Yhteistyötä palveluissa ja toimitiloissa

Alkanut vuosi 2021 käynnistää valtionhallinnossa merkittävien uudistusten toimeenpanon. Uudistukset toimeenpanevat osaltaan joulukuussa 2020 julkaistua julkisen hallinnon strategiaa. Tavoitteena on turvata ihmislähtöiset ja yhdenvertaiset palvelut moninaistuvammassa yhteiskunnassa taloudellisesti kestävällä tavalla.

Alueellistamisen uudistaminen luo kehyksen uudistustyölle

Alueellistamisen uudistamisen strategia julkaistiin keväällä 2020. Hallitusohjelman ja strategiatyön pohjalta on käynnistetty lainsäädännön uudistaminen. Uudistamista edellyttävät  toimintaympäristön merkittävät muutokset liittyvät sähköisten palvelujen lisääntymiseen, väestömuutoksiin ja kaupungistumiseen, asiakaspalvelun käyntiasiointimäärien merkittävään vähentymiseen ja paikkariippumattoman työn lisääntymiseen. Valtion läsnäolo alueilla perustuisi uudistamisen myötä ennen kaikkea palveluiden ja viranomaistoiminnan järjestämisen tarpeeseen. Lisäksi valtion läsnäolon tavoitteena olisi jatkossa vahvistaa alueiden elinvoimaisuutta ja turvallisuutta, sekä valtion kilpailukykyä työnantajana.

Uudistettu lainsäädäntö ja sen mukainen poikkihallinnollinen suunnitelma ohjaavat toteutuessaan valtion toimintojen sijoittumista ja palveluiden saatavuutta koko Suomessa. Yksittäisten virastojen ja toimintojen alueellistamisselvityksiä ei enää laadittaisi.

Valtion palvelu- ja toimitilaverkko uudistuu ja asiakaspalvelu yhtenäistyy

Palvelu- ja toimitilaverkon uudistuksella yhtenäistetään julkisen hallinnon asiakas-palvelua, kun käyntiasiointimahdollisuus taataan jatkossa julkisen hallinnon yhteisistä asiakaspalvelupisteitä.

Yhdistämällä valtionhallinnon, Kelan ja nykyisten asiointipisteiden käyntiasioinnin palvelut luodaan asiakkaille nykyistä kattavampi palvelutarjoama nykyistä tiiviimmällä ja kustannustehokkaammalla palveluverkolla. Panostamalla valtakunnalliseen etä- ja tulkkausratkaisuun sekä digitukeen pystytään entistä paremmin tavoittamaan ja palvelemaan asiakasta tasavertaisesti riippumatta siitä, onko kyseessä kaupunki vai harvaan asuttu maaseutualue. Uudistuksen tavoitteena on, että vuoteen 2030 mennessä valtionhallinnon keskeiset asiakaspalvelua tarjoavat viranomaiset ovat siirtyneet yhteisiin työskentelytiloihin. Sähköiset julkiset palvelut ovat ensisijainen palvelukanava nyt ja tulevaisuudessa. Julkisen hallinnon yhteiset asiakaspalvelupisteet täydentävät julkisen hallinnon digitaalisia palvelukanavia. Digituen avulla asiakaspalvelupisteiden asiakkaita saadaan tuettua tulevaisuuden digipalveluiden käyttäjiksi.

Koronapandemia vauhditti monipaikkaiseen työhön siirtymistä

Etätyö ja digitalisoituminen ovat ottaneet valtavan loikan koronaepidemian myötä valtion työssä. Eri lähteistä kootun tiedon pohjalta noin puolet valtion reilusta 70 000 työntekijästä tekee tällä hetkellä töitä kotoa käsin.

Vaikka on vaikea ennustaa, miltä työn tekeminen syksyllä tai ensi vuonna näyttää, vaikuttaa selvältä, että menossa olevasta laajasta etätyöstä ei koskaan palata ennalleen aikaan ennen pandemiaa. Monipaikkainen työ tarjoaa hyviä mahdollisuuksia ministeriön uudistustyön kannalta. Valtion alueelliseen läsnäoloon ja palvelurakenteeseen saadaan vaihtoehtoja, kun digitaalisuus vapauttaa työtä ajan ja paikan sidonnaisuudesta, ja asiakkaiden kohtaaminen ja muut työsuoritukset siirtyvät verkkoon. Asiakkaalle tämä voi tarkoittaa parempia palveluja ja joustavia asiointiaikoja, työntekijälle mahdollisuuksia järjestellä työtä ja vapaa-aikaa omaan elämäntilanteeseen sopivalla tavalla. Kaikki valmiudet digitaalisessa toimintaympäristössä ovat ottaneet loikan eteenpäin ja monipaikkai-suudelle on nyt erittäin suuri tilaus.

Toimintaympäristön muuttuessa valtion toimitilastrategia uudistetaan

Valtion nykyinen toimitilastrategia lähtee siitä, että tilat tukevat tuloksellista toimintaa. Työn muuttuminen tarkoittaa luontevasti sitä, että myös tiloja ja niiden käyttöä tarkastellaan uudelleen.

Tilojen yhteiskäyttö, mitä toimistoissa tulevaisuudessa tehdään ja paljonko niitä tarvitaan, tilaturvallisuus ja tilojen hiilineutraalisuus ovat teemoja, joita valtion toimitilastrategian uudistamisessa lähdetään työstämään. Tärkeä kokonaisuus ovat myös käyttösidonnaiset tilat, joita valtiolla on paljon, esimerkiksi museot, vankilat, kasarmit, poliisi- ja oikeustalot ja laboratoriot. Myös näissä tiloissa toiminnan kehittäminen ja tietopohjainen suunnittelu ohjaavat tilojen suunnittelua. Muutos on suuri työympäristön ja työelämän perusrakenteiden kannalta: Toimitilat ja verkon työympäristö muuttuvat, johtamiseen ja esimiestoimintaan tulee uudenlaista vaativuutta, asiantuntijatyön vastuu ja itseohjautuvuus lisääntyvät.

Kirjoittajat:    

neuvotteleva virkamies Mikko Saarinen
projektiasiantuntija Maria Vuorensola
johtava asiantuntija Hannu Mäkikangas
neuvotteleva virkamies Pauliina Pekonen

Uudistukset muodostavat Yhteistyötä palveluissa ja toimitiloissa -kokonaisuuden, jonka työ etenee kevään 2021 aikana. Onnistuessaan muutokset näkyvät valtion työnteon muodoissa, alueellisessa läsnäolossa sekä kansalaisille tarjottavissa käyntiasiointipalveluissa.