Vanhuspalvelujen henkilöstömitoituksen seurantaa hyvinvointialueilla kehitetään. Tavoitteena on testata tehostetun palveluasumisen ja laitoshoidon henkilöstömitoituksen laskemiseen tarvittavia käsitteitä ja laskentasääntöjä. Lisäksi arvioidaan niiden riittävyys kansallisten ja alueellisten toimijoiden yhteismitallisen seurannan toteuttamiseen. Tarkoituksena on, että samalla tietopohjalla tuotettua tietoa voidaan käyttää hyvinvointialueella, verrata eri alueiden kesken ja saattaa tieto kansallisille toimijoille.

Kehitystyö automatisoidun, vertailukelpoisen vanhuspalvelujen henkilöstömitoitustiedon tuottamiseksi on aloitettu keväällä 2021 STM:n Toivo-ohjelman Valtava- ja Virta-hankkeen yhteisenä pilottina yhdessä mukana olevien hyvinvointialueiden kanssa. Työ tehdään osana sote-rakenneuudistuksessa toteutettavaa hyvinvointialueiden tietojohtamisen kehitystyötä.

Henkilöstömitoituksen seuranta tapahtuu tällä hetkellä manuaalisesti

DigiFinland teki keväällä 2020 STM:n toimeksiantona selvityksen alueiden kyvykkyydestä tuottaa automatisoitua tietoa henkilöstömitoituksesta. Selvityksen perusteella suuri osa tiedosta kerätään manuaalisesti. Kansallisella tasolla mitoitustiedonkeruu taas toteutetaan erilliskyselyllä. Jatkossa tavoitteena on, että hyvinvointialueilla pystyttäisiin tuottamaan henkilöstömitoitustieto osana tietojohtamisen kokonaisratkaisua automaattisesti ja siirtämään tieto kansalliselle tasolle ilman erillisiä tiedonkeruita.  

Ensivaiheen tarkastelussa mitoitustieto muodostuu henkilöstön toteutuneesta välittömästä ja välillisestä työajasta ja asiakasmäärästä. Myöhemmin mitoitustietoon kytketään mukaan tieto asukkaan toimintakyvystä ja asiakaskokemuksesta.

Parhaaseen lopputulokseen päästään yhteistyöllä

Pilotissa on tiiviisti mukana Satakunnan tuleva hyvinvointialue. Hyvinvointialueiden kanssa tehtävä yhteistyö ja niiltä tuleva palaute on tärkeää, jotta tiedonkeruussa hyödynnettävistä käsitteistä saadaan yhteinen ymmärrys. Näin tiedosta saadaan yhteismitallista ja laadukasta. 

”Alueella pidetään yhteistyön lisäksi tärkeänä myös panostuksia tietojärjestelmien yhtenäisyyteen”, toteaa hankekoordinaattori Anne Niemi Euran sote-keskuksesta.

”Järjestimme Satakunnassa työpajoja, joissa käsittelimme pilotissa saamiamme toimeksiantoja. Osallistujat olivat alueella työskenteleviä vanhuspalvelujen asiantuntijoita, jotka hallitsevat sekä vanhuspalvelut että työvuorojärjestelmien käytön. Työpajat olivat antoisia ja niissä oli paljon hyvää kommentointia ja keskustelua”, kertoo hankekoordinaattori Ulla Joopi Porin perusturvasta.

”Jos lähdetään tietojohtamaan vain ylhäältä käsin ilman ymmärrystä siitä, mitä eri muuttujat käytännössä tarkoittavat, päädytään väärään lopputulokseen. Myös päivittäisessä työssään järjestelmiä käyttävien ääni pitää saada kuuluviin. He tuntevat järjestelmät ja niihin liittyvät toimintatavat”, pohtii hankekoordinaattori Anu Holm Satasairaalasta.

”Tietojärjestelmien rakenteen suunnittelun ja sisältöjen määrittelyn pitäisi olla yhtenevää eri hyvinvointialueilla, jotta automaattinen tiedonpoiminta on sujuvampaa. Jälkikäteen tapahtuvasta reagoinnista ja raportoinnista tulisi päästä ennakoivaan suunnitteluun”, kertoo Holm.

