Monipaikkainen työ ja sen potentiaali valtiolla

Valtion noin 75 000 työntekijästä arviolta noin puolet on parhaillaan etätyössä. Suomalaisista työntekijöistä noin 1 miljoonaa, eli noin 60 % työskentelee etänä. Etätyöstä onkin tullut pandemia-aikana hyvin toimiva työtapa kaikessa sellaisessa työssä, jota luonteensa puolesta voidaan tehdä etänä kokonaan tai osittain. 

Kyselyn selkeä johtopäätös on, että pandemia-ajan jälkeen etätyömääristä tullaan jonkin verran alaspäin, mutta taso on kuitenkin merkittävästi korkeampi kuin pandemiaa edeltävänä aikana. Etätyöstä tulee monipaikkaisen työn suosittu toteuttamistapa. Virastot arvioivat sekä vuoden 2020 että vuoden 2021 alussa tehdyissä kyselyissä, että etätyötä voidaan soveltaa vajaaseen 60 %:in tehtävistä. Arvio etätyön potentiaalisesta määrästä nousi ns. korona-ajan kyselyssä vain muutamalla prosenttiyksiköllä, mikä vahvistaa sen, että valtion virastot pystyivät jo vuonna 2020 arvioimaan etätyön mahdollisuudet varsin luotettavasti.

Potentiaalista huolimatta viiden vuoden kuluttua virastot arvioivat tehtävän etätyön määräksi keskimäärin vain noin puolet, minkä voidaan ajatella vastaavan keskimäärin noin 2-3 etätyöpäivää viikossa. Ennen korona-aikaa tyypillinen etätyön osuus etätyötä hyödyntävän virkamiehen työajasta oli tuolloin toteutetun kyselyn mukaan keskimäärin yksi päivä viikossa. Myös niiden, jotka työtehtäviensä puolesta voisivat tehdä täysin etätyötä, arvioitiin jatkossakin työskentelevän osittain toimistolla. Tähän voidaan arvioida houkuttelevan muun muassa kasvokkaiset tapaamiset työtovereiden ja sidosryhmien kanssa. Myös työpaikalla tehtävän työn sujuvuuteen ja houkuttelevuuteen on muistettava kiinnittää huomiota, koska sen on arvioitu antavan lisäarvoa erityisesti työhyvinvoinnin ja innovatiivisuuden näkökulmista. 

Paikkasidonnaisen työn määräksi kyselyn vastaajat arvioivat tällä hetkellä vajaat 40 % ja määrän arvioitiin tippuvan vain hieman viiden vuoden aikana. Selkeästi eniten paikkasidonnaista työtä tehdään myös jatkossa turvallisuussektorin organisaatioissa. Muissa valtion virastoissa esimerkiksi tehtävät, jotka edellyttävät erityistiloja tai laitteita tai paperin tai muun fyysisen aineiston käsittelyä, joissa annetaan käyntiasiakaspalvelua tai joissa suoritetaan tarkastuksia tai valvontaa asiakkaan tiloissa ovat jatkossakin paikkasidonnaisia. Myös tietosuoja ja tietoturva rajoittavat tyypillisesti etätyön tekemistä. Toisaalta paikkasidonnaisen työn määrää on arvioitu vähentävän tulevaisuudessa erityisesti toimintaympäristön, kuten valtionhallinnon tilojen, työvälineiden ja yhteistyökumppanien välisten rajapintojen, jatkuva digitalisoituminen. Kyselyvastausten perusteella valtion virastoilla on edelleen yllättävänkin paljon kehitettävää esimerkiksi postituksen, allekirjoitusten ja arkistoinnin sähköistämisessä.

Virastot tunnistivat kyselyssä etätyön hyviä ja huonoja puolia sekä mahdollisuuksia ja uhkatekijöitä. Kaikkein yleisimmin etätyön arvioidaan vaikuttaneen henkilöstön työhyvinvointiin – sekä positiivisessa että negatiivisessa mielessä. Työhyvinvointi on parantunut muun muassa joustavuuden lisääntymisen, työn ja yksityiselämän yhteensovittamisen helpottumisen sekä työrauhan parantumisen myötä. Toisaalta hyvinvoinnille ovat aiheuttaneet merkittäviä haasteita esimerkiksi ergonomiaongelmat sekä jatkuvan etätyön kuormittavuus, yhteisöllisyyden heikentyminen ja yksinäisyyden kokemukset. Positiiviset hyvinvointivaikutukset painottuivat vastauksissa kuitenkin kaiken kaikkiaan selkeästi enemmän. 

