Ohjausjärjestelmät

Valtiovarainministeriö vastaa valtionhallinnon taloudellisten ohjausjärjestelmien kehittämisestä. Valtiovarainministeriö ja hallinnonala vastaavat suuresta osasta koko valtion konserniohjausta.
Ministeriö ohjaa hallinnonalallaan merkittäviä konsernipalvelujen tuottajia, jotka tuottavat palveluja koko valtionhallinnolle.

Hallintokoneiston ja julkisen palvelutuotannon ohjaamisessa keskeistä on yhteiskunnallisesti tärkeiden tavoitteiden asettaminen ja ohjaaminen toiminnan taloudellisen ja tehokkaan organisoinnin lisäksi.

Ohjausjärjestelmä tarkoittaa johtamista tukevien menettelyjen, järjestelmien, toimintatapojen ja niihin liittyvien asiakirjojen kokonaisuutta. Johtamisella ja ohjausjärjestelmillä on läheinen suhde toisiinsa. Johtamisella tarkoitetaan toimintatapoja ja menettelyjä, joilla johto pyrkii saamaan aikaan asetetut tavoitteet.

Ohjausjärjestelmien kehittämisellä pyritään valtiontalouden ja toiminnan kokonaisuuden tasapainoon.

Hallitusohjelma ja toimeenpanosuunnitelma

Valtiolla on erilaisia tavoitteita yhteiskuntapolitiikassa, hallintokoneiston toiminnassa ja julkisessa palvelutuotannossa. Poliittinen ohjaus on poliittinen valinta asetettavista tavoitteista. Niistä päättävät hallitus ja eduskunta. Ministeriötasolla strategisen ohjauksen kokonaisuudesta vastaa valtioneuvoston kanslia.

Valtioneuvoston keskeinen strateginen ohjausmenetelmä on hallituksen laatima hallitusohjelma. Hallitusohjelma on hallitukseen osallistuvien puolueiden hyväksymä toimintasuunnitelma, jossa on sovittu hallituksen tärkeimmistä tehtäväalueista. Hallitusohjelman tavoitteiden toteuttamiseksi laaditaan hallitusohjelman toimeenpanosuunnitelma.

Toimeenpanosuunnitelma täsmentää hallitusohjelman painopistealueiden keskeiset tavoitteet, kärkihankkeet ja valmisteluvastuut poikkihallinnollisiksi politiikkakokonaisuuksiksi.

Valtiontalouden ja toiminnan ohjausjärjestelmien kehittämisen tavoitteina on varmistaa taloudelliset ja tehokkaat ohjausjärjestelmät, yksinkertaistaa ja selkeyttää ohjauksen prosesseja sekä vahvistaa konserninäkökulmaa. Tähän pyritään muun muassa vahvistamalla konsernimaista johtamista sekä sellaisten toimintojen yhteistä järjestämistä, joissa on keskittämällä saavutettavissa taloudellisia ja laadullisia etuja.

Tulosohjaus on osa valtiokonsernin ohjauksen kokonaisuutta

Tulosohjaus on sopimukseen perustuva ohjausmalli, jonka tavoitteena on löytää tasapaino käytettävissä olevien voimavarojen ja niillä saavutettavissa olevien tulosten välille sekä samalla kehittää palvelujen laatua ja varmistaa niiden kustannustehokas toteuttaminen. Tulosohjausmallille on keskeistä, että se pohjautuu hallitusohjelmassa asetettuihin politiikkatavoitteisiin, hallinnonalojen konsernitavoitteisiin sekä virastokohtaisiin tavoitteisiin. Se on merkittävä osa laajaa resurssi- tai budjettiohjauksen kokonaisuutta.

Tulosohjauksen keskeisimmät ohjausvälineet ovat valtion talousarvio ja ministeriön ja viraston välille laadittava tulossopimus

Valtion talousarviossa sovitaan virastojen määrärahat talousarviovuodelle. Ministeriön ja sen hallinnonalalla toimivan viraston välisissä monivuotisissa tulossopimuksissa sovitaan tarkemmin käytettävistä resursseista ja niillä saavutettavissa tuloksista. 

Talousarviossa esitettyjen alustavien tulostavoitteiden pohjalta ministeriöt neuvottelevat virastojen ja laitosten kanssa ja sopivat budjettivuoden tulostavoitteista ja niiden toteuttamisen edellyttämistä voimavaroista.

Tulossopimuksessa ministeriöt ja virastot sopivat budjettivuoden tulostavoitteista ja niiden toteuttamisen edellyttämistä voimavaroista. Virastot raportoivat sovittujen tulostavoitteiden toteutumisesta viraston tilinpäätökseen kuuluvassa toimintakertomuksessa. Tämän lisäksi ministeriöt raportoivat koko toimialansa tuloksellisuudesta osana hallituksen vuosikertomusta.

