KaPA-programmet framskrider i det stora hela enligt planerna, ibruktagandet av digitala stödtjänster stöds av lag
Oberoende utvärdering av nationella servicearkitekturprogrammet färdig

Den oberoende utvärderingen av programmet för förverkligande av en nationell servicearkitektur (KaPA) inleddes i januari 2016. Utvärderingsrapporten om 2016 års verksamhet är nu färdig. KaPA har enligt rapporten huvudsakligen framskridit enligt planerna, och lagstiftningen stöder genomföringen av programmålen. De flesta utmaningarna gäller ibruktagandet av tjänster som producerats i samband med KaPA. En förutsättning för att tjänsterna tas i bruk är att ledningen vid organisationerna som utnyttjar tjänsterna är motiverade och utfäster sig till utvecklingen av gemensamma digitala tjänster.

Programmålen av KaPA har från första början ansetts vara realistiska och mycket viktiga. Förväntningarna för uppnåendet av målen är tämligen positiva. Den största risken med uppnåendet av målen har att göra med det långsamma ibruktagandet av tjänster och kommunikationen med medborgarna. Ur kommunalt perspektiv hör förbättrandet av samutnyttjandet av information och interoperabiliteten hos informationssystemen till de viktigaste målen, men man är kritiska till hur detta uppnåtts.

Genomföringen stöds av modellen för smidig utveckling och KaPA-lagen - fortfarande stora utmaningar vid ibruktagandet av tjänsterna

Man har nu för första gången i samband med utveckling inom den offentliga förvaltningen som berör ett så stort antal offentliga aktörer tillämpat modellen för smidig utveckling, och den har i regel visat sig vara väldigt effektivt. Även om arbetet i flera fall krävt åtstramning av tidsplanerna, har framgångarna å andra sidan bidragit till en positiv anda.

Lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016), s.k. KaPA-lagen, förstärker på ett betydligt sätt betydelsen av tjänster som produceras inom programmet, och den är förpliktande för statliga förvaltningsmyndigheter, ämbetsverk, inrättningar och affärsverk samt kommunala myndigheter. Ibruktagandet kräver fortfarande kraftig motivation av organisationerna som ansluter sig och typiskt även systematiskt stöd från KaPA-programmet.

KaPA:s styrnings- och organiseringsmodell fungerar väl

Arbetsfördelningen mellan Befolkningsregistercentralen och finansministeriet fungerar väl, och styrnings- och organiseringsmodellen upplevs som tydlig. Den direkta förbindelsen mellan ministeriet och Befolkningsregistercentralen är speciellt kritisk med tanke på att programmet ska lyckas. Modellen har gjort det möjligt för ministeriet att följa framskridningen av KaPA i realtid, och ur Befolkningsregistercentralens synvinkel har man kunnat framskrida smidigt med ärenden som kräver agerande på ministerienivå. Utmaningarna består främst av det stora antalet aktörer och de många nivåerna.

Personalens varaktighet under programperiodens gång och organiseringen efter programmet är viktiga faktorer som bidrar till framgångsrik service. KaPA-rekryteringarna har hittills varit lyckade, och personalomsättningen har varit liten. Organiseringen som sker efter programmet kan vara en riskfaktor ifall en stor del av personalen som svarat för genomföringen utbyts i underhållsskedet.

Den positiva samarbetsandan förmedlas vitt och brett. Nästan alla som intervjuats för utvärderingen nämnde att KaPA-programmet och -teamet utstrålat en positiv stämning. Uppfattningen delades av samarbetsgrupperna som såg på programmet utifrån. Samarbetsaspekten prioriterades i verksamheten och utfästelsen till programmet har varit kraftigt.

KaPA:s kommunikation har utvecklats avsevärt

Observationerna som gäller kommunikationen avviker avsevärt från analysen från våren 2016, då kommunikationen identifierades som ett betydande utvecklingsobjekt med otillräckliga resurser. Kommunikationens mängd fick beröm, den utåtriktade kommunikationen har utvecklats avsevärt.

Eftersom kommunikationen som helhet redan är i tämligen gott skick kunde nästa steg enligt vissa intervjuade och enkätresultat vara att utveckla inriktningen av kommunikationen samt dialogen.

Oavhängig utvärdering baserar sig på analysen av läget våren 2016 - utvärderingen fortsätter 2017

Målet med den oavhängiga utvärderingen är att utveckla verkställandet av KaPA. Utvärderingen genomförs av Owal Group Oy. Utvärderingen som genomfördes hösten 2016 baserade sig på och fördjupar beskrivningen av nuläget från våren 2016. Som åtgärder på programnivå genomfördes materialanalyser samt intervjuer på programnivå med programgruppen, den strategiska ledningsgruppen, företrädare för andra väsentliga organisationer, städer samt teknologileverantörer. Dessutom gjordes en elektronisk enkät som riktades till kommunerna. Åtgärder som genomfördes på projektnivå var materialanalysen samt gruppintervjuer av projektcheferna, projektansvariga och andra eventuella nyckelpersoner.

Under våren 2016 utarbetades även en utvärderingsmodell som utnyttjades vid utvärderingen. Modellen kommer att utnyttjas vid utvärderingen av KaPA-programmet i dess tredje skede under 2017. Utvärderingen fortsätts efter att programperioden löpt ut, då man kan utvärdera de färdiga tjänsternas verkliga inverkan på verksamhetsmiljön.

Ytterligare information

Maria Nikkilä, informationsförvaltningsråd, maria.nikkila(at)vm.fi, tfn 02955 30514
Janne Viskari, direktör för enheten Digitala tjänster, janne.viskari(at)vrk.fi, tfn 0295 535 022
Mia Toivanen, partner, Owal Group Oy, mia.toivanen(at)owalgroup.com, tfn 040 566 7536

Bilaga

Rapport från den oavhängiga utvärderingen av nationella servicearkitekturprogrammet, januari 2017 (på finska)