Työhyvinvoinnin parantuminen on omiaan vaikuttamaan myös työn tuottavuuteen. Suurin osa virastoista arvioikin toiminnan ja ajankäytön tehostuneen ja tuottavuuden lisääntyneen. Työhyvinvoinnin parantumiseen liittyvien tekijöiden ohella tuottavuutta on parantanut ennen kaikkea digitaalisten prosessien ja osaamisen lisääntyminen ja kehittyminen sekä asiakastyössä että hallinnon sisäisissä prosesseissa: etäyhteydet ja osaaminen ovat parantuneet, kotimainen ja kansainvälinen matkustaminen on vähentynyt, kokoukset ovat tehostuneet, saavutettavuus on parantunut, asiakkaiden aikavaraukset ja peruutukset ovat vähentyneet ja häiriöiden ja sairaslomien määrä on pienentynyt. Kokousten osalta havaintona on ollut myös se, että etäyhteyksien parantuessa ja yleistyessä kokouksiin voidaan osallistua entistä laajemmin ja tasa-arvoisemmin. Tulevaisuudessa tuottavuuden parantamisen mahdollisuuksia nähtiin edelleen erityisesti digitalisoinnin lisäämisessä, kuten verkon kautta tehtävässä tarkastustyössä, etäosallistumisen lisäämisessä oikeudenkäynneissä ja neuvotteluissa, fyysisten aineistojen digitoinnissa ja sähköisen allekirjoittamisen lisäämisessä. 

Näkemykset etätyön vaikutuksista tuottavuuteen vaihtelivat kuitenkin kyselyssä jonkin verran. Vastauksista kävi myös ilmi, että tehdyt arviot perustuivat pitkälti yleiseen tuntumaan sekä virastojen omissa henkilöstökyselyissä saatuun palautteeseen itseohjautuvuuden, tuotteliaisuuden, suoriutumisen ja tyytyväisyyden parantumisesta. Monipaikkaisuuden tai poikkeusajan laajennetun etätyön vaikutuksia työn tuottavuuteen tai palvelukykyyn ei ole virastoissa juurikaan mitattu. Onkin kiinnostavaa nähdä kevään kuluessa, mihin suuntaan keskustelu etätyön tuottavuusvaikutuksista etenee, kun virastoissa päästään vertaamaan viime vuoden tuottavuusmittareiden toteumia aiempiin vuosiin. Pidemmälle meneviä johtopäätöksiä monipaikkaisen työn vaikutuksista tuottavuuteen on mahdollista tehdä vasta pidemmällä aikavälillä. 

Merkittävimpänä etätyön ja muun monipaikkaisen työn tuomana mahdollisuutena nostettiin esiin paremmat ja laajemmat rekrytointimahdollisuudet sekä valtion parempi kilpailukyky työnantajana. Toisena merkittävänä mahdollisuutena nähtiin jatkossa säästöt erityisesti toimitila- ja matkakustannuksista. 

Toimiva monipaikkainen ja etätyö edellyttää monenlaisen kyvykkyyden kasvattamista sekä virastoissa että koko valtionhallinnossa. Johtamisen ja toimintakulttuurin muutos sekä esimiestyön uudistaminen on käynnistettävä virastoissa. Kyselyn mukaan koettiin, että monipaikkaisessa työssä esimiehen on esimerkiksi vaikeampi havaita työntekijöiden pahoinvointia ja puuttua ongelmiin varhain, toteuttaa työnantajan työsuojeluvelvoitteita, varmistaa tuloksellisuutta, kuunnella työntekijöiden tarpeita ja vastata niihin sekä kehittää toimintaa yhdessä työntekijöiden kanssa. Näihin kaikkiin asioihin on kiinnitettävä jatkossa entistä enemmän huomiota ja löydettävä uusia toteutuskeinoja läsnätyöhön verrattuna. Olennaiseksi nähtiin myös luottamusilmapiirin kasvattaminen ja ylläpito virastoissa kasvokkaisen vuorovaikutusten vähentyessä sekä se, että johtamisessa siirrytään työajan mittaamisesta tulosten mittaamiseen. Korona-ajan pakotetusta etätyöstä saadut johtamisen ja esimiestyön hyvät käytännöt on tärkeä tunnistaa ja ottaa ne laajasti käyttöön valtionhallinnossa. 