Kehysmenettely on keskeinen osa tulosbudjetointia ja useamman vuoden taloussuunnittelua. Kehysmenettelyssä hallitus päättää vaalikauden alussa valtion budjetin menosäännöistä ja -katosta eli vaalikauden kehyksestä koko nelivuotiselle vaalikaudelle. Määrärahojen hallinnonaloittaista jakoa tarkistetaan vaalikauden kehyksen puitteissa vuosittain maaliskuussa valtiontalouden kehyspäätöksellä, jonka taustalla ovat hallinnonalojen kehysehdotukset.

Tulosohjausprosessin sisältö ja aikataulu

Monivuotisten tulossopimusten sisältönä tulee olla viraston ohjaussuhteen kannalta ajankohtaiset ja olennaisimmat strategista ohjausta vaativat asiakokonaisuudet. Sen lisäksi tulossopimuksissa sovitaan viraston toiminnallisen tuloksellisuuden keskeisimmistä tavoitteista. Myös käytettävien resurssien määrä, laatu ja arvio kehityksestä tulevina vuosina on tärkeä osa tuloskeskusteluja.

Tulosneuvottelut perustuvat dialogiin ministeriön ja viraston välillä. Sopimusluonnoksen voi tehdä kumpi tahansa osapuoli, keskeistä on asioiden yhteinen läpikäynti ja sopiminen.

Ministeriöt ja hallinnonalan virastot neuvottelevat monivuotisista tulossopimuksista koko hallituskaudelle uuden hallitusohjelman jälkeisenä syksynä.

Uuden hallitusohjelman jälkeisessä ensimmäisessä tulosneuvottelussa sovitaan ensimmäisen vuoden tulostavoitteista ja alustavista tulostavoitteista toiselle, kolmannelle ja neljännelle vuodelle. Toisena vuotena sovitaan toisen vuoden tulostavoitteista ja alustavista tulostavoitteista vuosille 3 ja neljä. Vastaavasti toimitaan kolmannen ja neljännen vuoden osalta. Viimeisenä neljäntenä vuotena on tuloskeskusteluissa järkevää korostaa koko hallituskauden tavoitekokonaisuuden toteutumisesta raportointia.

Seuraavan vuoden tulostavoitteista sovitaan valmisteluvuoden loppuun mennessä. Tulostavoitteista raportoidaan välitulosraportissa kesäkuun lopussa ja koko vuoden osalta seuraavan vuoden alussa esimerkiksi tilinpäätösraportissa. Tarvittavat välituloskeskustelut ja toteutumisen seuranta pidetään vuoden aikana ja tarvittaessa sovitaan muutoksista toimintaan.

Prosessi ministeriössä

  1. Ministeriön johto antaa ohjeet tulosneuvottelukierroksesta (ministeriön johto)
  2. Ministeriön tulosohjausta koordinoivan osaston ohjeet käytännöistä ja aikatauluista (ministeriön valmisteleva osasto)
  3. Tulosneuvotteluaineiston kokoaminen ministeriössä (ministeriön valmisteleva osasto ja muut osastot)
  4. Ministeriön johto hyväksyy ministeriön linjaukset tulosneuvotteluihin
  5. Ministeriön johto, valmisteleva osasto ja tulosneuvotteluihin osallistuvat osastot osallistuvat ja käyvät tulosneuvottelut
  6. Ministeriön johto hyväksyy ja allekirjoittaa tulossopimuksen
  7. Tulossopimusten tavoitteet viedään osaksi ministeriön, osastojen ja yksiköiden tavoitteita. Tavoitteet kytketään henkilökohtaisiin tavoitteisiin kehityskeskusteluissa.
  8. Ministeriön valmisteleva osasto tekee yhdessä viraston valmistelevan yksikön kanssa kaksi kertaa vuodessa (esimerkiksi väliraportti ja tilinpäätös) raportin tulossopimuksen tavoitteiden toteutumisesta ja seuraa tulostavoitteiden kehittymistä. Osapuolet tapaavat ja keskustelevat säännöllisesti toimintaympäristön muutoksista, tarvittavista toimenpiteistä ja seuraavat tavoitteiden toteutumista. Tarvittavat välituloskeskustelut käydään.

