Työ2.0: Sata tarinaa työstä valtiolla
Tiina Keväjärvi: Työympäristön kehittäminen vaatii hyviä hermoja
Valtiovarainministeriö lähti uudistamaan työympäristöään ja samalla toiminta- ja työskentelytapojaan jo vuonna 2009, jolloin käynnistettiin VM Kampus -hanke. Tavoitteena oli luoda joustava, yhteistyötä edistävä työympäristö. Hankkeen projektipäälliköksi tuli vuoden 2010 keväällä Tiina Keväjärvi, joka siirtyi tehtävään ministeriön viestinnästä.
Hankkeen alkaessa ministeriö toimi viidessä toimipisteessä, mutta vuoden 2013 alusta lähtien enää kahdessa. Tällä hetkellä ministeriö toimii monitilatoimistoksi remontoidussa Mariankatu 9:ssä sekä Valtioneuvoston linnassa. Valtioneuvoston linnan osalta peruskorjausta ja samalla modernisointia monitilatoimistoksi on valmisteltu pitkään ja moneen otteeseen eikä remontin aikataulusta ole vieläkään aivan varmaa tietoa. ”Hankkeen tie on ollut pitkä ja kivinen monessa suhteessa ja välillä on tehnyt mieli heittää rukkaset naulaan. Toisaalta haasteet ovat pitäneet mielenkiintoa yllä, sillä ”poikkitieteellistä” osaamista vaativa työympäristön kehittäminen monine eri alojen yhteistyökumppaneineen on ollut aikamoinen henkilökohtainen koulutusohjelma. Oma visio entistä toimivammasta työympäristöstä arvostamalleni yhteisölle on kantanut eteenpäin. Samalla kun vuodet ovat vierineet, on myös ministeriön sisällä kasvanut ymmärrys siitä, että kyse ei ole pelkästään seinistä ja kalusteista, vaan laajemmin tavoista tehdä töitä ja yhä useammin kyse on yhdessä tekemisestä. Monimutkaisen maailman ongelmia ei ratkaista yksin”, pohtii Keväjärvi.
Ensimmäinen tilakartoitus linnasta tehtiin jo vuonna 2004, mutta se ei vielä johtanut mihinkään. Seuraavat kuvat piirrettiin vuonna 2010, mutta ankaran vastustuksen saattelemana linnaan päätettiin rakentaa ensin pelkästään monitilapilotti. Pilotin tavoitteena oli esitellä ja kokeilla uudenlaista työympäristökonseptia ja toimintatapaa. ”Jos haluaa pilotoida työympäristöä, niin kannattaa suunnitella tilat todella huolella. Toisaalta pilotin avulla voidaan tunnistaa ongelmalliset asiat ennen isomman muutoksen toteuttamista”, toteaa Keväjärvi.
Seuraavassa vaiheessa vuonna 2013 lähdettiin jälleen pohtimaan linnan työympäristöä. Tässä prosessissa ja monissa eri työryhmissä tutkittiin suunnilleen kaikki mahdolliset ja mahdottomat konseptit. Samalla törmättiin siihen, että miltei 200-vuotias linna on yksi Suomen valtion arvokkaimmista rakennuksista ja siksi vahvasti suojeltu. Vuoden 2014 syksyllä tehtiin kaikesta huolimatta päätös monitilatoimistosta ja remontin aloittamisesta. Hanketta jouduttiin kuitenkin siirtämään syksyllä 2015, kun Senaatti-kiinteistöjen rahoituskehystä supistettiin johtuen valtion rahapulasta. Toimitilaprojekti on sittemmin aloitettu uudelleen, mutta remontin aikataulua ei ole vielä vahvistettu. ”Rakenteitakin vielä pohditaan, mutta jatkossa tullaan keskustelemaan enemmän siitä, että miten tiloissa työskennellään, mm. tulevatko käyttöön nimetyt vai nimeämättömät työpisteet. Muutamissa ministeriöissä on jo siirrytty tai ollaan siirtymässä mobiiliin malliin, mutta jokaisen ministeriön on tästä asiasta käytävä keskustelu ja tehtävä oma ratkaisunsa. Oleellista on pohtia työympäristöä toiminnasta käsin, toimitilojen pitää tukea toimintaa, ei päinvastoin”, toteaa Keväjärvi.
Voiko muutosta johtaa?
Yksi oleellinen tekijä työympäristöprojektin onnistumisessa ja muutosjohtamisessa on johdon ja kaikkien esimiesten sitoutuminen hankkeeseen. Sitkeä pitää olla. On tavoiteltava yhdessä henkilöstön kanssa mahdollisimman hyvää lopputulosta. Henkilöstö on otettava mukaan suunnitteluprosessiin, mutta samalla tulee kertoa, mihin asioihin voidaan vaikuttaa ja mihin ei. Työympäristöjen kehittämisessä on tärkeää pitää mielessä, että ratkaisuja tehdään tulevaisuutta varten, eikä rakennusten isoja remontteja ole mahdollista tehdä vähän väliä. ”Oleellista onnistumisen kannalta on myös niputtaa kehittämisessä yhteen tilat, ICT-ratkaisut ja toimintatavat. Toisaalta tulee muistaa, että tilojen remontointi on projekti, joka alkaa ja päättyy aikanaan, mutta toimintatapojen kehittäminen on pidemmän ajan prosessi ja henkilökohtaisella tasolla on suuria eroja yksilöiden välillä. Muilta oppiminen eli esimerkiksi erilaiset ekskursiot ovat myös tarpeen. Tarvitaan lisäksi paljon viestintää, erilaisia tilaisuuksia, koulutuksia, pelisääntöjen miettimistä yhdessä ja niin edelleen”, Keväjärvi listaa.
Keväjärven mukaan parasta on, jos muutos lähtee syntymään osaston/yksikön sisältä ilman hallinto-osaston tai muun sellaisen ohjausta. Hyvänä esimerkkinä tästä Keväjärvi mainitsee yhden VM:n osastoista eli julkisen hallinnon ICT-osaston (JulkICT), joka lähti rohkeasti omasta aloitteestaan kokeilemaan uutta Mariankatu 9 -tiloissa. Ensin osastolla pilotoitiin nimeämättömien työpisteiden mallia, ja sittemmin koko osasto on siirtynyt mobiiliin työskentelytapaan. ”Digitalisaatio on jo nyt mahdollistanut paljon suuremman vapauden työskennellä eri tavalla kuin ennen ja samalla liikkua pois omasta huoneesta, pois omalta työpisteeltä, pois omalta työpaikalta... Aika näyttää, mihin suuntaan tulevaisuudessa mennään työympäristöjen suhteen, mutta varmaa on, että muutos jatkuu ja digitalisaatio muuttaa työtämme jatkossa entistä enemmän.”
Valtiovarainministeriö
Valtiovarainministeriö on osa valtioneuvostoa ja sen tehtäviä ovat muun muassa julkisen talouden vakauttaminen, kestävän talouskasvun turvaaminen sekä julkisten palvelujen ja hallinnon vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden varmistaminen.*
”Sata tarinaa työstä valtiolla” on Työ 2.0 -yhteistyöhankkeen artikkelisarja. Hankkeen tarkoitus on antaa työkaluja, käytännön malleja ja vinkkejä työnteon tapojen uudistamiseen valtionhallinnossa.
*Lähde:
http://vm.fi/tehtava-ja-tavoitteet
Kuva: Taru Vainio (VM:n kehittämisyksikön voimakuvaprojekti)