Valtiovarainministeriön hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmähanke

VM014:00/2011 Kehittäminen

Hankkeen tehtävänä on toteuttaa Kieku-tietojärjestelmähanke valtiovarainministeriön hallin-nonalalla ja ottaa uusi tietojärjestelmä käyttöön hallinnonalan virastoissa.

Käyttöönotot toteutetaan virastoissa yhtenäisen käyttöönottomenetelmän avulla. Käyttöönottomenetelmä koostuu kuudesta peräkkäisestä vaiheesta ja rinnakkaisista osa-alueista. Kullekin vaiheelle on määritelty konkreettiset lopputuotokset ja -tulokset, joiden kautta siirrytään seuraavaan vaiheeseen. Osa-alueet kuvaavat erityyppisiä tehtäviä, joita lopputuotosten valmistamiseksi on suoritettava kussakin vaiheessa.

Vuoden 2012 toukokuussa tietojärjestelmä otetaan käyttöön koko valtiovarainministeriön hallinnonalalla.

Hankenumero VM014:00/2011

Asianumerot 222/00.01.00.01/2011

Asettaja valtiovarainministeriö

Toimikausi/aikataulu 15.3.2011 – 31.12.2013

Asettamispäivä

Hankkeen vaiheet

Tavoitteet ja tuotokset

Järjestelmän käyttöönotto hallinnonalalla on mittava hanke johtuen isoista volyymimääristä ja muuttuvasta toiminnallisesta mallista. Valtiovarainministeriön hallinnonalan hankkeelta edellytetään ministeriön aktiivista koordinaatiota ja käyttöönoton hallinnointia sekä yhtenäisyyttä talous- ja henkilöstöhallinnon määrittelyiden kesken hallinnonalalla sekä suhteessa Kieku-tietojärjestelmähankkeeseen. Järjestelmän käyttöönotto mahdollistaa myös hallinnonalan raportoinnin ja seurannan kehittämisen sekä suunnitelmallisemman henkilöstö- ja taloushallinnon tietojen yhdistämisen.

Lähtökohdat

Valtiokonttorissa asetettiin 1.10.2008 talous- ja henkilöstöhallinnon yhteinen tietojärjestelmähanke, joka on nimetty Kieku-tietojärjestelmähankkeeksi. Hankkeen tavoitteena on valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteisen tietojärjestelmän toteutus ja käyttöönotto. Järjestelmäksi valittiin SAP ja toimittajaksi Logica Suomi Oyj. Kieku otetaan käyttöön koko valtionhallinnossa vuosien 2011 - 2014 aikana.

Käyttöönotettava tietojärjestelmä on integroitu tietojärjestelmäkokonaisuus sisältäen sekä talous- että henkilöstöhallinnon määritellyt osa-alueet, joten järjestelmä on olennaisilta osiltaan otettava käyttöön yhtäaikaisesti sekä talous- että henkilöstöhallinnon osalta. Samoin VM:n hallinnonalan virastojen käyttöönotot toteutetaan Kieku -hankkeen ohjauksessa ja yhtenäisen käyttöönottomenetelmän avulla aikataulullisesti niin, että Kieku on käytössä 1.5.2012 virastoissa ja laitoksissa. Vuoden 2011 alusta tietojärjestelmä otettiin pilottikäyttöön Valtiokonttorissa, joka on yksi koko hankkeen pilottivirasto. Käyttöönoton koordinointi hallinnonalan muiden virastojen ja laitosten osalta vastuutetaan ministeriön kehittämis- ja hallintotoiminnolle.