Prosessi virastossa

  1. Viraston johto antaa ohjeet tulosneuvottelukierroksesta (viraston johto)
  2. Viraston tulosohjausta koordinoivan yksikön ohjeet käytännöistä ja aikatauluista (viraston valmisteleva yksikkö)
  3. Tulosneuvotteluaineiston kokoaminen virastossa (viraston valmisteleva yksikkö ja muut yksiköt)
  4. Viraston johto hyväksyy viraston linjaukset tulosneuvotteluihin
  5. Viraston johto ja valmisteleva yksikkö ja tulosneuvotteluihin osallistuvat yksiköt osallistuvat ja käyvät tulosneuvottelut
  6. Viraston johto hyväksyy ja allekirjoittaa tulossopimuksen
  7. Tulossopimusten tavoitteet viedään osaksi viraston ja sen yksiköiden tavoitteita. Tavoitteet kytketään henkilökohtaisiin tavoitteisiin kehityskeskusteluissa.
  8. Viraston valmisteleva yksikkö tekee yhdessä ministeriön valmistelevan osaston kanssa kaksi kertaa vuodessa (esimerkiksi väliraportti ja tilinpäätös) raportin tulossopimuksen tavoitteiden toteutumisesta ja seuraa tulostavoitteiden kehittymistä. Osapuolet tapaavat ja keskustelevat säännöllisesti toimintaympäristön muutoksista, tarvittavista toimenpiteistä ja seuraavat tavoitteiden toteutumista. Tarvittavat välituloskeskustelut käydään.

Tulosohjaus on säännöllistä keskustelua tärkeimpien strategisten tavoitteiden toteutumisesta

Tulosohjaus on johtamisjärjestelmä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi suunnitelluilla resursseilla. Tulosohjauksessa onnistuminen edellyttää johdon omistajuutta ja sitoutumista sekä selkeitä prosesseja ja aikatauluja. Käytännössä tämä edellyttää sitä, että ylin johto johtaa ja seuraa prosessia, sekä henkilökunta osallistuu laajasti.

Tulosohjauksessa on kyse dialogista ja säännöllisestä vuorovaikutuksesta ohjaajan ja ohjattavan välillä. Tulosohjausprosessi ei ole pistemäinen muutaman kerran vuodessa tapahtuva tapaaminen, vaan säännöllistä keskustelua tärkeimpien strategisten tavoitteiden toteutumisesta, tilannekuvan päivittämistä ja tarvittavien muutosten toteuttamista.  Tällöin osapuolien välille syntyy luottamusta ja yhteinen tavoite onnistumisesta.

Tulosohjauksen käsikirja

Valtiokonttorin tarjoamina palveluina tulostietojärjestelmä sekä analysointi- ja raportointipalvelut

Valtion tulostietojärjestelmä toimii tulostavoite- ja toteutumatietojen valmistelu- ja suunnitteluvälineenä. Tulostietojärjestelmä on kaikkien valtion virastojen ja laitosten käytettävissä, ja sen käyttö ei vaadi virastoilta erillisiä laite- eikä ohjelmistoinvestointeja. Järjestelmässä käsiteltävät tiedot ovat viraston sekä ohjaavan ministeriön sisäistä tietoa, kunnes ne julkaistaan. Tulostietojärjestelmään kirjaudutaan Valtiokonttorin sähköisten palveluiden yhteisessä osoitteessa.

Tutkihallintoa.fi -palvelun tuloksellisuus –osio kokoaa yhteen tulostietojärjestelmässä valmistellut ja julkaistut valtion virastojen ja laitosten sekä ministeriöiden tulostavoitteet ja niiden toteumat. Valmisraporteilta voi tarkastella tulostavoitteita ja niiden toteutumista valitsemaltaan vuodelta koko valtion tasolla koottuna, valitsemaansa hallinnonalaa tai valitsemaansa tulosohjattua virastoa koskien. Lisäksi palvelun kautta löytyvät valtion suunnittelun ja seurannan asiakirjat ml. virastokohtaiset tulossopimukset.

Valtiokonttorin analysointi- ja raportointipalvelut auttavat virastoja ratkaisemaan ongelmia tuottamalla toimeksiantopohjaisesti tietojohtamisen konsultointia. Käytännössä analysointi- ja raportointipalvelut tuottavat vertailutietoa, analyysejä ja kehittämiskohteita hallinnon toiminnasta. Tarkoituksena on auttaa virastoja tietointensiivisten ongelmien ratkaisussa ja varmistaa valtion kokonaisetu toiminnan kehittämisessä, ohjauksessa ja johtamisessa. Analyysejä tehdään yhteistyössä eri konsernitoimijoiden kanssa. Lisäksi Tutkihallintoa.fi-palvelussa tarjotaan vakiomuotoisempaa julkista raportointipalvelua valtion talous- henkilöstö- ja tuloksellisuustiedoista sekä enenevässä määrin myös muista julkisista ns. valtion konsernitiedoista ja kuntasektorin tiedoista.

Lisätietoja: [email protected]

Valtiokonttorin yhteisten palveluiden kirjautumissivu

Tutkihallintoa.fi -palvelun tuloksellisuustiedot -sivu

Yhteystiedot

Mikko Saarinen, neuvotteleva virkamies 
valtiovarainministeriö, Valtionhallinnon kehittämisosasto, Rakennepolitiikkayksikkö 0295530047  

Markus Siltanen, finanssineuvos 
valtiovarainministeriö, Valtionhallinnon kehittämisosasto, Hallintopolitiikkayksikkö 0295530263