Virkamies 2.0 osaa tehdä yhdessä!

Valtionhallinnon toimintaympäristö on muuttunut 100 vuoden aikana huomattavasti: nykypäivän ja tulevaisuuden virkamiehen tulee toimia vahvalla asiakasorientaatiolla, avoimesti, uusia toimintatapoja kokeillen sekä ylittää rajoja niin asenteellisesti kuin hallinnollisestikin.

Virkatyö on yhä enemmän ongelmien ratkaisemista yhdessä. Yhä monimutkaisempien ongelmien ratkaisu ei kuitenkaan onnistu poteroista käsin. Asiakkaiden tarpeet eivät millään tavalla kunnioita piirtämiämme hallinnollisia rajoja. Digitalisaatiossa onnistumisen ehdoton edellytys onkin, että toiminnot ja palveluketjut eivät katkea eri hallintokuntien ja sektoreiden välillä. Työelämässä yhä tärkeämpää on kyky tehdä ja ajatella yhdessä muiden kanssa. Tämä kaikki koskee myös meitä virkamiehiä. Virkamies 2.0 onkin mielestämme vahva verkottuja. Hän ei osaoptimoi vaan näkee kokonaisuuden ja siihen vaikuttavien asioiden väliset yhteydet.

Vauhtia Design for Government -kurssilta

Toteutimme neljän ministeriön yhteisen projektityön Aalto-yliopiston nyt jo neljättä kertaa järjestämän Design for Government -kurssin kanssa. Heitimme kurssilaisille muotoiltavaksi kysymyksen ”Millainen on virkamies 2.0?”. Miten muuttuva työ, toimintaympäristö ja asiakasajattelu vaikuttavat virkamiehen käytännön toimintatapoihin? Haastettamme muotoili kaksi kansainvälistä opiskelijatiimiä, joiden jäsenet tulivat yliopistoista ympäri maailmaa. Seuraavassa esittelemme muutamia tiimien esille nostamia havaintoja ja tuotoksia.

Miksi virkamiesten työ pitää miettiä uusiksi?

DfG-kurssilaisten prosessin aikana muodostama vastaus kysymykseen on yksiselitteinen: ”Siksi, että maailma on muuttunut mutta ministeriöt eivät”. Kompleksisen maailman ongelmia ei pystytä ratkaisemaan yhden ministeriön tai osaston voimin. Ongelmat ovat keskinäiskytkeytyneitä ja äkkinäisiä, ja niitä on yhä vaikeampia ennustaa. Yhteistyölle ja rajojen ylittämiselle ei ole enää perusteltavissa olevaa vaihtoehtoa.

Kaksi tapaa tehdä työtä

”Opimme, että on olemassa kaksi tapaa tehdä työtä: virallinen tapa ja helppo tapa”, totesivat opiskelijat.

Henkilökohtaiset verkostot helpottavat ja nopeuttavat asioiden etenemistä huomattavasti. Kaikki virkamiehet eivät kuitenkaan ole vielä sisäistäneet, että verkostossa tehtävä työ on ihan oikeaa työn tekemistä. Sen sijaan monet kokevat edelleen, että verkostoyhteistyö on jotain ekstraa, jolle pitää varata aikaa erikseen. Tällöin se jää helposti tekemättä.

Kohti yhteistä ymmärrystä

Opiskelijat haastattelivat eri ministeriöissä työskenteleviä virkamiehiä ja pitivät heille työpajoja. Käytyjen keskustelujen pohjalta syntyi kuva, että eri tehtävissä toimivilla ministeriöiden virkamiehillä on hyvin erilainen käsitys siitä, mitä yhteistyö (collaboration) tarkoittaa. Tiimit tunnistivat seuraavia, sekä rakenteellisia että kulttuuriin sidoksissa olevia, kehittämistarpeita:

• Työn organisointi ministeriöissä vahvistaa yksilökeskeisyyttä eikä tue yhteistyötä.
• Hierarkia estää toisinaan suoran kommunikoinnin.
• Uusien esimiesten muuntautumiseen asiantuntijasta esimieheksi ei panosteta riittävästi.
• Virkamiehillä ei ole yhteistä ymmärrystä siitä, mitä yhteistyö tarkoittaa.
• Virkamiehillä ei ole riittävästi yhdessä tekemiseen tarvittavaa osaamista.
• Tarkkoihin työnjakoihin perustuvassa ja osaoptimoivassa virastorakenteessa eri toimijoiden välisten yhteistyölinkkien rakentaminen on haasteellista ja vaatii erityisiä ponnisteluja.