Esimiestyön lisäksi myös asiantuntijoiden itsensä johtaminen haastetaan monipaikkaisessa työssä entistä tiukemmin ja myös tähän on tarjottava riittävästi koulutusta ja tukea. Vaikka pakotettu etätyö onkin jo aikaansaanut merkittävän digiloikan virastoissa ja kehittänyt monipaikkaisen työskentelyn taitoja, osaamisen kehittämiseen sekä digitalisaation uusien hyödyntämis- ja edistämismahdollisuuksien tunnistamiseen ja modernien toimintatapojen käyttöönottoon on tärkeää kiinnittää jatkossa edelleen huomiota. Monipaikkaisen työn sujuvuus edellyttää niin ikään helppokäyttöisiä ja toimivia valtionhallinnon yhteisiä sähköisiä ratkaisuja muun muassa yhteiseen ajasta ja paikasta riippumattomaan työskentelyyn sekä yhteisöllisyyden ylläpitoon. Uudenlaisia ratkaisuja tarvitaan myös esimerkiksi uuden henkilöstön perehdyttämiseen ja työyhteisöön integrointiin. Muun muassa hiljaisen tiedon välittymisen puute uusille henkilöille etäyhteyksillä työskenneltäessä on koettu merkittäväksi haasteeksi.

Kehittämissuuntia kysyttäessä virastot pitivät olennaisena sitä, että monipaikkaisen työn ja siihen sisältyvän etätyön lisääntyminen ja mahdollisuudet huomioidaan kaikessa virastojen kehittämistyössä. Kehittämisen tueksi tarvitaan myös jatkuvaa seurantaa ja tutkimusta. Monipaikkaisuuden vaikutuksia on tärkeä arvioida laajasti, ei ainoastaan tuottavuuden ja tilasäästöjen näkökulmasta.

Ajatus valtionhallinnon yhteisistä pelisäännöistä monipaikkaiselle työlle saivat virastojen keskuudessa sekä kannatusta että vastustusta. Osa virastoista haluaa valtion yhteisiä selkeitä pelisääntöjä ja osa haluaa virastolle enemmän valtaa soveltaa monipaikkaisuutta viraston tavoitteiden, tehtävien ja yksilöiden mukaan. Pelisääntöjä laadittaessa on tärkeä huomioida muun muassa virastojen erilainen koko. Monipaikkaisen työn kehittämisen yhtenä ehdottomana edellytyksenä pidettiin muun muassa tietoturva- ja tietosuojakysymysten ratkaisemista yhteistyössä. 

Etätyön lisääntyessä toimitilojen määrä vähenee ja niiltä toivotaan entistä enemmän joustavuutta. Jakamalla ja käyttämällä tiloja yhteisesti voidaan luontevasti tukea joustavuutta ja tarjota toimivia ja houkuttelevia tiloja. Kyselyssä virastoilta ja laitoksilta kysyttiin valmiutta toimia virastojen yhteiskäyttötiloissa ja valmiutta avata omia tiloja yhteiskäyttöön. Vastausten perusteella kokonaan tai osittain yhteiskäyttöisissä tiloissa työskentelyyn ollaan melko laajasti valmiita. Yhteisissä tiloissa tulee olla mahdollisuus luottamuksellisen ja turvaluokitellun aineiston käsittelyyn sekä tarvittaessa oman viraston ”kotipesiin” esimerkiksi joidenkin tarvittavien fyysisten laitteiden osalta. Yhteiskäyttötiloilta odotetaan ennen kaikkea uusia positiivisia työskentelytapoja sekä kustannussäästöjä. Hyötyjä nähdään myös rekrytoinneille. Yhteisiä tiloja voitaisiin erityisesti alkaa hyödyntää saman toimialan virastojen tai strategisten kumppanien kanssa, tai tuoden yhteen esim. turvallisuusverkkojen käyttäjiä. Omien nykyisten tilojen avaamiseen liittyy enemmän varaumia, joko tilojen mitoituksen tai toiminnan luonteen takia. 