Tiedon siirtoa THL:ään testataan mahdollisuuksien mukaan

Pilotissa on mahdollisuuksien mukaan tarkoitus testata myös mitoitustietojen siirtoa THL:ään.

”Pilotissa kertyvän tiedon turvin voimme arvioida aikataulua, jolla voitaisiin siirtyä kansallisen tason automaattiseen tietotuotantoon ja seurantaan. Odotamme kovasti, että pääsisimme aikaa vievästä erillistiedonkeruusta eroon”, kertoo THL:ssä Vanhuspalvelujen henkilöstömitoitus ja toimintakyky -projektia vetävä Hanna Alastalo.

Vanhuspalvelulaki astui voimaan – siirtymäaikaa vuoden 2023 kevääseen saakka

1.10.2020 voimaan tulleessa vanhuslaissa iäkkäiden henkilöiden tehostetun palveluasumisen ja pitkäaikaisen laitoshoidon henkilöstömitoitukseksi on asetettu 0,7 työntekijää asiakasta kohti. Aikaisemmin vastaava luku oli 0,5. Henkilöstömitoituksen täysmääräisessä toteuttamisessa on siirtymäaika 1.4.2023 saakka, jolla tarjotaan hyvinvointialueille sekä palveluntuottajille mahdollisuus varautua henkilöstötarpeen kasvuun ja henkilöstön riittävyyden seurantaan.

”Raportointivelvoitteesta kannattaa ottaa kaikki hyöty irti sen sijaan, että se nähtäisiin vain ikävänä velvoitteena. Voimme pohtia, miten pystymme ohjaamaan päivittäistä työtämme sen avulla. Tiedot on joka tapauksessa kerättävä ja järjestettävä”, pohtii Holm.

THL alkaa kerätä henkilöstömitoitustietoja vanhuspalvelulain siirtymäkauden jälkeen nykyistä useammin. STM on asettanut tavoitteeksi, että tietoja kerätään hyvinvointialueilta mahdollisimman automaattisesti ja ajantasaisesti.

Automatisoitu tietotuotanto tukee tietoon perustuvaa päätöksentekoa

”Automatisoitu ja ajantasainen tieto on hyvinvointialueille tärkeää. Tietoa tulee olla saatavilla päivittäin, jotta henkilöstömitoituksen lakisääteiseen toteutumiseen on mahdollista reagoida johtamisen keinoin”, toteaa Virta-hankkeen osalta henkilöstömitoituksen projektista vastaava asiantuntija Suvi Nuutinen.   

”Jos pilotin mukainen automaattinen tiedonkeruu toteutuu, niin suunnitellun työajan avulla pystytään hyvin ennakoimaan, onko henkilöstömitoitus riittävä. Toisaalta voidaan verrata suunniteltua ja toteutunutta henkilöstömitoitusta ja sitä kautta tunnistaa kohtia, jolloin esimerkiksi henkilöstöä tarvitsee ylimitoittaa. Tämä on nyt jo varmasti työajan suunnittelijoilla hiljaisena tietona, mutta laskennan kautta siitä saadaan näkyvämpää. Kun tieto on ajantasaista, pystytään ennustamaan ja ennakoimaan. Automatisoitu tieto tulisi kehittämään johtamista todella paljon”, Holm kertoo.

”Tiedolla johtaminen vaatii organisaation kulttuurin muuttamista ja ymmärryksen lisäämistä siitä, miten tietoa voidaan käyttää hyödyksi. Tämä pilotti haastoi pohtimaan konkreettiset askeleet siihen, miten saavutamme tavoitteet ihan käytännön tasolla”, tiivistää Holm.

Lisätietoja

Hanna Alastalo
Johtava tutkija
Valtava-hanke, Vanhuspalvelujen henkilöstömitoitus ja toimintakyky -projekti
[email protected]

Suvi Nuutinen
Asiantuntija, sosiaali- ja terveyspalvelut & tietojohtaminen 
Virta-hanke
[email protected]