Taloushallinnon järjestelmän käyttöönotolla on tavoitteena tukea taloushallinnon prosessien tehokasta toteutusta palvelukeskusympäristössä. Taloushallinnon osuus järjestelmästä on toteutettu kokonaisuudessaan SAP -järjestelmällä. Taloushallinnon osalta käyttöönotettavan järjestelmän osa-alueita ovat:

- kirjanpito (kirjanpito, valtuuskirjanpito raportointi),
- sisäinen laskenta (seurantakohderakenne, sisäiset budjetit, toteumien seuranta),
- käyttöomaisuuskirjanpito (käyttöomaisuus- ja irtaimistoseuranta),
- tulojen käsitteleminen (laskujen kirjaus, myyntireskontra), ja
- menojen maksaminen (ostoreskontra).

Käyttöönotettava järjestelmä korvaa nykyiset taloushallintojärjestelmät (kirjanpitoalustat, reskontrat ja käyttöomaisuusjärjestelmät). Muiden taloushallinnon käytössä olevien osajärjestelmien korvaaminen selviää käyttöönoton aikana. Kieku -tietojärjestelmään ei sisälly erillisiä suunnittelun tai seurannan osajärjestelmiä. Laskutus voidaan tarvittaessa toteutttaa myös muilla järjestelmillä kuin Kieku -tietojärjestelmällä.

Henkilöstöhallinnon yhteisellä ratkaisulla on tarkoitus saada henkilöstöhallinnon prosessit toteutettua kattavasti KIEKU -hankkeessa määriteltyjen yhteisten toimintamallien mukaisesti. Tavoitetilassa lisätään henkilöstöhallinnon automatisointia ja työntekijän itsepalvelua sekä tietojen keräämisen ja hyväksymisen sähköistä asiointia. Käyttöönotettava järjestelmä korvaa nykyisin useisiin eri tietokantoihin jaetut käytössä olevat Personec F -järjestelmät (ml. ESS -itseplaveluosio) vaiheittain koko hallinnonalalla. Muut HR -toimintaan liittyvät nykyisin käytössä olevat tietojärjestelmät (mm. Tahti ja Netra -raportointi, Heli -rekrytointi, Rondo -arkistointi jäävät käyttöön.

Kieku -tietojärjestelmä perustuu SAPin ja Logican valmistuotteisiin. Kiekun perusjärjestelmä koostuu:

-Kieku -taloushallinnosta,
-Kieku henkilöstöhallinnosta (SAP HCM),
-Palkoista (Logica Palkat),
-Palveluaikalaskennasta(Logica Palveluaikalaskenta)ja
-Vuosilomasuunittelusta (Logica Vuosilomasuunnittelu)

Kieku tietojärjestelmän analyysi- ja vakioraportit toteutetaan SAPin Business Intelligencellä (BI).

Kiekusta tehdään liitymät Valtiokonttorin tarjoamiin yhteisiin tietojärjestelmiin, kuten Rondoon (R8), Tahtiin ja matkahallintaan (M2). Kassajärjestelmään tullaan tekemään myös liittymä.

Käyttöliittymiä Kiekuun tulee kolme:

-talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset pääsevät työrooliensa mukaisesti Kieku -taloushallintoon ja Kieku -henkilöstöhallintoon SAP GUI -käyttöliittymän avulla ja
-Palkkoihin, Ajanhallintaan, Palveluaikalaskentaan ja Vuosilomasuunnittelunn Logican selaimen kautta.
-Esimiehet, virkamiehet, henkilöstöasiainhoitajat ja BI -raportteja tarvitsevat käyttävät selainpohjaista Kieku -portaalia.

Säädösvalmistelu ja kehittäminen valtioneuvostossa

Ministeriöt toteuttavat hallitusohjelmaa, valmistelevat lakeja ja muita säädöksiä sekä vievät eteenpäin uudistuksia erilaisissa hankkeissa, työryhmissä ja toimielimissä.

Kaikkien ministeriöiden hankkeet löydät valtioneuvoston verkkosivuilta valtioneuvosto.fi/hankkeet

Valtiovarainministeriön hallinnonalan Kieku-tietojärjestelmähanke

Hankkeen perustiedot Päättynyt

Hankkeen vaiheet

Tavoitteet ja tuotokset

Lähtökohdat