Yhteisöllisyyden ylläpitämistä lisääntyneen etätyön ja yhteisten tilojen tulevaisuudessa pohdiskeltiin eri tavoin useissa vastauksissa.  Osa virastoista piti yhteiskäyttötilassa työskentelyä luontevana jatkona nykyiselle työskentelylle. Toisaalta pohdittiin sitä, onko etätyö ja digivälinein työskentely vetovoimaisempaa kuin lähteminen yhteiseen toimitilaan, jos omat kollegat eivät ole siellä.

Virastoilta pyydettiin myös näkemyksiä siitä, mitä toimitiloihin liittyviä kysymyksiä pitäisi ratkaista koko valtion tasolla. Avovastauksissa toivottiin linjausta lisääntyvästä tilojen yhteiskäytöstä ja tilatehokkuuden parantamisesta. Yhteiskäytössä tulee huomioida kunnat ja muut kumppanit sekä varmistaa tilojen helppo hyödynnettävyys. Tilojen tulee olla toimivia, joustavia ja hyvillä tietoliikenneyhteyksillä varustettuja. Lisääntyneet etäkokoukset kansainvälisessä yhteistyössä tulee huomioida. Myös virastojen aukioloaikojen laajentaminen iltaan tai viikonloppuun nostettiin kehityssuuntana esiin.

Kansallisen ”Etätyö Suomessa koronaviruspandemian aikana” –tutkimuksen alustavien valtion henkilöstöä koskevien tulosten perusteella henkilöstö on sopeutunut etätyöhön kokonaisuudessa erittäin hyvin. Syksyn 2020 kyselyssä 87 % vastaajista oli tyytyväisiä etätyöhön. Etenkin tietotyövaltaisilla valtionhallinnon aloilla työskentelevät arvioivat, että keskimäärin 88 % työtehtävistä on hoidettavissa etänä. Enemmistö vastaajista (65 %) haluaisi tehdä jatkossakin etätyötä – tutkimus ei tosin ottanut kantaa tarkkaan määrään tai osuuteen. Työ on sujunut etätyössä valtaosan kokemuksen mukaan hyvin, ja yli puolet kokee tuottavuutensa parantuneen etätyöhön siirtymisen jälkeen. Etätyön sujumisessa on kuitenkin eroja hallinnonalojen välillä, ja nuoremmille työntekijöille etätyö on ollut haastavampaa. Julkisella sektorilla on myös sopeuduttu etätyöhön yksityistä sektoria paremmin. Hyvän ja tuottavan etätyön taustalla ovat hyvät metatyötaidot ja työyhteisön tuki – oman työn ja työpäivän johtaminen, selkeä tehtävänkuva, työyhteisön keskinäinen luottamus, aktiivinen tiedonjako, innovatiiviset työmenetelmät ja onnistunut psykologisen kuormittumisen hallinta.  

Kansainväliset vertailut osoittavat, että Suomella on hyvät edellytykset kehittyä jatkossa jopa monipaikkaisen työn edelläkävijäksi. Eurofoundin ”Living, working and COVID-19” –surveyn heinäkuun 2020 tuloksissa suomalaisista vastaajista 48 % halusi työskennellä jatkossakin kotona työviikon aikana vähintään useita kertoja, jos se olisi mahdollista ja vain 9 % kertoi, ettei haluaisi jatkossa työskennellä kotoa käsin lainkaan. Suuri enemmistö vastaajista (71 %) oli tyytyväisiä kotoa työskentelyyn. Suomalaisten tyytyväisyys etätyöhön kotoa käsin edusti terävintä kärkeä Euroopan maista.