Ministeriöiden (VNK, VM, LVM, KTM) ja oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmän toteuttaminen, MAHTI
VM094:00/2006 Kehittäminen
Hankkeen tehtävien suunnittelu tarkentuu projektisuunnitelmassa, jonka laatimisesta vastaa hankkeen projektipäällikkö yhteistyössä projektiryhmän kanssa.
Hankkeen valmistelu ja käynnistäminen
Alustava aikataulusuunnitelma: syyskuu 2006 lokakuu 2006
Hankesuunnitelman tekeminen. Suunnitelma sisältää riski- ja sidosryhmäanalyysin, kustannus-hyötyanalyysin ja viestintäsuunnitelman sekä hankkeen työryhmien toimintasuunnitelmat.
Organisaatiokohtaisten hankkeiden hahmottaminen (organisaation omat tehtävät, resurssit ja aikataulu).
Hankkeen ohjausryhmän, projektiryhmän ja projektin työryhmien aloitusseminaari (kick off).
Hankkeeseen osallistuvien perehdytys käytettäviin projektityötapoihin ja menetelmiin.
Vaihe I: Kilpailutuksen valmistelu, kilpailutus ja hankinta
Alustava aikataulusuunnitelma: 1.9.2006 Q3/2007
Kilpailutuksen valmistelu. Kilpailutusvaihtoehtojen analysointi, kilpailutuksen toteutustavan valinta. Kilpailutuksen toteuttava organisaatio pyytää hankkeeseen ...
Hankkeen perustiedot Päättynyt
Hankenumero VM094:00/2006
Asianumerot
Asettaja valtiovarainministeriö
Toimikausi/aikataulu 1.9.2006 – 31.12.2009
Asettamispäivä 22.9.2006
Tavoitteet ja tuotokset
Konkreettiset ensivaiheen tavoitteet, joihin osapuolet ovat yhdessä sitoutuneet:
Määritellä sekä mahdollisuuksien mukaan yhtenäistää ja kuvata ne asianhallinnan prosessit, joissa valittavaa asianhallintajärjestelmää tullaan ensimmäisessä vaiheessa käyttämään. Määritellä, miten prosesseja ja toimintatapoja tullaan näiden prosessien osalta kehittämään. Lisäksi määritellään, miten tämän hankkeen tuloksena käyttöönotettava asianhallintajärjestelmä vaikuttaa tällä hetkellä hankkeessa mukana olevissa organisaatioissa käytössä oleviin keskeisiin järjestelmiin.
Täydentää ja viimeistellä esiselvitysvaiheessa työstetyt vaatimusmäärittelyt, määritellä yhteinen asianhallinta-arkkitehtuuri. Laatia kilpailutuksessa tarvittavat asiakirjat.
Kilpailuttaa määrittelyjen mukainen asianhallintajärjestelmä. Kukin organisaatio tekee päätöksen toteutus- ja käyttöönottovaiheeseen osallistumisesta kilpailutuksen jälkeen.
Toteutus- ja käyttöönottovaiheeseen liittyvät tavoitteet:
Hankkia kilpailutuksen tuloksena valittu järjestelmä. Tehdä yhteisen/yhtenäisen asianhallintajärjestelmän hankintaa ja toteutusta koskevat sopimukset.
Toteuttaa joko osittain tai kokonaan keskitetyn järjestelmäalustan käyttöönotto (tarkentuu hankkeen edetessä).
Asianhallintajärjestelmän yhteisen osuuden toteutus ja käyttöönotto (tarkentuu hankkeen edetessä).
Organisaatioiden oman asianhallintajärjestelmän määrittely, hankinta-, sovitus- ja käyttöönottovaiheen tukeminen. (Kullakin organisaatiolla on oma tämän hankkeen osahankkeeksi käynnistettävä asianhallintajärjestelmän toteutushanke.)
Sopia asianhallintajärjestelmän käyttöönottoon ja tuotantokäytön aikaiseen ylläpitoon liittyvästä yhteistyöstä ja siinä noudatettavista periaatteista.
Hankkeen tuloksena saadaan asianhallintaratkaisu, joka vastaa mahdollisimman hyvin osallistuvien organisaatioiden määrittelemiin tarpeisiin, on valtioneuvoston IT-arkkitehtuurin linjausten mukainen ja tukee kustannustehokkaasti organisaatioiden toiminnan kehittämistä (joustavuus, tulevan toiminnan tarpeet).
Lähtökohdat
Liikenne- ja viestintäministeriön, kauppa- ja teollisuusministeriön, valtiovarainministeriön, valtioneuvoston kanslian ja oikeuskanslerinviraston muodostama työryhmä (Hare-tunnus LVM062:00/2005) laati konsulttiyhtiö Capgemini Finlandin kanssa Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys nimisen raportin asianhallinnan kehittämisestä. Raportti sisältää myös alustavan esityksen asianhallintajärjestelmältä vaadittavista palvelukokonaisuuksista. Työryhmän mukaan edellytykset osallistuneiden tahojen yhteistyölle asianhallintajärjestelmän hankinnassa ja käyttöönotossa ovat olemassa.
Esiselvitysraportin mukaan hankinta kannattaa vaiheistaa, koska organisaatioissa ei ole valmiutta ottaa kerralla käyttöön kaikkia asianhallintajärjestelmään sisältyväksi kaavailtuja palvelukokonaisuuksia. Muutos toimintatavoissa tulee olemaan suuri, mikä edellyttää etenemistä vaiheittain. Markkinoilla ei ole yhtään järjestelmää, joka toteuttaisi määritellyn asianhallintajärjestelmän ilman räätälöintiä tai asiakaskohtaista sovittamista.