Tarve entistä suurempaan yhteistyöhön tuli kuitenkin vahvasti esille. Mikä siis ratkaisuksi? Tiimien tuottamat ratkaisut olivat

1. ”Better together” -toimintamalli sekä
2. osaamisen kehittämisen toimintamalli ”Kyky – New competencies for civil servants”.

Yksin puurtamisesta yhdessä inspiroitumiseen

”Better together” -malli koostuu eri osapuolet yhdistävistä yhteisistä tavoitteista sekä panostuksesta yhdessä tekemisessä tarvittaviin taitoihin. 

Parhaimmillaan yhteistyö konkretisoituu siten, että

• tietoa ja näkemyksiä jaetaan aktiivisesti
• eri toimijoiden välillä käydään jatkuvaa vuoropuhelua ja myös päätöksiä tehdään yhdessä
• asioihin tunnetaan yhteistä omistajuutta yli hallintorajojen.

On aika siirtyä yksin tekemisen sankarikultista yhdessä inspiroitumisen toimintamallin.

”Näyttää siltä, että aika usein asiantuntija, joka on tottunut työskentelemään pääosin yksin, etenee esimieheksi. Miten hän voisi yhtäkkiä alkaa johtaa tiiminsä yhteistyötä, jos hänellä ei itsellään ole kokemusta siitä, mitä lisäarvoa yhteistyö parhaimmillaan tuottaa”, kysyivät opiskelijamme.

Kikystä KYKYyn

Toinen tiimi ideoi ratkaisuksi edellä kuvattuihin haasteisiin KYKY-nimisen ohjelman prototyypin. KYKY on osaamisen jakamisen alusta, jossa virkamiehet eri ministeriöistä löytävät toisensa ja osaamisensa ja joka helpottaa näin yhteistyön käynnistymistä käytännössä. KYKY auttaa myös yksittäisiä virkamiehiä tunnistamaan oman osaamisensa ja saamaan myös mahdollisen piilossa olevan osaamisen paremmin yhteiseen käyttöön sekä tukee henkilökohtaista urakehitystä. KYKY-ohjelmassa kaikkien virkamiesten työajasta 10 prosenttia varataan yhteiseen pottiin. Käytännössä tämä aika käytetään kollegojen auttamiseen sekä oman osaamisen ja asiantuntijuuden jakamiseen muille, yhteiseen käyttöön.

Kaksi hyvää esimerkkiä

Esimerkkeinä hiljattain tapahtuneesta onnistuneesta yhteistyöstä opiskelijatiimit nostivat esille LVM:n johdolla tapahtuneen liikennekaaren valmistelun sekä Valtiokonttorin D9-tiimin käynnistämisen. Liikennekaarta valmisteltiin eri osapuolten välisenä poikkeuksellisen tiiviinä yhteistyönä, ottamalla käyttöön menettelyjä ja työkaluja, jotka tiivistivät uudella tavalla muun muassa lainvalmistelijoiden välistä yhteistyötä. Keväällä 2017 toimintansa aloittaneen D9-tiimin toiminnassa korostuvat lähtökohtaisesti yhteistyö ja matala hierarkia. Yhteistyö on kantava periaate sekä D9-tiimin sisäisessä työtavassa että sen toiminnassa suhteessa asiakasvirastoihin.

Virkamies 2.0 on ekosysteemimuotoilija

Tulevaisuudessa tarvittavaa osaamista emme varmuudella voi ennustaa. Varmaa kuitenkin on, että olemme vääjäämättä kulkemassa kohti moniosaavaa, esteiden poistajan asenteen omaavaa virkamieskuntaa, jolla on halu, KYKY ja mahdollisuus oppia jatkuvasti uutta yhdessä muiden toimijoiden kanssa. 

Kaikkia virkamiestyöhön liittyviä haasteita ei DfG-kurssilla vielä ratkaistu.  Opiskelijat auttoivat meitä kuitenkin asioita reippaasti yksinkertaistamalla jäsentämään sitä, mistä on kyse. Ymmärrys siitä, että kyse ei – tässäkään tapauksessa – ole ”rakettitieteestä”, vahvistui.  Yksi konkreettinen askel eteenpäin on lokakuussa liikkeelle lähtevä valtion virastoille suunnattu kokeilukiihdyttämö. Mitä jos valjastaisimmekin sen erityisesti yhteistyötä lisäävien kokeilujen foorumiksi?

Kirjoittajat:

Virpi Einola-Pekkinen,VM
Kaisa Lähteenmäki-Smith, VNK
Tiina Hanhike, TEM
Tiina Kaunisto, LVM