään asianhallintajärjestelmässä olevia asioiden, asiankäsittelyjen ja asiakirjojen tiedonhallinnan tietoja (metatiedot). Asiarekisteriin voi sisältyä asianhallintajärjestelmässä olevien tietojen lisäksi myös operatiivisissa järjestelmissä hallinnoitavana olevat asioihin, asiankäsittelyihin ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot. Asiarekisteri muodostaa siten loogisen kokonaisuuden tiedonhallintayksikössä eikä se siten ole tiettyyn järjestelmään sidottu. Tästä syystä tiedonhallintayksiköissä on oltava tiedot siitä, missä järjestelmissä asiarekisteriin kuuluvia tietoja hallinnoidaan.

Operatiivisissa järjestelmissä voi olla ja monesti myös on hallinnoitavana sekä asiankäsittelyyn liittyviä tietoja että palvelujen tuottamisen yhteydessä muodostuvia tietoja. Järjestelmät on toteutettava siten, että laissa säädetyt asioihin, asiakirjoihin ja asiankäsittelyihin liittyvät tiedot on rekisteröitävä sen mukaisesti, miten tiedonhallintayksikkö on määritellyt kunkin toimintaprosessin: onko kysymys varsinaisesta asiankäsittelystä vai muodostuvatko tietoaineistot palvelujen tuottamisen yhteydessä.

Tiedonhallintalaissa ei säädetä asiarekisterin arkkitehtuurista eli siitä, miten se tulisi toteuttaa kussakin tiedonhallintayksikössä. Jossakin tiedonhallintayksikössä asiarekisteriin sisältyvät tiedot voi olla keskitetty asianhallintajärjestelmään, kun taas jossakin toisessa tiedonhallintayksikössä asiarekisterin tietosisältö on ainakin osittain hajautettu operatiivisiin järjestelmiin.