Arkitekturer – interoperabilitet och god offentlig service som mål

Med interoperabilitet avses myndigheternas förmåga att smidigt utväxla och överföra information mellan processer och system. För medborgare och företag ter sig interoperabiliteten som smidiga servicekedjor och kostnadseffektiv serviceproduktion. Interoperabilitet betyder alltså även myndigheters förmåga att samarbeta i syfte att uppnå gemensamma mål och att förverkliga god förvaltning.
Interoperabilitet uppkommer emellertid inte av sig själv utan den kräver målmedveten och långsiktig planering. Arkitekturer utgör i detta sammanhang ett centralt utvecklings-, planerings- och underhållsverktyg. Arkitekturerna synliggör den övergripande bilden av den offentliga förvaltningens verksamhet. 

Övergripande arkitektur

Utvecklandet av den offentliga förvaltningen styrs av visionen, strategin, de aktuella utmaningarna samt planeringen av verksamheten och ekonomin. Arkitekturen hjälper att hantera denna helhet och att styra bland annat valet av projekt som verkställer reformer. Arkitekturen är också ett styrmedel som tillämpas på verksamhetsprocesser och lösningar som uppkommer vid enskilda projekt, och genom vilka visionen så småningom omvandlas till nuläget. Övergripande arkitekturer är ett planeringssätt där man beskriver hur verksamhetsprocesserna, informationen och systemen fungerar som en helhet. Med arkitektur hänvisas även till beskrivningshelheten som består av verksamheten, processerna och tjänsterna, informationen, informationssystemen och de funktioner de producerar.
Övergripande arkitekturer är ett av styrinstrumenten för utvecklandet, och därigenom en del av organisationens, och i vidare bemärkelse, hela den offentliga förvaltningens planerings- och beslutsstruktur. Arkitekturbesluten är ett led i beslutsfattandet som har ett samband med utvecklandet av verksamheten. 

De viktigaste nyttorna med arkitekturarbetet och -beskrivningarna:

  • Skapar ett täckande informationsunderlag för förståendet av nuläget och således en grund för beslutsfattandet i förändringssituationer
  • Skapar ett informationsunderlag för bättre utnyttjande och återanvändning av resurser samt minskning av överlappningar
  • Hjälper att allokera resurser till uppgifter som är väsentliga för strategin
  • Erbjuder en metodisk metod och verktyg för hantering av omställningar
  • Erbjuder ett informationsunderlag för planeringen av upphandlingar
  • Fungerar som kommunikationsverktyg vid omställningar och hantering av dem
  • Hjälper att rikta system- och teknikutvecklingen mot sådana mål som är väsentliga för verksamheten

Den offentliga förvaltningens arkitekturarbete styrs av lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (informationsförvaltningslagen, 634/2011), som innehåller bestämmelser om skyldigheten att beskriva arkitekturer samt de tillhörande beskrivningar och definieringar som förutsätts av interoperabiliteten. Utnyttjandet av den offentliga förvaltningens rekommendationer (JHS) har ett nära samband med genomförandet av lagen.

Målet med lagen har varit att skapa strukturer och handlingssätt genom vilka man åstadkommer förutsättningar för interoperabilitet mellan den offentliga förvaltningens informationsförvaltning och informationssystem och serviceproduktionen. Avsikten har varit att effektivisera den offentliga förvaltningens verksamhet samt att förbättra de offentliga tjänsterna och tillgången till dem. Den offentliga förvaltningens informationshantering har dessutom reglerats genom flera andra allmänna lagar som eventuellt inkluderat beskrivningsskyldigheter.
Det gemensamma arkitekturarbetet har understötts av Den offentliga förvaltningens arbetsgrupp för övergripande arkitekturer (JHKA). Arbetsgruppen planerar och underhåller den offentliga förvaltningens övergripande arkitekturer, planerar linjebeslut som gäller dem samt uppföljer och samordnar utvecklingsarbetet inom olika branscher.

Förnyandet av informationshanteringslagstiftningen påverkar även arkitekturarbetet inom den offentliga förvaltningen. Syftet med lagen om informationshantering som träder i kraft vid ingången av 2020 är att säkerställa enhetlig och högklassig hantering och informationssäker behandling av myndigheters informationsmaterial. Lagen möjliggör dessutom säkert och effektivt utnyttjande av informationsmaterial och den främjar interoperabiliteten hos informationssystem och datalager. Regleringen ersätter och förnyar bestämmelserna i lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen. Den nya lagen innehåller förpliktelser om att beskriva informationshanteringen, med liknande element som i beskrivningen av övergripande arkitekturer som avses i informationsförvaltningslagen. Verkställigheten av lagen stöds med allmän beredning som har samband bland annat med förpliktelsen att utarbeta beskrivningar. Arkitekturarbetet inom den offentliga 

Mera information

Lag om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (Informationsförvaltningslagen, 634/2011)

Övergripande arkitekturerna för den offentliga förvaltningen i JulkICT wiki (på finska)

Mer information:

Suvi Remes, konsultativ tjänsteman 
finansministeriet, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintätekninen osasto / Julk ICT, Tietopolitiikka 0295530039