Handbok om IKT-upphandlingar ger anvisningar för framgångsrika IKT-upphandlingar

Handboken erbjuder en modell för effektiv IKT-upphandling och ett smidigt samarbete. Den kan utnyttjas såväl av upphandlande enheter som gör offentliga upphandlingar, såsom staten, kommuner och välfärdsområden som av anbudsgivare, såsom företag. Handboken publicerades som en del av finansministeriets och Kommunförbundets åtgärdsprogram för offentlig upphandling den 21 mars.

En smidig verksamhetsmodell för IKT-upphandling innebär att man under upphandlingen strävar efter att minimera riskerna med upphandlingen genom att dela in processen i olika steg. Upphandlingsprocessens smidighet betyder att det ska vara möjligt att ändra på processen om kundens behov, effektiviteten eller marknaden kräver det. Handboken innehåller anvisningar både för upphandlande enheter och för anbudsgivare i de olika skedena av upphandlingen.

Handboken är ett resultat av samarbete, och samarbetet fortsätter även efter att den publicerats. I det fortsatta samarbetet fokuserar man på olika teman som kräver fördjupade och preciserade anvisningar.  

Bättre och effektivare IKT-upphandlingar som mål

Vid beredningen av handboken identifierade anbudsgivarna och de upphandlande enheterna de vanligaste utmaningarna i anslutning till IKT-upphandlingar, och man lyfte dessutom fram god praxis. De största utmaningarna med IKT-upphandlingar är:

•    motstridiga krav i anbudsbegäran,
•    olämplig upphandlingsprocess,
•    alltför omfattande upphandlingshelheter,
•    upphandlande enheters svaga kännedom om marknaden och
•    otillräcklig dialog med leverantörerna under upphandlingsprocessen.

IKT-upphandlingarna är dessutom ofta omfattande, diffusa och svåra att leda. Dessa slags upphandlingar är inte lockande för anbudsgivarna, vilket gör att man inte uppnår en verklig konkurrenssituation eller en utveckling av marknaden.

Handboken kom till som resultat av samarbete mellan aktörer inom branschen

Programmet för verkningsfull offentlig upphandling inledde hösten 2022 ett öppet samarbetsprojekt för främjande av välfungerande IKT-upphandlingar som håller hög kvalitet. Projektet är öppet för alla som arbetar med IKT-upphandlingar. Syftet med samarbetet var att föra samman olika parter och skapa ett nytt diskussionsklimat inom branschen. Cirka 200 experter, konsulter, forskare och företrädare för organisationer från upphandlande enheter och leverantörer deltog i arbetet.

Med hjälp av programmet för offentlig upphandling främjar man både den offentliga ekonomins hållbarhet och den samhälleliga genomslagningen av medel som används för offentlig upphandling. Ett av målen med programmet och IKT-handboken är att hjälpa upphandlande enheter att göra välfungerande upphandlingar som håller hög kvalitet så att marknadens livskraft också främjas. De offentliga IKT-upphandlingarna i Finland uppgår till flera miljarder euro per år. 

Mer information:
Eija Riikonen, specialsakkunnig, finansministeriet, tfn 0295 530 189, eija.riikonen(at)gov.fi
Outi Tarvainen, upphandlingsexpert, PTCServices Oy, tfn 050 364 6879, outi.tarvainen(at)ptcs.fi