Virastoarvioinneista suuntaa toiminnan kehittämiselle

Valtiovarainministeriö julkaisi 15.6.2021 virastoarvioinnit kolmesta virastosta. Arvioinnin kohteina olleet Digi- ja väestötietovirasto, Luonnonvarakeskus ja Syyttäjälaitos ovat kaikki käyneet lähivuosina läpi merkittävän viraston rakenteen ja toiminnan uudistuksen. Arviointi koski uudistushankkeiden tavoitteiden toteutumista ja onnistumista hankeprosesseina sekä virastojen tuloksellisuuden kehitystä. Arviointien perusteella virastouudistusten tavoitteet on saavutettu tai ollaan saavuttamassa keskeisiltä osin. Samalla arvioinnit nostivat esiin selkeitä kehittämiskohteita.

”Arvioinnit tarjoavat systemaattista ja vertailevaa hallinnonalarajat ylittävää tietopohjaa virastojen toiminnan kehittämisen, ohjauksen ja johtamisen tarpeisiin. Arviointien kautta saadaan myös yleistettävissä olevaa tietoa virastouudistuksista sekä niiden menestystekijöistä tulevissa uudistushankkeissa hyödynnettäväksi”, hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja finanssineuvos Anu Nousiainen valtiovarainministeriöstä toteaa.

Digi- ja väestötietoviraston perustamista seurannut siirtymävaihe on edelleen käynnissä

Digi- ja väestötietovirasto (DVV) aloitti toimintansa 1.1.2020 Väestörekisterikeskuksen, maistraattien ja maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön yhdistyttyä yhdeksi valtakunnalliseksi virastoksi. Uudistushanke toteutui pääosin suunnitellusti. Toimintatavoissa ja sähköisissä järjestelmissä on vielä kehitettävää, jotta ne tukisivat valtakunnallisesti yhtenäistä toimintaa. Siirtymävaiheen osittain manuaaliset, vielä toistaiseksi digitalisoimattomat prosessit ovat heikentäneet tuloksellisuutta sekä hidastaneet asiakaspalvelua. Erityisesti edunvalvonnan palveluissa toimitusajat ovat kasvaneet viimeisen vuoden aikana ja näitä asioita koskien tavoitteeksi onkin asetettu merkittävä palveluaikojen lyheneminen vuodelle 2021. DVV:n sähköisen asioinnin edistämisen palvelukokonaisuuksissa (mm. otteet väestötietojärjestelmästä itsepalveluna, sähköinen nimenmuutoshakemus, kirkosta eroaminen ja kirkkoon liittyminen sähköisesti, sähköinen muuttoesto itsepalveluna) kehitys on ollut hyvin myönteistä. Henkilöstön hyvinvoinnin ja johtamisen kehitys on ollut positiivista. Viraston taloudellinen liikkumavara on hyvin pieni, mikä rajoittaa kehittämismahdollisuuksia. Tärkeimmät kehityskohteet ovat toimiminen yhtenä virastona, toimintatapojen ja -prosessien yhtenäistäminen, yhteisen kulttuurin kehittäminen, asiakaskokemuksen ja sähköisen asioinnin edelläkävijyys sekä digitalisaation edistäminen julkisessa hallinnossa.

Luonnonvarakeskus on saavuttanut hyvin uudistukselle asetetut tavoitteet ja onnistunut muodostamaan yhtenäisen toimintakulttuurin
 

Luonnonvarakeskuksen organisaatiouudistuksessa yhdistettiin maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan tutkimuslaitosten tutkimustoiminnot ja tilastotoiminnot sekä osa viran-omaistoiminnoista yhdeksi organisaatioksi 1.1.2015 alkaen. Uuden viraston ensimmäiset vuodet olivat haasteellisia johtuen kustannuspaineista sekä erilaisten toimintakulttuurien ja toimintatapojen yhteensovittamisesta. Toisesta toimintavuodesta lähtien kehitys on ollut hyvin myönteistä, ydintoiminnan tuotokset ja vaikuttavuus ovat kasvaneet, kustannukset läpileikkaavasti alentuneet ja henkilöstön hyvinvointi parantunut. Tuottavuuden parantumista merkittävämpää on poikkitieteellisten kyvykkyyksien kasvattaminen ja kansainvälisen toimintakyvyn edistäminen tulevaisuuden keskeisillä painopistealueilla. Tällä hetkellä virasto on hyvin toimintakykyinen, muodostamisvaihe on jäänyt kauas taakse ja katse on tulevaisuudessa.

