Prosessien mallintaminen selkeytti työtä ja purki siiloja Hämeenlinnassa
Mitä saadaan, kun koko polku kaavoituksesta valmiiseen rakennukseen käydään läpi? Hämeenlinna ja Mikkeli kehittävät yhdessä maankäytön ja rakentamisen prosesseja sekä tiedonhallinnan asiakaslähtöisyyttä ja tehokkuutta. Työ on kirkastanut tulevat kytkennät rakennetun ympäristön tietojärjestelmään. Prosessien mallintaminen on tuonut työhön selkeyttä ja lisännyt joukkuehenkeä.
Kestävän maankäytön malli -hankkeen tavoitteena on luoda avoin ja asiakaslähtöinen maankäytön prosessi kaavoituksesta loppukatselmukseen. Elokuusta joulukuuhun kestäneessä rupeamassa mallinnettiin keskeisimmät prosessit: tontin haku, kaavamuutos ja poikkeamislupa, tonttijako ja lohkominen, tontin luovutus, rakennus- ja ympäristöluvan hakeminen sekä rakentamisenaikainen valvonta. Työssä huomioitiin ensi vuonna käyttöön otettava rakennetun ympäristön käyttöjärjestelmä (Ryhti).
Prosessien mallintamiseen osallistui noin 40 asiantuntijaa Mikkelin ja Hämeenlinnan kaupunkien kaavoituksesta, rakennusvalvonnasta, kiinteistö- ja mittauspalveluista, paikkatiedosta, infran suunnittelusta, ympäristötoimesta ja asiakaspalvelusta johto mukaan lukien.
"Kävimme läpi kaikkien yksiköiden prosessit, niiden ongelmat ja muutostarpeet. Tämä laajensi ymmärrystä muiden yksiköiden työstä sekä siitä, mikä oma rooli prosessissa on suhteessa muihin sekä asiakkaan palvelukokemukseen", Hämeenlinnassa projektipäällikkönä toimiva Markus Martola kuvailee.
Molemmissa kaupungeissa prosessimalleja edistettiin erikseen, yhteisissä hankepäivissä niitä muokattiin. Lopuksi Ubigun asiantuntijat viimeistelivät prosessimallit. Työssä käytettiin BPMN-mallinnustapaa, joka on standardoitu prosessien kuvauskieli.
"Tällä hetkellä meillä on asema- ja yleiskaavan, maankäyttörajoitusten, rakentamisen luvituksen ja sitovan tonttijaon prosesseissa valmiit mallinnukset kytkennöistä Ryhti-järjestelmään. Niissä näkyy, missä prosessin vaiheessa mitäkin tietoa tulee siirtää rakennetun ympäristön tietojärjestelmään lain voimaantulon jälkeen. Osaa prosesseista mahdollisesti vielä jatkojalostetaan. Työ on ollut vaativa, mutta erittäin hyödyllinen", Martola kertoo.
Lopulliset mallinnukset ripustetaan vuoden 2023 alkupuolella näkyville kaupungin tiloihin. Kuvista ilmenee, kuka tekee mitäkin, missä vaiheessa sekä mitä asiakirjoja syntyy ja mistä ne löytyvät. Selkeät prosessit selkeyttävät myös toimintaa.
"Mallinnuksesta on merkittävästi hyötyä päivittäiseen työhön, työn organisoinnille ja johtamiselle. Prosessimallit avaavat montaa asiaa ja niiden avulla pääsee tosi nopeasti kiinni konkretiaan. Tämä auttaa pohtimaan, tehdäänkö asiat järkevällä tavalla vai pitäisikö ne tehdä jotenkin toisin", Martola kuvailee.
Pois siiloista
Mallinnetut prosessit ovat jo nyt nopeuttaneet toimintaa joissain Hämeenlinnan kaupungin yksiköissä. Lisäksi selkeä, kuvattu toimintatapa helpottaa uusien työntekijöiden perehdytystä. Prosessimallinnusten avulla hahmottuu selkeä organisaation toimintamalli ja -järjestys eri palveluissa sekä se, mitä tietoa mihinkin tallennetaan.
