Bättre rörlighet för kompetens och information stöder beredningen av ärenden och beslutsfattandet över ämbetsverksgränserna

Det har länge pratats om rörlighet, och rörlighet har ansetts vara ett viktigt verktyg för att dela kunskap och utbyta information. Med rörlighet som begrepp har man traditionellt avsett att personer flyttar sig inom statsförvaltningen, men allt oftare har man jämsides även börjat avse fri rörlighet för kompetens och information. På så sätt kan man förbättra i synnerhet den gemensamma beredningen och utvecklingen av ärenden samt utvidga förståelsen för helheter.

Genom en nyligen färdigställd enkät har finansministeriet undersökt olika synpunkter på en sammanslagning av kompetensen, gemensam användning av resurser och beredning av förvaltningsövergripande ärenden vid sidan av den mera traditionella rörligheten för personer. Våren 2022 sändes enkäten Rörlighet 2.0 till alla statliga ämbetsverk. Målgruppen för enkäten var statsförvaltningens ledning och chefer samt sakkunniga som ansvarar för den strategiska utvecklingen av olika substansområden vid ämbetsverken. Det kom in många svar på enkäten och nya idéer för att främja rörligheten. Gemensam beredning av ärenden ökar enligt svaren verksamhetens genomslag, förbättrar förtroendet mellan aktörerna, ger möjligheter att lära sig nytt och förbättrar både individens och organisationens förmåga till förnyelse.

Under de senaste åren har förutsättningarna för personalens rörlighet inom staten förbättrats på många olika sätt. Statstjänstemannalagen gör det möjligt för en tjänsteman att helt eller delvis arbeta i uppgifter vid ett annat ämbetsverk eller till och med arbeta hos en annan arbetsgivare än staten. Vi har goda exempel på detta under covid-19-pandemin. Dessutom har möjligheterna att få tjänstledighet för att sköta ett tidsbundet uppdrag eller ansöka om personalrotation inom staten förbättrats. Det nyaste är den ändring av tjänstemannalagen som trädde i kraft i juni 2022. Den gör det möjligt att utnämnas till ett tjänsteförhållande för viss tid för högst två år utan offentligt ansökningsförfarande. Baserat på utredningen ser det emellertid ut som om den här flexibiliteten inte kan utnyttjas i tillräcklig utsträckning.

Även rekrytering är en form av rörlighet. Av de statsanställda kommer över 35 000 att bytas ut under detta årtionde till följd av pensioneringar och annan avgång. Den stora utgångsomsättningen erbjuder en utmärkt möjlighet för statstjänstemän att söka sig till nya uppgifter som motsvarar deras intresse och kompetens. Dessutom gör den det möjligt att förvärva helt ny kompetens för statens uppgifter. 

Den gemensamma beredningen behöver stödstrukturer och incitament

För att främja gemensam beredning och utveckling behövs nya stödstrukturer, till exempel gemensamma arbetslokaler och digitala samarbetsplattformar samt ledarskap som bättre sporrar till gemensam beredning. 

Enligt svaren stöder ledarskapet för närvarande inte i tillräcklig utsträckning samarbete mellan ämbetsverken och gemensamt lärande. Utöver samarbete mellan ministerierna behövs samarbete mellan ämbetsverk och förvaltningsområden, gemensamma strategier och mål, gemensam beredning och ledning av samarbetet. Staten bör i högre grad betraktas som en koncern som i sista hand har gemensamma resurser och kunder samt gemensamma mål. 
En förhoppning är att även tjänstemännen ska få nya möjligheter att utnyttja sin kompetens i större omfattning än för närvarande vid den gemensamma ämbetsverksöverskridande beredningen. Det ökande multilokala arbetet ses som en ny faktor som ökar rörligheten och samarbetet, eftersom det och de gemensamma arbetsmiljöerna främjar spridningen av kompetens och information.

Gemensam beredning eller frånvaron av den konkretiseras i genomförandet av regeringsprogrammet

Regeringsprogrammet och resultatstyrningen framhävdes särskilt i svaren. Regeringsprogrammet upplevdes å ena sidan som ett effektivt sätt att identifiera förvaltningsövergripande processer, å andra sidan upplevdes det att målen i regeringsprogrammet är på en alltför allmän nivå, vilket innebär att de som sådana nödvändigtvis inte lämpar sig som mål på ämbetsverksnivå. Som ett sätt att förbättra den gemensamma beredningen föreslås resultatmål som är gemensamma för ämbetsverken och som ska genomföras via ministerierna som en del av resultatstyrningen.

Den nuvarande regeringen har som mål att minska sektoriseringen inom statsförvaltningen, utveckla karriärstigar och öka den interna rörligheten. I enkätsvaren lyftes det också fram många nya förslag med tanke på det kommande regeringsprogrammet och i synnerhet genomförandet av det.

Finansministeriets utredning motsvarar redan delvis de rekommendationer om rörlighet som Statens revisionsverk publicerade den 20 juni 2022. I fortsättningen kan man förbättra utnyttjandet av rörlighet och den nytta som rörlighet medför. Det behövs också mer information om vilka faktorer som i praktiken utgör hinder för rörlighet. Det är också i övrigt nödvändigt att skapa en bättre helhetsbild av rörligheten och precisera de mål som ställts upp för den.

Mer information:

Virpi Einola-Pekkinen, utvecklingschef, tfn 0295 530 233, virpi.einola-pekkinen(at)gov.fi
Kirsi Kuuttiniemi, konsultativ tjänsteman, tfn 0295 530 207, kirsi.kuuttiniemi(at)gov.fi