KaPA-ohjelma etenee pääasiassa aikataulussa, laki tukee sähköisten tukipalvelujen käyttöönottoa
Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman riippumaton arviointi valmistunut

Kansallisen palveluarkkitehtuurin toteuttamisohjelman (KaPA) riippumaton arviointi käynnistyi tammikuussa 2016. Vuoden 2016 toiminnan arviointiraportti on nyt valmistunut. Raportin mukaan KaPA on edennyt pääasiassa aikataulussa, ja lainsäädäntö tukee ohjelman tavoitteiden toteutumista. Eniten haasteita on KaPAssa tuotettujen palvelujen käyttöönotossa. Käyttöönottojen edellytyksenä on palveluita hyödyntävien organisaatioiden johdon sitoutuminen ja motivaatio yhteisten sähköisten palveluiden kehittämiseksi.

KaPA-ohjelman tavoitteita on pidetty ohjelman alusta asti realistisina ja erittäin tärkeinä. Odotukset tavoitteiden täyttymistä kohtaan ovat melko positiivisia. Keskeisin riski tavoitteiden toteutumisessa liittyy käyttöönottojen hitauteen sekä kansalaisviestinnän onnistumiseen. Kuntien näkökulmasta keskeisimpiä tavoitteita on parantaa tietojen yhteiskäyttöä ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, mutta tämän toteutumiseen suhtaudutaan kriittisesti.

Ketterän kehittämisen malli ja KaPA-laki tukevat toimeenpanoa – palvelujen käyttöönotossa silti haasteita

Ensimmäistä kertaa julkishallinnossa näin laajasti julkisia toimijoita koskevassa kehittämistyössä
käytetty ketterän kehittämisen toimintamallia, joka tukee pääasiassa erittäin hyvin tavoitteiden saavuttamista. Vaikka työskentely on vaatinut useasti aikataulujen kirimistä, ovat onnistumiset luoneet tekemiseen positiivista virettä.

Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016), ns. KaPA-laki, vahvistaa merkittävästi ohjelmassa tuotettavien palveluiden merkitystä ja velvoittaa valtion hallintoviranomaisia, virastoja, laitoksia ja liikelaitoksia sekä kunnallisia viranomaisia. Käyttöönotot vaativat edelleen liittyviltä organisaatioilta vahvaa motivaatiota ja tyypillisesti myös KaPA-ohjelman systemaattista tukea.

KaPAn ohjaus- ja organisointimalli toimii hyvin

Työnjako Väestörekisterikeskuksen ja valtiovarainministeriön välillä toimii hyvin, ja ohjaus- ja organisointimallia pidetään selkeänä. Ministeriön ja Väestörekisterikeskuksen välinen suora yhteys on erityisen kriittinen tekijä ohjelman onnistumisen kannalta. Malli on mahdollistanut ministeriön puolelta KaPAn etenemisen seurannan reaaliaikaisesti, ja Väestörekisterikeskuksen näkökulmasta on päästy etenemään jouhevasti ministeriötason toimintaa vaativissa asioissa. Haasteita aiheuttavat lähinnä toimijoiden suuri määrä ja monikerroksisuus.

Henkilöstön ohjelmakauden aikainen pysyvyys ja ohjelman jälkeinen organisoituminen ovat keskeisiä tekijöitä palveluiden menestymiselle. KaPAn tähänastisia rekrytointeja pidetään onnistuneina ja henkilövaihtuvuus on ollut pientä. Ohjelman jälkeinen organisoituminen on mahdollinen riskitekijä, jos ylläpitovaiheessa toteutuksesta vastaavat henkilöt vaihtuvat merkittävästi nykytilanteeseen nähden.

Positiivinen yhdessä tekemisen ilmapiiri välittyy laajalti. Lähes kaikki arvioinnissa haastatellut henkilöt mainitsivat, että KaPA-ohjelmasta ja -tiimistä heijastuu vahvasti positiivinen vire ja ilmapiiri. Näkemys välittyi myös ohjelmaa ulkopuolelta katsovilta sidosryhmiltä. Yhteistyönäkökulman kerrottiin korostuvan toiminnassa ja sitoutuneisuus ohjelmaan on ollut erittäin hyvää.

KaPAn viestintä kehittynyt huomattavasti

Viestintää koskevat havainnot poikkeavat nyt toteutetussa arvioinnissa merkittävästi kevään 2016 nykytila-analyysin tilanteesta, jolloin viestintä tunnistettiin merkittäväksi kehityskohteeksi ja sen resurssit riittämättömiksi. Viestinnän määrää kehuttiin haastatteluissa paljon, erityisesti ulkoinen viestintä on kehittynyt huomattavasti.

Koska viestintä on kokonaisuutena jo melko hyvällä mallilla, voisi seuraava askel olla joidenkin haastateltavien ja kyselytulosten mukaan viestinnän kohdentamisen ja vuoropuhelun kehittäminen.

Riippumaton arviointi pohjautuu kevään 2016 nykytila-analyysiin – Arviointia jatketaan myös 2017

Riippumattoman arvioinnin tarkoituksena on kehittää KaPAn toimeenpanoa. Arvioinnin toteuttaa Owal Group Oy. Syksyn 2016 aikana tehdyt arviointitoimenpiteet pohjautuvat kevään 2016 nykytilakuvaukseen ja syventävät sitä. Ohjelmatason toimenpiteinä arvioinnissa toteuttiin aineistoanalyysiä sekä ohjelmatason haastatteluja ohjelmaryhmän, strategisen johtoryhmän, muiden keskeisten organisaatioiden edustajien, kaupunkien sekä teknologiatoimittajien kanssa. Lisäksi toteutettiin sähköinen kysely kunnille. Hanketason toimenpiteinä toteutettiin aineistoanalyysi sekä hankepäälliköiden, hankkeiden omistajien ja muiden mahdollisten avainhenkilöiden haastattelut ryhmähaastatteluina.

Kevään 2016 aikana laadittiin myös arvioinnissa käytetty arviointimalli. Mallia hyödynnetään arvioitaessa KaPA-ohjelmaa myös kolmannessa vaiheessa vuoden 2017 aikana. Arviointia jatketaan ohjelmakauden päättymisen jälkeen, jolloin pystytään arvioimaan kehitettyjen palveluiden todelliset vaikutukset toimintaympäristöön.

Lisätietoja

Tietohallintoneuvos Maria Nikkilä, maria.nikkila(at)vm.fi, p. 02955 30514
Digitaaliset palvelut -yksikön johtaja Janne Viskari, janne.viskari(at)vrk.fi, p. 0295 535 022
Partner Mia Toivanen, Owal Group Oy, mia.toivanen(at)owalgroup.com, p. 040 566 7536

Liite

Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman riippumattoman arvioinnin raportti, tammikuu 2017 (suomenkielinen)