"Yksiköissä on paljon vaihtuvuutta, ja prosessikuvaukset auttavat pääsemään sisään työhön. Lisäksi mallinnus paljastaa toiminnan epäkäytännöllisyyksiä ja asioita, jotka tehdään vanhanaikaisesti. Fiksulla automaatiolla asiantuntijakuormitusta voidaan vähentää", Martola sanoo.
Mallinnuksen edetessä kävi ilmi, että muiden yksiköiden työn huomioimista ja kuulemista on tehostettava ja aikaistettava entisestään. Hämeenlinnassa jatketaan toimintamallien hiomista.
"Yksikkötasoisesta toiminnasta pitäisi siirtyä muut yksiköt huomioivaan toimintaan. Kaavoituksessa on oikeaan aikaan kuultava esimerkiksi ympäristöpalveluja tai infrapalveluja. Muuten voi olla, että tehdään turhaa työtä. Tällaista toimintamallia tulemme testaamaan tämän kevään aikana", Martola kertoo.
Myös digitalisaation ja tiedonhallinnan muutoksen tarpeellisuus nousi esiin.
"Nykytilakartoituksen ja prosessien tutkimisen aikana useiden eri yksiköiden edustajat toivat vahvasti esille muutosten tarpeellisuuden. Ulkoiset asiakkaat toivovat keskeisiä parannuksia prosessien aikaiseen tiedon välitykseen ja ohjeistukseen", Martola sanoo.
Martola korostaa käyttäjälähtöisyyttä järjestelmien kehittämisessä.
"Digitalisaatiokehitys, joka onnistuu vastaamaan tunnistettuihin maankäytön ja rakentamisen haasteisiin, ongelmiin ja kehitystoiveisiin tuottaa olennaisia hyötyjä kunnille ja kaupungeille sekä heidän asiakkailleen. Samanaikaisesti on kriittisen tärkeää, että vaadittujen järjestelmien käyttö päivittäistyössä on mahdollisimman helppoa ja nopeaa."
Rakentamisen palvelupolku asiakkaalle ymmärrettäväksi
Hämeenlinnassa työ jatkuu muun muassa rakentajan digitaalisen oppaan laatimisella. Tätä työtä varten on toteutettu sidosryhmä- ja asiakashaastatteluja, joissa on selvitetty palvelupolkuun liittyviä ongelmia. Oppaassa rakentamisen palvelupolku pyritään tekemään rakentajalle mahdollisimman ymmärrettäväksi. Palvelupolku käsittää koko matkan tontin etsinnästä siihen asti, kun asiakkaalla on valmis käytössä oleva rakennus. Lisäksi pilotoidaan maankäytön ja rakentamisen toiminnanohjausjärjestelmää sekä mahdollisesti päästään testaamaan lähtötietoaineistojen verkkokaupparatkaisua.
Mikä on Martolan salaisuus siihen, että prosessien mallintamiseen lähti innolla mukaan niin laaja joukko kaupungin henkilöstöä?
"Olen pyrkinyt noudattamaan tutkimustyössä laatimaani muutosjohtamisen mallia. Muutostilanteessa täytyy tehdä oikeita asioita tietyssä järjestyksessä. On tärkeää saada ihmiset sitoutumaan työhön, löytää yhteinen tavoitetila ja tukea työssä oikealla tavalla. Hankkeessa on nimenomaisesti pyritty tekemään työnteosta ja asiakkaiden asioinnista helpompaa ja tehokkaampaa. Tämä on varmasti yksi keskeinen syy, miksi sitoutumisen taso on ollut hyvä. Lisäksi tekemisen pitää olla mukavaa. Ja meillä on tämän matkan varrella kyllä ollut mukavaa, jopa hauskaa", Martola hymyilee.
Muut kunnat ja kaupungit voivat soveltaa Kestävän maankäytön malli -hankkeessa luotavia malleja sekä kerättyä asiakastietoa. Tuloksia voidaan yleistää myös laajemmin, sillä sekä prosessit että kehitys perustuvat jokaisessa kunnassa samaan lainsäädäntöön. Kestävän maankäytön malli -hanke päättyy syksyllä 2023.