Uppföljningen av personaldimensioneringen inom äldreservicen i välfärdsområdena utvecklas. Målet är att testa de begrepp och beräkningsregler som behövs för att beräkna personaldimensioneringen inom serviceboende med heldygnsomsorg och institutionsvård. Dessutom bedöms om de är tillräckliga för att genomföra en jämförbar uppföljning av nationella och regionala aktörer. Avsikten är att information som producerats utifrån samma underlag kan användas i välfärdsområdet, jämföras mellan olika områden och förmedlas till nationella aktörer.

Utvecklingsarbetet för att producera automatiserad, jämförbar information om personaldimensioneringen inom äldreservicen inleddes våren 2021 som ett gemensamt pilotprojekt inom projekten Valtava och Virta i Toivo-programmet vid social- och hälsovårdsministeriet tillsammans med de deltagande välfärdsområdena. Arbetet ingår i utvecklingen av informationsledningen i välfärdsområdena, som genomförs i samband med social- och hälsovårdsreformen.

Uppföljningen av personaldimensioneringen sker för närvarande manuellt

Våren 2020 gjorde DigiFinland på uppdrag av social- och hälsovårdsministeriet en utredning om regionernas förmåga att producera automatiserad information om personaldimensioneringen. Enligt utredningen samlas en stor del av uppgifterna in manuellt. På nationell nivå genomförs insamlingen av dimensioneringsuppgifter genom en separat enkät. I fortsättningen är målet att man i välfärdsområdena automatiskt ska kunna producera information om personaldimensioneringen som en del av en helhetslösning för informationsledning och överföra informationen till nationell nivå utan separat datainsamling.  

Vid granskningen i det första skedet består informationen om dimensioneringen av personalens direkta och indirekta arbetstid och antalet klienter. Senare kopplas information om den boendes funktionsförmåga och kundupplevelse till dimensioneringsuppgifterna.

Det bästa slutresultatet uppnås genom samarbete

I pilotprojektet deltar Satakuntas framtida välfärdsområde. Samarbetet med välfärdsområdena och responsen från dem är viktig för att man ska få en gemensam förståelse för de begrepp som används i datainsamlingen. På så sätt blir informationen jämförbar och högklassig. 

 ”I regionen anser vi att det är viktigt med samarbete, men också att man satsar på enhetlighet i informationssystemen”, konstaterar projektkoordinator Anne Niemi vid social- och hälsocentralen i Eura.

”I Satakunta ordnade vi workshopar där vi behandlade de uppdrag vi fick i pilotprojektet. Deltagarna var experter på äldreservice som arbetade i området och som behärskade både äldreservicen och användningen av arbetsskiftssystemen. Workshoparna var givande och ledde till många bra kommentarer och diskussioner”, berättar projektkoordinator Ulla Joopi vid enheten för grundtrygghet i Björneborg.

”Om man bara börjar leda med information uppifrån utan att förstå vad olika variabler i praktiken innebär, kommer man fram till fel resultat. Även de som använder systemen i sitt dagliga arbete måste få sin röst hörd. De känner till systemen och arbetssätten i anslutning till dem”, säger projektkoordinator Anu Holm vid sjukhuset Satasairaala.

”Planeringen av informationssystemens struktur och definitionen av innehållet borde stämma överens inom olika välfärdsområden för att det automatiska informationsurvalet ska vara smidigare. Reaktioner och rapportering i efterhand bör leda till förutseende planering”, säger Holm.

Överföring av information till THL testas i möjligaste mån

I pilotprojektet är avsikten att i möjligaste mån även testa överföringen av dimensioneringsuppgifter till THL.

”Med hjälp av informationen som samlas in i pilotprojektet kan vi uppskatta tidtabellen för när vi kan övergå till automatisk informationsproduktion och uppföljning på nationell nivå. Vi ser fram emot att bli av med den tidskrävande separata datainsamlingen”, säger Hanna Alastalo som leder projektet för personaldimensioneringen inom äldreservicen och funktionsförmågan vid THL.

Äldreomsorgslagen trädde i kraft – övergångsperiod fram till våren 2023

I ändringen av lagen om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre (äldreomsorgslagen) som trädde i kraft den 1 oktober 2020, har personaldimensioneringen för serviceboende med heldygnsomsorg och långvarig institutionsvård fastställts till 0,7 anställda per klient. Tidigare var motsvarande siffra 0,5. Innan personaldimensioneringen genomförs fullt ut tillämpas en övergångsperiod fram till den 1 april 2023, som ger välfärdsområdena och serviceproducenterna möjlighet att förbereda sig på ett ökat personalbehov och uppföljning av att personalen är tillräcklig.

”Man bör utnyttja alla fördelar med rapporteringsskyldigheten, i stället för att bara se den som en tråkig skyldighet. Med hjälp av den kan vi fundera på hur vi kan styra vårt dagliga arbete. Uppgifterna ska i vilket fall som helst samlas in och ordnas”, säger Holm.

Efter övergångsperioden för äldreomsorgslagen börjar THL samla in personaldimensioneringsuppgifter oftare än idag. Social- och hälsovårdsministeriet har satt som mål att uppgifterna samlas in från välfärdsområdena så automatiskt och med så aktuella uppgifter som möjligt.

Automatiserad informationsproduktion stödjer kunskapsbaserat beslutsfattande

”Automatiserad och aktuell information är viktig för välfärdsområdena. Informationen ska finnas tillgänglig dagligen för att det ska vara möjligt att reagera på det lagstadgade genomförandet av personaldimensioneringen med hjälp av ledning”, konstaterar expert Suvi Nuutinen, som ansvarar för personaldimensioneringsprojektet i Virta-projektet.   

”Om den automatiska datainsamlingen genomförs på samma sätt som i pilotprojektet, kan man med hjälp av den planerade arbetstiden mycket väl förutse om personaldimensioneringen är tillräcklig. Å andra sidan kan man jämföra den planerade och genomförda personaldimensioneringen och därigenom identifiera tidpunkter då till exempel personalen behöver överdimensioneras. Detta är säkert redan nu en tyst kunskap bland arbetstidsplanerarna, men beräkningen gör den mer synlig. När informationen är aktuell kan man förutspå och föregripa. Automatiserad information skulle utveckla ledningen väldigt mycket”, säger Holm.

”Kunskapsbaserad ledning kräver att organisationens kultur förändras och att man ökar förståelsen för hur informationen kan utnyttjas. Det här pilotprojektet utmanade oss att fundera på konkreta steg i hur vi uppnår målen på en helt praktisk nivå”, sammanfattar Holm.

Mer information

Hanna Alastalo
Ledande forskare
Valtava-projektet, projektet Personaldimensioneringen inom äldreservicen och funktionsförmågan
[email protected]

Suvi Nuutinen
Expert, social- och hälsovårdstjänster och informationsledning 
Virta-projektet
[email protected]