Esiselvityshankkeen työskentelyaika päättyi maaliskuun lopussa v. 2006. Työryhmä jatkoi hanketta vaatimusmäärittelyn valmisteluna. Toiminnallinen vaatimusmäärittely viimeisteltiin Steerco Oy:n konsultointina tarjouspyynnön liitteen muotoon toukokuussa v. 2006.
MAHTI-esiselvitysvaiheessa on saatu hyviä tuloksia yhteistyöstä ja yhteisten määrittelyjen ja tavoiteratkaisujen tekemisestä. Asianhallinnan kehittämisen edetessä järjestelmän kilpailutus-, hankinta- ja toteutusvaiheeseen yhteishankkeessa otetaan huomioon kunkin organisaation omat asianhallinnan kehittämisnäkökulmat sekä aikataulutoiveet käyttöönotolle. Organisaatiot tekevät kilpailutuksen jälkeen päätöksen hankinnasta ja osallistumisesta hankkeen jatkoon, joten organisaatioiden sitoutuminen näihin vaiheisiin vahvistetaan osapuolten päätöksellä myöhemmin. Yhteisen/yhtenäisen järjestelmän laajuus mää-ritellään hankkeen kuluessa.
Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon IT toiminnan kehittämisestä (15.6.2006) sisältää Yhteiset tietojärjestelmät kehitysohjelman, jossa on mukana myös dokumentinhallinta ja arkistointi (käynnistyy 2006-2007). Lisäksi on käynnistymässä valtion kokonais- ja integraatioarkkitehtuurin luominen. Tämän hankkeen ja ValtIT:n ke-hittämishankkeiden välinen säännöllinen vuorovaikutus on tärkeää. Esiselvityshankkeessa työstetty toiminnallinen vaatimusmäärittely on luovutettu valtion IT -toiminnan johtamisyksikölle.
27.6.2008 / Jaana Koivunen
MAHTI-hanke etenee
MAHTI-hankkeen ohjausryhmä hyväksyi Hewlett-Packardin toimittaman Yhteis-MAHTI-projektin kokouksessaan 5. kesäkuuta 2008. Projektissa toteutettiin MAHTI-yhteishankkeessa mukana oleville organisaatioille (VM, VNK, TEM, LVM ja OKV) yhteinen osuus asianhallintaratkaisusta. Toimitus-projekti alkoi 1.12.2007.
Yhteisen ratkaisun pohjalta toteutetaan jatkossa organisaatiokohtaiset asianhallintajärjestelmät.
Tämän hetken aikataulusuunnitelman mukaan lokakuussa 2008 vastaanotetaan tuotantokäyttöön en-simmäinen organisaatiokohtainen MAHTI-järjestelmä OKV:ssä, ministeriöiden toimitusprojektit to-teutetaan tämän jälkeen vuoden 2009 puoliväliin mennessä. OKV:n tuotantokäytön alkaessa saadaan käyttöön myös suurin osa asianhallintatuotteeseen MAHTI-hankkeen tarpeiden mukaan toteutetuista sovituksista.
MAHTI-ratkaisu pohjautuu HP:n toimittamiin Triplanin Tweb- ja Autonomyn Meridio-valmisohjelmiin. Ratkaisuun sisältyy optiona työryhmäohjelmisto (MOSS 2007). MAHTI-organisaatiot saavat asianhallintajärjestelmän käyttöönsä VNTHY:n tuotteistamana MAHTI-palveluna.
Lisätietoa MAHTI-hankkeesta:
Ministeriöiden yhtenäisen asianhallinnan tavoitteiden esiselvitys, LVM062:00/2005
Ministeriöiden (VNK, VM, LVM, KTM) ja oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmän toteuttaminen, MAHTI, VM094:00/2006
Valtiovarainministeriön asianhallinnan kehittäminen, VM Mahti, VM088:00/2007
Liikenne- ja viestintäministeriön asianhallintajärjestelmän toteutus- ja käyttöönottohanke osana MAHTI-yhteishanketta, LVM140:00/2007
Valtioneuvoston kanslian asianhallintajärjestelmän toteutuksen suunnittelu- ja käyttöönotto-hanke (VNK MAHTI), VNK025:00/2007
Julkaisut ja raportit
Mahti- hankkeen loppuraportti PDF
2.7.2010 Valtiokonttori, VIP
Asettaminen ja organisointi
Jäsenmuutosesitys; Tarja Puustinen projektiryhmän varajäseneksi 27.5.2009 alkaen
25.5.2009 Valtioneuvoston kanslia
Edustajien nimeäminen ohjaus-, projekti-, sisällönhallinta- ja tekniseen ryhmään, 2866/071/2008
27.8.2008 Työ- ja elinkeinoministeriö
Asettamispäätös DOC
22.9.2006 Valtiovarainministeriö
Muut asiakirjat ja muistiot
Hankintapäätös VM 94/18/2006 PDF
14.9.2007 Valtiovarainministeriö
Hankintapäätöksen perustelumuistio VM 94/18/2006 PDF
14.9.2007 Valtiovarainministeriö
Asianhallintaratkaisun toiminnalliset ja tekniset vaatimukset VM 94/18/2006 PDF
12.2.2007 Valtiovarainministeriö
Säädösvalmistelu ja kehittäminen valtioneuvostossa
Ministeriöt toteuttavat hallitusohjelmaa, valmistelevat lakeja ja muita säädöksiä sekä vievät eteenpäin uudistuksia erilaisissa hankkeissa, työryhmissä ja toimielimissä.
Kaikkien ministeriöiden hankkeet löydät valtioneuvoston verkkosivuilta valtioneuvosto.fi/hankkeet