Offentliga tjänster digitaliseras med hjälp av sex nya projekt

Ministerarbetsgruppen för förnyade handlingssätt förordade vid sitt möte den 2 februari digitaliseringen av offentliga tjänster med hjälp av sex mycket olika projekt. Projekten syftar i enlighet med målsättningarna i regeringsprogrammet till att främja kundaspekten, göra servicen smidigare och till att förbättra den offentliga sektorns produktivitet. Projektkostnaderna uppgår till cirka 12 miljoner euro år 2016.

Projekten baserar sig på förslagen till främjande av digitaliseringen som insamlades sommaren 2015. Arbetsgruppen som bereder digitaliseringsprojekt vidareutvecklande förslagen under höstens gång och slog samman flera förslag till större helheter som utgår från kundperspektivet.

– Regeringen har satt som mål att förnya den offentliga servicen i en kundvänligare och digital riktning. En spetsprojektfinansiering om 100 miljoner euro har reserverats för detta ändamål. Den pågående genomföringen av det nationella inkomstregistret utgör det första beslutet. Nu har ministerarbetsgruppen visat grönt ljus för sex efterföljande projekt som på ett avsevärt sätt kommer att påskynda digitaliseringen inom olika sektorer av den offentliga förvaltningen. Flera beslut kommer att fattas under årets gång efter att de förslag som nu är under beredning blir färdiga för beslutsfattande, säger ordföranden för ministerarbetsgruppen, kommun- och reformministern Anu Vehviläinen.

De sex projekten:

– Tillstånd och tillsyn (ANM)

• Projektet har fört samman två kundgruppers (industriföretag och tillställningsarrangörer) tillstånd och de beviljande myndigheterna, så att helheten ska kunna utvecklas ur kundperspektiv.
• Arbetet fortsätts under våren med nya områden

– Kemikalietillsyn (ANM)

• Projektet skapar en för företagen och myndigheterna gemensam kemikaliedatabas, varifrån myndigheterna kan hämta all information de behöver och där företagen kan administrera sin information. Företagens rapporteringsbehov minskar, tillsynen effektiviseras och myndighetsinformationens kvalitet förbättras.

– Egenvård och digitala värdetjänster -projektet ODA (SHM/Esbo)

• Projektet skapar en tjänst för samtliga kommuner och sjukvårdsdistrikt med vars hjälp kunderna kan göra upp en egen välfärdsplan och en utvärdering av vårdbehovet.
• ODA stödjer målsättningarna med sote-reformen.

– Bostadsaktieregistret (ASREK)(JSM)

• Bostadsaktiebolags aktiebrev i pappersformat digitaliseras på samma sätt som man gjort för övriga aktiers del från och med 1992.
• Minskar på utgifterna inom bostadshandeln på ett betydande sätt.

– Mjukvarurobotteknik vid servicecentret för ekonomi- och personalförvaltningen (FM)

• Med hjälp av mjukvarurobotteknik kan man minska på rutinarbetet inom ekonomi- och personalförvaltningen. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet vill vara föregångare i detta.

– Modellen med ett enda serviceställe (FM)

• Digitaliseringen och utvecklandet av allt bättre tjänster kräver bättre möjligheter att utnyttja all befintlig information.

Nationella inkomstregistret framskrider, lagstiftningsändringar bereds

Nationella inkomstregisterprojektet var det första av digitaliseringsprojekten inom den offentliga förvaltningen som fick finansiering. Projektet godkändes i samband med budgeten för 2016. Anbudstävlingen har inletts.  Inkomstregistret ska till en början samla in realtidsinformation från arbetsgivare, och senare från andra utbetalare av inkomst åt alla myndigheter som behöver informationen, vilket på ett betydande sätt underlättar bl.a. ansökningen och utbetalningen av olika slags förmåner.

Så gott som alla digitaliseringsprojekt föranleder ändringar i lagstiftningen. Verksamhetsprocesserna kan inte förnyas om lagstiftningen inte förnyas till exempel i fråga om tillgången till information. Efter att uppgifter insamlats för ett visst ändamål kan de utan lagstiftningsändringar inte utnyttjas vid andra processer. Digitaliseringsprojekten skapar alltså behov av avveckling av normer, vilket medför uppgifter för regeringens andra spetsprojekt. Ministergruppen styr denna beredning.

Beredningen av processer som ska digitaliseras fortsätts

Ministergruppen begärde också att beredningen av definieringen av nya processer som bör digitaliseras fortsätts.  Som exempel på dessa slags processer kan nämnas:

– Utnyttjandet av geografisk information vid tjänster och tillsyn (JSM)
– Utveckling av automatisering och rapportering inom ekonomiförvaltningen (FM och ANM)
– Utvecklingen av upphandlingsväsendet (FM/SK/Hansel)
– Utvidgning av användningen av elektroniska signaturer (FM)
– Digifabrik till stöd för försök (UKM)
– Utveckling av hanteringen av information om den byggda miljön (FM och MM).

Utredningen om digitalisering och ämbetsverkens produktivitetspotential som Statskontoret utfört på finansministeriets räkning är också under fortsatt beredning (Beredd för en digispurt, Statskontoret 18.12.2015).  Utredningen innehöll 34 åtgärdshelheter som ansågs kunna generera betydande effektivitets- och produktivitetsnyttor inom statsförvaltningen. Nu bedöms de viktigaste åtgärdsförslagens potential i detalj så att de kan jämföras sinsemellan. Förutsättningarna för snabbt verkställande av de bästa förslagen utvärderas också.  Verkställandet sker med beaktande av principerna för digitaliseringen av de offentliga tjänsterna.  Verkställighetsbesluten fattas senare.

Ytterligare upplysningar:

Tuomas Vanhanen, specialmedarbetare, tfn 02955 530 216, [email protected]
Helena Tarkka, överdirektör, tfn 02955 30141, [email protected]
Olli-Pekka Rissanen, specialsakkunnig, tfn 02955 30364, [email protected]

Finansministeriet insamlade i samband med verkställandet av regeringsprogrammet genom ett brev som undertecknats av statsminister Juha Sipilä samt kommun- och reformminister Anu Vehviläinen framställningar om påskyndande av digitalisering. Brevet framhävde produktiviteten och kundaspekten. Framställningarna skulle i enlighet med regeringsprogrammet även innehålla åtgärder som syftar till att förnya handlingssätten. Öppna brevet (på finska).

Den offentliga förvaltningen redo för en digispurt, pressmeddelande 12.1.2016

Ministerarbetsgruppen för förnyade handlingssätt

Digitalisaatiohankkeita valmisteleva työryhmä (på finska)

Digitalisoidaan julkiset palvelut -projektet hör till regeringens spetsprojekt.