Kundbesök koncentreras till gemensamma serviceställen

De statliga myndigheternas kundservice vid personligt besök ska reformeras före 2030. Målet är att förbättra och förenhetliga tjänsterna och att i samarbete med Folkpensionsanstalten och kommunerna koncentrera kundbesöken hos statliga myndigheter till gemensamma kundserviceställen för den offentliga förvaltningen. Arbetet har inletts i tre landskap: i Norra Karelen, Päijänne-Tavastland och Södra Karelen. Styrgruppen för service- och lokalnätsprojektet godkände de regionala projektgruppernas planer den 14 juni 2022.

”Genom reformen gör vi det möjligt att få de viktigaste tjänsterna på ett och samma ställe. Samtidigt förbättras servicen, bland annat med hjälp av ny teknik. Tack vare gemensamma kundserviceställen för den offentliga förvaltningen kommer servicen närmare människorna. I glesbygden kan det till exempel finnas mobila serviceställen. Det är viktigt att tjänster som är centrala i vardagen är tillgängliga på lika villkor för alla, oberoende av boningsort”, säger kommunminister Sirpa Paatero.

Det föreslås att gemensamma kundserviceställen till en början öppnas på åtta orter

De statliga ämbetsverkens kundbesök koncentreras under samma tak i Lahtis, Heinola, Villmanstrand, Imatra, Joensuu, Kitee, Lieksa och Nurmes. I de flesta städerna inrättar man i anslutning till kundservicestället också gemensamma kontorslokaler för ämbetsverkens anställda.

Avsikten är att till kundserviceställena koncentrera sådana statliga myndighetstjänster som omfattar flest kundbesök. Avsikten är dessutom att i så stor omfattning som möjligt tillhandahålla kommunens tjänster. Även lämpliga välfärdsområdets tjänster ska erbjudas.

De statliga tjänsteproducenter som omfattas av reformen är i första hand regionförvaltningsverken, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, närings-, trafik- och miljöcentralerna, Migrationsverket, Lantmäteriverket, rättshjälpen och intressebevakningstjänsterna, polisens tillståndsförvaltning, Brottspåföljdsmyndighetens byråer för samhällspåföljder, arbets- och näringsbyråerna, Utsökningsverket och Skatteförvaltningen. I reformen deltar dessutom Folkpensionsanstalten, i synnerhet i fråga om den gemensamma kundservicen. Staten önskar ett omfattande samarbete med kommunerna kring kundservice- och kontorslokalerna.

De första gemensamma kundserviceställena öppnas i Joensuu, Lahtis och Villmanstrand under 2023. Avsikten är att samma år börja använda de gemensamma kontorslokalerna. På andra orter är tidsschemat för inrättandet av kundserviceställen ännu öppet. Planerna för gemensam kundservice och gemensamma kontorslokaler är olika på olika orter.

Befolkningsmängden och avstånden bestämmer placeringen av kundserviceställena

Två kriterier påverkar placeringen av kundserviceställena. Målet är att det ska ta högst en timme att köra till kundservicestället. Dessutom ska det inom en timmes radie finnas ett tillräckligt befolkningsunderlag så att det finns tillräckligt många kunder för att upprätthålla en högklassig service och en resultatrik verksamhet.

Lättare servicelösningar ska dessutom göra det lättare att erbjuda tjänster i glesbygden. Inom projektet utvecklas teknik som ska möjliggöra till exempel servicebilar eller serviceställen med distansservice. 

Distansservicetekniken utnyttjas också vid de gemensamma kundserviceställena. Varje tjänsteproducent beslutar själv om tjänsten tillhandahålls genom personliga besök eller som distansservice. Tekniken gör det möjligt att tillhandahålla högklassig service överallt i Finland och på flera språk. 

Koncepten för kundservice och kontorslokaler styr genomförandet

Projektets styrgrupp godkände vid sitt möte också koncepten för kundservice och kontorslokaler, som ska ligga till grund för den fortsatta utvecklingen av de gemensamma arbetsmiljöerna.

I konceptet för gemensam kundservice beskrivs bland annat de principer som ska beaktas i den gemensamma kundservicen, de allmänna uppgifterna inom servicerådgivning och digitalt stöd samt de lokaler som kundservicen behöver på serviceställen av olika storlek. I konceptet för gemensamma kontorslokaler beskrivs bland annat målen för de gemensamma kontorslokalerna, huvudprinciperna för verksamheten i och användningen av de gemensamma lokalerna samt lösningarna som gäller arbetslokalerna. Även gemensamma säkerhetslösningar och informations- och kommunikationstekniska lösningar har beaktats för att det tekniskt ska vara möjligt att arbeta i samma kundservice- och kontorslokaler. 

Genomförandet av gemensamma kundservice- och kontorslokaler utifrån koncepten inleds först i Lahtis och Villmanstrand. Erfarenheter av och respons om hur koncepten fungerar samlas in och sammanställs i en halvtidsrapport för projektet i slutet av 2023. Koncepten vidareutvecklas utifrån de erhållna erfarenheterna så att de i framtiden så väl som möjligt ska styra planeringen av den gemensamma kundservicen och de gemensamma kontorslokalerna.

Ytterligare information:
Lauri Finér, kommunministerns specialmedarbetare, tfn 0295 530 283, lauri.finer(at)gov.fi
Marko Puttonen, utvecklingsdirektör, tfn 029 553 0271, marko.puttonen(at)gov.fi
Jaana Salmi, konsultativ tjänsteman, tfn 029 553 0286, jaana.salmi(at)gov.fi