Valtakunnallinen Syyttäjälaitos on yhdenmukaistanut toimintaa ja lisännyt valtakunnallista yhteistyötä
 

Valtakunnansyyttäjänvirastosta ja sen alaisuudessa toimivista syyttäjänvirastoista muodostettiin yksi valtakunnallinen Syyttäjälaitos 1.10.2019. Uudistus toteutui varsin hyvin, joskin monelta osin muutosvaihe on edelleen meneillään. Valtakunnallisen rakenteen luomia mahdollisuuksia ei kuitenkaan vielä täysimääräisesti hyödynnetä ja etenkin resursointikysymyksissä alueet näyttäytyvät itsenäisinä. Toiminnan tuottavuus on parantunut viimeisen viiden vuoden aikana, ja uusi rakenne luo entistä paremmat edellytykset tuottavuuden kehitykselle. Syyttäjälaitoksen työmäärä on kuitenkin kasvanut tuottavuuden parantumista nopeammin, mikä näkyy käsittelyaikojen pidentymisenä. Tämä on haaste rikosvastuun toteutumiselle oikeudenmukaisesti. Syyttäjälaitoksen tärkeimmät kehityskohteet liittyvät valtakunnallisen toiminnan kehittämiseen, yhtenäisten toimintamallien luomiseen, johtamisen sekä erikoissyyttäjien toiminnan kehittämiseen sekä systemaattisen valtakunnallisen sidosryhmätyön edelleen kehittämiseen. Jatkossa on tärkeää säilyttää Syyttäjälaitos kiinnostavana ja haluttuna työpaikkana.

Valtiovarainministeriö julkaisee syksyn 2021 aikana ”Valtion virastouudistusten hyvät käytännöt” –ohjeistuksen nyt toteutettujen arviointihankkeiden keskeisistä opeista tiiviissä ja nopeasti omaksuttavassa muodossa.

Arviointihankkeen toteuttamisesta ja ohjauksesta vastasi ohjausryhmä, jossa olivat edustettuina arvioituja virastoja ohjaavat ministeriöt: valtiovarainministeriö, maa- ja metsätalousministeriö ja oikeusministeriö. Arvioidut virastot olivat mukana ohjausryhmässä asiantuntijaroolissa. Varsinainen arviointityö toteutettiin palveluhankintana (ulkoinen arviointi) ja siitä vastasi Broad Scope Management Consulting Oy.

Digi-ja väestötietoviraston virastoarviointi
Luonnonvarakeskuksen virastoarviointi
Syyttäjälaitoksen virastoarviointi

Lisätietoja:
Arvioinnista kokonaisuutena:
finanssineuvos Anu Nousiainen, valtiovarainministeriö, puh. 0295 530 326, anu.nousiainen(at)vm.fi
neuvotteleva virkamies Mikko Saarinen, valtiovarainministeriö, puh. 0295 530 047, mikko.saarinen(at)vm.fi

Digi-ja väestötietoviraston arviointi:
Tietohallintoneuvos Marjukka Ala-Harja, valtiovarainministeriö, puh. 0295 530 489, marjukka.ala-harja(at)vm.fi

Luonnonvarakeskuksen arviointi:
Maatalousneuvos Kirsi Heinonen, maa- ja metsätalousministeriö, puh. 0295 162 059, kirsi.heinonen(at)mmm.fi

Syyttäjälaitoksen arviointi:
Neuvotteleva virkamies Miia Ljungqvist, oikeusministeriö, puh. 0295 150 112, miia.ljungqvist(at)om.fi

Valtiovarainministeriön tavoitteena on vakiinnuttaa menettelytapa, jossa valtion virastoja ja niiden uudistamishankkeita arvioitaisiin säännöllisesti, systemaattisesti ja keskitetysti. Nyt toteutettu kolme virastoa kattanut arviointihanke oli ensimmäinen laatuaan osana tätä menettelytapaa. Seuraavat arvioitavat virastot valitaan ja arvioinnit käynnistetään tämänhetkisen suunnitelman mukaan syksyn 2021 aikana.