Ämbetsverksutvärderingarna ger riktlinjer för utvecklingen av verksamheten

Finansministeriet publicerade den 15 juni 2021 ämbetsverksutvärderingar av tre ämbetsverk. Utvärderingarna gällde Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, Naturresursinstitutet och Åklagarinstitutet, som alla under de senaste åren genomgått en betydande reform av ämbetsverkets struktur och verksamhet. Utvärderingen gällde uppnåendet av målen för reformprojekten och hur de lyckats som projektprocesser samt utvecklingen av ämbetsverkens resultat. Utvärderingarna antyder att målen för ämbetsverksreformerna har nåtts eller att de håller på att nås till centrala delar. Samtidigt observerade man tydliga utvecklingsobjekt.

”Utvärderingarna erbjuder en systematisk och jämförande förvaltningsöverskridande kunskapsbas som kan utnyttjas vid utveckling, styrning och ledning av ämbetsverkens verksamhet. Genom utvärderingarna kan man också dra nytta av allmänt tillgänglig information om ämbetsverksreformerna och deras framgångsfaktorer i kommande reformprojekt", konstaterar ordföranden för projektets styrgrupp, finansråd Anu Nousiainen från finansministeriet.

Den övergångsperiod som följde inrättandet av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata pågår fortfarande
 

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV) inledde sin verksamhet den 1 januari 2020 när Befolkningsregistercentralen, magistraterna och magistraternas enhet för styrning och utveckling slogs samman till ett enda riksomfattande ämbetsverk. Reformprojektet genomfördes huvudsakligen som planerat. Det finns ännu rum för utveckling av verksamhetssätten och de elektroniska systemen så att de stöder en enhetlig verksamhet på riksnivå. Sådana delvis manuella processer under övergångsperioden, som ännu inte digitaliserats, har försämrat effektiviteten och bromsat upp kundservicen. Leveranstiderna har ökat under det senaste året framför allt inom intressebevakningstjänsterna, och man har satt som mål att förkorta servicetiden avsevärt under år 2021. Utvecklingen har varit mycket positiv i fråga om servicehelheterna som främjar DVV:s elektroniska kommunikation (bl.a. utdrag ur befolkningsdatasystemet som självbetjäning, elektronisk ansökan om namnändring, utträde ur kyrkan och elektronisk anslutning till kyrkan, elektroniskt flyttningsskydd som självbetjäning). Personalens välbefinnande och ledarskapet har utvecklats positivt. Myndighetens ekonomiska handlingsutrymme är mycket litet, vilket begränsar utvecklingsmöjligheterna. De viktigaste utvecklingsobjekten gäller fungerandet som ett enda ämbetsverk, förenhetligandet av verksamhetssätten och verksamhetsprocesserna, utvecklingen av en gemensam kultur, föregåendet med gott exempel när det gäller kundupplevelse och elektronisk kommunikation samt främjandet av digitaliseringen inom den offentliga förvaltningen.

Naturresursinstitutet har uppnått målen för reformen väl och lyckats skapa en enhetlig verksamhetskultur
 

I samband med Naturresursinstitutets organisationsreform sammanslogs forskningsverksamheten och statistikfunktionerna vid forskningsinstituten inom jord- och skogsbruksministeriets förvaltningsområde samt en del av tjänstemannafunktionerna till en enda organisation fr.o.m. den 1 januari 2015. Det nya ämbetsverkets första år var utmanande på grund av kostnadstrycket och arbetet som måste göras för att samordna olika verksamhetskulturer och verksamhetssätt. Sedan det andra verksamhetsåret har utvecklingen varit mycket positiv, resultaten och effekterna av kärnverksamheten har förbättrats, kostnaderna har minskat genomgående och personalens välbefinnande har ökat. Viktigare än att förbättra produktiviteten är att öka den tvärvetenskapliga kompetensen och främja den internationella funktionsförmågan inom framtidens centrala insatsområden. För närvarande fungerar ämbetsverket bra. Man har kommit vidare från inledningsskedet och kan blicka mot framtiden.

Det riksomfattande åklagarväsendet har förenhetligat verksamheten och ökat det riksomfattande samarbetet
 

Riksåklagarämbetet och dess underlydande åklagarämbeten slogs samman till den nationella Åklagarmyndigheten den 1 oktober 2019. Reformen lyckades väl, med processen pågår fortfarande på flera områden. De möjligheter som den riksomfattande strukturen erbjuder utnyttjas dock ännu inte fullt ut, och regionerna förefaller självständiga speciellt i fråga om resursfördelningen. Verksamhetens produktivitet har förbättrats under de senaste fem åren, och den nya strukturen skapar bättre förutsättningar för produktivitetsutveckling. Åklagarväsendets arbetsmängd har dock ökat snabbare än produktiviteten, vilket syns i förlängda handläggningstider. Detta är en utmaning med tanke på att straffansvaret ska kunna realiseras på ett rättvist sätt. Åklagarmyndighetens bör nu främst satsa på den riksomfattande verksamheten, att skapa enhetliga förfaranden, att utveckla ledningen och specialiståklagarnas verksamhet samt det systematiska riksomfattande vidareutvecklandet av arbetet med intressegrupper. Det är det viktigt att Åklagarmyndigheten även i framtiden förblir en intressant och eftertraktad arbetsplats.
Finansministeriet kommer under hösten 2021 att publicera anvisningarna ”God praxis vid statliga ämbetsverksreformer” om de centrala lärdomarna i de nu genomförda utvärderingsprojekten i en komprimerad och snabbt tillägnad form.

En styrgrupp med representanter för de ministerier som styr de uppskattade ämbetsverken, dvs. finansministeriet, jord- och skogsbruksministeriet och justitieministeriet, svarade för genomförandet och styrningen av utvärderingsprojektet. De myndigheter som bedömdes var med i styrgruppen i egenskap av sakkunniga. Det egentliga utvärderingen genomfördes som tjänsteupphandling (extern utvärdering) och Broad Scope Management Oy ansvarade för den.

Ämbetsverksutvärdering – Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, Slutrapport

Ämbetsverksutvärdering – Naturresursinstitutet, slutrapport 

Ämbetsverksutvärdering – Åklagarmyndigheten, slutrapport 

Ytterligare information:

Om utvärderingen som helhet:
Anu Nousiainen, finansråd, finansministeriet, tfn 0295 530 326, anu.nousiainen(at)vm.fi
Mikko Saarinen, konsultativ tjänsteman, finansministeriet, tfn 0295 530047, mikko.saarinen(at)vm.fi

Utvärderingen av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata:
Marjukka Ala-Harja, informationsförvaltningsråd, finansministeriet, tfn 0295 530 489, marjukka.ala-harja (at) vm.fi

Utvärderingen av Naturresursinstitutet:
Kirsi Heinonen, jordbruksråd, jord- och skogsbruksministeriet, tfn 0295 162059, kirsi.heinonen(at)mmm.fi

Utvärderingen av åklagarväsendet:
Miia Ljungqvist, konsultativ tjänsteman, justitieministeriet, tfn 0295 150 112, miia.ljungqvist(at)om.fi
 

Finansministeriet har för avsikt att etablera ett förfarande där statliga ämbetsverk och reformprojekt som gäller dem utvärderas regelbundet, systematiskt och centraliserat. Det utvärderingsprojekt som nu genomfördes och som omfattade tre ämbetsverk var det första av sitt slag inom detta förfarande. Följande ämbetsverk som ska utvärderas väljs ut och utvärderingarna inleds enligt den nuvarande planen hösten 2021.